Onboarding-Prozess gemäß Ihrem Arbeitsablauf
Jedes Unternehmen hat einen etwas anderen Onboarding-Prozess für seine Mitarbeiter. SmartFP ist eine modulare Plattform. Wir stellen Schritte, Rollen, Benachrichtigungen und Dokumente zusammen, die zu Ihren internen Richtlinien passen.
Drei Phasen des Onboarding
Phase 1
Vor dem Ausbruch
Fragebogen vor der Einreise
Die Personalabteilung legt den Kandidaten im System an, füllt die Basisdaten aus und schickt ihm einen persönlichen Fragebogen.
HR schickt einen persönlichen Fragebogen
Der Kandidat erhält per E-Mail einen Link, füllt den Fragebogen aus und schickt ihn zurück.
HR-Prüfung und Bestätigung
Die Personalabteilung erhält die Benachrichtigung, prüft die Daten und bestätigt den Fragebogen oder schickt ihn zum Ausfüllen zurück.
Phase 2
Dokumente und Beweise
Datensätze für Mitarbeiter
Anhand des genehmigten Fragebogens kann die Personalabteilung mit einem Klick ein Benutzerkonto für den Mitarbeiter erstellen.
Automatische Dokumente
Das System bereitet die Dokumente automatisch entsprechend den festgelegten Bedingungen (z.B. Position oder Art des Auftrags) vor.
PDF-Dokumente zum Unterschreiben
Die Personalabteilung versendet Dokumente zur elektronischen Unterschrift mit wenigen Klicks.
Phase 3
Einarbeitung und Schulung
Richtlinie/BOZP: Bestätigung/Unterschrift
Nach der ersten Anmeldung macht sich der Mitarbeiter mit den Richtlinien/BOZP oder dem E-Learning vertraut und die Personalabteilung hat einen Überblick über die erledigten Aufgaben.
REST API
Dank der REST-API können die Daten von SmartFP nahtlos in andere Unternehmenssysteme einfließen.
Wer macht was: HR, Manager, Mitarbeiter
Beim Onboarding geht es nicht nur um das Formular. Es geht um einen Arbeitsablauf, bei dem jeder weiß, was er zu tun hat, und die Personalabteilung Einblick in den Status, die Zuständigkeiten und die Fristen hat.
HR (Kontrolle und Überblick)
richtet den Prozess ein, prüft die Daten, sieht den Status der Ausführung und kann Erinnerungen senden.
Manager (Beteiligung an Schritten)
kann ausgewählte Teile genehmigen, die Checkliste bestätigen oder die Verantwortung für bestimmte Onboarding-Schritte übernehmen.
Mitarbeiter (Ausführung der Schritte)
füllt Daten aus, macht sich mit den Richtlinien vertraut, unterzeichnet Dokumente und erhält Schulungen.
Berechtigungen wie erforderlich
Sie legen fest, was jede Rolle sehen und ändern kann, um den Prozess sicher und transparent zu machen.
Wir passen das Onboarding an Ihren Prozess an
Der Onboarding-Prozess eines jeden Unternehmens ist ein wenig anders. SmartFP ist eine modulare Plattform, die Fragebögen, Dokumente, Richtlinien und Schulungen in einem Arbeitsablauf zusammenfasst, der genau auf Ihre internen Schritte und Rollen abgestimmt ist.
Onboarding = Daten + Dokumente + Schulung + Unterschriften (in einem Prozess)
Zeit sparen
Benachrichtigungen, Erinnerungen und Checklisten
Der zeitaufwändigste Teil ist nicht das Onboarding selbst, sondern das Verfolgen und Erinnern. SmartFP automatisiert die Kommunikation und behält den Überblick darüber, was getan und was noch nicht getan wurde.
Was wird automatisiert:
- Benachrichtigung der Personalabteilung – sobald der Mitarbeiter den Fragebogen ausgefüllt hat, erhält die Personalabteilung eine Benachrichtigung und kann den nächsten Schritt einleiten.
- Automatische Erinnerungen – das System erinnert Sie an nicht erfüllte Richtlinien oder unvollständige Kurse.
