objednávky
Jak fungují objednávky?
Modul Objednávky je součástí platformy SmartFP. Přístup k objednávkám je řízen nastavením práv uživatelů, které může vycházet ze skupiny uživatele nebo přímého nastavení u uživatele.
Samozřejmostí je možnost synchronizace uživatelů (Microsoft AD, Google) a jejich přihlašování pomocí SSO. Platformu lze libovolně rozšiřovat o další moduly nebo používat pouze modul Objednávky.
objednávky
1. Vytvoření požadavku
V modulu Objednávky na platformě SmartFP můžete snadno vytvořit požadavek na nákup. Přidáte dodavatele, položky k objednání, zvolíte typ nákupního požadavku a vyberete středisko (nebo jiný organizační prvek).
Nákupní požadavek poté odešlete ke schválení, což je základ pro automatizaci objednávek a elektronické schvalování objednávek.
Generování poptávek
Pokud nemáte předvybraného dodavatele, můžete v systému vygenerovat PDF poptávku a zaslat ji dodavatelům.
objednávky
2. Schvalovací proces
Nákupní požadavek prochází automatizovaným schvalovacím procesem dle vaší organizační struktury a nastavení schvalovacího workflow. Dotčení uživatelé dostávají notifikace (v systému, e-mailem nebo SMS).
Proces schvalování může být jednoduchý nebo složitější, řízený například finančním objemem požadavku, střediskem nebo typem objednávky (např. elektronika, náhradní díly).
Předschválení dodavatelé
v systému můžete nastavit skupinu dodavatelů u kterých máte rámcovou objednávku. Lze takto zjednodušit proces schvalování.
Podpis objednávek
Náš systém umožňuje integraci s podepisovacími nástroji (např. eSigno, Signi) pro případy, kdy je nutný podpis nadřízeného nebo dodavatele.
Příklad
Požadavky do 50 000 Kč bez DPH na nákup spotřebního hardwaru schvaluje nejprve nadřízený a poté vedoucí IT. Po schválení můžete objednat.
objednávky
3. Objednání
Jakmile je požadavek schválen, objednatel nebo nákupčí dostane notifikaci. Systém vygeneruje PDF objednávky a může rovnou objednat u předvybraného dodavatele pomocí e-mailu, ve kterém dodavatel potvrdí souhlas s objednávkou.
Alternativně může uživatel stáhnout PDF objednávky a sám ji odeslat na vybraného dodavatele. Tímto způsobem zajišťujeme efektivní workflow objednávek.
Faktury: Modul objednávek lze propojit s modulem Schvalování faktur, kde lze k dodané objednávce přiřadit fakturu dodavatele. To může ulehčit schvalovací proces faktur nebo poskytnout komplexní evidenci historie.
objednávky
Dodání
Po dodání předmětu objednávky odpovědná osoba v systému potvrdí převzetí zboží. Vše je evidováno v auditní stopě, což přispívá k lepší kontrole nákupních procesů.
Postupné dodávky: Pokud objednáváte zboží dodávané po částech (např. cisterna s PHM), můžete nastavit objem v objednávce a postupně přidávat dodávky. V přehledu uvidíte postupné dodávky.
objednávky
Reporty
Nad objednávkami a poptávkami můžete stavět reporty podle nastavení práv. Reporty mohou být omezeny na střediska, uživatele, dodavatele, čas apod. Poskytují rychlý přehled o nákupech u vybraného dodavatele nebo nákupech jednotlivých středisek.
Reporty můžeme vytvořit na míru dle vašich požadavků. Tímto způsobem podporujeme digitalizaci procesů a úsporu času a nákladů
Integrace
Platformu SmartFP můžeme propojit s vaším účetním softwarem nebo ERP pomocí API nebo přímého zápisu do databáze. Schválené objednávky pak můžeme synchronizovat a zajistit tak aktuálnost dat v jednom centrálním systému.
usnadněte si práci
Chcete si modul vyzkoušet?
Chcete si vyzkoušet, jak modul funguje v praxi? Rádi vám připravíme plně funkční ukázku modulu, kterou vám zašleme na email společně s personalizovanou nabídkou.