Faktury ve SmartFP
SmartFP zjednodušuje celý fakturační proces – od přijetí dokladu přes schválení až po předání do účetnictví. Elektronická evidence nahrazuje papírové složky i nepřehlednou e-mailovou komunikaci.
zjistěte proč
Zbavte se zbytečných chyb a zrychlete vyřizování faktur
Úspora nákladů
Díky digitalizaci faktur snížíte náklady spojené s tiskem, nákupem papíru a poštovným. Taky už nemusíte plnit šanony stovkami dokumentů.
Přehlednost a dostupnost
V elektronické evidenci máte všechny doklady na jednom místě a dostanete se k nim odkudkoliv, třeba i z mobilu.
Kontrola závazků a splatností
Okamžitě vidíte, co čeká na schválení a co se blíží splatnosti. Méně překvapení, lepší plánování cashflow.
Rychlost a efektivita
Faktury vytvoříte, odešlete a schválíte na pár kliknutí.
Snížení
chybovosti
Automatické kontroly za vás pohlídají chyby jako překlepy nebo nesprávné částky.
Napojení na účetnictví
Schválené faktury připravíte k exportu do účetního systému bez dvojího zadávání a bez rozdílů mezi odděleními.
Pro koho?
Pro účetní, vedení i provoz, všichni mají přehled
Účetní
pořádek v dokladech, připravené podklady pro zaúčtování, méně přepisování
Vedení
kontrola závazků, přehled stavu faktur, auditní stopa a transparentní schvalování
Provoz
rychlé založení faktury, dohledání během vteřiny, práce odkudkoliv
proč SmartFP
Co všechno umí faktury ve SmartFP
Vždy víte, kde se která faktura nachází
Všechny faktury jsou na jednom místě a každá má jasně definovaný stav. Bez dohledávání v e-mailu nebo po složkách.
- Elektronická evidence – všechny doklady uložené v systému, včetně příloh.
- Stavy faktur – okamžitě vidíte: nová, čeká na schválení, vrácená, připravená k zaúčtování.
- Filtrování a hledání – dodavatel, období, stav, schvalovatel, oddělení…
- Přístup odkudkoliv – kancelář, home office i mobil.
- Archiv pro kontrolu – připravené podklady pro interní kontrolu.
Fakturu založíte během několika kliknutí
Proces je postavený tak, aby uživatele nezatěžoval zbytečnou administrativou. Cíl je rychle zachytit doklad a poslat ho dál do schválení.
- Rychlé založení – minimální počet kroků, přehledné pole.
- Ruční zadání i hromadně – faktury lze zakládat i za jinou osobu (asistentka, účetní).
- Předvyplněné údaje – systém doplní, co umí, už jen kontrolujete.
- Jednotný způsob zadávání – stejný postup napříč odděleními.
- Méně chyb – méně překlepů a chyb v částkách.
Ruční přepis nahrazuje automatické načtení údajů
Místo přepisování údajů z dokladu SmartFP načte data z přiloženého souboru a uživatel je pouze zkontroluje.
- Načtení údajů z přílohy – rychlejší evidování dokladu.
- Méně ruční práce – výrazné omezení přepisování.
- Snížení chybovosti – méně překlepů a nesrovnalostí.
- Rychlejší oběh dokladů – faktura jde dřív do schválení.
Elektronické schvalování bez papíru (podle vašich pravidel)
Schvalování nastavíme podle organizace – osoby, struktura, finanční limity i interní pravidla. Každý krok je dohledatelný.
- Schvalování online – bez tisku a fyzického předávání.
- Schvalovací limity – kdo může schvalovat jaké částky.
- Organizační struktura – schvalování podle oddělení, týmu nebo projektů.
- Vrácení / zamítnutí s komentářem – transparentní komunikace v procesu.
- Auditní stopa – kdo schválil, kdy a v jakém stavu.
Archiv a auditní stopa: dohledatelnost pro interní kontrolu
SmartFP dává kontrolu nad závazky i nad tím, kde se faktura nachází. Všechny kroky jsou uložené a dohledatelné.
- Elektronický archiv – faktura + přílohy na jednom místě.
- Přehled rozpracovaných dokladů – co čeká na schválení, co je hotové.
- Filtry – dodavatel, stav, schvalovatel, oddělení, období.
- Auditní stopa – kdo založil, kdo schválil, kdy proběhly kroky.
- Transparentnost – vyšší kontrola nákladů ještě před zaúčtováním.
