2. díl seriálu AI na každý den: Práce s textem

Kolik času týdně vám spolkne psaní e-mailů, zpráv nebo úprava textů? Co kdyby to šlo díky AI stihnout za polovinu času — bez stresu a bez úmorného přemýšlení nad každou větou?

V minulém díle jsme si ukázali, jak s AI začít. Dnes se zaměříme na jednu z nejpraktičtějších oblastí, kde ji můžete začít využívat hned teď – práci s textem. E-maily, smlouvy, příspěvky, překlady, úpravy textů nebo třeba brainstorming. Většinu toho, co dnes zdlouhavě ťukáme do klávesnice, zvládne AI buď rovnou za nás, nebo nám s tím výrazně pomůže.

Jak jsme si řekli minule, AI funguje nejlépe v kombinaci s člověkem. Berte ji jako šikovného kolegu, kterého musíte občas zkontrolovat – ale který vám dokáže ušetřit spoustu práce a nabídnout nový pohled.

NEŽ ZAČNETE: Většina AI nástrojů má v obchodních podmínkách uvedeno, že pokud publikujete text nebo obrázky vytvořené za jejich pomoci, musíte tuto skutečnost označit. Nezapomínejte tedy při použití AI na férové přiznání autorství generovaného obsahu.

A abych byl transparentní: při tvorbě tohoto článku mi s prací s textem a hledáním témat pomáhala generativní umělá inteligence.

Pokud máte problém s přehráním videa zde, zkuste si ho otevřít přímo na webu YouTube.

---

O autorovi

Tomáš Rolc ve firmě Gappex rozvíjí obchodní stránku platformy SmartFP, která firmám pomáhá digitalizovat procesy pomocí low-code přístupu. Snaží se propojovat technické znalosti s obchodem a zaměřuje se na to, aby byl SmartFP dostupný a srozumitelný pro co nejvíc uživatelů.

---

Pojďme se společně podívat na to, jak AI usnadňuje práci s textem

Účelem tohoto dílu je ukázat, jak vám umělá inteligence může ulehčit každodenní práci s nejrůznějšími texty. AI je skvělý pomocník – usnadní rutinní činnosti, otevře nové možnosti a umožní vám soustředit se na důležitější práci. Nemusíte se jí bát, jen je potřeba vědět, co od ní čekat a co ne.

Základní pravidlo, stejně jako v minulém díle, zní: nejlepší není samotná AI, ale kombinace AI a člověka. Umělá inteligence umí bleskově analyzovat text, navrhnout řešení nebo zformulovat odpověď. Bez jasného zadání, cíle a lidské kontroly si ale sama neporadí. V praxi to funguje nejlépe, když člověk určuje směr a AI mu pomáhá po cestě – hledá varianty, vyhodnocuje a navrhuje. AI za vás sice práci neudělá úplně sama, ale když ji správně použijete, pomůže vám být výrazně efektivnější – rychlejší, důslednější a klidně i kreativnější. Právě v tom spočívá její největší přínos.

Trávíte hodiny laděním e-mailů a bojíte se, že v nich stejně zůstaly chyby? Zkuste do procesu zapojit AI – například ChatGPT dokáže na základě vašeho zadání napsat celý e-mail od začátku. Stačí mu předat dobrý prompt neboli zadání: popište, komu a za jakým účelem píšete, v jakém stylu má e-mail být a jaký je jeho cíl. ChatGPT podle toho během chvilky vygeneruje návrh e-mailu.

Navrhni text obchodního e-mailu jako odpověď na žádost o více informací o naší platformě SmartFP, která slouží k digitalizaci firemních procesů. V e-mailu chci nabídnout schůzku, ale pokud adresát nebude mít čas, rád bych mu poslal několik otázek, které mi pomohou připravit prezentaci nebo nabídku na míru.

Cílem e-mailu je přirozeně motivovat klienta k domluvě schůzky, nebo alespoň k odpovědi na otázky. Styl by měl být profesionální, lidský, lehce neformální — používej moderní obchodní jazyk bez vlezlosti. Do e-mailu neuváděj podpis.

Než začneš psát samotný e-mail, zeptej se mě nejprve na jméno adresáta a termíny, které mám k dispozici pro schůzku.

Vygenerovaný e-mail si pečlivě projděte a upravte, případně doplňte detaily. Pokud v zadání něco vynecháte, AI se vás může doptat – například kdo je adresát nebo jaké termíny schůzky vám vyhovují. Jakmile AI e-mail doplní, stačí si jeho návrh zkontrolovat a můžete ho odeslat.

