Funkce správy majetku ve SmartFP

SmartFP vede univerzální evidenci IT i provozních aktiv – od notebooků a mobilů přes servery až po software a licence. Každé aktivum má vlastní kartu s identifikátory, klasifikací a důležitými daty.

• Univerzální evidence aktiv – HW, SW, licence, servery, databáze i další typy majetku.
• Karta majetku – evidenční číslo, výrobní číslo, název, klasifikace a stav.
• Dodavatel a výrobce – historie dodavatelů a návaznost na nákup/záruku.
• Důležitá data – datum nákupu, záruka, revize, návrh na vyřazení.
• Technické parametry – IP adresa, identifikátory, verze, aktualizace SW/HW.
• Přílohy a poznámky – dokumenty a soubory přímo u aktiva.

Správa majetku není jen evidence. SmartFP řeší celý životní cyklus – přidělení zaměstnanci, návrat ke správci i vyřazení z evidence s dohledatelnou historií.

Přidělení zaměstnanci / jednotce – přiřazení odpovědné osobě nebo organizační jednotce.

Umístění v organizaci – lokalita, budova, místnost a přehled „co je kde“.

Vrácení majetku – jednoduché vrácení zpět správci.

Vyřazení z evidence – ukončení životního cyklu majetku s historií.

Protokol o předání – generování a odeslání protokolu k převzetí.

Potvrzení převzetí / odmítnutí – uživatel převezme nebo odmítne, vše dohledatelné.

Když se zařízení přesouvají mezi lidmi, vzniká nejvíc nejasností. SmartFP zavede převody jako proces: žádost → schválení → předání → potvrzení.

• Žádosti o převod – evidence požadavků na převod majetku.
• Přehled všech převodů – jednoduché filtrování a dohledání převodu.
• Schvalovací proces – převzetí majetku proběhne procesně.
• Dohledatelná historie – u aktiva vidíte, kdo ho kdy převzal a komu patřilo.
• Předávací protokol – automaticky generovaný podklad k předání.

Inventury ve SmartFP nejsou excel. Inventuru vytvoříte podle lokality nebo odpovědné osoby, položky kontrolujete přes QR a systém vyhodnotí rozdíly mezi evidencí a skutečn

Kapitoly a obsah – jednoduché členění, které zvládne spravovat HR.

Inventura podle lokality – budova, místnost nebo odpovědná osoba.

Zahájení inventury v systému – jasný seznam položek v inventuře.

Kontrola přes QR / evidenční číslo – rychlé ověření položek.

Vyhodnocení rozdílů – chybějící, přebývající, nesoulady.

Uložení průběhu – inventuru lze ukládat a pokračovat.

U majetku, který vyžaduje revize nebo servis, potřebujete termíny, protokoly a dohledatelnost. SmartFP drží revizní historii i plán a pomáhá hlídat termíny.

• Evidence revizí – revizní protokoly, čísla protokolů a evidenčních knih.
• Servisní dodavatelé a technici – přehled dodavatelů a oprávnění.
• Platnost revizí – termíny a intervaly revizí.
• Závady a opatření – zjištěné závady a doporučené nápravy.
• Revizní plán – plánování revizí a historie provedených revizí.
• Přehled revizí u aktiva – u každé položky vidíte kompletní historii.

Karta majetku může mít rozšiřující části podle typu zařízení. Díky tomu evidujete dokumentaci, události, technické parametry i vazby mezi aktivy.

Průvodní dokumentace – dokumenty, přílohy, platnost dokumentů.

Provozní záznamy – poznámky a provozní události u aktiva.

Vazby mezi aktivy – SW–server, DB–server, licence–zařízení.

Technické parametry – HW parametry, CMDB pole, jednotky měření.

Aktivity a události – přehled změn a kroků v životním cyklu.

Přehled inventur a revizí – u každého aktiva vidíte historii.

QR štítky zrychlí inventury i kontrolu v terénu. Každá položka má jednoznačnou identifikaci a kontrola je otázka vteřin.

• Tisk QR kódů – jednoznačné označení aktiv v organizaci.
• QR pro inventury – rychlé ověření položek bez přepisování.
• QR pro odečty – možnost použít štítky i pro měření (pokud evidujete).
• Rychlé dohledání karty – po načtení QR se otevře karta aktiva.

Nejtěžší je pohlídat termíny a pravidla. SmartFP umí plánovat revize, upozornit na blížící se expirace a navrhnout vyřazení majetku podle nastavených pravidel.

Plánování revizí – intervaly (den/týden/měsíc/rok) a automatické plánování.

Upozornění na platnosti – konec platnosti certifikátů a revizí.

Návrh vyřazení – pravidla pro návrh vyřazení majetku.

Konfigurace dle organizace – systémové parametry, účty a pravidla modulu.

Méně ruční kontroly – systém hlídá, co by jinak uteklo.