Vertragsverwaltung,bei der kein Termin unter den Tisch fällt
Verwalten Sie Verträge vom Entwurf über die Kommentierung, Genehmigung und Unterzeichnung bis hin zur langfristigen Archivierung. Mit SmartFP haben Sie alle Verträge, Nachträge, Fristen, Berechtigungen und den Verlauf an einem Ort zusammengefasst.
Hauptfunktionen
Welche Vorteile bietet Ihnen die Vertragsverwaltung?
Von der einfachen Erfassung eines Vertrags bis hin zum gesamten Vertragsprozess einschließlich Genehmigung, Unterzeichnung, Nachträgen und der Überwachung von Fristen.
Vertragsverzeichnis
Speichern Sie Verträge, Nachträge und zugehörige Dokumente an einem Ort.
Erstellung von Verträgen
Erstellen Sie Verträge anhand der vom Kunden bereitgestellten Vorlagen und tragen Sie die erforderlichen Angaben ein.
Stellungnahme
Beziehen Sie die Rechts-, Wirtschafts-, Vertriebs- oder andere Abteilungen in die Prüfung des Vertrags mit ein.
Genehmigung von Verträgen
Legen Sie die Genehmiger manuell oder anhand vordefinierter Regeln fest.
Elektronische Signatur
Nach der Genehmigung kann der Vertrag direkt an die Vertragsparteien zur elektronischen Unterzeichnung versendet werden.
Terminüberwachung
SmartFP macht Sie auf Ablauftermine, Kündigungsfristen, Verlängerungen oder Überprüfungen aufmerksam.
Probleme vs. Lösungen
Wenn Verträge in E-Mails, Ordnern und Aktenordnern gespeichert sind
Probleme
Niemand weiß genau, wo sich die aktuellste Fassung des Vertrags befindet
Anmerkungen gehen in E-Mails unter
Die Genehmigung des Vertrags lässt sich nicht eindeutig nachweisen
Termine, Verlängerungen und Kontrollen werden manuell überwacht
Die Papierverträge werden an einem anderen Ort als das entsprechende Verzeichnis aufbewahrt
Vertrauliche Verträge können von Personen eingesehen werden, die eigentlich keinen Zugriff darauf haben sollten
Wie SmartFP das Problem löst
Jeder Vertrag hat einen Standort, eine Historie und einen Status
Sowohl die Stellungnahme als auch die Genehmigung erfolgen direkt im System
Der unterzeichnete Vertrag wird dem entsprechenden Datensatz beigefügt
Das System überwacht die Gültigkeit, Kündigungsfristen, Überprüfungen sowie Verlängerungen
Bei Verträgen in Papierform kann der physische Aufbewahrungsort erfasst werden
Der Zugriff auf Verträge richtet sich nach den Berechtigungen und der Rolle des Benutzers
Verträge unter der Kontrolle von
– vom Entwurf bis zur Archivierung
SmartFP Evidence für Verträge ist nicht nur ein Dokumentenarchiv. Es ermöglicht die Steuerung des gesamten Vertragsprozesses – von der Erstellung des Entwurfs über Anmerkungen, Genehmigungen, Unterzeichnung und die Erfassung von Nachträgen bis hin zur Überwachung der Gültigkeit und wichtiger Fristen.
Vertragsentwurf
Erstellen Sie einen Vertrag anhand einer Vorlage oder laden Sie ein eigenes Dokument hoch.
Anmerkungen
Einbeziehung ausgewählter Personen oder Abteilungen in die Prüfung des Entwurfs.
Genehmigung
Ein geregelter Genehmigungsprozess gemäß den internen Vorschriften.
Unterschrift
Möglichkeit der elektronischen Signatur sowohl durch interne als auch durch externe Parteien.
Beweise
Aktiver Vertrag, Nachträge, Fristen, Berechtigungen und Verlauf.
Verschaffen Sie sich einen Überblick
über die vertragliche Agenda
Testen Sie SmartFP für die Vertragsverwaltung und machen Sie Schluss mit der manuellen Nachverfolgung von Fristen, Versionen, Genehmigungen und Nachträgen.
Wie funktioniert die Vertragsverwaltung in der Praxis?
Abschluss oder Erstellung eines Vertrags
In SmartFP können Sie einen Vertrag ganz einfach erfassen, als Datei hochladen, anhand einer Vorlage erstellen oder als Papiervertrag ergänzen – einschließlich der Angabe, wo er physisch aufbewahrt wird.
Jeder Vertrag verfügt über einen eindeutigen Aufbewahrungsort, eine eindeutige Art, eine zuständige Person und eine Historie.
Stellungnahme und Genehmigung
Der Vertragsentwurf kann ausgewählten Personen oder Abteilungen zur Stellungnahme vorgelegt werden. Nach Einarbeitung der Anmerkungen kann der Vertrag den Genehmigungsprozess gemäß dem festgelegten Workflow durchlaufen.
Anmerkungen, Genehmigungen und Zuständigkeiten sind im System nachverfolgbar.
Unterschrift und aktive Erfassung
Der genehmigte Vertrag kann zur elektronischen Unterzeichnung versendet werden. Nach der Unterzeichnung wird der Vertrag wieder in SmartFP gespeichert, und das System beginnt mit der Überwachung der Gültigkeit, der Kündigungsfristen, der Verlängerung oder der regelmäßigen Überprüfungen.
Nach der Unterzeichnung bleibt der Vertrag im System gespeichert, und SmartFP überwacht wichtige Termine.
Für wen?
Für wen ist die Vertragsverwaltung in SmartFP gedacht?
Führung und Management
Ein Überblick über wichtige Verträge, Fristen, Verantwortlichkeiten und Risiken.
Managerverträge
Zugriffsbeschränkungen
Terminübersicht
Berichterstattung
Rechtsabteilung
Gesteuerte Kommentarfunktion, Versionskontrolle, Freigabe und Bearbeitung von Ergänzungen.
Anmerkungen
Anhänge
Änderungshistorie
Genehmigungsverfahren
Wirtschaftsabteilung
Übersicht über Verträge mit finanziellen Auswirkungen, Zusammenhänge mit Dienstleistungen, Lieferanten und Zahlungen.
Lieferverträge
Zahlungsbedingungen
Finanzkennzahlen
Prüfungen und Hinweise
Personalwesen und Personalmanagement
Verzeichnis der arbeitsrechtlichen Unterlagen, Nachträge und Verträge, die sich auf die Mitarbeiter beziehen.
Arbeitsverträge
interne Genehmigungen
Betriebsunterlagen
Prüfpfad
Lesen Sie unsere Fallstudie
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