Onboarding: was es ist und wie Sie das Onboarding von Mitarbeitern einrichten
Onboarding ist ein gemanagter Prozess der Eingliederung eines neuen Mitarbeiters, von dem Moment an, in dem er ein Angebot annimmt, bis zu dem Moment, in dem er sich mit dem Job, den Regeln und dem Team vertraut macht und in der Lage ist, selbstständig zu arbeiten. Bei einem gut organisierten Onboarding-Prozess geht es nicht nur um Papierkram: Es ist eine Kombination aus Verwaltung, Anpassung, Schulung und klaren Erwartungen.
Das Hauptziel von Onboarding: Die Onboarding-Zeit zu verkürzen, Fehler zu reduzieren und die Chancen zu erhöhen, dass die neue Person bleibt.
Warum Onboarding wichtig ist
- schnellere Anpassung und Leistung in den ersten Wochen
- weniger Fehler aufgrund mangelnder Kenntnis der Prozesse und Regeln
- geringere Fluktuation und bessere Erfahrungen für Neueinsteiger
- Nachweisbarkeit (OHS, Richtlinien, GDPR, Unterschriften)
Preboarding vs. Onboarding
Das Preboarding findet vor der Ankunft statt – Fragebogen, Dokumente, Einstellungen, Plan für den ersten Tag.
Die Einarbeitung erfolgt vom ersten Tag an – Schulung, Buddy-System, Ziele, Check-Ins und schrittweise Übernahme der Arbeit.
Tipp: Die meiste „Stille“ und Verwirrung entsteht zwischen der Unterzeichnung des Angebots und dem ersten Tag. Deshalb hat das Preboarding eine große Wirkung.
Wie gutes Onboarding in der Praxis aussieht
Damit das Onboarding funktioniert, muss es eine klare Struktur, Rollen und „Überwachungsschritte“ haben. Modernes Onboarding kombiniert in der Regel: Prozess Menschen und Werkzeuge.
1) Prozess (Arbeitsablauf)
- Schritte vom Fragebogen zur Schulung und Auswertung
- Benachrichtigungen und Fristen (es wird nichts verpasst)
- Dokumentvorlagen und einheitliche Versionen
2) Menschen (Rollen)
- HR = Prozess und Inhalt
- Leiter = Ziele, Zweck der Arbeit, Feedback
- IT/Verwaltung = Zugang, Ausstattung
3) Werkzeuge (Portal)
- Onboarding-Portal und Checklisten
- E-Signatur und nachweisliche Bekanntschaft
- E-Learning / Kurse / Tests
Buddy-System: Was es ist und warum es funktioniert
Das Buddy-System bedeutet, dass der Neuankömmling einen „Buddy“ aus dem Team bekommt, der ihm hilft, sich zurechtzufinden: wie man hier arbeitet, wen man kontaktieren kann, was eine ungeschriebene Regel ist, wo man Informationen findet. Ein designierter Buddy ersetzt nicht den Manager, aber er wird die Anpassung erheblich beschleunigen und Stress reduzieren.
Wie Sie das Buddy-System einrichten
- der Buddy hat klar definierte Aufgaben (erster Tag, erste Woche, erster Monat)
- hat Zeit in seinem Kalender und weiß, was von ihm erwartet wird
- hält eine Mini-Checkliste bereit: ‚Einstellungen, Team, Routinen, Kultur‘.
- Folgt dem Check-in mit dem Vorgesetzten (Buddy ≠ Leistungsbewertung)
Praxis-Tipp: Das Buddy-System funktioniert am besten, wenn es nicht zu einer „unsichtbaren Pflicht“ wird. Es hilft, wenn es Teil des Arbeitsablaufs ist und klare Schritte und Fristen hat.
30-60-90-Plan: ein schneller Rahmen für die Anpassung
Der 30-60-90-Plan hilft der Führungskraft und dem Neuling, Erwartungen und messbare Fortschritte festzulegen. Er ist keine „Tabellenkalkulation für eine Tabellenkalkulation“, sondern ein einfacher Plan, was in den ersten 3 Monaten erreicht werden soll.
0-30 Tage
- Prozess- und Teamorientierung
- Grundausbildung und Regeln
- erste kleine Aufgaben
31-60 Tage
- mehr selbständige Arbeit
- Übernahme der Verantwortung für einen Teil der Tagesordnung
- erstes Feedback und Abstimmung der Erwartungen
61-90 Tage
- stabile Leistung in der Rolle
- Raum für Verbesserungen
- Bewertung der Anpassung
Onboarding-Checkliste: Was sollte enthalten sein?
Eine praktische Checkliste, was bei der Einarbeitung am häufigsten beobachtet wird:
- Persönlicher Fragebogen und Datenüberprüfung (Preboarding)
- Dokumente: Vertrag, Zustimmungen, Vorlagen, einheitliche Versionen
- elektronische Unterzeichnung und Rückverfolgbarkeit
- Anwendungszugriff und Rolleneinstellungen
- Übergabe der Ausrüstung und der Eigentumsunterlagen
- Einarbeitung in OHS / Richtlinien / GDPR (nachweislich)
- Buddy-System (Partner) + Einführung in das Team
- 30-60-90 Zeitplan und regelmäßige Kontrollbesuche
- Onboarding-Kurse / E-Learning (wenn es Sinn macht)
Wie SmartFP beim Onboarding hilft
SmartFP macht das Onboarding zu einem kontrollierten Prozess – von einem persönlichen Fragebogen vor dem Onboarding über die Erstellung von Dokumenten und die elektronische Unterschrift bis hin zur nachweislichen Einarbeitung in die Richtlinien und dem anschließenden E-Learning.
- Workflow-Schritte gemäß dem internen Prozess des Kunden
- Benachrichtigung und Überwachung von Fristen (HR, Manager, IT, Buddy)
- Dokumentenvorlagen + Vorausfüllen von Daten (weniger Fehler)
- Prüfprotokoll: Wer hat was wann bestätigt und unterschrieben?
- Verbindung zu anderen Systemen über REST API