Proces onboardingu podle vašeho workflow
Každá organizace má nástup zaměstnance trochu jiný. SmartFP je modulární platforma, kroky, role, notifikace a dokumenty poskládáme tak, aby odpovídaly vašim interním pravidlům.
Tři fáze onboardingu
1. Fáze
Před nástupem
Dotazník před nástupem
HR založí kandidáta v systému, vyplní základní údaje a odešle mu osobní dotazník.
HR odešle osobní dotazník
Kandidát dostane e-mailem odkaz, dotazník vyplní a odešle zpět.
HR kontrola a potvrzení
HR dostane oznámení, údaje zkontroluje a dotazník potvrdí, nebo vrátí k doplnění.
2. Fáze
Dokumenty a evidence
Evidence zaměstnance
Ze schváleného dotazníku HR jedním kliknutím založí zaměstnance do evidence a může mu vytvořit uživatelský účet.
Automatické dokumenty
Systém automaticky připraví dokumenty podle nastavených podmínek (např. pozice nebo typu úvazku).
PDF dokumenty k podpisu
HR odešle dokumenty k elektronickému podpisu několika kliknutími.
3. Fáze
Seznámení a zaškolení
Směrnice/BOZP: potvrzení/podpis
Po prvním přihlášení zaměstnanec projde seznámením se směrnicemi/BOZP nebo e-learningem a HR má přehled o splnění úkolů.
REST API
Data ze SmartFP mohou díky REST API plynule putovat i do dalších firemních systémů.
Kdo co dělá: HR, manažer, zaměstnanec
Onboarding není jen o formuláři. Je to workflow, kde každý ví, co má udělat, a HR má přehled nad stavem, odpovědnostmi a termíny.
HR (kontrola a přehled)
nastavuje proces, kontroluje data, vidí stav splnění a může posílat upomínky.
Manažer (zapojení do kroků)
může schvalovat vybrané části, potvrdit checklist nebo převzít odpovědnost za konkrétní kroky onboardingu.
Zaměstnanec (vykonání kroků)
vyplňuje údaje, seznamuje se se směrnicemi, podepisuje dokumenty a absolvuje školení.
Oprávnění podle potřeby
každé roli nastavíte, co smí vidět a měnit, aby byl proces bezpečný a přehledný.
Přizpůsobíme onboarding vašemu procesu
Každá firma má nástup zaměstnance trochu jiný. SmartFP je modulární platforma, která poskládá dotazníky, dokumenty, směrnice i školení do jednoho workflow, přesně podle vašich interních kroků a rolí.
Onboarding = údaje + dokumenty + školení + podpisy (v jednom procesu)
úspora času
Notifikace, upomínky a checklisty
Nejvíc času nesežere samotný onboarding, ale dohledávání a připomínání. SmartFP automatizuje komunikaci a hlídá, co je hotové a co ještě ne.
Co se automatizuje:
- Upozornění pro HR – jakmile zaměstnanec vyplní dotazník, HR dostane notifikaci a může navázat další krok.
- Automatické upomínky – systém připomene nesplněné seznámení se směrnicemi nebo nedokončené kurzy.
- Checklist kroků při nástupu – onboarding rozdělíte na konkrétní kroky a SmartFP hlídá jejich splnění.
- Méně e-mailů a pingování – méně ručních připomínek, víc přehledu v jednom systému.
SmartFP se naučíte používat za pár minut
Systém si přizpůsobíte tak, aby se dobře používal každému. Účetním, recepčním i šéfům. Na počítači i v mobilní aplikaci. Stačí pár údajů níže. Ozveme se a navrhneme termín ukázky, zdarma a bez závazků.
FAQ
Vaše nejčastější otázky
Hledáte odpovědi na své otázky nebo potřebujete pomoc s naším systémem? Připravili jsme pro vás přehled nejčastějších dotazů, kde najdete užitečné informace a řešení běžných problémů. Pokud Vám není cokoli jasné? Zašlete nám dotaz.
Co je onboarding a co všechno ve SmartFP zahrnuje?
Onboarding je proces nástupu zaměstnance od sběru údajů až po hotové dokumenty a zaškolení. Ve SmartFP jde typicky o dotazník před nástupem, evidenci zaměstnance, zaměstnanecké dokumenty, seznámení se směrnicemi/BOZP, e-learning a elektronické podepisování.
Může zaměstnanec vyplnit údaje ještě před nástupem?
Ano. Zaměstnanec vyplní osobní dotazník online ještě před prvním dnem. HR dostane upozornění, údaje zkontroluje a potvrdí – a teprve pak se data použijí dál v procesu.
Umí SmartFP automatické upomínky a notifikace?
Ano. Upozornění může chodit HR při vyplnění dotazníku, zaměstnanci při novém dokumentu ke seznámení nebo při přiřazení školení. Upomínky lze nastavit tak, aby se onboarding nezasekával.
Jak fungují role a oprávnění (HR / manažer / zaměstnanec)?
Každé roli nastavíte, co může vidět a co může dělat. HR má kontrolu a přehled, manažer může schvalovat nebo potvrzovat kroky/checklist, zaměstnanec vyplňuje údaje, seznamuje se s dokumenty, podepisuje a absolvuje školení.
Nahrazuje SmartFP mzdový nebo účetní systém?
Ne. SmartFP řeší onboarding, evidenci a dokumenty. Mzdy a účetnictví nenahrazujeme, naopak umožňujeme napojení a předávání dat do vašich systémů.
Jak zajistíte, že se zaměstnanec seznámil se směrnicí/BOZP prokazatelně?
SmartFP eviduje stav seznámení: přečteno, potvrzeno a případně podepsáno (dle nastavení). HR má přehled splnění a může poslat upomínku těm, kteří krok nedokončili.
Lze onboarding přizpůsobit našemu internímu procesu?
Ano. SmartFP je modulární platforma, workflow kroků, role, formuláře, šablony dokumentů i notifikace se dají poskládat podle toho, jak onboarding funguje u vás.
Co všechno jde v evidenci zaměstnance sledovat?
Kromě základních údajů můžete evidovat dokumenty a přílohy, benefity, lékařské prohlídky, rodičovskou/mateřskou a další interní informace. Součástí je historie změn a časová osa.