Tip: Hotový e-mail můžete nechat AI ještě jazykově upravit nebo například změnit styl z formálního vykání na přátelštější tykání. K tomu použijete další jednoduchý prompt – např. „Převeď text do méně formální podoby, ale zachovej profesionální tón.” ChatGPT e-mail během pár vteřin přepíše do požadovaného stylu, takže ho můžete využít třeba pro klienta, s nímž si tykáte.

S adresátem si tykám. Přepiš text do moderního obchodního jazyka, používej tykání a oslovuj adresáta křestním jménem. Styl by měl být profesionální, přirozený a lehce neformální. Vyhni se příliš familiárnímu nebo neprofesionálnímu tónu.

Pokud je vám nepříjemné nechat AI napsat celý e-mail za vás, můžete ji využít jinak. Napište si e-mail sami a pak požádejte AI o jeho „uhlazení” – tedy opravu formulací, překlepů a vylepšení srozumitelnosti. Osobně k tomu používám vlastní univerzální prompt, ve kterém ChatGPT zadám, že chci opravit gramatiku, slovosled a zachovat formátování textu. ChatGPT si vyžádá text e-mailu, který potřebuji upravit, já mu ho vložím – a vzápětí dostanu zpět výrazně vylepšenou verzi. E-mail je po zásahu AI dobře čitelný, správně naformátovaný a přitom stále zachovává můj původní styl a věcný obsah.

Uprav prosím následující text tak, aby byla zachována veškerá původní sdělení, ale vylepšena gramatika a slovosled. Použij lehce formální, moderní obchodní jazyk, který působí lidsky. Nepoužívej zvýraznění oslovení, ikony ani jiné speciální prvky, pouze základní formátování textu. Nejdříve mě výzvy k zadání textu.

Následuje text vašeho emailu.

Vidíte, že AI si poradí i s textem plným překlepů nebo špatného formátování. Během pár sekund jej opraví a vyladí tak, aby výsledný e-mail působil profesionálně.

Máte hotový text, ale nejste si jistí pravopisem nebo gramatikou? I tady pomůže AI. ChatGPT (případně jiný jazykový model) dokáže odhalit řadu chyb, ale pro důkladnou kontrolu češtiny existují specializované nástroje. Mým oblíbeným pomocníkem je Opravidlo.cz – online korektor českého jazyka vyvinutý na MUNI.

Použití Opravidla je jednoduché: na webu Opravidlo.cz vložíte text, který chcete zkontrolovat, a spustíte korekturu. Nástroj automaticky vyhledá překlepy, pravopisné chyby, gramatické nedostatky i typografické prohřešky. Výpis nalezených chyb se přehledně zobrazí vedle textu a vy je můžete postupně opravit. Výsledný opravený text pak zkopírujete zpět do dokumentu nebo e-mailu, se kterým pracujete.

Opravidlo.cz dokáže odhalit více chyb než běžná kontrola ve Wordu a hodí se vždy, když potřebujete 100% jistotu správné češtiny. Výhodou je, že je zdarma dostupné online a nemusíte nic instalovat. Po automatické korektuře ale doporučuji text ještě jednou projít vlastníma očima – AI korektor sice pomůže najít většinu chyb, ale finální kontrola je vždy na člověku.

Potřebujete rychle přeložit text do cizího jazyka nebo naopak z cizího do češtiny? Překlad AI je dnes často k nerozeznání od práce rodilého mluvčího. Skvělým nástrojem je DeepL, který nabízí překlady ve vysoké kvalitě. Na webu DeepL.com nemusíte ani vytvářet účet – zdarma přeložíte text o délce až cca 1500 znaků jedním kliknutím. Stačí vložit původní text do levého okna, vybrat cílový jazyk a v pravém okně se ihned objeví kvalitní překlad. Text můžete následně doladit nebo rovnou zkopírovat k dalšímu použití.

Pro běžné denní překlady dobře poslouží i ChatGPT – stačí vhodně formulovat prompt, vložit text k přeložení a nechat AI pracovat. Kvalita překladu pomocí ChatGPT je pro většinu účelů dostatečná, ačkoliv v přesnosti a zachování jemných významových nuancí vede DeepL. Na druhou stranu, ChatGPT dokáže překládat i delší texty nad limit DeepL a můžete s ním rovnou konverzovat o kontextu či požadavcích (např. „přelož text a zachovej při tom neformální tón”).

Tip: Pokud si nejste jistí, zda překlad odpovídá původnímu významu, zkuste nechat AI přeložit text zpět do češtiny a porovnejte oba české texty. Tato zpětná kontrola vám může odhalit případné posuny ve významu.

