Die Agentur C-IN spart dank des Buchungssystems SmartFP jedes Jahr Millionen von Kronen
Die Event-Agentur Czech-IN, die hauptsächlich als C-IN bekannt ist, arbeitet seit 2018 mit SmartFP. Sie begannen mit Funktionen zur Rechnungsfreigabe und fügten nach und nach Module für die Personalabteilung und ein Buchungssystem hinzu. Heute registrieren sich Tausende von Personen über das System für ihre Veranstaltungen. Das System spart ihnen jedes Jahr 8 Arbeitsplätze und hat ihnen dank vollständig digitaler Prozesse die Schließung erspart.
Der Fluss der Papierdokumente war schwer zu verfolgen, es war Zeit für die Digitalisierung
Die Reise der Event-Agentur C-IN zu SmartFP begann im Jahr 2018, als sie Probleme mit Papierrechnungen löste. Der Prozess der Dokumentenfreigabe begann sich zu verzögern, da die Rechnungen physisch im Unternehmen zirkulierten. Das führte dazu, dass sie verloren gingen, bei verschiedenen Personen hängen blieben oder nicht in der Buchhaltung ankamen, die sie erst suchen musste.
„Wir erkannten, dass es an der Zeit war, den Prozess zu optimieren und den Rechnungsumlauf in elektronische Form zu bringen. Als wir nach einer Lösung suchten, diskutierten wir über SAP oder verschiedene CRMs, fanden diese Systeme aber zu robust und zu kostspielig, um sie anzupassen. Schließlich wurde uns SmartFP von anderen Unternehmen empfohlen. sagt Tomáš Maxa, Managing Partner bei Czech-IN.
C-IN hatte die folgenden Anforderungen an die Lösung:
- den Genehmigungsprozess nach ihren Bedürfnissen zu gestalten,
- die Möglichkeit, die Rollen und Verantwortlichkeiten verschiedener Personen im Genehmigungsprozess festzulegen,
- Genehmigungsfristen und Benachrichtigungen,
- Datenexport und Berichterstattung,
- Zugriff von überall.
„Wir hatten das Modul für die Rechnungserfassung und -freigabe bereits 2018 fertig, so dass wir es für C-IN nur noch entsprechend dem Freigabe-Workflow modifiziert haben. Das Ergebnis war, dass das fertige System verfügbar war innerhalb von 2 Monaten nach der Kontaktaufnahme, einschließlich Tests„,sagt Dalibor Nemec, Gründer von SmartFP.
Der Beitrag von SmartFP zu C-IN in vier Punkten:
- Dank des Moduls Reservierungssystem werden 8 Verwaltungsaufgaben eingespart.
- Das Modul Rechnungsfreigabe hat die Freigabeprozesse um ein Vielfaches beschleunigt.
- Die Mitarbeiter können auch von zu Hause oder im Außendienst auf das System zugreifen.
- Neue Module und Anpassungen sind innerhalb von 2 Monaten, einschließlich Tests, im System verfügbar.
SmartFP hat die Genehmigungsprozesse um ein Vielfaches beschleunigt und es gehen keine Rechnungen mehr verloren
Die Anforderung von C-IN war, dass der Prozess der Rechnungsfreigabe derselbe sein sollte wie zuvor, nur in einer Online-Umgebung. Bisher war es so, dass die Empfangsdame bei Eingang einer Rechnung eine physische Kopie der Rechnung in den Posteingang des betreffenden Managers legte, der sie abholte, genehmigte und weiterleitete.
Heute werden die Rechnungen an ein spezielles E-Mail-Postfach gesendet, von wo aus das System sie abruft und dem Genehmigungsprozess zuführt. Je nachdem, auf welche Abteilung sich die Rechnung bezieht, ordnet das System sie dem ersten Genehmiger zu. Eine E-Mail-Benachrichtigung macht den Genehmiger auf das zu genehmigende Dokument aufmerksam. Sobald die Person es in der Anwendung genehmigt hat, leitet das System es an den nächsten Mitarbeiter im Prozess weiter, bis es schließlich die Buchhaltung erreicht.
