Náš zákazník dlouhodobě řešil papírové cestovní příkazy, které bylo nutné ručně schvalovat, dohledávat a opravovat. Cílem bylo získat přehled o nákladech, zrychlit schvalování a odstranit chyby při vyplňování. Zákazník se rozhodl pro zavedení online cestovních příkazů na platformě SmartFP, které proces výrazně zjednodušily a urychlily.
(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto není uvedeno jeho jméno.)
„Byl to totální chaos. Neměli jsme přehled o nákladech, zaměstnanci dělali chyby při vyplňování příkazů a všechno se posílalo v mailech nebo fyzicky. Když jsme potřebovali najít účtenku, trvalo to věčnost,“ říká zástupce zákazníka.
Výchozí stav: Co zákazník řešil a proč?
Před zavedením SmartFP zákazník dlouho používal papírové cestovní příkazy, což znamenalo ruční zadávání údajů, dlouhé schvalovací procesy a nepřehlednost. Příkazy se předávaly mezi odděleními, což často vedlo k zpoždění. Když se nějaký dokument ztratil nebo chyběl, celý proces se zbytečně prodloužil.
„Dokumenty se snadno ztratily nebo se do nich musely doplnit chybějící údaje, což zpomalovalo celý proces,“ říká zástupce zákazníka.
Rozsah a popis projektu
Zákazník se rozhodl implementovat platformu SmartFP s modulem Cestovní příkazy tak, aby celý proces pracovní cesty probíhal online, od podání žádosti, přes schvalování až po vyúčtování. Cílem bylo sjednotit evidenci cest, odstranit ruční přepisování a zjednodušit dohledávání podkladů včetně účtenek a příloh.
Součástí projektu bylo:
- nasazení a konfigurace modulu Cestovní příkazy v prostředí zákazníka
- nastavení schvalovacího workflow a odpovědností
- vytvoření přehledného archivu cest pro dohledávání a kontrolu
- integrace na stávající mzdový software zákazníka
Než se zákazník rozhodl přejít na SmartFP, domluvil si schůzku, kde měl možnost si vyzkoušet demo systému. Tato příležitost umožnila firmě oťukat si systém, zjistit, jak všechno funguje v praxi, a hlavně si být jistí, že procesy skutečně zjednoduší. Demo bylo klíčovým krokem, které firmě ukázalo, jak rychlé a efektivní bude mít cestovní příkazy online.
„Nebyli jsme si úplně jisti, zda bude všechno fungovat tak, jak jsme si představovali, ale demo nás přesvědčilo, že to je krok správným směrem,“ dodává zástupce firmy.
Problém s SAAS a jeho řešení
Zákazník původně plánoval provozovat systém jako SaaS (Software as a Service), kde by si platformu pronajímal. Při integraci s jejich stávajícím mzdovým softwarem jsme ale narazili na problém: jejich on-premise mzdový software neumožňoval přístup zvenčí, což znamenalo, že SmartFP nemohlo fungovat na SaaS platformě. Bylo tedy nutné SmartFP nainstalovat on-premise, přímo na stejný server jako mzdový software. Tento problém jsme úspěšně vyřešili a integrace proběhla hladce.
Jsme flexibilní z pohledu umístění softwaru, podporujeme jak SaaS, tak on-premise nasazení, podle potřeb našich zákazníků.
Které vlastnosti zákazník nejvíce oceňuje?
Zákazník oceňuje především to, že má vše na jednom místě, přehledně a bez ručního přepisování, včetně dostupnosti z mobilního zařízení.
„Teď máme vše na jednom místě a přístupné i z mobilu, klidně i na pláži, což nám celý proces výrazně zjednodušilo a urychlilo,“ říká zástupce zákazníka.
Mezi nejvíce ceněné přínosy a funkce patří:
- Úspora času, rychlé schvalování
- Vyplňování klidně i z mobilního zařízení
- Synchronizace s vyhláškami a aktuálními kurzy měn
- Možnost zadat žádost za někoho jiného
- Automatické propojení na vyúčtování a další…
- Snadné filtrování archivovaných příkazů
„Schválení cestovních příkazů teď trvá jen pár minut místo týdnů, což celý proces zrychlilo. Díky propojení se zákonnými vyhláškami a kurzy měn z ČNB máme jistotu, že náklady jsou vždy v souladu s předpisy. Navíc máme možnost zadávat žádosti za jiné osoby, což šetří čas a usnadňuje správu,“ dodává.
Spolupráce: průběh implementace a komunikace
Celá spolupráce začala úvodním sladěním očekávání a upřesněním požadavků se zástupcem obchodu a projektovým manažerem.
„Na začátku jsme si prošli možnosti řešení a vyjasnili si, co přesně potřebujeme. Pomohlo nám to vybrat nastavení, které pro nás dávalo smysl,“ říká zástupce zákazníka.
Projektový manažer následně vedl implementaci a průběžně řešil doplňující otázky a konkrétní nastavení podle interních procesů zákazníka.
„Potřebovali jsme sladit systém s našimi postupy a měli jsme k tomu řadu dotazů. Díky průběžným konzultacím jsme se posouvali krok za krokem bez zbytečných zádrhelů,“ dodává.
Zákazník oceňoval hlavně to, že se během implementace řešily i detaily, které v praxi rozhodují o tom, jestli systém opravdu sedne do každodenního provozu.
„Bylo pro nás důležité, že jsme si věci mohli průběžně vyjasňovat a doladit nastavení vysvětlitelně a srozumitelně,“ shrnuje zástupce zákazníka.
Výsledek projektu: přínosy pro zákazníka
Kdybychom to měli shrnout jednou větou: Přechod na online cestovní příkazy přinesl rychlost, efektivitu a přehlednost. Celý proces je teď automatizovaný, rychlý a bez chyby, což zákazníkovi výrazně zlepšilo administrativu ve firmě.
„S přechodem na online systém je vše automatické. Máme okamžitý přehled o stavu cestovních příkazů a schvalovacích procesech, což dříve nebylo vůbec tak přehledné. Teď se můžeme soustředit na důležitější úkoly a nemusíme se zabývat administrativními detaily,“ uzavírá zástupce zákazníka.
Závěr: Cestovní příkazy ve SmartFP
Pokud i vy chcete zrychlit a zjednodušit správu cestovních příkazů ve vaší firmě, SmartFP je ideální řešení. Domluvte si schůzku a zjistěte, jak vám online cestovní příkazy ušetří čas, zlepší přehlednost a eliminují chyby v administrativě.
Přechod na online systém pro správu cestovních příkazů je snadný a efektivní krok, který zjednoduší každodenní práci vašich zaměstnanců a přinese přehlednost do všech procesů.