SmartFP Reiseaufträge
Das Modul SmartFP Travel Orders wickelt den gesamten Reiseprozess von Anfang bis Ende ab. Antrag und Abrechnung in einem Vorgang. Kein doppeltes Ausfüllen und keine unnötigen Fehler.
Für wen?
Für wen sind SmartFP-Reiseaufträge
Personal
Einfaches Ausfüllen, Möglichkeit zum Anhängen von Quittungen und Dokumenten. Wenn die Anwendung aktiv ist, werden die Daten automatisch in die Rechnungsstellung übertragen, so dass sie nicht doppelt ausgefüllt werden müssen.
Vorgesetzte und Genehmigende
Die Anwendung dient als Kontrollpunkt vor der Reise. Die Genehmigung kann entsprechend der Organisationsstruktur eingerichtet werden (in der Regel durch einen Vorgesetzten oder auf mehreren Ebenen).
Buchhalter und Wirtschaftswissenschaftler
Die Abrechnung enthält eine detaillierte Analyse der Reise und der Kosten, einschließlich Berechnungen (Mahlzeiten, Erstattungen). SmartFP arbeitet mit aktuellen Tarifen und synchronisiert die Tarife der CNB täglich.
Organisation
Ein Archiv und ein Prüfpfad (Zeitleiste) für jeden Datensatz erleichtern die interne Kontrolle und Prüfung. Datensätze können schnell nach Mitarbeiter, Zeitraum, Land oder Genehmiger gefiltert werden.
Wie Unternehmen heute Reiseaufträge abwickeln und warum das nicht mehr funktioniert
Papierformulare, Excel und manuelle Kontrollen mögen für ein paar Reisen im Jahr funktionieren. Aber sobald Sie regelmäßig reisen, kommt es zu Chaos, Fehlern und unnötigem Papierkram.
- Papier / Excel → SmartFP
- Manuelle Umschreibung → Automatikgetriebe
- Nachverfolgung → Archiv + Audit Trail
warum SmartFP
5 Gründe, warum Reiseaufträge im SmartFP sinnvoll sind
Der Antrag und die Rechnung bilden eine Einheit (keine Doppelbefüllung)
SmartFP verknüpft den Geschäftsreiseantrag und die Abrechnung in einem Prozess. Wenn der Antrag aktiv ist, werden die Daten automatisch in die Abrechnung übernommen, ohne doppelte Befüllung und ohne Unterschiede zwischen dem, was genehmigt wurde, und dem, was abgerechnet wurde. Je nach den Bedürfnissen des Unternehmens kann der Antrag als obligatorischer Kontrollschritt belassen oder ganz abgeschaltet werden.
Automatisierung, die jeden Tag Zeit spart
SmartFP reduziert den Verwaltungsaufwand durch Automatisierung erheblich:
- Anträge und Erklärungen können dupliziert werden
- Reiseaufträge können für eine andere Person (Assistent, Verwalter, Buchhalter) erstellt werden
- Rechte und Rollen werden durch die Einrichtung der Organisation geregelt
Das Ergebnis ist eine schnellere Verarbeitung und weniger Fehler im Tagesgeschäft.
Funktionen, über die ein normales „Transferfahrzeug“ nicht verfügt (Bulk, Carpooling, zusammenfassende Berichte)
Das ist genau der Punkt, an dem die Zeitersparnis für Unternehmen scheitert:
- Massenbestellungen (mehrere Passagiere auf einmal)
- Fahrgemeinschaften (korrekte Kostenteilung)
- Zusammenfassende Reiseabrechnungen (mehrere Übernachtungsreisen in einer Abrechnung)
Übersicht, Archiv und Prüfprotokoll
Alle Anwendungen und Konten werden in einem übersichtlichen Archiv gespeichert. Die Datensätze können nach Mitarbeiter, Organisationseinheit, Genehmiger, Zeitraum oder Land gefiltert werden. Jeder Reiseauftrag enthält einen Prüfpfad (Zeitleiste), aus dem klar hervorgeht, wer den Antrag gestellt, wer ihn genehmigt hat und wann.
Gesetzliche Sicherheit (CNB-Sätze + aktuelle Ausgleichssätze)
SmartFP überwacht automatisch die Korrektheit der Berechnungen:
- Die Wechselkurse werden täglich synchronisiert von CNB
- die Ziffernblätter für die Reisekostenerstattung entsprechen dem aktuellen Dekret
- Berechnungen von Mahlzeiten und Zulagen werden direkt in der Rechnung vorgenommen
Buchhalter müssen die Gesetzgebung nicht mehr manuell überprüfen oder Währungen umrechnen.
