Auftragsfreigabe in Minuten. IT-Unternehmen beschleunigt Prozesse dank SmartFP erheblich
Verträge, Aufträge, Kundenanforderungen und Arbeitsberichte – all das steht dem IT-Unternehmen VGD Technologies dank SmartFP in einem einzigen System zur Verfügung. Dadurch konnte es viele Aktivitäten automatisieren und andere erheblich beschleunigen, zum Beispiel durch die integrierte elektronische Unterschrift.
VGD Technologies übernimmt für seine Kunden den Benutzersupport und die Verwaltung der IT-Systeme. Einige Dokumente wie Verträge und Bestellungen waren ursprünglich in Ordnern auf dem Server gespeichert, während andere in Papierform aufbewahrt wurden. Das war unorganisiert und es kam vor, dass das Unternehmen seinen Kunden die falschen Beträge in Rechnung stellte.
Dies war der wichtigste Anstoß, um die Situation zu klären. „Wir mussten unsere Dokumente in Ordnung bringen. Außerdem wachsen wir immer noch und ich wollte nicht, dass wir immer mehr Zeit mit Papierkram verbringen“. sagt Martin Brabenec, Partner bei VGD Technologies.
Sie zogen mehrere Optionen in Betracht und entschieden sich schließlich, sich an uns zu wenden. Die SmartFP-Plattform wird auch von einem der Kunden von VGD Technologies verwendet, so dass sie wussten, dass sie angepasst werden kann.
VGD Technologies profitiert von SmartFP in dreifacher Hinsicht
- 45% mehr in Rechnung gestellte Stunden durch bessere Aufzeichnungen und Verknüpfung mit Aufträgen und Verträgen.
- Die Genehmigung von Verträgen und Bestellungen dauert dank elektronischer Unterschriften nur wenige Minuten.
- Die Daten sind an einem Ort, leicht zu finden und die Agenden sind miteinander verknüpft
Das erste Modul wurde innerhalb eines Monats implementiert
Bei VGD Technologies haben wir das System innerhalb eines Monats nach unserem ersten gemeinsamen Anruf eingeführt. Ursprünglich plante das IT-Unternehmen, nur die Auftrags- und Vertragsdatensätze zu verwenden, entschied sich aber später, SmartFP mit anderen Modulen, wie dem Helpdesk, zu ergänzen.
„Im Vergleich zu anderen Anbietern hat Gappex die Besonderheit, dass es in der Lage war, das System an unsere Prozesse anzupassen. Unser vorheriger Helpdesk hat uns das zum Beispiel nicht ermöglicht“. sagt Martin Brabenec.
Seiner Meinung nach war der schwierigste Teil der gesamten Implementierung die Definition der Prozesse, die wir zur Einrichtung von SmartFP verwendet haben. „Das System kann so weit wie möglich angepasst werden, aber der Kunde muss bestimmen, wie er sich in jeder Situation verhalten soll“, erklärt Lukáš Pavlík, SmartFP-Projektleiter.
Wenn das Unternehmen über etablierte Prozesse verfügt, ist es ausreichend, diese zu beschreiben. Aber das hat bei VGD Technologies nicht ganz funktioniert. Ihre Agenden waren ursprünglich nicht miteinander verknüpft, so dass es nicht ausreichte, bestehende Prozesse zu kopieren. In der IT-Firma mussten sie zunächst festlegen, welche Prozesse sie haben wollten, sobald alles in einem System war.
Aufträge werden in Minutenschnelle genehmigt und elektronisch signiert
Zuvor hatte VGD Technologies mit Papierbestellungen gearbeitet. Auf Wunsch des Kunden druckten sie eine Tabelle mit den bestellten Artikeln aus und holten dann die Unterschriften der Vorgesetzten und des Kunden ein.
Nach der Einführung des Moduls Order Register wurde der gesamte Prozess digitalisiert. Der Mitarbeiter klickt die Bestellung im System an und gibt die erforderlichen Parameter ein, z.B.:
- ob sie monatlich oder vierteljährlich abgerechnet wird,
- in welcher Währung
- und an welche Buchhaltungszentrale des Kunden die Rechnung gestellt wird.
Sobald die Bestellung gespeichert ist, sendet SmartFP sie automatisch zur Genehmigung an den zuständigen Manager von VGD Technologies. Er oder sie wird die Bestellung dank der Verbindung von SmartFP zu Signi elektronisch unterzeichnen.
SmartFP sendet den genehmigten und unterzeichneten Auftrag automatisch an den Kunden, der ihn auf die gleiche Weise unterzeichnet. „Wir bearbeiten jetzt eine neue Bestellung innerhalb von Minuten und die elektronische Unterschrift ist auch für technisch weniger versierte Kunden einfach. Deshalb sehe ich die Umstellung auf elektronische Bestellungen als einen großen Schritt nach vorn.“ sagt Martin Brabenec.
Bestellungen sind mit dem Modul Kundendatensätze verknüpft. Es funktioniert wie ein grundlegendes CRM (Customer Relationship Management). Es listet z.B. die Kontaktpersonen des Kunden und ihre E-Mails auf, an die die Aufträge zur Unterschrift geschickt werden. Ein großer Vorteil ist, dass auch die Buchhaltungszentren des Kunden in das Modul eingegeben werden können.
Sobald der Mitarbeiter den Auftrag vorbereitet hat, erstellt er daraus automatisch einen Abnahmebericht oder ändert die Artikel manuell. Der Bericht wird dann über SmartFP zur Überprüfung und elektronischen Unterschrift an den Kunden gesendet.