C-IN wickelt den Umlauf der eingegangenen und ausgestellten Rechnungen jetzt über SmartFP ab. Das System ist mit dem Buchhaltungssystem von Pohoda verbunden. Dadurch können sie zum Beispiel im Rechnungsregister in Echtzeit sehen, ob ein Dokument bereits bezahlt wurde.
„Wir fragen unsere Kunden nach anderen Systemen und Tools, die sie in ihrem Unternehmen verwenden. Wir können sie mit SmartFP verknüpfen, so dass die Daten automatisch übertragen werden und niemand sie überschreiben oder überprüfen muss, ob sie noch aktuell sind.“ fügt Lukáš Pavlík, SmartFP-Projektleiter, hinzu.
Im Rechnungsregister können auch die Mitarbeiter der Finanzabteilung schnell sehen, wer welche Rechnung hat. Der Genehmigungsprozess ist schneller und digitale Rechnungen können nicht verloren gehen. Außerdem finden sie im System eine vollständige Historie des Dokumentenumlaufs, z. B. die genauen Zeiten:
- als die Rechnung eintraf,
- als sie den Projektleiter erreichte,
- als er es genehmigte
- oder wann die Buchhaltung sie bekommen hat.
Ein großer und unerwarteter Vorteil des Systems wurde im Jahr 2020 deutlich: „Als die erste Sperre kam, haben wir uns die Hände geküsst, dass wir das System schon vor Jahren eingeführt haben. Wir hätten im Home Office nicht mit Papierrechnungen arbeiten können, während die Online-Umgebung von SmartFP für uns praktisch nichts geändert hat.“ Tomáš Maxa erinnert sich.
SmartFP wurde schrittweise um Module für HR und Veranstaltungsbuchungen erweitert
Wir sagen gerne, dass das SmartFP-System ein Puzzle aus verschiedenen Anwendungen ist, aus dem der Kunde nur die Anwendungen auswählt, die er für seine Arbeit benötigt. Und C-IN ist der Beweis dafür. Nach der erfolgreichen Implementierung des Rechnungsfreigabemoduls haben sie beschlossen, das System entsprechend ihren aktuellen Bedürfnissen um weitere Module zu ergänzen, nämlich:
„Die Einführung des HR-Moduls entstand aus demselben Bedürfnis wie die Rechnungsfreigabe. Zuvor hatten wir die Anwesenheit und alle Mitarbeiterdaten in Excel-Tabellen erfasst, was unorganisiert und schwer nachvollziehbar war und den Verwaltungsaufwand erhöhte.“ sagt Tomáš Maxa.
Jedes Mal, wenn C-IN ein weiteres Modul anforderte, hatten wir es innerhalb von 1 bis 2 Monaten einsatzbereit, einschließlich der Tests.
Mitarbeiter erfassen ihre Anwesenheit von überall aus
Dank des Moduls HR Manager können die Personalspezialisten von C-IN die folgenden Themen an einem Ort bearbeiten:
- Mitarbeiterunterlagen (für jede Person führen Sie Aufzeichnungen über Löhne, Arbeitszeit, Gehaltsentwicklung usw.),
- Erfassung und Genehmigung von Urlaub,
- Arbeitsbeschreibungen für Kunden,
- Anwesenheit oder OHS-Agenda.
„Unsere Mitarbeiter haben unbegrenzte Möglichkeiten für Home-Office, und da wir Kongresse und Konferenzen veranstalten, arbeiten viele von ihnen im Außendienst. Daher ist es wichtig, dass sie ihre Anwesenheit und andere Termine von überall aus verwalten können, z. B. von ihrem Mobiltelefon aus auf einer Konferenz. Mit SmartFP funktioniert das nahtlos. Sie können ihre Anwesenheit mit ein paar Fingertipps registrieren“. sagt Tomáš Maxa.
