Digitalizací k rychlejšímu zpracování HR agendy

Vedení agendy nastupujících zaměstnanců patří mezi časově náročnější procesy v HR. Vyžaduje shromáždění mnoho údajů o zaměstnanci a přípravu dokumentů, seznámení nejen s interními předpisy, koordinaci s mzdovou účtárnou a hromady dalších aktivit, které musí být kompletní.

Modul Evidence zaměstnanců v platformě SmartFP nabízí praktický a přehledný způsob, jak zvládnout veškerou personální administrativu na jednom místě. Umožní jednoduše udržovat aktuální údaje o zaměstnancích, spravovat HR dokumenty a mít jasno v tom, co je hotové a co ještě čeká na doplnění. Současně výrazně usnadňuje komunikaci mezi HR a mzdovou účtárnou.

SmartFP se dokáže připojit k účetním systémům, jako je Pohoda, Helios a další. Taktéž umí automaticky vytvářet potřebné dokumenty a na jedno kliknutí je odeslat příslušným osobám a následně zajistit jejich elektronické podepsání. Díky digitalizaci se tak snižuje množství manuální práce a HR získává více prostoru na práci s lidmi, ne s papíry.

Hned na začátku nástupu musí HR získat od zaměstnance řadu údajů, které obvykle chodí z různých zdrojů: e-maily, přílohy, různé verze dokumentů nebo neúplné formuláře. To zvyšuje chybovost a zdržuje další zpracování. SmartFP tento krok výrazně zjednodušuje: HR jen zadá základní údaje a systém automaticky odešle nově nastupujícímu kolegovi výzvu k vyplnění elektronického vstupního dotazníku. Zaměstnanec vše vyplní online na jednom místě, nic se nepřepisuje a HR má k dispozici přesná a kompletní data připravená k dalšímu použití.

Dotazník poskytne HR kompletní administrativní podklady potřebné k zahájení nástupu.

Manuální příprava pracovních smluv, dohod, protokolů nebo BOZP materiálů patří k nejrutinnějším úkolům HR. U každého zaměstnance je potřeba znovu doplňovat údaje, kontrolovat správnost a předávat dokumenty dál. SmartFP většinu této administrativy převezme za vás. Po založení karty zaměstnance systém využije data z dotazníku a během několika vteřin připraví potřebné dokumenty jednotně, přesně a bez ručního přepisování. HR tak nemusí řešit opakované administrativní kroky a může se věnovat důležitějším úkolům.

Když HR získá z elektronického vstupního dotazníku všechny potřebné administrativní údaje a v systému je vytvořena karta zaměstnance, je čas zpřístupnit dokumenty, se kterými se musí nový kolega seznámit. Ty mohou být připravené dopředu, nebo se generují postupně podle toho, jak máte proces nástupu nastaven.

SmartFP umožňuje nově nastupujícímu pracovníkovi projít všechny potřebné materiály online, a to od interních směrnic přes BOZP a PO až po pracovní náplň či předávací protokoly. Zaměstnanec dokumenty otevře přímo v systému a jedním kliknutím potvrdí jejich převzetí nebo přečtení. Zároveň mu jsou kdykoliv zpětně k dispozici.

Tuto část procesu zajišťuje modul Seznámení zaměstnance s dokumenty, který přehledně ukazuje, co už zaměstnanec splnil a co ho ještě čeká. HR má díky tomu jasný přehled bez papírových seznamů, ztracených listin nebo neúplných záznamů.

Elektronické podepisování ve SmartFP umožňuje uzavírat všechny HR a firemní dokumenty přímo v digitální podobě. Smlouvy, dodatky, Prohlášení poplatníka nebo BOZP materiály lze potvrdit přes ověřené služby, jako jsou Signi, eSigno nebo Identity občana, a to odkudkoli a bez nutnosti tisknout či skenovat.

Podepsané dokumenty se automaticky ukládají ke kartě zaměstnance, kde jsou okamžitě dostupné pro HR i mzdovou účetní. Přístup je řízen uživatelskými právy, takže mzdová účetní nebo další role vidí jen ty dokumenty a údaje, které skutečně potřebují. V kartě zaměstnance lze detailně nastavit, kdo uvidí konkrétní dokumenty i jednotlivá políčka s osobními údaji. Celý proces je díky tomu rychlý, přehledný a firma může pracovat s dokumenty plně online, bez zbytečné administrativy a bez rizika, že se k citlivým informacím dostane nepověřená osoba.