Jeder Auftrag ist außerdem mit dem entsprechenden Vertrag verknüpft (Modul Vertragsregister), der die Reihenfolge der Aufträge festlegt. „Wir diskutieren mit unseren Kunden immer die Möglichkeit, zusätzliche Module zu implementieren. Wir schauen in die Zukunft und überlegen uns, welche Prozesse mit der aktuellen Situation zusammenhängen. Dann können wir vorschlagen, welches zusätzliche Modul für das Unternehmen nützlich sein könnte, wie in diesem Fall das Vertragsregister, das mit dem Auftragsregister verbunden ist.“ beschreibt Lukáš Pavlík.
Beendigung der manuellen Transkription von Anfragen von Kunden
Zuvor hatte VGD Technologies eine andere Helpdesk-Software verwendet. Die Lizenz lief jedoch aus und das Unternehmen beschloss, sie nicht mehr zu verlängern. Stattdessen wechselte das Unternehmen zum Helpdesk in SmartFP.
Kunden senden ihnen Anfragen an eine bestimmte E-Mail-Adresse. SmartFP liest die Nachrichten und erstellt die Anfragen im System, so dass der Mitarbeiter sie nicht neu schreiben muss. Aufgaben von einigen Kunden werden automatisch einem voreingestellten Löser zugewiesen. Andere Anfragen in SmartFP werden manuell einem Löser zugewiesen.
Einige Kunden haben auch Zugriff auf den Helpdesk und geben ihre Anfragen direkt dort ein. Innerhalb der Anfrage kann der Techniker direkt mit dem Kunden kommunizieren, hat aber auch die Möglichkeit, eine interne Nachricht zu schreiben, die nur seine Kollegen sehen können.
Übersicht der geleisteten Stunden
Ein wichtiges Modul sind die Arbeitsnachweise. In SmartFP halten die Mitarbeiter einfach fest, wie viel Zeit sie für eine bestimmte Anfrage aufgewendet haben. Dadurch hat die Unternehmensleitung einen Überblick darüber, wie viel Zeit jede Anfrage in Anspruch genommen hat oder welcher Kunde am meisten Zeit in Anspruch nimmt. Sie können auch sehen, wie viel Zeit pro Auftrag veranschlagt war und wie viel tatsächlich gearbeitet wurde.
„Nach dem Einsatz von SmartFP haben wir die Anzahl der erfassten Stunden um etwa 45% und die Anzahl der den Kunden in Rechnung gestellten Stunden um 20% erhöht. Es kommt nicht mehr vor, dass Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten und vergessen, diese Stunden in das System einzugeben. Ich schätze auch die Verknüpfung der Berichte mit Aufträgen und Verträgen. Wir können klar erkennen, ob wir in die vertraglich vereinbarte Pauschale passen oder ob wir zusätzliche Stunden in Rechnung stellen müssen. beschreibt Martin Brabenec.
In der Vergangenheit kam es vor, dass Mitarbeiter ihre Stunden erst am Ende von Projekten meldeten oder die Daten nicht der Realität entsprachen.
Rechnungsbelege mit einem Klick
Der ursprüngliche Anstoß für VGD Technologies, die Digitalisierung einzuführen, waren Abrechnungsfehler. Nach dem Einsatz von SmartFP treten diese nicht mehr auf.
Sie können im System ganz einfach einen Bericht erstellen, der z.B. Folgendes enthält:
- Bezeichnung der Bestellung, auf die sich die Erklärung bezieht,
- eine genaue Aufschlüsselung der geleisteten Stunden,
- Stundensatz
- und den Gesamtpreis.
Dieser wird dann an den Kunden gesendet und dient auch als Grundlage für die Rechnungsstellung im Helios Buchhaltungssystem. Für die Zukunft ist geplant, SmartFP um eine direkte Verbindung zu Helios zu erweitern. Dadurch würden die Dokumente direkt an das Buchhaltungssystem gesendet und daraus automatisch eine Rechnung erstellt.
VGD Technologies verwendet in seinem SmartFP-Modulsystem die folgenden Lösungen:
- Kundenunterlagen(Maßgeschneiderte Lösung)
- Aufzeichnungen von Verträgen
- Datensätze bestellen
- Akzeptanzformular(Kundenspezifische Lösung)
- Helpdesk
- Auftragsberichte(Maßgeschneiderte Lösung)
Der Wechsel hat sich gelohnt
Das IT-Unternehmen lobt den Übergang zu SmartFP und möchte ihn noch weiter ausbauen.
Zusätzlich zur direkten Verbindung mit dem Buchhaltungssystem Helios planen sie, das ModulProperty and Equipment Register einzusetzen. „Wir müssen den Überblick über die Lizenzen behalten, die wir für Kunden verwalten, und auch über die Hardware. Es wäre toll, wenn unser Experte bei der Bearbeitung von Anfragen sehen könnte, welche Geräte der Kunde verwendet. fügt Martin Brabenec hinzu.
„Viele Kunden reagieren auf diese Weise. Oft kommen die eigenen Mitarbeiter des Unternehmens mit Ideen, welche zusätzliche Arbeit SmartFP ihnen ersparen könnte. Anstatt große Änderungen vorzunehmen und eine robuste Lösung zu implementieren, empfehlen wir immer, mit einem Modul nach dem anderen zu beginnen. Sobald Sie sehen, dass es funktioniert und die Mitarbeiter damit zufrieden sind, implementieren Sie das nächste. Das ist es, was SmartFP bequem ermöglicht. schließt Lukáš Pavlík ab.
SmartFP wird auch Ihrem Unternehmen helfen. Sagen Sie uns, woran Sie arbeiten, und wir werden herausfinden, wie wir es Ihnen leichter machen können.