Co je on-line schránka důvěry

Schránka důvěry je nástroj pro oznamování protiprávních či jinak problematických událostí. Oznamovatel sepíše svůj podnět, může doplnit přílohy a oznámení odešle. Schránka důvěry tak funguje podobně jako e-mail, na rozdíl od něj ale umožňuje anonymní zasílání zpráv. Oznámení se dostane přímo k řešiteli, tedy člověku, který má ve firmě řešení podnětů na starosti. Ten se doptá na detaily, nebo se začne podnětem rovnou zabývat.

S on-line schránkou důvěry získáte spolehlivé řešení, které chrání oznamovatele a zlepšuje firemní prostředí.

Vyzkoušet schránku důvěry zdarma

Připravte se na whistleblowing

Pokud jste firma s více než 50 zaměstnanci, samospráva či příspěvková organizace, od 15. 12. 2023 pro vás začne platit zákon o ochraně oznamovatelů (zákon o whistleblowingu). To znamená, že musíte zavést mechanismus pro hlášení anonymních oznámení a umožnit zaměstnancům bezpečně hlásit podezřelé události uvnitř firmy, protizákonné praktiky nebo neetické jednání.

Zákon o ochraně oznamovatelů je schválen. Pro firmy s více než 250 zaměstnanci začnou povinnosti platit od 1. 8. 2023. Firmy s 50 až 249 zaměstnanci musí schránku důvěry zavést do 15. 12. 2023.

Veškeré požadavky zákona snadno splníte pomocí modulu SmartFP Schránka důvěry. Nabízíme vám jej i v balíčku s právními službami kanceláře eLegal. Díky tomu vám usnadníme třeba dokumentaci, úpravu GDPR nebo zaškolení.

Mám zájem o konzultaci

Funkce on-line schránky důvěry

Anonymita

Oznamovatel pošle zprávu pomocí webového formuláře. Pokud nechce, nemusí uvádět své jméno.

Hlídání lhůty na reakci

Systém automaticky hlídá zákonem stanovenou lhůtu na vyřízení oznámení. Termín vám připomene pomocí notifikace.

Archivace s poznámkami

Systém eviduje všechna přijatá oznámení. Můžete si k nim psát poznámky, doplňovat komentáře nebo nahrávat přílohy.

Zpětná vazba oznamovateli

Jakmile zprávu odešle, ukáže se mu odkaz a kód pro zobrazení oznámení. Díky tomu může dál anonymně komunikovat s řešitelem.

Nonstop dostupná

Pomocí on-line schránky důvěry může oznamovatel zprávu odeslat kdykoliv a odkudkoliv, 24 hodin denně.

V souladu se zákonem

Zavedením SmartFP schránky důvěry splníte všechny požadavky zákona o ochraně oznamovatelů.

Zavedeme schránku důvěry i ve vaší firmě

Pomůžeme vám splnit povinnost a zároveň řešit možné problémy ve firmě včas.

Modul Schránky důvěry SmartFP se skládá ze dvou částí. Prostřednictvím formuláře na webu oznamovatel anonymně pošle oznámení a následně sleduje jeho řešení. Uvnitř systému se zpráva eviduje a odpovědná osoba ji zpracuje.

Představte mi řešení

Formulář na webu (veřejná část)

oznamovatel napíše a pošle zprávu, i včetně přílohy
vše v naprosté anonymitě
po odeslání zprávy se oznamoveteli zobrazí potvrzení o přijetí oznámení, odkaz na oznámení a kód pro přístup k němu
pomocí odkazu a kódu oznamovatel sleduje průběh řešení svého oznámení
oznamovatel může kdykoliv vystoupit z anonymity a začít komunikovat pod svým jménem

Vnitřní systém SmartFP (dostupný po přhlášení)

přístup do systému nastavíte odpovědným osobám, které tak budou mít přístup k záznamům ve schránce důvěry
modul eviduje všechna oznámení a graficky je rozlišuje na nová, řešená a vyřešená
oznámení můžete filtrovat podle stavu, data nebo podle toho, zda obsahuje přílohu
ke každému oznámení můžete zapsat poznámku, doplnit komentář nebo přidat přílohu
systém automaticky hlídá lhůtu na vyřízení oznámení a včas vás upozorní
systém umožňuje zaevidovat i fyzické podání (pokud vám někdo doručí papírový vzkaz)

Jak vypadá zpracování oznámení ve Schránce důvěry SmartFP

FAQ

Co je schránka důvěry?

Schránka důvěry je nástroj pro oznamování protiprávních, neetických, podezřelých či jinak problematických událostí – u firemních schránek důvěry jde o situace na pracovišti a uvnitř firmy. Jejich cílem je umožnit zaměstnancům anonymně nahlásit podnět k řešení, a tím pomoci zlepšit pracovní prostředí. Od 1. 8. 2023 musí podle zákona o ochraně oznamovatelů (zákon o whistleblowingu) zřídit schránku důvěry všechny firmy nad 250 zaměstnanců, od 15. 12. 2023 všechny firmy s více než 50 zaměstnanci.

