Anhand konkreter Beispiele werden wir Ihnen zeigen, wie unser virtuelles Unternehmen Geschäftsprozesse digitalisiert hat. Wir beginnen mit dem Prozess der Rechnungsfreigabe, für den wir ein eigenes Modul haben .
Bei der Einführung des Rechnungsgenehmigungsprozesses haben wir das Problem gelöst, wer eine Rechnung genehmigen sollte, wenn für jede Rechnung jemand anderes zuständig ist. So fanden wir eine elegante Lösung mit dem zusätzlichen Vorteil, dass wir nicht nur einen Überblick über die Rechnungen, sondern auch über die einzelnen Projekte erhalten. Wie sind wir zu diesem Ergebnis gekommen?
- Zunächst haben wir ein einfaches Projektregister erstellt. Jedes Projekt hat eine Nummer, einen Manager und ein Limit für die Genehmigung durch einen bestimmten Manager (bei uns variiert es je nach Projekt). Da wir die Projekte bereits in der Buchhaltung registriert hatten, haben wir eine Synchronisation mit SmartFP eingerichtet, so dass wir in SmartFP nichts überschreiben. Der Buchhalter gibt die Projektnummer in der Buchhaltung ein, und sie erscheint automatisch in unserem Projektmenü in SmartFP. Sie müssen nicht an zwei Stellen schreiben.
- Rechnungen kommen jetzt ausschließlich per E-Mail zu uns. Die Daten aus der Rechnung werden automatisch per QR-Code, ISDOC (elektronische Rechnungsinformationen) in die Felder in SmartFP eingegeben und die Rechnung selbst wird in den Anhang eingefügt. Keine erneute Eingabe von Daten aus der Rechnung in das System, alles geschieht „von selbst“.
- Wenn der Lieferant das Projekt auf der Rechnung korrekt aufführt, läuft der automatisierte Prozess weiter und der erste menschliche Eingriff ist nur von dem Manager erforderlich, der die Rechnung genehmigt. Wenn diese Informationen auf der Rechnung fehlen, schaltet sich unser Assistent ein, um das Projekt abzuschließen.
- Der Geschäftsführer genehmigt die Rechnung entweder selbst oder er holt jemanden hinzu, der die Rechnung kommentiert. In unserem Unternehmen haben wir festgelegt, dass der Geschäftsführer die Rechnung ebenfalls genehmigt, wenn es sich um einen hohen Betrag handelt.
- Sobald die Rechnung abgeglichen ist, wird alles automatisch direkt im Buchhaltungssystem an den Buchhalter übertragen. Nicht schon wieder umschreiben!
Wenn eine Rechnung im Buchhaltungssystem als bezahlt markiert ist, wird diese Information automatisch in SmartFP übernommen. Der Projektmanager kann immer noch den aktuellen Status sehen. Keine Anrufe mehr bei der Buchhaltung, ob die Rechnung bezahlt wurde.
Und was ist noch mehr? Wir haben bereits KI implementiert, um Rechnungen zu lesen, die wir noch nicht über QR oder ISDOC erkannt haben. Bis jetzt scheint das ziemlich gut zu funktionieren. 😉