Was ist KeyBox und warum erleichtert sie die Übergabe von Schlüsseln, Dokumenten und Ausrüstung?
KeyBox ist eine intelligente Lösung für die sichere und nachverfolgbare Übergabe von Schlüsseln, Karten, Dokumenten oder Kleinmaterial. Sie ist besonders hilfreich dort, wo Gegenstände üblicherweise über die Rezeption, das Büro, den Pförtner oder Kollegen weitergegeben werden – und wo anschließend geklärt werden muss, wer was abgeholt, wann es zurückgegeben wurde und wo sich der betreffende Gegenstand gerade befindet.
Einfach ausgedrückt: KeyBox ersetzt Papierlisten, Telefonate und die Übergabe „von Hand zu Hand“ durch ein System mit klaren Regeln, Aufzeichnungen und einem guten Überblick.
Wofür wird die KeyBox in der Regel verwendet?
- Übergabe der Schlüssel für Dienstfahrzeuge, Büros, Lagerräume oder Technikräume
- Ausgabe und Rückgabe von Zugangskarten, Chips oder anderen Identifikationsmitteln
- Sichere Übermittlung von Dokumenten außerhalb der regulären Arbeitszeiten
- Verzeichnis der ausgeliehenen Ausrüstung, beispielsweise Werkzeuge, Geräte oder Hilfsmittel
- Entlastung der Rezeption, des Pförtnerraums oder der Verwaltung
Der Unterschied zur üblichen Übergabe
- Jede Abholung und Rückgabe wird eindeutig protokolliert
- Es ist nicht erforderlich, dass bei der Übergabe stets eine bestimmte Person anwesend ist
- Das Risiko von Schlüsselverlusten oder unklaren Zuständigkeiten wird verringert
- Die Übergabe kann auch außerhalb der Arbeitszeit erfolgen
Wann ist der Einsatz von KeyBox sinnvoll?
KeyBox ist überall dort sinnvoll, wo Schlüssel, Dokumente oder Ausrüstung wiederholt übergeben werden und eine einfache mündliche Vereinbarung nicht mehr ausreicht. Typischerweise in Unternehmen mit Dienstfahrzeugen, gemeinsam genutzten Räumlichkeiten, einer Rezeption, einem technischen Betrieb oder der Notwendigkeit, Übergaben außerhalb der regulären Arbeitszeiten durchzuführen.
KeyBox in SmartFP
In SmartFP lässt sich die KeyBox mit Prozessen, Bestandslisten und Berechtigungen verknüpfen. Den Benutzern wird klar festgelegt, was sie wann und unter welchen Bedingungen entnehmen dürfen. Gleichzeitig erhält das Unternehmen Rückverfolgbarkeit, eine Übergabehistorie sowie einen Überblick darüber, wer den jeweiligen Schlüssel, das Dokument oder die Ausrüstung bei sich hat.
Die Lösung kann an den jeweiligen Betriebsablauf angepasst werden – von einem kleinen Schlüsselkasten für Autoschlüssel bis hin zu einem größeren System aus Fächern für Dokumente, Karten oder Ausrüstung. Wichtig ist, dass es sich nicht nur um ein physisches Fach handelt, sondern um den gesamten Prozess der Übergabe, Erfassung und Kontrolle.