Im Buchungssystem SmartFP planen sie Veranstaltungen für Zehntausende von Menschen
Das Buchungssystem von SmartFP funktioniert als Webanwendung, über die sich die Teilnehmer für die von C-IN organisierten Veranstaltungen anmelden, wobei:
- die Webschnittstelle für die Registrierung ist in die C-IN-Website integriert, aber sie können sie auch auf der Website des Kunden platzieren, für den sie die Konferenz ausrichten,
- Die Teilnehmer wählen im System zusätzliche Dienstleistungen wie Erfrischungen,
- das System ist mit einem Zahlungs-Gateway verbunden, so dass die Teilnehmer wie in einem klassischen E-Shop sofort zur Zahlung weitergeleitet werden.
Der größte Vorteil des Buchungsmoduls ist die Verringerung des Verwaltungsaufwands für das C-IN. Bisher wurden die Teilnehmerregistrierungen per E-Mail abgewickelt, was nun eine Verdreifachung des Verwaltungspersonals erfordern würde.
„Wir organisieren immer größere Veranstaltungen, derzeit eine für Zehntausende von Menschen. Wenn wir Anmeldungen per E-Mail entgegennehmen würden, bräuchten wir allein für diese Agenda 12 Leute in Vollzeit. Unsere Gehaltskosten würden um Millionen von Kronen pro Jahr steigen. Dank SmartFP schaffen wir das alles mit einem Team von vier Leuten“. sagt Tomáš Maxa.
Das Buchungssystem umfasst auch einen administrativen Teil, in dem C-IN den Überblick über alle angemeldeten Personen behält. Sie können daraus ganz einfach Berichte für den Kunden erstellen und alle notwendigen Informationen für die Organisation der Veranstaltung, wie z.B. aktuelle Verfügbarkeiten oder spezielle Anforderungen an das Essen, an einem Ort einsehen.
„Jeder unserer Kunden hat andere Anforderungen an eine Buchung. Deshalb ist es großartig, dass SmartFP ein leicht anpassbares System ist und wir es in den meisten Fällen selbst an die Bedürfnisse des Kunden anpassen können. Bei spezielleren Arten von Veranstaltungen können wir uns dann rechtzeitig an die SmartFP-Entwickler wenden, die das System innerhalb weniger Wochen anpassen können.“ sagt Tomáš Maxa.
C-IN verwendet in seinem SmartFP-Baukastensystem die folgenden Lösungen
SmartFP hat die Bedienung der C-IN Agentur Modul für Modul vereinfacht
Das SmartFP-System hat die Arbeit der C-IN Event-Agentur völlig verändert und rationalisiert. ,,Das Unternehmen ist ein typisches Beispiel für unseren Kunden. Sie begannen mit einem Modul, und als sie andere Prozesse vereinfachen wollten, setzten sie sich mit uns in Verbindung, um dem System neue Funktionen hinzuzufügen. Mit SmartFP ist das kein Problem. Außerdem können die Benutzer, sobald sie ein Modul beherrschen, leicht lernen, alle anderen zu benutzen – weil sie die gleiche Logik haben.“ Dalibor Němec beschreibt die Vorteile der modularen SmartFP-Lösung.
Zusätzlich zu den Vorteilen der einzelnen Module schätzt C-IN auch das System als Ganzes. „Mir gefällt, dass das System einfach, klar und leicht zu ändern ist und nur die Funktionen hat, die wir für unsere Arbeit tatsächlich brauchen werden. Das ist einer der Gründe, warum wir uns nicht für ein robusteres ERP-System entscheiden wollten. Es hätte uns mit Funktionen überhäuft, die wir nicht gebraucht hätten“. wertet Tomáš Maxa.
Sie planen, SmartFP mit neuen Modulen zu erweitern. Zum Beispiel erwägen sie derzeit das Modul für Reiseaufträge sowie das Modul für die Mitarbeiterbewertung.
Wir glauben, dass SmartFP auch für Sie Prozesse vereinfachen wird. Sagen Sie uns, was Sie in Ihrem Unternehmen tun, und wir werden herausfinden, wie wir es für Sie einfacher machen können.