Bezpečná digitální schránka důvěry není jen výhodou, ale i zákonnou povinností pro určité právnické osoby nebo subjekty. V souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů (whistleblowerů) musí firmy zajistit interní oznamovací systém pro bezpečné a důvěrné podávání podnětů.
Modul Schránka důvěry od SmartFP nabízí firmám nástroj, který splňuje legislativní požadavky, chrání oznamovatele, vede celý proces krok za krokem a zároveň podporuje otevřenou firemní kulturu.
Co vám článek přiblíží:
Co je schránka důvěry a whistleblowing
Whistleblowing znamená, že někdo uvnitř organizace upozorní na protiprávní, neetické nebo nebezpečné jednání – typicky v oblasti financí, bezpečnosti, ochrany zdraví, životního prostředí nebo nakládání s veřejnými prostředky. Cílem je problém včas zachytit, než způsobí velké škody firmě, lidem nebo veřejnému zájmu.
Schránka důvěry je interní komunikační kanál, přes který můžou zaměstnanci (a často i další osoby – dodavatelé, stážisti, dobrovolníci) bezpečně a někdy i anonymně nahlásit problém – typicky podezření na porušení zákona, interních pravidel nebo etiky ve firmě. V moderním pojetí je to většinou součást tzv. vnitřního oznamovacího systému podle zákona o ochraně oznamovatelů (whistleblowerů).
Zákon o ochraně oznamovatelů
V ČR platí zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, který vyžaduje, aby určité subjekty měly interní oznamovací systém – tedy přesně to, co v praxi představuje schránka důvěry.
Zákon zároveň stanovuje:
- lhůty (např. potvrzení přijetí oznámení do 7 dnů, informování o výsledku do 30 dnů),
- povinnost chránit oznamovatele před odvetnými kroky,
- požadavek, aby systém umožňoval písemná i ústní oznámení a řízené zpracování.
Interní oznamovací systém musí mít mimo jiné:
- všechny firmy s 50 a více zaměstnanci,
- některé subjekty bez ohledu na velikost (např. banky, pojišťovny, vybrané regulované instituce),
- široké spektrum veřejných institucí (např. úřady, školy apod).
Jaké jsou typické problémy na pracovišti bez Schránky důvěry
Pokud firma nemá implementovanou Schránku důvěry a vůbec neřeší whistleblowing, často se setkává s těmito problémy:
- Oznámení se ztrácejí – podněty přicházejí na soukromé e-maily nebo „mezi dveřmi“, což vede k nejasnostem v evidenci a porušování ochrany osobních údajů.
- Zaměstnanci nevěří v anonymitu – papírová schránka na chodbě nebo „napsat šéfovi“ rozhodně nepůsobí jako bezpečný kanál. Výsledkem je raději mlčet,
- Není jasný proces, kdo co řeší – oznámení se předávají ad hoc a není jasné, kdo je „příslušná osoba“, v jakém kroku je případ, ani jaké lhůty platí,
- Riziko nesplnění zákona – bez řádného interního oznamovacího systému hrozí, že firma nebude schopná prokázat, že zákon naplňuje – a vystavuje se riziku sankcí,
- Chaos v evidenci a reportingu – sledování podnětů a jejich správné vyřízení je složité a neefektivní,
- Poškození reputace a firemní kultury – nevyřešené problémy mohou uniknout ven, což poškozuje důvěru zaměstnanců i veřejnosti.
Bez digitalizované Schránky důvěry se zvyšuje riziko právních a reputačních problémů, oznamovatelé ztrácejí důvěru v ochranu a vedení ztrácí přehled o skutečném dění ve firmě.
Jak schránku důvěry řešíme ve SmartFP
Schránka důvěry pomáhá splnit požadavky zákona o ochraně oznamovatelů, zajišťuje skutečnou anonymitu a důvěru zaměstnanců, nabízí jasný workflow s přehledem odpovědností a historií pro audit, snižuje administrativu díky automatizaci termínů a notifikací, posiluje otevřenou a etickou firemní kulturu a jako součást širší platformy SmartFP nepředstavuje další izolovanou aplikaci, ale přirozeně zapadá do vašich firemních procesů.
Fungování schránky důvěry ve SmartFP:
- Jednotný formulář pro oznámení – oznámení lze podat anonymně nebo pod jménem,
- Bezpečné uložení a šifrování – modul podporuje bezpečné nakládání s daty, aby byla oznámení chráněna před neoprávněným přístupem,
- Kategorizace a řízený proces – podněty lze třídit (např. šikana, porušení předpisů, BOZP, finanční nesrovnalosti…) a přidělovat kompetentním osobám. Systém průběžně hlídá stav vyřízení i termíny,
- Možnost personalizace formuláře a hlavní stránky – umožňuje firmám přizpůsobit nástroj podle vlastních potřeb a firemní kultury,
- Napojení na další moduly a reporting – v rámci platformy SmartFP můžete kombinovat schránku důvěry s dalšími HR a administrativními moduly (Evidence zaměstnanců, Dokumenty, Organizační struktura, Helpdesk…), což zjednodušuje práci a reporting vedení.
Modul Schránka důvěry ve SmartFP umožňuje bezpečné, anonymní a plně zdokumentované podávání podnětů v souladu s legislativou. Stejně jako HelpDesk přináší pořádek, přehled a posiluje firemní kulturu i ochranu zaměstnanců a celé organizace.
Pokud chcete zjistit, jak může Schránka důvěry zjednodušit vaše interní procesy a zvýšit transparentnost, požádejte si o demo. Rádi vám ukážeme, jak může SmartFP fungovat přímo ve vašem prostředí.
Máte o tento modul zájem?
Kontaktujte nás telefonicky, emailem nebo si požádejte o ukázku tohoto modulu níže a naši specialisté se vám ozvou.
Další moduly SmartFP pro efektivní správu firemních procesů
Na platformě SmartFP řešíme širokou škálu firemních procesů, které vám ušetří čas a zjednoduší administrativu.
Schránka důvěry je jedním z našich klíčových nástrojů, který poskytuje bezpečný a anonymní kanál pro podněty. Tento nástroj je součástí širší platformy, která zahrnuje například moduly jako Evidenci zaměstnanců, HelpDesk nebo Cestovní příkazy. I když Schránka důvěry funguje samostatně, její propojení s těmito moduly umožňuje efektivnější správu firemních procesů, díky čemuž máte všechna data na jednom místě. Tento integrovaný přístup zajišťuje lepší přehled, snižuje administrativní chyby a zajišťuje, že všechny podněty jsou správně řízené a vyřízené v souladu s legislativou.
Nejnovější články
Pod tímto článkem najdete naše nejnovější aktuality a články, které se zaměřují na novinky, vylepšení a praktické tipy k produktům SmartFP. Prozkoumejte, co je nového, a buďte v obraze o našich inovacích!
Zjednodušte cestovní příkazy: online, automatizovaně a bez chyb
HelpDesk pro efektivní řízení požadavků v týmu