Účetnictví pracuje se stejnými daty (bez přepisování)
Modul pracuje s pravidly a číselníky tak, aby data byla konzistentní a připravená pro účetní systém. Provoz a účetnictví tak sdílí jedny podklady.
- Návaznost na účetnictví – schválené faktury označíte k exportu a předáte do účetního systému.
- Konzistentní zadávání – číselníky a pravidla sjednocují práci napříč firmou.
- PDF výstup – přehled faktury včetně příloh a zaúčtování.
- Datová věta / export – přenos do účetního systému bez ručního přepisování.
- Napojení na moduly – Objednávky (párování), Projekty/FastTask (náklady), Smlouvy (vazby).
Podpisy jako součást procesu (dokument se vrátí rovnou do evidence)
Některé zaměstnanecké dokumenty jsou zbytečně složité a často končí dotazy na účetní. SmartFP má intuitivního průvodce, který uživatele provede vyplněním, hodně údajů předvyplní z evidence a hlídá, aby nic nechybělo.
- průvodce vysvětluje, co kam patří (bez tápání)
- část polí je automaticky předvyplněná z evidence zaměstnance
- méně chyb, méně oprav a rychlejší zpracování
3 fáze zpracování faktury ve SmartFP
1. Fáze
Přijetí
Založení faktury
Fakturu založíš ručně nebo systém načte údaje z přílohy.
Kontrola údajů a příloh
Doplníš jen nezbytné informace a přiložíš dokumenty.
2. Fáze
Schvalování a zpracování
Schvalování online
Schvalovatel fakturu schválí, vrátí k doplnění nebo zamítne s komentářem.
Přiřazení a doplnění
Přiřadíš fakturu k oddělení, projektu nebo objednávce (dle potřeby).
3. Fáze
Účetnictví a archiv
Export do účetnictví
Export do účetnictví
Archivace a auditní stopa
V archivu vždy dohledáš stav, historii a kdo co udělal.
Přečtěte si naší případovou studii
Podívejte se, jak SmartFP pomáhá firmám digitalizovat každodenní agendu v praxi.
Středně velká organizace se potýkala s tím, že onboarding byl složený z e-mailů, příloh, ručního přepisování a nejasných odpovědností. S…
SmartFP se naučíte používat za pár minut
Systém si přizpůsobíte tak, aby se dobře používal každému. Účetním, recepčním i šéfům. Na počítači i v mobilní aplikaci. Stačí pár údajů níže. Ozveme se a navrhneme termín ukázky, zdarma a bez závazků.
FAQ
Vaše nejčastější otázky
Hledáte odpovědi na své otázky nebo potřebujete pomoc s naším systémem? Připravili jsme pro vás přehled nejčastějších dotazů, kde najdete užitečné informace a řešení běžných problémů. Pokud Vám není cokoli jasné? Zašlete nám dotaz.
Co všechno modul Faktury ve SmartFP řeší?
Elektronickou evidenci faktur, jejich zpracování a schvalování, přehled stavů, archiv a přípravu podkladů pro účetnictví (export / výstupy). Vše v jednom toku.
Jak rychle založím novou fakturu?
Fakturu založíte během pár kliknutí. Údaje lze zadat ručně nebo je SmartFP načte z přiloženého dokladu a vy je jen zkontrolujete.
Co když schvalovatel fakturu vrátí nebo zamítne?
Schvalovatel může fakturu vrátit k doplnění nebo zamítnout s komentářem. Vše je zaznamenané a dohledatelné (kdo, kdy, proč).
Má SmartFP auditní stopu?
Ano. U každé faktury vidíte historii kroků a změn – kdo doklad založil, kdo schválil, kdy došlo k úpravám a v jakém stavu faktura byla.
Nahrazuje SmartFP účetnictví?
Ne. SmartFP účetnictví nenahrazuje – připravuje jednotná data a výstupy tak, aby mohly plynule navázat do vašeho účetního systému bez ručního přepisování.
Lze nastavit schvalování podle firmy (role, limity, struktura)?
Ano. Schvalovací proces se nastavuje podle vašich pravidel – kdo schvaluje, v jakých finančních limitech, podle oddělení, projektu nebo odpovědnosti.
Uvidím, kde se faktura právě nachází?
Ano. Každá faktura má jasný stav (nová, čeká na schválení, vrácená, připravená k zaúčtování…) a je vidět, kdo je na řadě.
Dá se faktura přiřadit k projektu, oddělení nebo objednávce?
Ano. Faktury lze přiřazovat podle potřeb organizace – typicky k oddělení, projektu, objednávce nebo smlouvě (vazby na další moduly).