Středně velká organizace se potýkala s tím, že onboarding byl složený z e-mailů, příloh, ručního přepisování a nejasných odpovědností. S rostoucím počtem nástupů zaměstnanců rostly i nároky na přehled, dohledatelnost a prokazatelnost (souhlasy, seznámení, podpisy).
Řešením bylo zavést SmartFP jako řízený onboardingový proces, od osobního dotazníku před nástupem přes generování dokumentů a e-podpis až po seznámení se směrnicemi a e-learning.
(Zákazník si přál zůstat v anonymitě, proto není uvedeno jeho jméno.)
Co zavedení SmartFP přineslo?
- Méně ruční práce a chyb díky dotazníku a předvyplnění dat
- Prokazatelné podpisy a seznámení bez obíhání a papírových archů
- Přehled o stavu onboardingu (kdo je v jakém kroku a co chybí)
- Dohledatelnost změn díky historii/časové ose v kartě zaměstnance
- Návaznost na další systémy přes REST API (mzdy/účetnictví řeší zákazník ve svých nástrojích)
O zákazníkovi (přál si zůstat v anonymitě)
Organizace se stovkami zaměstnanců, která nabírá průběžně a potřebuje udržet onboarding jednoduchý, opakovatelný a auditovatelný. Mzdy a účetnictví provozuje ve vlastním systému, onboarding chtěla řešit samostatně, ale tak, aby data plynule navazovala.
„Cíl byl jednoduchý: méně ruční práce a víc přehledu. A hlavně, aby nic nezapadlo.“ (říká ředitel firmy)
S čím se onboarding potýkal
Před zavedením SmartFP onboarding nejčastěji narážel na:
- ruční přepisování údajů z dotazníků do evidence zaměstnanců
- dokumenty v různých verzích a na více místech
- složitější formuláře, které umí správně vyplnit jen účetní (daňové/mzdové dokumenty)
- chybějící průkaznost seznámení se směrnicemi (kdo četl, kdo potvrdil, kdy)
- podpisy “na poslední chvíli” a urgence místo řízeného kroku
„Onboarding nám fungoval, ale byl to mix e-mailů, tabulek a paměti lidí. V náporu se to prostě rozsype.“ (říká ředitel firmy)
Proč padla volba na SmartFP
Zákazník zvolil SmartFP, protože potřeboval proces, který:
- dá HR jednoduchý postup krok za krokem,
- automatizuje rutinní část (přepis, generování dokumentů),
- řeší podpisy a souhlasy,
- umožní seznámení a vzdělávání na jednom místě,
- a zároveň se umí napojit na další systémy.
Jak to funguje v praxi
Osobní dotazník před nástupem
HR založí kandidáta, odešle dotazník, kandidát vyplní údaje online. HR data zkontroluje a potvrdí, a SmartFP je jedním kliknutím převede do karty zaměstnance.
Výsledek: méně chyb a žádné ruční přepisování.
Dokumenty a podpisy bez papírování
Dokumenty se generují ze šablon do PDF, složitější části pomáhá vyplnit průvodce s předvyplněním a následně se vše odešle k e-podpisu přes běžné služby.
Výsledek: méně oprav a rychlejší dokončení nástupu.
Seznámení se směrnicemi + e-learning
Notifikace, prokazatelné splnění a přehled pro HR. Součástí mohou být i onboardingové kurzy a testy.
Výsledek: jasný přehled o splnění na jednom místě.
SmartFP lze zároveň napojit na další systémy přes REST API; mzdy a účetnictví zákazník řeší ve vlastních nástrojích.
Implementace: rychlé nasazení, jen standardní IT nastavení
Nasazení proběhlo formou pilotu. Jediným nutným krokem bylo sladění doručování automatických e-mailů s interní bezpečnostní politikou zákazníka (whitelist). Po tomto nastavení byly notifikace i výzvy k podpisu stabilně průchozí.
„Byla to běžná IT formalita. Jakmile se povolil odesílatel, všechno začalo chodit spolehlivě.“
(říká ředitel firmy)
Dopad na každodenní práci
- onboarding má jasnou strukturu a je opakovatelný
- HR má přehled o stavu kroků (dotazník, podpisy, seznámení, kurzy)
- méně manuálních zásahů a méně chyb díky předvyplnění a šablonám
- prokazatelnost souhlasů, podpisů i seznámení
- možnost plynulého předání dat do dalších systémů
„Největší změna je v klidu. Už to nestojí na tom, kdo si co pamatuje, systém hlídá kroky a my jen řídíme výjimky.“ (říká ředitel firmy)
Další kroky
Zákazník plánuje onboarding dál rozšiřovat o další navazující kroky po nástupu (např. smlouvy, docházka a další).