Rezervační systém na pronájem zasedacích místností v office centrech se stal velkým pomocníkem

Společnost Offices Unlimited provozuje servisované kanceláře a coworking ve třech lokalitách v Praze. V každém centru nabízí několik zasedacích místností, pro které hledali jednoduchý a intuitivní rezervační systém.  Naše SmartFP řešení Offices Unlimeted přesvědčilo, a tak si nájemci už mohou prostřednictvím systému zarezervovat jakoukoliv zasedací místnost v jakémkoli z nabízených center.

Východiska spolupráce

„Rezervace zasedacích místností jsme řešili prostřednictvím přímého kontaktu nájemce – recepční, což má svá omezení především v situacích, kdy nájemce má na telefonu klienta a při domlouvání schůzky potřebuje on-line vidět, v jaký čas je zasedací místnost volná.“ popisuje situaci před spoluprací s Gappexem Marie Kantorová, office manager, Offices Unlimited. „Osobnímu kontaktu s nájemci dáváme velkou důležitost, ale byli jsme si vědomi, že v roce 2022 je digitalizace zrovna u takového procesu nutná.“

Stručně o Offices Unlimited

Offices Unlimited nabízí flexibilní koncept plně vybavených kancelářských jednotek s flexibilní dobou nájmu, které jsou ideálním zázemí pro všechny, kdo hledají zařízenou kancelář či coworking bez dlouhodobých závazků. Uživatelé sdílených kanceláří využívají jak uzavřené kanceláře, tak sdílené prostory jako jsou například zasedací místnosti. Společnost Offices Unlimited v tomto oboru podniká již šestým rokem. V listopadu 2021 se jejich prostory rozrostly o nový objekt, kde je k dispozici dalších sedm zasedacích místností. Nájemci, kteří mají smlouvu s Offices Unlimited, mohou sdílené prostory využívat napříč všemi třemi budovami v Praze. To byl impuls, který firmu přesvědčil k nutnosti zavedení rezervačního systému on-line.  

Marie Kantorová měla představu, že rezervační systém bude:

• dostupný přes web či telefon
• mít jednoduché a intuitivní ovládání pro uživatele (nájemce i recepční)
• dávat avízo recepční při požadavku zajištění občerstvení do zasedací místnosti  

"Po předvedení demo verze s dodatkem, že rezervační systém můžeme mít do týdne v provozu, nebylo na co čekat.“ dodává Marie Kantorová.

Řešení obsazenosti zasedacích místností to jen začíná

Při prezentaci Rezervačního systému v systému SmartFP Marii Kantorové jsme předvedli i další funkcionality, které by v systému mohli využívat:
•      report obsazenosti zasedacích místností jednotlivými firmami jako podklad pro vyúčtování zasedacích místností
•      automatické zasílání informace, že se blíží termín pronájmu zasedací místnosti, a to jak recepční, tak tomu, kdo zasedací místnost rezervoval
•      zaslání pozvánky do kalendáře přímo ze systému

„Překvapilo nás, jak jsme jen během jedné schůzky viděli další potenciál, na co bychom systém mohli ještě využít. Představila jsem si, že veškeré informace nájemcům budeme předávat prostřednictvím nástěnky, kde budou viset aktuality nebo, že do systému umístíme dokumenty typu návody na zapojení tiskárny apod.,“ vzpomíná Marie Kantorová. „Jediné, z čeho jsem měla obavu, že někteří naši „staří nájemníci“ jsou na osobní objednávky natolik zvyklí, že se on-line systému budou vyhýbat. Obava se nenaplnila, on-line systém byl i u těchto nájemců díky své jednoduchosti akceptován.“

Rychlé zavedení do provozu

Rezervační systém na zasedací místnosti byl klientovi nasazen za 2 dny a následující 3 dny se ve spolupráci s klientem ladily texty a obrázky.  Dalibor Němec, CEO firmy, dodává: „Opět se nám potvrdilo, že se klientům lépe komentují již vytvořené aplikace, než když se vymýšlí od nuly a pouze na papíře. Proto proces nasadit základní verzi a realizovat požadované úpravy ve spolupráci s klientem zvládneme opravdu rychle a zároveň díky vysoké míře konfigurovatelnosti platformy SmartFP za minimálních nákladů.“  

„Spolupráce dopadla na výbornou", říká Marie Kantorová: „Předvedena ukázka, vyslechnutí si našich požadavků, společné doladění zadání, rychlá realizace a vše ve velice pozitivním a přátelském duchu.  A co víc? Není potřeba žádné školení uživatelů. Vše je tak jednoduché, že ačkoliv bylo natočeno instruktážní video, máme zpětnou vazbu od nájemců, že návod vůbec nepotřebují.“

Praktické přínosy řešení od Gappexu

Zasedací místnosti jsou v tuto chvíli rezervovány prostřednictvím on-line systému. Každý nájemce po přihlášení do systému pod svým identifikátorem vidí, jaké zasedací místnosti jsou rezervovány čistě pro jeho firmou, jaké jsou volné, jaké obsazené.  Pokud je potřeba objednat např. občerstvení, recepční přijde na mail upozornění přímo ze systému.  Zároveň systém automaticky posílá „připomínáček“ určitý čas před začátkem, a to jak recepční, tak objednateli. Stejně jako je možné zasedací místnost jednoduše objednat, tak je možné ji i do určitého času zrušit. Veškeré rezervace jsou evidovány a následně slouží jako přehled pro o využití zasedacích místností a i jako podklad pro vyúčtování.

„Veškerá evidence probíhala doposud v excelu uloženém na sdíleném disku, ke kterému měli přístup jen recepční na jednotlivých objektech. S každou rezervací bylo nutné osobně dojít, či alespoň zavolat na recepci. Přechod na on-line systém má přínos nejen pro nás, pro současné nájemce, ale i pro naše budoucí zakázky. Digitalizaci je při pronájmu nových kanceláří představována jako bonus k aktuálním službám.“ Popisuje Marie Kantorová.

Vize do budoucna: digitální evoluce, která ještě víc usnadní práci

„Nejvíce nás na systému oslovuje jeho jednoduchost a možnost mít veškerou agendu na jednom místě. V souvislosti s rezervacemi zasedacích místností je pro nás přínosné mít v systému přehledné vyúčtování za každého nájemce, které můžeme zároveň i s každým nájemcem sdílet. Stejně tak by se nám líbilo mít evidovaný tisk na sdílených tiskárnách, přehlednou evidenci vstupních karet každého nájemce. Líbila se mi možnost evidence docházky recepčních v systému a bylo toho mnohem více. Jsem přesvědčená, že využitím rezervačního systému prostřednictvím SmartFP naše spolupráce s firmou Gappex nekončí,“ konstatuje Marie Kantorová.