Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Unternehmen, das Schaufenster wäscht. Wissen Sie, wie Sie die Arbeit planen und an die Techniker verteilen können? Wir werden uns das im zweiten Teil der Digitalisierungsbeispiele ansehen.
Die tägliche Planung und Arbeitsteilung, was sie heute zu tun haben und wohin sie morgen gehen werden. Gleichzeitig behalten sie den Überblick darüber, was sie bereits erledigt haben und was sie noch nicht erledigt haben. In unserer Serie über die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Unternehmen befassen wir uns heute mit der Planung und Zuweisung von Arbeit an Mitarbeiter des technischen Dienstes.
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen ist in der Reinigung von Schaufenstern tätig. Die Manager müssen diese Arbeit jede Woche erledigen:
- um zu planen, zu welchem Kunden Sie gehen,
- geben Sie den genauen Standort ein,
- wohin Sie gehen sollten,
- um die Kontakte weiterzugeben,
- definieren,
- was für jeden Kunden zu tun ist,
- angeben,
- was der Vertrag ist,
- usw.
Andererseits muss der Arbeiter, der die Schaufenster putzt, nach getaner Arbeit:
- einen vom Kunden unterzeichneten Bericht einreichen,
- machen Sie eine Fotodokumentation,
- halten Sie Ihre Aktivitäten auf Ihrem Stundenzettel fest,
- Bereiten Sie die Rechnungsunterlagen vor.
Jeder, der sich schon einmal mit so etwas befasst hat, weiß, wie viele Fallstricke es bei diesem Prozess gibt.
Wie Sie die Arbeit in SmartFP erfassen und planen
Die Planung und Verteilung der Arbeit kann in SmartFP folgendermaßen aussehen:
- Jeder Auftrag zur Fensterreinigung wird entweder direkt vom Kunden oder vom Betreiber in das SmartFP-System eingegeben.
- Wenn das Waschen regelmäßig wiederholt wird, erzeugt das System die Anfrage automatisch.
- Sie weisen einer Aufgabe im System einen bestimmten Mitarbeiter zu und setzen eine Frist für die Erledigung.
- Der Mitarbeiter kann alles auf seinem PC oder Telefon sehen, die Arbeit wird direkt in seinem Kalender geplant.
- Sie können sehen, wohin sie gehen müssen, wer der Ansprechpartner vor Ort ist und was genau zu tun ist.
- Sobald er die Schaufenster wäscht, macht er eine Fotodokumentation und zeichnet alles im System auf (sogar auf seinem Telefon).
- Außerdem lässt er seine Arbeit vom Kunden genehmigen und signiert den Bericht elektronisch.
- Die Daten werden sofort an die Zentrale übermittelt, wo sie geprüft und anschließend in Rechnung gestellt werden.
Sie müssen nicht mehr nach alten Protokollen suchen und sich keine Sorgen mehr machen, dass ein Auftrag nicht in Rechnung gestellt wird. Mit SmartFP können Sie die Aufgabenverteilung und die Benachrichtigung aller Beteiligten einfach, schnell und online erledigen.