Určitě to znáte: najdete zajímavý článek nebo dokument o několika tisících slovech, začnete číst – a po dlouhé době zjistíte, že jste v něm nenašli, co jste potřebovali. AI vám může ušetřit čas tím, že dlouhý text rychle „prolétne” za vás a shrne jeho hlavní myšlenky.

Například ChatGPT lze požádat, aby z webového odkazu nebo vloženého textu vytvořil krátké shrnutí. Stačí jednoduše napsat prompt ve smyslu: „Shrň obsah následujícího článku do pěti vět. Článek: [odkaz]”. ChatGPT si článek projde (případně ho můžete zkopírovat ručně, pokud AI nemá přístup k internetu) a během chvilky vám vrátí výtah toho nejdůležitějšího.

Shrň mi prosím tento článek do 5 vět. Chci vědět, o čem je, a odhadnout, jak dlouho mi zabere přečíst si ho celý.

Následuje text nebo odkaz na článek apod.

Takové shrnutí vám rychle napoví, zda má smysl se textem podrobně zabývat, nebo v něm vaše hledané informace stejně nejsou. Tento postup oceníte například při rešerši – místo pročítání deseti dlouhých článků si je nejprve necháte od AI „přečíst” a vytáhnout z nich podstatné body.

Trávíte hodiny pročítáním dlouhých smluv nebo dokumentací, abyste z nich vyčetli potřebné informace? AI vám může výrazně ulehčit orientaci v obsáhlých dokumentech. Například my jsme v platformě SmartFP integrovali AI do modulu Smlouvy, kde pomáhá rychle vyhledat odpovědi na různé otázky z textu smlouvy.

Postup je jednoduchý: ve SmartFP otevřete konkrétní smlouvu (např. jako přílohu PDF), kliknete na Analyzovat dokument AI a do připraveného pole napíšete otázku, co vás ohledně smlouvy zajímá. Například: „O čem je tato smlouva?” nebo „Jak může dodavatel od smlouvy odstoupit?”. AI v pár vteřinách projde celý text smlouvy a vrátí vám přehlednou odpověď s relevantní informací. Nemusíte tak sami pročítat každé slovo – AI to udělá za vás a vypíchne jen to důležité.

Tímto způsobem můžete pokládat libovolné dotazy na obsah dokumentu a AI za vás „vytáhne” potřebná data z hlubin textu. Šetří to čas a snižuje riziko, že něco přehlédnete. Tuto funkci v současnosti využíváme pro smlouvy, ale podobný princip lze aplikovat na jakékoliv jiné dlouhé texty (zprávy, příručky, zákony apod.). Pokud by vás zajímalo AI i v dalších modulech SmartFP, ozvěte se nám a rádi vám to předvedeme.

Potřebujete rozeslat většímu počtu lidí e-mail, ale zároveň chcete, aby každý dostal zprávu s osobním oslovením a relevantními údaji? S pomocí AI lze urychlit přípravu hromadné personalizované korespondence. Ukážeme si to na příkladu kombinace Excelu, Wordu a ChatGPT.

Představte si, že máte v Excelu seznam kontaktů z marketingu – například sloupce Jméno, Příjmení, E-mail. Chcete každého v úvodu oslovit jménem (např. „Vážený pane Nováku / Vážená paní Nováková”) a v textu správně použít tvary slov podle pohlaví adresáta. V Excelu však informaci o pohlaví ani vhodném oslovení nemáte. Tuto informaci můžete nechat doplnit AI. Stačí vzít seznam jmen a příjmení a zadat ChatGPT prompt, aby k nim přiřadil pohlaví a vytvořil správný tvar oslovení.

Doplň mi do tabulky pohlaví na základě křestního jména a příjmení (většinou česká jména — odhaduj podle kalendáře nebo podle koncovky příjmení). Zároveň doplň oslovení: “Vážený pane příjmení” pro muže a “Vážená paní Příjmení” pro ženy, jak je uvedeno v příkladu. Nezapomeň, že u oslovení musíš dodržet Vokativ (5. pád) a doplň mi všechno.

V češtině je typicky pravidlo:
příjmení končící na -k, -h, -ch, -g → přidáš -u (procházka → procházko, Svoboda –> Svobodo),
příjmení končící na -r, -n, -l → přidáš -e (Kučer → Kučere),
příjmení na -a, -e, -i, -í, -ý většinou zůstávají stejné,
ženské příjmení (často končí na -ová, nebo je to „měkké“ příjmení) se neskloňuje.

