Funkce a dokumenty pro onboarding v jednom systému
Od sběru údajů přes evidenci až po dokumenty, směrnice a školení, vše je navázané na zaměstnance a dohledatelné.
výhody
Osobní dotazník před nástupem
SmartFP umožní sbírat údaje od zaměstnance ještě před nástupem. HR získá čistá data, která pak rovnou navazují na evidenci a dokumenty, bez chaosu v e-mailech.
Vyplnění před nástupem – zaměstnanec doplní údaje online ještě před prvním dnem.
Upozornění pro HR – HR dostane notifikaci, že dotazník je vyplněný a čeká na kontrolu.
Kontrola a potvrzení – HR údaje zkontroluje a potvrdí, aby byla evidence správně.
Souhlasy a komunikace – zaměstnanec může jednoduše udělit souhlas s elektronickou komunikací (a kdykoliv jej odvolat).
Výstup do PDF – z vyplněných údajů lze vytvořit přehledné PDF (např. pro archivaci nebo navazující dokumenty).
výhody
Evidence zaměstnanců
Vše o zaměstnanci máte na jednom místě, údaje, přílohy, důležité události i navázané dokumenty. A když se něco změní, SmartFP uchová historii.
- údaje, přílohy, dokumenty, soubory
- benefity, lékařské prohlídky, rodičovská/mateřská
- historie změn a časová osa (kdo co kdy upravil)
výhody
Šablony dokumentů a automatické generování PDF
Připravíte si šablony a SmartFP z nich vytváří konkrétní dokumenty pro zaměstnance. Díky tomu máte jednotný výstup, méně chyb a rychlejší administrativu.
Knihovna šablon – připravené šablony (smlouvy, dodatky, předávací dokumenty…).
Generování dokumentů – systém vygeneruje dokument z údajů v evidenci.
PDF výstup – dokument vzniká rovnou jako PDF pro odeslání nebo archivaci.
Jednotný formát – dokumentace vypadá konzistentně napříč firmou.
Uložení k zaměstnanci – vše je automaticky navázané na konkrétní osobu.
výhody
Průvodce složitými dokumenty
Některé dokumenty jsou složité a často končí dotazy na účetní nebo mzdovou agendu. SmartFP má průvodce, který vede krok za krokem a velkou část údajů předvyplní z evidence.
Krok za krokem – průvodce vysvětlí, co kam patří a hlídá, aby nic nechybělo.
Předvyplnění z evidence – data se doplní automaticky, minimum ruční práce.
Méně chyb a oprav – omezení překlepů a neúplných formulářů.
Typické dokumenty – prohlášení poplatníka daně, roční zúčtování, mzdový výměr.
Jasný výstup – výsledkem je správně vyplněný dokument připravený k archivaci/podpisu.
výhody
Elektronické podepisování
Podepisování není samostatná “bokovka”. Ve SmartFP je součástí procesu – dokument odešlete k podpisu a podepsané PDF se automaticky vrátí do evidence zaměstnance.
Podpis navázaný na dokument – přesně víte, co kdo podepsal a kdy.
Podepsané PDF v evidenci – dokument se uloží přímo ke konkrétnímu zaměstnanci.
Podpora více služeb – napojení dle vašich preferencí (Signi, eSigno, DigiSign, InSign, Identita občana, Sefira…).
Souhlas s elektronickou komunikací – jednoduché udělení i možnost odvolání.
Auditní stopa – dohledatelná historie kroků v procesu podpisu.
výhody
Směrnice (BOZP, interní pravidla)
HR zveřejní dokument, určí komu platí a SmartFP hlídá, kdo se seznámil. Výsledek je dohledatelný a připravený pro interní kontrolu i audit.
- Publikace dokumentu – HR vloží směrnici/BOZP a vybere okruh zaměstnanců.
- Notifikace e-mailem – zaměstnanci automaticky dostanou informaci, že je čeká seznámení.