- Checkliste der Onboarding-Schritte – Sie unterteilen das Onboarding in bestimmte Schritte und SmartFP überwacht deren Abschluss.
- Weniger E-Mails und Pings – weniger manuelle Erinnerungen, mehr Übersicht in einem System.
Lernen Sie in wenigen Minuten, wie Sie SmartFP verwenden
Sie können das System so anpassen, dass es für jeden leicht zu bedienen ist. Buchhalter, Empfangsdamen und Chefs. Auf dem Computer und in der mobilen App. Nur ein paar Angaben unten. Wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen einen Termin für eine kostenlose und unverbindliche Vorführung vorschlagen.
FAQ
Ihre häufigsten Fragen
Sie suchen Antworten auf Ihre Fragen oder brauchen Hilfe mit unserem System? Wir haben eine Liste mit häufig gestellten Fragen zusammengestellt, in der Sie nützliche Informationen und Lösungen für häufige Probleme finden. Wenn Ihnen etwas nicht klar ist? Schicken Sie uns eine Frage.
Was ist Onboarding und was beinhaltet es in SmartFP?
Onboarding ist der Prozess der Eingliederung eines Mitarbeiters von der Datenerfassung bis hin zu fertigen Dokumenten und Schulungen. Bei SmartFP umfasst dies in der Regel einen Fragebogen vor der Einstellung, Mitarbeiterakten, Mitarbeiterdokumente, Einarbeitung in die Richtlinien/Richtlinien, E-Learning und E-Signierung.
Kann ein Angestellter die Details ausfüllen, bevor er eintritt?
Ja. Der Mitarbeiter füllt den persönlichen Fragebogen vor seinem ersten Arbeitstag online aus. Die Personalabteilung erhält eine Benachrichtigung, prüft und bestätigt die Daten – und erst dann werden die Daten im weiteren Verlauf des Prozesses verwendet.
Gibt es bei SmartFP automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen?
Ja. Die Personalabteilung kann benachrichtigt werden, wenn ein Fragebogen ausgefüllt wird, ein Mitarbeiter, wenn ein neues Dokument eingeführt wird oder wenn eine Schulung zugewiesen wird. Es lassen sich Erinnerungen einrichten, damit das Onboarding nicht ins Stocken gerät.
Wie funktionieren die Rollen und Berechtigungen (HR / Manager / Mitarbeiter)?
Sie legen fest, was jede Rolle sehen und tun kann. Die Personalabteilung hat die Kontrolle und Sichtbarkeit, der Manager kann Aktionen/Checklisten genehmigen oder bestätigen, der Mitarbeiter füllt Daten aus, macht sich mit Dokumenten vertraut, unterschreibt und erhält Schulungen.
Ersetzt SmartFP ein Gehaltsabrechnungs- oder Buchhaltungssystem?
Nein. SmartFP kümmert sich um das Onboarding, das Führen von Aufzeichnungen und Dokumenten. Wir ersetzen nicht die Gehaltsabrechnung und die Buchhaltung, sondern ermöglichen Ihnen die Verbindung und den Datentransfer zu Ihren Systemen.
Wie stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter nachweislich auf die Richtlinie/BOZP aufmerksam gemacht wurde?
SmartFP verfolgt den Status der Einarbeitung: gelesen, bestätigt und unterschrieben (je nach Einstellung). Die Personalabteilung verfolgt den Abschluss und kann denjenigen, die den Schritt nicht abgeschlossen haben, eine Erinnerung schicken.
Kann das Onboarding an unseren internen Prozess angepasst werden?
Ja. SmartFP ist eine modulare Plattform. Der Arbeitsablauf mit Schritten, Rollen, Formularen, Dokumentenvorlagen und Benachrichtigungen kann so gestaltet werden, wie es für Sie am besten passt.
Was kann in der Akte eines Mitarbeiters nachverfolgt werden?
Zusätzlich zu den Basisdaten können Sie Dokumente und Anhänge, Leistungen, medizinische Untersuchungen, Eltern-/Mutterschaftsdaten und andere interne Informationen erfassen. Auch eine Änderungshistorie und eine Zeitleiste sind enthalten.