Správa majetku ve SmartFP
Univerzální evidence IT a provozních aktiv (notebooky, telefony, servery, software, licence i databáze). Vždy víte, co máte, kdo to používá, kde se to nachází a v jakém je to stavu.
Pro koho?
Pro IT, bezpečnost i vedení – všichni mají jasno
Bezpečnost / compliance
přehled zařízení a licencí, rychlé filtrování, reakce na zranitelnosti
CIO / IT manažer
inventury, revize, auditní stopa, prokazatelnost procesů
Vedení / majitel
kontrola nákladů, životní cyklus majetku, vyřazování a odpovědnosti
Připraveno pro audit
První otázka při auditu je vždy „co všechno chráníte?“. SmartFP funguje jako centrální registr aktiv – s přiřazením, umístěním, historií a výstupy. Pořádek pro IT i auditory.
Aktiva = registr + přiřazení + inventury + revize + auditní stopa
proč SmartFP
Co všechno umí správa majetku ve SmartFP
Všechny typy aktiv v jednom registru (HW, SW, licence i servery)
Ve SmartFP vedete univerzální evidenci majetku – od notebooků a mobilů přes servery až po software a licence. Každé aktivum má vlastní kartu s identifikátory, dodavatelem, zárukou, umístěním a přílohami.
Výsledek: máte “zdroj pravdy” o tom, co firma vlastní a spravuje.
- univerzální evidence (HW/SW/licence/databáze/servery)
- identifikátory, dodavatel, záruka, důležitá data
- soubory a poznámky přímo u aktiva
Víte přesně, kdo má jaký majetek a kde se nachází
Majetek přiřadíte zaměstnanci, organizační jednotce i konkrétnímu umístění (lokalita, budova, místnost). Díky tomu se dá rychle filtrovat i reagovat na incidenty nebo inventury.
- přidělení majetku zaměstnanci nebo jednotce
- umístění: lokalita → budova → místnost
- rychlé filtry “kdo má co” a “co je kde”
Předání a převody bez papírů (s protokolem a potvrzením)
Když se majetek předává, SmartFP to udělá procesně: převodní žádost, protokol o předání a potvrzení převzetí (nebo odmítnutí). Všechno je dohledatelné v historii aktiva.
- žádosti o převod mezi uživateli + přehled převodů
- generování protokolu o předání majetku
- schválení převzetí / odmítnutí uživatelem
Inventura podle lokace nebo odpovědné osoby (ověření přes QR)
Inventuru spustíte podle lokality, budovy, místnosti nebo odpovědné osoby. Kontrola probíhá přes evidenční číslo nebo QR kód a systém vyhodnotí rozdíly mezi evidencí a skutečností.
- inventury podle lokality/místnosti/odpovědné osoby
- kontrola přes evidenční číslo nebo QR
- vyhodnocení rozdílů + uložení průběhu a výsledku
Revize a servisní protokoly s termíny a historií
U majetku, který vyžaduje revize nebo servis, vedete protokoly, závady a nápravná opatření. SmartFP hlídá termíny platnosti revizí a u každého zařízení drží historii.
- revizní protokoly, servisní dodavatel/technik, čísla protokolů
- termíny platnosti revizí + revizní plán
- závady a doporučená nápravná opatření + historie revizí
Vazby mezi aktivy: víte, co na čem běží a co na sebe navazuje
SmartFP umožní evidovat vazby mezi položkami majetku – například software a licence navázané na server, nebo databáze navázaná na konkrétní infrastrukturu.
- vazby typu software–server, databáze–server, licence–zařízení
- technické parametry a doplňující karty (CMDB pole)
- přehled událostí a aktivit u aktiva
Podpisy jako součást procesu (dokument se vrátí rovnou do evidence)
Některé zaměstnanecké dokumenty jsou zbytečně složité a často končí dotazy na účetní. SmartFP má intuitivního průvodce, který uživatele provede vyplněním, hodně údajů předvyplní z evidence a hlídá, aby nic nechybělo.
- průvodce vysvětluje, co kam patří (bez tápání)
- část polí je automaticky předvyplněná z evidence zaměstnance
- méně chyb, méně oprav a rychlejší zpracování
Jak správa majetku funguje ve SmartFP
1. Fáze
Evidence
Karta majetku
Vytvoříte kartu aktiva (HW/SW/licence) a doplníte identifikátory, dodavatele, záruku a klasifikaci.