- Potvrzení / checkbox / podpis – dle typu dokumentu nastavíte, co má zaměstnanec udělat.
- Prokazatelnost – jasně vidíte, kdo četl, potvrdil nebo podepsal.
- Upomínky – těm, kteří nesplnili, lze poslat automatické nebo ruční připomenutí.
výhody
E-learning a testy
Zaškolení nováčků nemusí být “někde v prezentaci”. V SmartFP vytvoříte kapitoly, obsah i testy a máte jistotu, že onboarding školení proběhlo.
Kapitoly a obsah – jednoduché členění, které zvládne spravovat HR.
Testy a ověření – možnost ověřit pochopení (dle potřeby).
Vlastní obsah – HR může vložit texty, odkazy a klidně i HTML obsah.
Přehled splnění – kdo absolvoval, kdo ne, a kde se zasekl.
Ideální při opakovaných nástupech – standardizace zaškolení napříč firmou.
SmartFP se naučíte používat za pár minut
Systém si přizpůsobíte tak, aby se dobře používal každému. Účetním, recepčním i šéfům. Na počítači i v mobilní aplikaci. Stačí pár údajů níže. Ozveme se a navrhneme termín ukázky, zdarma a bez závazků.
FAQ
Vaše nejčastější otázky
Hledáte odpovědi na své otázky nebo potřebujete pomoc s naším systémem? Připravili jsme pro vás přehled nejčastějších dotazů, kde najdete užitečné informace a řešení běžných problémů. Pokud Vám není cokoli jasné? Zašlete nám dotaz.
Co je onboarding a co všechno ve SmartFP zahrnuje?
Onboarding je proces nástupu zaměstnance od sběru údajů až po hotové dokumenty a zaškolení. Ve SmartFP jde typicky o dotazník před nástupem, evidenci zaměstnance, zaměstnanecké dokumenty, seznámení se směrnicemi/BOZP, e-learning a elektronické podepisování.
Může zaměstnanec vyplnit údaje ještě před nástupem?
Ano. Zaměstnanec vyplní osobní dotazník online ještě před prvním dnem. HR dostane upozornění, údaje zkontroluje a potvrdí – a teprve pak se data použijí dál v procesu.
Umí SmartFP automatické upomínky a notifikace?
Ano. Upozornění může chodit HR při vyplnění dotazníku, zaměstnanci při novém dokumentu ke seznámení nebo při přiřazení školení. Upomínky lze nastavit tak, aby se onboarding nezasekával.
Jak fungují role a oprávnění (HR / manažer / zaměstnanec)?
Každé roli nastavíte, co může vidět a co může dělat. HR má kontrolu a přehled, manažer může schvalovat nebo potvrzovat kroky/checklist, zaměstnanec vyplňuje údaje, seznamuje se s dokumenty, podepisuje a absolvuje školení.
Nahrazuje SmartFP mzdový nebo účetní systém?
Ne. SmartFP řeší onboarding, evidenci a dokumenty. Mzdy a účetnictví nenahrazujeme, naopak umožňujeme napojení a předávání dat do vašich systémů.
Jak zajistíte, že se zaměstnanec seznámil se směrnicí/BOZP prokazatelně?
SmartFP eviduje stav seznámení: přečteno, potvrzeno a případně podepsáno (dle nastavení). HR má přehled splnění a může poslat upomínku těm, kteří krok nedokončili.
Lze onboarding přizpůsobit našemu internímu procesu?
Ano. SmartFP je modulární platforma, workflow kroků, role, formuláře, šablony dokumentů i notifikace se dají poskládat podle toho, jak onboarding funguje u vás.
Co všechno jde v evidenci zaměstnance sledovat?
Kromě základních údajů můžete evidovat dokumenty a přílohy, benefity, lékařské prohlídky, rodičovskou/mateřskou a další interní informace. Součástí je historie změn a časová osa.