Onboarding-Funktionen und Dokumente in einem System
Von der Datenerfassung über die Aktenführung bis hin zu Dokumenten, Richtlinien und Schulungen ist alles mit den Mitarbeitern verknüpft und nachvollziehbar.
Vorteile
Persönlicher Fragebogen vor der Ankunft
SmartFP ermöglicht es Ihnen, die Daten des Mitarbeiters zu erfassen, bevor er anfängt. Die Personalabteilung erhält saubere Daten, die dann direkt mit Aufzeichnungen und Dokumenten verknüpft werden, ohne das Chaos von E-Mails.
Pre-Entry Completion – der Mitarbeiter füllt die Informationen vor dem ersten Tag online aus.
Benachrichtigung der Personalabteilung – Die Personalabteilung erhält eine Benachrichtigung, dass der Fragebogen ausgefüllt wurde und zur Überprüfung ansteht.
Prüfen und Bestätigen – Die Personalabteilung prüft und bestätigt die Daten, um sicherzustellen, dass die Datensätze korrekt sind.
Einwilligungen und Mitteilungen – ein Mitarbeiter kann problemlos in elektronische Mitteilungen einwilligen (und seine Einwilligung jederzeit zurückziehen).
Ausgabe als PDF – aus den ausgefüllten Daten kann ein übersichtliches PDF erstellt werden (z.B. für die Archivierung oder für Folgedokumente).
Vorteile
Datensätze für Mitarbeiter
Alles über den Mitarbeiter befindet sich an einem Ort: Daten, Anhänge, wichtige Ereignisse und verknüpfte Dokumente. Und wenn sich etwas ändert, speichert SmartFP einen Verlauf.
- Daten, Anhänge, Dokumente, Dateien
- Leistungen, ärztliche Untersuchungen, Elternschaft/Mutterschaft
- Änderungshistorie und Zeitleiste (wer hat was wann geändert)
Vorteile
Dokumentvorlagen und automatische PDF-Erstellung
Sie bereiten Vorlagen vor und SmartFP erstellt daraus spezifische Dokumente für Ihre Mitarbeiter. So erhalten Sie eine einheitliche Ausgabe, weniger Fehler und eine schnellere Verwaltung.
Vorlagenbibliothek – vorgefertigte Vorlagen (Verträge, Nachträge, Übergabedokumente…).
Dokumentenerstellung – das System erzeugt ein Dokument aus den Daten in den Datensätzen.
PDF-Ausgabe – das Dokument wird direkt als PDF zum Hochladen oder Archivieren erstellt.
Einheitliches Format – die Dokumentation sieht unternehmensweit einheitlich aus.
Zu einem Mitarbeiter gespeichert – alles wird automatisch mit einer bestimmten Person verknüpft.
Vorteile
Leitfaden für komplexe Dokumente
Einige Dokumente sind komplex und enden oft mit Fragen zur Buchhaltung oder Lohnabrechnung. SmartFP verfügt über einen Assistenten, der Sie Schritt für Schritt führt und einen Großteil der Daten aus den Unterlagen vorausfüllt.
Schritt für Schritt – erklärt der Leitfaden, was wohin gehört und stellt sicher, dass nichts fehlt.
Vorausfüllen aus dem Register – Daten werden automatisch ausgefüllt, ein Minimum an manueller Arbeit.
Weniger Fehler und Korrekturen – Verringerung von Tippfehlern und unvollständigen Formularen.
Typische Dokumente – Steuererklärung, Jahresabrechnung, Gehaltsabrechnung.
Klare Ausgabe – Das Ergebnis ist ein korrekt ausgefülltes Dokument, das zur Archivierung/Unterzeichnung bereit ist.
Vorteile
Elektronische Unterschrift
Das Signieren ist kein separater „Nebenjob“. In SmartFP ist es Teil des Prozesses – Sie senden das Dokument zur Unterschrift und die signierte PDF-Datei wird automatisch in die Akte des Mitarbeiters aufgenommen.
Mit dem Dokument verknüpfte Unterschrift – Sie wissen genau, wer was wann unterschrieben hat.
Signiertes PDF in den Akten – das Dokument wird direkt für den jeweiligen Mitarbeiter gespeichert.
Unterstützung für mehrere Dienste – Verbindung nach Ihren Präferenzen (Signi, eSigno, DigiSign, InSign, Identität des Bürgers, Sefira…).
Zustimmung zur elektronischen Kommunikation – einfach zu erteilen und zu widerrufen.
Audit Trail – nachvollziehbare Historie der Schritte im Signierprozess.
Vorteile
Richtlinien (OHS, interne Vorschriften)
Die Personalabteilung veröffentlicht das Dokument, legt fest, wer bezahlt wird, und SmartFP verfolgt, wer sich getroffen hat. Das Ergebnis ist nachvollziehbar und bereit für die interne Kontrolle und Prüfung.
- Dokumentveröffentlichung – HR fügt die Richtlinie/BOZP ein und wählt die Mitarbeitergruppe aus.
- E-Mail-Benachrichtigung – Mitarbeiter erhalten automatisch die Information, dass sie demnächst eingeführt werden.