Umístění a lokalita
Přiřadíte aktivum k lokalitě, budově a místnosti, aby bylo jasné, kde se fyzicky nachází.
Technické parametry
Doplníte technické údaje (např. IP, identifikátory, verze SW/HW) a připojíte soubory a poznámky.
2. Fáze
Životní cyklus
Přidělení uživateli / jednotce
Majetek přidělíte zaměstnanci nebo organizační jednotce a máte vždy přehled, kdo co používá.
Protokol o předání + potvrzení
Systém vygeneruje předávací protokol a uživatel převzetí potvrdí (nebo odmítne) – vše je dohledatelné.
Převody, vrácení, vyřazení
Řešíte převody mezi uživateli, vrácení ke správci i vyřazení z evidence včetně historie změn.
3. Fáze
Kontrola a prokazatelnost
Inventura přes QR
Zahájíte inventuru podle lokality nebo odpovědné osoby a kontrolujete položky přes evidenční číslo nebo QR kód.
Revize a servisní protokoly
Evidujete revize, závady a nápravná opatření. Systém hlídá termíny a udržuje historii revizí.
Auditní stopa a události
U každého aktiva vidíte historii změn, událostí, inventur a revizí – připravené pro interní kontrolu i audit.
Přečtěte si naší případovou studii
Podívejte se, jak SmartFP pomáhá firmám digitalizovat každodenní agendu v praxi.
Středně velká organizace se potýkala s tím, že onboarding byl složený z e-mailů, příloh, ručního přepisování a nejasných odpovědností. S…
SmartFP se naučíte používat za pár minut
Systém si přizpůsobíte tak, aby se dobře používal každému. Účetním, recepčním i šéfům. Na počítači i v mobilní aplikaci. Stačí pár údajů níže. Ozveme se a navrhneme termín ukázky, zdarma a bez závazků.
FAQ
Vaše nejčastější otázky
Hledáte odpovědi na své otázky nebo potřebujete pomoc s naším systémem? Připravili jsme pro vás přehled nejčastějších dotazů, kde najdete užitečné informace a řešení běžných problémů. Pokud Vám není cokoli jasné? Zašlete nám dotaz.
Jaký typ majetku umí SmartFP evidovat?
Hardware (notebooky, mobily, servery), software, licence, databáze i další aktiva. Každé aktivum má vlastní kartu s identifikátory, klasifikací, dodavatelem, zárukou, umístěním a přílohami.
Jak funguje předání majetku zaměstnanci?
SmartFP umožní přidělení majetku a vygenerování protokolu o předání. Zaměstnanec může převzetí potvrdit (nebo odmítnout) a vše se ukládá do historie aktiva.
Jak probíhá inventura majetku?
Inventuru vytvoříte podle lokality, budovy, místnosti nebo odpovědné osoby. Kontrola probíhá přes evidenční číslo nebo QR kód a systém vyhodnotí rozdíly mezi evidovaným a skutečným stavem.
Jak SmartFP pomáhá s požadavky NIS2?
NIS2 začíná přehledem o aktivech: co máte, kdo to používá, kde to je a jaký je stav. SmartFP poskytuje centrální registr aktiv, dohledatelnost, inventury, revize a historii – tedy podklady, které auditoři i IT potřebují pro řízení rizik.
Uvidím, kdo má konkrétní zařízení a kde se nachází?
Ano. Majetek lze přiřadit zaměstnanci nebo organizační jednotce a zároveň evidovat umístění (lokalita, budova, místnost). Díky filtrům rychle zjistíte „kdo má co“ i „co je kde“.
Umí systém převody majetku mezi zaměstnanci?
Ano. Lze evidovat žádosti o převod majetku, mít přehled všech převodů a proces převzetí/schválení. Historie je dohledatelná u konkrétní položky majetku.
Podporuje SmartFP QR kódy?
Ano. Lze tisknout QR štítky pro identifikaci majetku a využít je při inventurách (případně i pro odečty měření, pokud je evidujete).
Je k dispozici auditní stopa a historie změn?
Ano. U každé položky vidíte historii změn a událostí (kdo co kdy upravil), plus přehled inventur a revizí. To je zásadní pro interní kontrolu i audit.