Ausgaben für Buchhaltung und Nachbearbeitung
- Die Abrechnung kann zu einem Ergebnis führen:
- PDF-Übersicht über die Reise mit Berechnung der Entschädigung und Anhängen
- Datenformulierung zur einfachen Übertragung in das Buchhaltungssystem
Es umfasst auch die Fahrzeugregistrierung (Kraftstoffart, Verbrauch und andere Parameter), optional erweitert um die Zulassung eines neuen Fahrzeugs und dessen Zuordnung zu einer bestimmten Fahrt.
Lesen Sie unsere Fallstudie
Sehen Sie, wie SmartFP Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer täglichen Agenda in der Praxis hilft.
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Lernen Sie in wenigen Minuten, wie Sie SmartFP verwenden
Sie können das System so anpassen, dass es für jeden leicht zu bedienen ist. Buchhalter, Empfangsdamen und Chefs. Auf dem Computer und in der mobilen App. Nur ein paar Angaben unten. Wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen einen Termin für eine kostenlose und unverbindliche Vorführung vorschlagen.
FAQ
Ihre häufigsten Fragen
Sie suchen Antworten auf Ihre Fragen oder brauchen Hilfe mit unserem System? Wir haben eine Liste mit häufig gestellten Fragen zusammengestellt, in der Sie nützliche Informationen und Lösungen für häufige Probleme finden. Wenn Ihnen etwas nicht klar ist? Schicken Sie uns eine Frage.
Ist es möglich, SmartFP als SaaS und On-Premise zu betreiben?
Ja. Wir sind flexibel in Bezug auf den Standort unserer Lösungen und unterstützen SaaS und On-Premise. Für einige Kunden ist eine Vor-Ort-Lösung sinnvoll, weil sie in interne Systeme integriert werden kann, die extern nicht verfügbar sind.
Wie gehen Sie mit Reisekostenerstattungen und der Einhaltung von Gesetzen um?
SmartFP verfügt über ein Codebuch für die Reisekostenerstattung, das wir gemäß der aktuellen Verordnung synchronisieren. So können Sie sicher sein, dass die Berechnungen der Gesetzgebung entsprechen und Sie müssen Änderungen der Tarife nicht manuell überwachen.
Ist es möglich, einen Reiseauftrag für eine andere Person zu erteilen?
Ja. Abhängig von den Berechtigungseinstellungen können Sie Anfragen und Rechnungen für eine andere Person erstellen, in der Regel für einen Assistenten, einen Vorgesetzten oder sogar einen Mitreisenden.
Wie funktioniert die Fahrzeugregistrierung?
Fahrzeuge können im System mit allen Daten registriert werden, die für die Berechnung der Fahrtkostenerstattung erforderlich sind (z.B. Kraftstoffart, Verbrauch). Die Registrierung kann auch um die Genehmigung erweitert werden, z.B. wenn ein neues Fahrzeug erstellt oder einer Reise zugewiesen wird.
Ist die Anfrage obligatorisch oder können wir sie abschalten?
Die Anfrage ist nicht obligatorisch, wir können sie abschalten. Sie wird jedoch in den meisten Unternehmen verwendet, weil sie die Kontrolle über die Reise bringt: Genehmigung, die Möglichkeit, einen Vorschuss anzufordern und, was am wichtigsten ist, einen ersten Überblick über die Kosten vor der Reise.
Können Sie Massenbestellungen von Reisen und Sammelrechnungen durchführen?
Ja. SmartFP unterstützt:
- Großbestellungen für Reisen,
- Mitfahrgelegenheit,
- sowie zusammenfassende Reiseberichte, bei denen mehrere Übernachtungsreisen in einer Rechnung abgerechnet werden können.
Wie funktioniert die Reisegenehmigung?
Der Genehmigungsprozess ist in der Regel so angelegt, dass die Reise vom Vorgesetzten genehmigt wird, aber wir können den Prozess z.B. je nach Organisationsstruktur, Zentren oder anderen internen Regeln anpassen.
Ist SmartFP auch auf dem Handy verfügbar?
Ja. Alles befindet sich an einem Ort im System und ist von einem Mobiltelefon aus zugänglich, so dass der Passagier fortlaufend Ladungen und Anhänge hinzufügen kann und nicht erst „wenn er wieder am Computer sitzt“.