Verträge
Vertragsverwaltung und Dokumentenmanagement
Jeder Vertrag verfügt in SmartFP über einen eigenen Eintrag, einen Status, einen Verantwortlichen und eine Historie. Das reicht von der einfachen Speicherung eines Dokuments bis hin zu Kommentaren, Genehmigungen, Unterschriften und der langfristigen Überwachung von Fristen.
Vertragsverzeichnis
Speichern Sie Verträge, Nachträge, Anhänge und zugehörige Dokumente übersichtlich an einem Ort.
Stellungnahme zu Verträgen
Beziehen Sie die Rechts-, Wirtschafts-, Vertriebs- oder andere Abteilungen in die Prüfung des Vertrags ein, noch bevor dieser genehmigt wird.
Genehmigung von Verträgen
Ein Vertrag kann je nach Vertragsart, Betrag, Abteilung oder verantwortlicher Person einen Genehmigungsprozess durchlaufen.
Elektronische Signatur
Der genehmigte Vertrag kann sowohl an interne als auch an externe Vertragsparteien zur elektronischen Unterzeichnung übermittelt werden.
Termine und Geschichte
Verträge auch nach der Unterzeichnung unter Kontrolle
Mit der Unterzeichnung des Vertrags ist die Arbeit noch nicht beendet. SmartFP unterstützt Sie bei der Überwachung der Gültigkeitsdauer, der Kündigungsfristen, regelmäßiger Überprüfungen, automatischer Verlängerungen sowie der Verknüpfung mit Nachträgen. Dank des Verlaufs und des Prüfpfads lässt sich rückverfolgen, wer an dem Vertrag gearbeitet hat und welchen Prozess er durchlaufen hat.
Terminüberwachung
SmartFP macht Sie auf Ablaufdaten, Kündigungsfristen, Überprüfungen oder Verlängerungen aufmerksam.
Ergänzungen und Weiterführungen
Nachträge können mit dem ursprünglichen Vertrag verknüpft werden, sodass die gesamte Historie an einem Ort zusammengefasst bleibt.
Änderungshistorie
Zum Vertrag gehört eine Übersicht über Anmerkungen, Genehmigungen, Unterschriften und weitere wichtige Schritte.
Standort
Bei Verträgen in Papierform lässt sich festhalten, wo das Original aufbewahrt wird, beispielsweise im Büro oder im Archiv.
KI-Analyse
Schnellere Orientierung in Verträgen dank KI
Bei ausgewählten Verträgen können Sie die KI-Analyse nutzen. SmartFP hilft Ihnen dabei, den Vertrag schnell zusammenzufassen, wichtige Informationen zu finden oder Fragen zum Inhalt des Dokuments zu beantworten. Dies eignet sich vor allem für längere Verträge, Nachträge oder Dokumente, die Sie schnell überprüfen müssen.
Zusammenfassung des Vertrags
Die KI erstellt eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte des Vertrags.
Fragen zum Dokument
Sie können Fragen zu konkreten Bestimmungen, Fristen, Pflichten oder Risiken stellen.
Kurze Überprüfung
Dies hilft Ihnen dabei, wichtige Informationen vor der Genehmigung oder Unterzeichnung schneller zu finden.
Entscheidungsunterstützung
Dies erleichtert die Orientierung in Dokumenten, die andernfalls vollständig von Hand gelesen werden müssten.
Verbindung der Module
Verträge, die mit anderen Prozessen verknüpft sind
SmartFP ist mehr als nur eine Verwaltung von PDF-Dateien. Sie können Verträge mit unseren Modulen, Mitarbeitern, Lieferanten, Bestellungen, dem Leistungskatalog oder anderen Unternehmenssystemen verknüpfen. Dadurch entspricht die Vertragsverwaltung besser den tatsächlichen Abläufen in Ihrem Unternehmen.
Personal
Arbeitsverträge können mit der Mitarbeiterkarte verknüpft werden.
Lieferanten
Lieferverträge können sich auf Lieferanten, Dienstleistungen oder Bestellungen beziehen.
Leistungskatalog
Der Vertrag kann eine Bindung an bestimmte Dienstleistungen aus dem Katalog enthalten.
Integration
Die Daten aus den Verträgen lassen sich mit anderen Unternehmenssystemen und -prozessen verknüpfen.
