Schritt-für-Schritt-Rechnungsprozess in SmartFP
SmartFP-Rechnungen funktionieren wie ein einfacher Prozess, der der Realität entspricht: Eingang → Genehmigung → Bearbeitung → Export → Archivierung. Jeder Schritt hat einen klaren Status und ist nachvollziehbar.
Wie die Rechnung in SmartFP verarbeitet wird
Eingang der Rechnung
Sie können die Rechnung schnell registrieren und die relevanten Daten erfassen.
- die Daten werden aus dem Anhang gelesen oder manuell eingegeben
- Dokumente anhängen (PDF, Scan, Anhänge)
- die Rechnung erhält einen Status und kann direkt zur Genehmigung gehen
Freigabe der Rechnungen
Die Genehmigung erfolgt online und nach Ihren Regeln.
- der Genehmigende sieht die vorausgefüllten Daten und Anhänge
- genehmigen / zur Vervollständigung zurücksenden / mit Anmerkungen ablehnen
- das System erfasst, wer/wann/wie die Entscheidung getroffen wurde
Buchhaltung/Archiv
Es werden nur die für die Buchhaltung und Kontrolle notwendigen Informationen hinzugefügt.
- Überprüfung der Beträge und Ergänzung fehlender Daten
- Zuordnung zu Abteilung / Projekt / Auftrag (nach Bedarf)
- Vorbereitung des Dokuments für den Export
Export und Übertragung in die Buchhaltung
Die Buchhaltung arbeitet mit einem Datenbestand ohne Überschreiben.
- genehmigte Rechnungen für den Export markieren
- das System überwacht Konsistenz und Bereitschaft
- Daten folgen den vorherigen Schritten (ohne doppelte Eingabe)
Archivierung und Kontrolle
Alles ist nachvollziehbar – für die interne Kontrolle und Prüfung.
- elektronisches Archiv einschließlich Anhängen
- Filter nach Lieferant, Status, Genehmiger, Zeitraum
- Prüfprotokoll: wer hat es eingerichtet, wer hat es genehmigt, wann, was wurde geändert
Finden Sie heraus warum
Beseitigen Sie unnötige Fehler und beschleunigen Sie die Rechnungsbearbeitung
Kosteneinsparungen
Wenn Sie Ihre Rechnungen digitalisieren, können Sie die Kosten für den Druck, den Kauf von Papier und das Porto senken. Außerdem müssen Sie Ihre Aktenschränke nicht mit Hunderten von Dokumenten füllen.
Klarheit und Zugänglichkeit
Im elektronischen Register haben Sie alle Ihre Dokumente an einem Ort und können von überall darauf zugreifen, sogar von Ihrem Mobiltelefon aus.
Kontrolle der Verbindlichkeiten und Fälligkeiten
Sie können sofort sehen, was zur Genehmigung ansteht und was fällig wird. Weniger Überraschungen, bessere Cashflow-Planung.
Geschwindigkeit
und Effizienz
Erstellen, versenden und genehmigen Sie Rechnungen mit nur wenigen Klicks.
Reduktion
Fehlerquote
Automatische Überprüfungen kümmern sich für Sie um Fehler wie Tippfehler oder falsche Beträge.
Verbindung zur Buchhaltung
Bereiten Sie genehmigte Rechnungen für den Export in das Buchhaltungssystem vor, ohne Doppelbuchungen und ohne Unterschiede zwischen den Abteilungen.
Wer macht was: Begünstigter, Bevollmächtigter, Buchhalter
Buchhalter / Wirtschaftswissenschaftler
arbeitet mit genehmigten Rechnungen, exportiert Daten in das Buchhaltungssystem.
Genehmigender
genehmigen, zur Vervollständigung zurücksenden oder mit Kommentaren ablehnen.
Mitarbeiter
erstellt eine Rechnung, fügt Daten hinzu und fügt Anhänge hinzu.
Verwaltung
hat einen Überblick über den Status und den Fortschritt, kann den Fluss der Dokumente überwachen.
FAQ
Ihre häufigsten Fragen
Sie suchen Antworten auf Ihre Fragen oder brauchen Hilfe mit unserem System? Wir haben eine Liste mit häufig gestellten Fragen zusammengestellt, in der Sie nützliche Informationen und Lösungen für häufige Probleme finden. Wenn Ihnen etwas nicht klar ist? Schicken Sie uns eine Frage.
Was macht das Modul Rechnungen in SmartFP?
Elektronische Registrierung von Rechnungen, deren Bearbeitung und Genehmigung, Statusübersicht, Archivierung und Vorbereitung von Dokumenten für die Buchhaltung (Export/Ausgaben). Alles in einem Arbeitsgang.
Wie schnell kann ich eine neue Rechnung erstellen?
Rechnungen lassen sich mit ein paar Klicks erstellen. Die Daten können manuell eingegeben werden oder SmartFP ruft sie aus dem angehängten Dokument ab und Sie überprüfen sie einfach.
Was ist, wenn der Genehmigende die Rechnung zurückgibt oder ablehnt?
Der Genehmigende kann die Rechnung zur Vervollständigung zurückschicken oder mit Kommentaren ablehnen. Alles wird aufgezeichnet und ist nachvollziehbar (wer, wann, warum).
Verfügt SmartFP über einen Prüfpfad?
Ja. Für jede Rechnung können Sie den Verlauf der Schritte und Änderungen einsehen – wer das Dokument erstellt hat, wer es genehmigt hat, wann die Änderungen vorgenommen wurden und in welchem Zustand sich die Rechnung befand.
Ersetzt SmartFP die Buchhaltung?
Nein. SmartFP ersetzt die Buchhaltung nicht – es bereitet einheitliche Daten und Ausgaben so auf, dass sie sich nahtlos in Ihr Buchhaltungssystem einfügen lassen, ohne dass Sie sie manuell neu eingeben müssen.
Ist es möglich, Genehmigungen nach Unternehmen einzurichten (Rollen, Grenzen, Struktur)?
Ja. Der Genehmigungsprozess wird nach Ihren Regeln festgelegt – wer genehmigt, innerhalb welcher finanziellen Grenzen, nach Abteilung, Projekt oder Verantwortung.
Kann ich sehen, wo die Rechnung gerade ist?
Ja. Jede Rechnung hat einen eindeutigen Status (neu, ausstehend, zurückgegeben, bereit zum Buchen…) und Sie können sehen, wer als nächstes dran ist.
Kann eine Rechnung einem Projekt, einer Abteilung oder einem Auftrag zugewiesen werden?
Ja. Rechnungen können je nach Bedarf des Unternehmens zugewiesen werden – in der Regel einer Abteilung, einem Projekt, einer Bestellung oder einem Vertrag (Links zu anderen Modulen).