8. 10. 2023
Novela přináší zaměstnavatelům skvělou příležitost snížit okruh dokumentů, které musí zaměstnanci doručovat do vlastních rukou a zároveň zjednodušuje způsoby, jak tuto formu doručení naplnit. Nově je možné např. pracovní smlouvu uzavřít plně elektronicky.
Dvoustranná dohoda je možná elektronicky
První pozitivní změnou je možnost řešit část HR agendy elektronicky. Především se jedná o doručení dvoustranných dohod. Pokud zaměstnanec souhlasí, pracovní smlouvu, DPP, DPČ je možné uzavřít plně elektronicky, stejně tak je možné elektronickou formu použít pro dohodu o změně či ukončení pracovního poměru. Stačí, když zaměstnance sdělí adresu pro doručování (musí se jednat o soukromý email). Toto sdělení může být přímo v pracovní smlouvě/dohodě nebo také prostřednictvím informačního systému, který firma používá. Výhodou informačního systému je jednoduchá možnost změnit email, případně i odvolat souhlas s touto formou doručení.
Jednostranná dohoda je možná elektronicky jedině s extra písemnou dohodou
U jednostranných úkonů, jako je výpověď, okamžité zrušení, zrušení ve zkušební době, mzdový výměr je možné řešit elektronicky pouze v případě, že zaměstnanec samostatně udělí k této aktivitě souhlas. Je nutné se zaměstnancem uzavřít speciální dohodu o tomto doručování (nesmí být dohoda součástí pracovní smlouvy). Tento dokument je možné podepisovat i elektronicky. I zde platí pravidlo, že adresa pro doručení nesmí být email zaměstnance u zaměstnavatele a zároveň, že tento souhlas má zaměstnanec možnost odvolat. Pokud tato extra dohoda se zaměstnancem není uzavřena, jediný možný způsob doručení je do vlastních rukou.
Nově však lze do vlastních rukou doručovat prostřednictví datové schránky. Pokud zaměstnanec má zřízenou datovou schránku a má ji zpřístupněnou, lze doručit touto formou i bez zaměstnancova souhlasu a platí fikce doručení.
Advokát Ondřej Hanák dodává: „Osobně bych vždycky zaměstnavatelům doporučoval uzavírat všechno co nejprůkazněji, tj. například skutečně chtít, aby zaměstnanec vše elektronicky podepsal. Zaprvé mi to dává větší smysl, než skenovat a posílat si PDF, to je taková polovičatá elektronizace. Zadruhé bych doporučoval, aby jak zaměstnavatel, tak zaměstnanec měl k dispozici elektronicky dokument s oběma ověřitelnými podpisy (pokud mám jen PDF sken, těžko si ověřím podpis na něm a je to méně průkazné). Já se přikláním k doporučení plné elektronizace."
Bližší informace nejen k digitalizaci HR podle Novely zákoníku práce, ale i ostatním novinkám, včetně názorných ukázek v praxi si můžete poslechnout na záznamu z webináře, který proběhl v úterý 24.10.od 9hod. Právními novinkami vás provedl advokát Ondřej Hanák (ze společnosti Elegal) a názorné ukázky řešení vám předvedl Dalibor Němec (CEO Gappex - výrobce SmartFP).
