Lotus Notes (dnes HCL Notes) byl svého času revoluční nástroj. Firmy oceňovaly, že v jednom systému mohly spravovat e-mail, databáze i automatizaci procesů. Jenže jak se svět IT posunul, Lotus Notes začal spíše brzdit než pomáhat.
Pokud i vaše firma stále běží na Notes, možná už jste si sami všimli, že:
- Údržba systému je náročná a drahá – jak z hlediska administrace, tak licencí.
- Integrace s ostatními nástroji je omezená, a každé napojení je malý projekt.
- Mobilní podpora kulhá, což je problém, když lidé chtějí pracovat odkudkoli.
- Vývoj nových aplikací je složitý – často naráží na potřebu specifických znalostí (LotusScript, Java).
To vše se podepisuje na produktivitě i na tom, jak pružně můžete reagovat na změny.
Jak z toho ven?
Stále více firem hledá alternativu, která by umožnila:
- rychle přizpůsobit systém aktuálním potřebám,
- snadno integrovat nové nástroje,
- a zároveň nezatěžovala IT tým složitým vývojem.
Jedním z možných řešení je přechod na low-code platformu SmartFP – tedy systém, který umožňuje nastavovat workflow, formuláře nebo schvalování bez nutnosti složitého programování.
Pokud jste si aspoň na některé body odpověděli ano, pak je na čase e-maily, telefony a tabulky vyměnit za přehledný helpdeskový systém.
V čem je moderní platforma SmartFP jiná?
Při hledání náhrady za Lotus Notes se většina firem dívá po řešení, které je flexibilní, snadno nastavitelné a zároveň zvládne pokrýt klíčové firemní procesy bez nutnosti zdlouhavého vývoje. A právě tady se ukazuje síla low-code platforem, jako je SmartFP.
Co firmy nejčastěji oceňují?
- Jednoduchou konfiguraci bez programování – formuláře, přehledy nebo schvalovací procesy si může upravovat přímo uživatel, bez nutnosti vývoje.
- Moderní vzhled a mobilní přístup – systém funguje plynule na počítači, tabletu i mobilu (iOS/Android).
- Snadné napojení na další nástroje – SmartFP si rozumí s Microsoft 365, Google Workspace, ERP, CRM a dalšími systémy.
- Automatizaci a chytré funkce – od zpracování faktur, přes workflow, až po analýzu dokumentů pomocí AI.
- Vestavěné přehledy a reporting – vždy víte, co se děje, bez nutnosti exportů do Excelu.
- Nižší náklady na správu – odpadá potřeba složité údržby nebo drahé infrastruktury.
Jak takový přechod může vypadat?
V praxi to není skok do neznáma. U firem, které se rozhodly Notes opustit, se nejčastěji postupuje takto:
- Systém se dál rozvíjí, podle toho, jak roste firma nebo její potřeby.
- Zmapují se současné procesy – co dnes v Notes běží a co opravdu potřebujete.
- Data se bezpečně migrují – bez výpadků a bezbolestně.
- Nastaví se nové prostředí – často tak, aby bylo jednodušší a přehlednější než to původní.
- Zaměstnanci se zaškolí – ideálně na intuitivní rozhraní, které zvládne i netechnik.
Reálná zkušenost: Co se změnilo ve VGD Technologies
Společnost VGD Technologies řešila problémy s fakturací a evidencí pracovní doby. Po zavedení SmartFP se zpřesnila evidence práce – počet zaznamenaných hodin vzrostl o 45 % a fakturace o 20 %, jelikož systém eliminoval ztráty za opomenuté či chybějící záznamy.
Získali také lepší přehled o objednávkách a smlouvách, což vedlo k větší přesnosti a optimalizaci cash flow. A to vše bez potřeby složitého programování. Aktuálně v platformě SmartFP používají moduly:
✔ Evidence smluv
✔ Výkazy práce
✔ Automatizace fakturace
✔ Helpdesk
Shrnutí: Na co se zaměřit při hledání alternativy k Lotus Notes?
Nejde o to „přestat používat Lotus Notes“, ale o to uvolnit si ruce pro budoucnost. Když systém přestává podporovat váš růst, je možná čas začít přemýšlet o změně.
Pokud se o tom chcete pobavit nebo hledáte inspiraci, jak takový přechod zvládnout, rádi vám řešení SmartFP představíme.