ChatGPT projde seznam a během chvíle vám vrátí doplněnou tabulku – u každého jména bude uvedeno, zda jde o muže/ženu, a zároveň správný tvar oslovení (např. „pan Novák” / „paní Nováková”). Výsledek ještě zkontrolujte, zejména u méně běžných jmen nebo u skloňování příjmení v pátém pádě. Z mé zkušenosti AI trefila cca 85 % položek správně a u zbytku stačilo drobné ruční opravení.

Nyní máte v tabulce sloupec s oslovením a pohlavím. Dalším krokem je využití hromadné korespondence ve Wordu. V připraveném vzoru e-mailu (například dopis pro klienty) označíte místo pro oslovení a vložíte pole odpovídající sloupci Oslovení z Excelu. Dále nastavíte podmínky pro různé tvary slov podle pohlaví – např. místo věty „Děkujeme, že jste se zúčastnila…” použijete podmínku: Pokud je pohlaví = muž, vlož „zúčastnil”, jinak „zúčastnila”. Stejně tak ošetříte další části textu, kde se liší tvar pro mužský a ženský rod.

Když máte vše nastaveno, propojíte Word s Excelovými daty a necháte dokument sloučit do e-mailů. Word vygeneruje pro každého adresáta individuální dopis: doplní jeho jméno, oslovení i správné tvary slov. Nakonec stačí jedním kliknutím všechny e-maily odeslat. Příjemci tak dostanou zprávu, která vypadá, jako byste ji psali každému zvlášť – přitom jste vše vytvořili najednou s pomocí AI a chytrých funkcí Office.

Došly vám nápady při psaní textu, vymýšlení sloganu nebo třeba příspěvku na sítě? Zapojte do brainstormingu AI.ChatGPT vám může pomoci generovat různé varianty formulací, názvů nebo třeba vtípků pro odlehčení komunikace. Stačí mu popsat kontext a požádat o několik kreativních návrhů.

Například mě osobně baví způsob, jakým na sociálních sítích komunikuje letecká společnost Ryanair – s neškodným humorem, který si dělá legraci ze zákazníků (ovšem jen z těch, kteří sami udělali něco špatně). Zajímalo mě, jak by podobný tón humoru vypadal v našem prostředí. Požádal jsem tedy ChatGPT, aby vygeneroval tři vtipné hlášky na chybovou stránku webu o ztrátě internetového připojení, a to právě ve stylu komunikace Ryanairu. Pro jistotu jsem do promptu vložil i konkrétní příklady příspěvků Ryanairu pro inspiraci.

Napiš mi česky 3 vtipné komentáře na Facebook ke snímku obrazovky z naší aplikace, kde se kvůli výpadku internetu objeví chyba. Styl: ironický, stručný, lehce provokativní — podobný komunikaci Ryanair, ale přizpůsobený softwarové firmě. Text má jasně naznačovat, že problém není na straně aplikace, ale u uživatele (ztráta internetu). Inspirace: Ryanair — „airport dads are the real golden retrievers“, „good morning to passengers who can fly 45 minutes without using the toilet“.

ChatGPT mi obratem nabídl tři varianty vtipných hlášek, které mohu na chybové stránce použít. Výsledek mě mile překvapil – hlášky byly trefné a vtipné, přesně v duchu značky, kterou jsme napodobili. Stejně tak můžete AI využít k nápadům na reklamní slogany, alternativní znění odstavce textu, návrhy názvů produktů, výzvy k akci a mnoho dalších kreativních úkolů.

Čeká vás důležitý rozhovor – třeba pracovní pohovor, složité obchodní jednání nebo žádost o zvýšení platu? I na to se můžete připravit s pomocí AI. ChatGPT vám nejen poradí obecné tipy, jak v takové situaci postupovat, ale hlavně si s ním můžete nasimulovat modelový rozhovor.

Představte si to jako cvičnou hru na role: vy požádáte AI, aby vystupovala jako protistrana (např. jako náročný šéf na pohovoru), a sami si zkoušíte odpovídat na její otázky. ChatGPT bude reagovat tak, jak by mohl skutečný člověk – pokládá doplňující dotazy, namítá, ptá se na detaily. Vy si tím nanečisto vyzkoušíte různé scénáře a připravíte si lepší odpovědi. Až přijde opravdový rozhovor, budete klidnější a jistější, protože jste si komunikaci předem „osahali” s AI.

