Digitalizace zajišťuje, že se tyto údaje mezi HR a mzdovou účtárnou předávají automaticky, bez ručního přepisování a zbytečných prodlev. Obě strany tak pracují s jedním zdrojem pravdy, což výrazně zpřesňuje celý proces a eliminuje chyby.
HR a mzdová účtárna jako jeden tým
Když HR posílá údaje e-mailem a mzdová účtárna je ručně přepisuje, chyby jsou prakticky nevyhnutelné. Sdílený systém SmartFP, kde jsou všechny informace na jednom místě, dokáže těmto problémům zcela předejít.
Přístupy do systému jsou řízeny uživatelskými právy. Mzdová účetní nebo další role vidí jen ty dokumenty a údaje, které opravdu potřebují. U každé karty zaměstnance lze přesně nastavit, kdo uvidí konkrétní dokumenty nebo jednotlivá políčka s osobními údaji. Firma tak může pracovat plně online a bez rizika, že se k citlivým informacím dostane někdo nepovolaný.
Pokud používáte vlastní mzdový software (např. Pohodu nebo Helios), není to překážka. SmartFP se na něj umí napojit. HR zadává informace jen jednou a mzdová účtárna si je automaticky načte do aplikace, ve které mzdy zpracovává.
Digitální růžovka – malá změna, která šetří hodiny práce
Růžovka se nepodepisuje jen při nástupu. Zaměstnanci ji musí každoročně znovu potvrzovat, obvykle na začátku roku nebo při změně životní situace, která má vliv na daňové nároky.
Co se zjednoduší, když je růžovka digitální?
- zaměstnanec formulář vyplní online bez chyb a neúplných údajů,
- část údajů se předvyplní automaticky podle osobní karty,
- podpis proběhne elektronicky, bez tisku a skenování,
- dokument se uloží rovnou ke kartě zaměstnance,
- mzdová účtárna má ihned k dispozici aktuální verzi,
- HR vidí, kdo podepsal a kdo ještě ne.
Reálná úspora času
Z interní analýzy vyplývá, že elektronické podání a podepsání růžovky ušetří 3 – 5 minut na každého zaměstnance.
- firmy s 50 zaměstnanci: úspora zhruba 3 hodin,
- firmy se 150 zaměstnanci: úspora 10 – 12 hodin,
- firmy s 300 zaměstnanci: úspora až 25 hodin ročně.
A to jen na jednom jediném dokumentu, který se opakuje každý rok.
Elektronická „růžovka“ je díky současným legislativním úpravám plnohodnotná a právně platná. Díky elektronickému podepisování odpadá tisk, skenování i fyzické doručování papírů. Firmy tím šetří čas, snižují chybovost a mají jistotu, že všechny údaje jsou zpracované správně a v souladu se zákonem.
Podívejte se na videoprůvodce, který krok za krokem ukazuje, jak lze Prohlášení poplatníka pohodlně podat přímo v systému SmartFP: rychle, bezpečně a bez papírování.