Na konkrétních příkladech vám budeme představovat, jak náš virtuální podnik digitalizoval obchodní procesy. Začínáme procesem SCHVALOVÁNÍ FAKTUR, na který máme samostatný modul.
Při zavedení procesu schvalování faktur jsme řešili problém, jak určovat, kdo má fakturu schvalovat, když každá je v kompetenci někoho jiného. Ve výsledku jsme našli elegantní řešení s bonusem získání přehledu nejen o fakturách, ale i konkrétních projektech. Jak jsme k tomu došli?
- Nejprve jsme si zavedli jednoduchou evidenci projektů. Každý projekt má své číslo, managera a limit pro schvalování konkrétním manažerem (u nás se liší dle projektu). Jelikož projekty už jsme měli evidované v účetnictví, nastavili jsme si se SmartFP synchronizaci a tudíž do SmartFP nic nepřepisujeme. Paní účetní zavede číslo projektu v účetnictví a nám to automaticky vyskočí v nabídce projektů ve SmartFP. Žádné zapisování na dvou místech.
- Faktury už k nám chodí výhradně emailem. Z něj jsou vyzvednuty automatem a založeny do SmartFP. Přes QR kód, ISDOC (elektronické info o faktuře) jsou data z faktury rovnou automaticky zapsány do políček ve SmartFP a samotná faktura je vložena do přílohy. Žádné přeťukávání údajů z faktury do systému, vše se děje „samo“.
- Pokud dodavatel uvede na faktuře správně projekt, ještě stále pokračuje automatický proces a první lidský zásah je nutný až od manažera, který fakturu schvaluje. Pokud tento údaj na faktuře chybí, nastupuje naše asistentka, která projekt doplní.
- Manažer faktury sám schvaluje nebo si přizve někoho dalšího, kdo se k faktuře vyjádří. U nás máme nastaveno, že pokud se jedná o větší sumu peněz, schvaluje fakturu i ředitel firmy.
- Po odsouhlasení faktury se vše automaticky přenáší k paní účetní přímo do účetního systému. Opět žádné přepisování!
Pokud je v účetnictví faktura označena za zaplacenou, automaticky se tato informace propíše i do SmartFP. Manažer projektu stále vidí aktuální stav. Žádné volání do účtárny s dotazy, zda-li už byla faktura zaplacena.
A co víc? Již jsme implementovali AI pro čtení faktur, které jsme dosud přes QR nebo ISDOC nepoznali. Zatím se zdá, že jí to jde docela dobře. 