Stačí k tomu jednoduchý prompt, například: „Připrav se se mnou na pohovor. Ty budeš personalista, já uchazeč. Začni prosím běžnou otázkou z pohovoru a dále reaguj na mé odpovědi.” Během pár vteřin se rozjede simulace a vy můžete trénovat, dokud nebudete spokojeni.

Máte draft textu, o kterém víte, že ještě není ono – ale neumíte přesně říct, co mu chybí? Požádejte o názor AI. ChatGPT dokáže váš text zanalyzovat a navrhnout, co by se dalo zlepšit. Můžete ho například požádat: „Poradíš, jak upravit následující text, aby zněl více profesionálně a úderně?” a vložit dotyčný text. AI vám vypíše konkrétní doporučení – třeba zkrátit dlouhá souvětí, nahradit pasivní věty, přidat výzvu k akci apod. Podle těchto rad pak text upravíte sami, nebo rovnou necháte ChatGPT vytvořit vylepšenou verzi.

Stejně tak mu můžete upřesnit, jakým stylem má výsledný text působit – například „přepiš text, aby byl méně formální a více emotivní (důraz na pozitivní pocity)”. AI text obratem předělá do požadovaného tónu. Nebojte se zkoušet různé varianty, dokud nejste s výsledkem spokojeni.

Další trik, jak váš text oživit a vtáhnout čtenáře, je nechat si od AI navrhnout vhodné otázky. Pokud je váš text dlouhý nebo náročný, pár jednoduchých otázek vložených na správná místa dokáže udržet pozornost publika.

Požádejte ChatGPT: „Vymysli mi několik zvídavých otázek, které můžu vložit do tohoto textu pro lepší zapojení čtenáře”. AI podle obsahu navrhne otázky, které můžete v textu použít – často lehce provokativní nebo podněcující k zamyšlení. Položíte-li takové dotazy v průběhu svého článku nebo prezentace, čtenáři se cítí více vtaženi a aktivněji nad obsahem přemýšlejí.

Na závěr si ukážeme, že AI nemusí sloužit jen k seriózní práci – může to být i skvělý zdroj zábavy a kreativity. Možná jste zaznamenali internetový trend, kdy lidé komunikují celé příběhy pouze pomocí emotikonů. Vezmou známou povídku nebo film a převedou děj do tzv. emoji jazyka. Samozřejmě i tohle lze s pomocí AI udělat jedním kliknutím.

Vyzkoušel jsem to s klasickou pohádkou O Červené Karkulce. ChatGPT jsem zadal prompt, ve kterém ho žádám o překlad zadaného textu do jazyka emotikonů, které budou vyjadřovat děj. Chat následně chtěl vidět text pohádky – vložil jsem proto zkrácenou verzi Červené Karkulky. Během několika sekund AI začala generovat sekvenci emoji, která skutečně převyprávěla celý příběh.

Převeď text do jazyka emotikonů (bez textu, pouze emotikony, které vyjadřují děj). Nejdřív si prosím vyžádej text, který mi převedeš.

Následuje text nebo odkaz na text (lze použít i přílohu).

Vznikl tak obrázkový „text”, ze kterého byste překvapivě poznali, o jakou pohádku jde. Schválně – poznali byste z následující řady emotikonů, že jde o Červenou Karkulku?

Podobných hravých experimentů můžete zkusit spoustu. Nejde sice o věc, kterou byste využili denně v práci, ale krásně to ukazuje, jak flexibilní umí generativní AI být. A kdo ví – třeba právě emoji vyprávění jednou použijete pro oživení své prezentace nebo na odlehčení komunikace na sociálních sítích.

Co si z tohoto dílu odnést

Umělá inteligence není jen módní buzzword, ale praktický pomocník pro každodenní práci s texty. Dokáže vám ušetřit čas při psaní e-mailů, pomůže s překladem, zkontroluje pravopis, shrne dlouhý dokument, poradí s formulací myšlenek nebo vnese do vašeho projevu nový nápad. Zároveň platí, že nejlepší výsledky přináší kombinace AI a člověka – vaše odborné znalosti a kontrola spolu s rychlostí a kreativitou AI tvoří velmi silnou dvojici.

Dnešní díl vám ukázal 10 konkrétních způsobů využití AI při práci s textem. Který z nich vás zaujal nejvíce?Vyzkoušejte si ho a dejte nám vědět, jak se osvědčil ve vašem případě. Budeme rádi za zpětnou vazbu a další tipy v komentářích.

Srovnání AI nástrojů pro práci s textem

Doporučení na závěr

Pokud máte nápad na konkrétní téma, které by vás zajímalo, budu rád, když se mi ozvete. Seriál tvořím pro vás – a s vámi.