Lze podat oznámení anonymně?

Ano, elektronická schránka důvěry umožňuje odesílat oznámení anonymně. Pokud nechce, nemusí uvádět své jméno ani jiné identifikační údaje. Chrání tak oznamovatele (whistleblowera), aby se mohl bezpečně ozvat a nebál se nahlásit jakýkoliv problém.

Jak schránka důvěry funguje?

Podobně jako třeba e-mail, ale umožňuje odeslat zprávu anonymně. Oznamovatel otevře webový formulář, sepíše svůj podnět, případně přidá přílohy a oznámení odešle. Zpráva se dostane přímo k řešiteli, který má ve firmě řešení podnětů na starosti. Ten se doptá na detaily, nebo se začne podnětem rovnou zabývat. Systém automaticky hlídá zákonem stanovenou lhůtu na vyřízení oznámení. Oznamovateli umožňuje opětovný přístup k oznámení pomocí odkazu a kódu, aby mohl sledovat průběh řešení nebo dál komunikovat s řešitelem.

Proč schránku důvěřy neřešit emailem?

Zabezpečení běžného e-mailu je hodně slabé. K informaci by se měl dostat jen ombudsman, avšak do e-mailu se může běžně dostat zaměstnavatel, zvlášť, když ombudsman skončí. Zároveň email nemá zaručený protokol o doručení, může se stát, že oznámení vůbec nebude doručeno. V emailu může být složitější hlídat i splnění lhůt. Například lhůta pro archivaci je 5 let, a tak je otázkou, jestli na to v e-mailu jde myslet. Dalším důvodem, proč ne je povinnost elektronické evidence všech oznámení, což email nesplňuje. Pokud používáte software, tuto evidenci máte automaticky.

Schránku důvěry snadno propojíte s dalšími moduly SmartFP

Co začalo jedním modulem, může přerůst v komplexní řešení pro celou firmu.

Kromě schránky důvěry SmartFP umí také:

HelpDesk

Nástroj na přehledné zadávání a řešení požadavků. Aby se vám helpdesk snadno používal, vyladíte si jej podle svých potřeb – i bez programátora.

Schvalování faktur

Modul pro schvalování a evidenci přijatých faktur. Jednoduše jej propojíte s účetním programem, abyste měli přehled o jejich úhradách.

CRM

Systém pro správu a evidenci firemních kontaktů, obchodních příležitostí a sledování obchodního procesu.

Správa majetku

Systém pro evidenci firemního zařízení a vybavení. Pohlídá za vás veškeré zákonné povinnosti jako revize elektrozařízení či vypršení záruk.

Rezervační systém

Jednoduchý modul pro webovou rezervaci času na pobočce nebo konkrétní přepážce.

HR Manager

Modul pro evidenci zaměstnanců, jejich hodnocení nebo schvalování dovolené či hlídání souladu s BOZP.

Evidence objednávek

Modul pro evidenci a schvalování nákupních požadavků celé firmy podle nastavených pravidel.

Evidence smluv

Přehledný systém pro evidenci smluv včetně vyhledávání a filtrování. Mějte přehled v tom, kdo kdy jakou smlouvu schválil.

Cestovní příkazy

Modul pro zjednodušení výpočtů cestovních nákladů, jejich vykazování a schvalování.

Seznámení s dokumenty

Nástroj, se kterým prokážete seznámení zaměstnanců se zákonnými či interními dokumenty a předpisy.

AD Manager

Modul pro editaci a replikaci dat zadaných do Active Directory bez nutnosti přímého přístupu do samotného AD systému.

Promítání dat

MModul, díky kterému dokážete vzdáleně promítat jakákoliv data, videa či informace na libovolné množství obrazovek.

Datová schránka

Intuitivní aplikace pro automatické stahování a odesílání zpráv z datové schránky. Nastavit si můžete i čas stahování, aby vám neunikla žádná lhůta.

E-learning

Modul pro on-line vzdělávání zaměstnanců. Umožní spuštění kurzů v prohlížeči a zaznamená výsledky v přehledných statistikách pro reportování nadřízeným.

Řešení na míru

Modul sestavený na míru vašim požadavkům. Vy si řekněte, co potřebujete, my vám navrhneme řešení. Detaily dořešíme společně.

Schránka důvěry - whistleblowing

Firemní schránka důvěry. Umožněte zaměstnancům anonymně oznamovat problémy a zlepšovat pracovní prostředí. Splňte své povinnosti co se týče whistleblowingu.

Whistleblowing:
firemní schránka důvěry
pro ochranu oznamovatelů

Co je on-line schránka důvěry

Připravte se na whistleblowing