- Bestätigung / Kontrollkästchen / Unterschrift – je nach Art des Dokuments können Sie festlegen, was der Mitarbeiter tun soll.
- Nachweisbarkeit – Sie können klar erkennen, wer gelesen, genehmigt oder unterschrieben hat.
- Mahnungen – automatische oder manuelle Mahnungen können an diejenigen gesendet werden, die sich nicht an die Vorgaben gehalten haben.
Vorteile
E-learning und Tests
Die Schulung von Neulingen muss nicht „irgendwo in der Präsentation“ stattfinden. In SmartFP erstellen Sie Kapitel, Inhalte und Tests und Sie können sicher sein, dass die Einführungsschulung stattgefunden hat.
Kapitel und Inhalt – eine einfache Gliederung, die von der Personalabteilung verwaltet werden kann.
Tests und Verifizierung – Gelegenheit, das Verständnis zu überprüfen (je nach Bedarf).
Benutzerdefinierte Inhalte – HR kann Texte, Links und sogar HTML-Inhalte einfügen.
Überblick über den Abschluss – wer hat einen Abschluss gemacht, wer nicht, und wo sind sie hängen geblieben.
Ideal für Wiederholungskandidaten – standardisieren Sie die Schulung im gesamten Unternehmen.
Lernen Sie in wenigen Minuten, wie Sie SmartFP verwenden
Sie können das System so anpassen, dass es für jeden leicht zu bedienen ist. Buchhalter, Empfangsdamen und Chefs. Auf dem Computer und in der mobilen App. Nur ein paar Angaben unten. Wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen einen Termin für eine kostenlose und unverbindliche Vorführung vorschlagen.
FAQ
Ihre häufigsten Fragen
Sie suchen Antworten auf Ihre Fragen oder brauchen Hilfe mit unserem System? Wir haben eine Liste mit häufig gestellten Fragen zusammengestellt, in der Sie nützliche Informationen und Lösungen für häufige Probleme finden. Wenn Ihnen etwas nicht klar ist? Schicken Sie uns eine Frage.
Was ist Onboarding und was beinhaltet es in SmartFP?
Onboarding ist der Prozess der Eingliederung eines Mitarbeiters von der Datenerfassung bis hin zu fertigen Dokumenten und Schulungen. Bei SmartFP umfasst dies in der Regel einen Fragebogen vor der Einstellung, Mitarbeiterakten, Mitarbeiterdokumente, Einarbeitung in die Richtlinien/Richtlinien, E-Learning und E-Signierung.
Kann ein Angestellter die Details ausfüllen, bevor er eintritt?
Ja. Der Mitarbeiter füllt den persönlichen Fragebogen vor seinem ersten Arbeitstag online aus. Die Personalabteilung erhält eine Benachrichtigung, prüft und bestätigt die Daten – und erst dann werden die Daten im weiteren Verlauf des Prozesses verwendet.
Gibt es bei SmartFP automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen?
Ja. Die Personalabteilung kann benachrichtigt werden, wenn ein Fragebogen ausgefüllt wird, ein Mitarbeiter, wenn ein neues Dokument eingeführt wird oder wenn eine Schulung zugewiesen wird. Es lassen sich Erinnerungen einrichten, damit das Onboarding nicht ins Stocken gerät.
Wie funktionieren die Rollen und Berechtigungen (HR / Manager / Mitarbeiter)?
Sie legen fest, was jede Rolle sehen und tun kann. Die Personalabteilung hat die Kontrolle und Sichtbarkeit, der Manager kann Aktionen/Checklisten genehmigen oder bestätigen, der Mitarbeiter füllt Daten aus, macht sich mit Dokumenten vertraut, unterschreibt und erhält Schulungen.
Ersetzt SmartFP ein Gehaltsabrechnungs- oder Buchhaltungssystem?
Nein. SmartFP kümmert sich um das Onboarding, das Führen von Aufzeichnungen und Dokumenten. Wir ersetzen nicht die Gehaltsabrechnung und die Buchhaltung, sondern ermöglichen Ihnen die Verbindung und den Datentransfer zu Ihren Systemen.
Wie stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter nachweislich auf die Richtlinie/BOZP aufmerksam gemacht wurde?
SmartFP verfolgt den Status der Einarbeitung: gelesen, bestätigt und unterschrieben (je nach Einstellung). Die Personalabteilung verfolgt den Abschluss und kann denjenigen, die den Schritt nicht abgeschlossen haben, eine Erinnerung schicken.
Kann das Onboarding an unseren internen Prozess angepasst werden?
Ja. SmartFP ist eine modulare Plattform. Der Arbeitsablauf mit Schritten, Rollen, Formularen, Dokumentenvorlagen und Benachrichtigungen kann so gestaltet werden, wie es für Sie am besten passt.
Was kann in der Akte eines Mitarbeiters nachverfolgt werden?
Zusätzlich zu den Basisdaten können Sie Dokumente und Anhänge, Leistungen, medizinische Untersuchungen, Eltern-/Mutterschaftsdaten und andere interne Informationen erfassen. Auch eine Änderungshistorie und eine Zeitleiste sind enthalten.