Rechnungen in SmartFP
SmartFP vereinfacht den gesamten Prozess der Rechnungsstellung – vom Eingang des Dokuments über die Genehmigung bis zur Übermittlung an die Buchhaltung. Die elektronische Aktenführung ersetzt Papierakten und undurchsichtige E-Mail-Kommunikation.
Finden Sie heraus warum
Beseitigen Sie unnötige Fehler und beschleunigen Sie die Rechnungsbearbeitung
Kosteneinsparungen
Wenn Sie Ihre Rechnungen digitalisieren, können Sie die Kosten für den Druck, den Kauf von Papier und das Porto senken. Außerdem müssen Sie Ihre Aktenschränke nicht mit Hunderten von Dokumenten füllen.
Klarheit und Zugänglichkeit
Im elektronischen Register haben Sie alle Ihre Dokumente an einem Ort und können von überall darauf zugreifen, sogar von Ihrem Mobiltelefon aus.
Kontrolle der Verbindlichkeiten und Fälligkeiten
Sie können sofort sehen, was zur Genehmigung ansteht und was fällig wird. Weniger Überraschungen, bessere Cashflow-Planung.
Geschwindigkeit und Effizienz
Erstellen, versenden und genehmigen Sie Rechnungen mit nur wenigen Klicks.
Reduktion
Fehlerquote
Automatische Überprüfungen kümmern sich für Sie um Fehler wie Tippfehler oder falsche Beträge.
Verbindung zur Buchhaltung
Bereiten Sie genehmigte Rechnungen für den Export in das Buchhaltungssystem vor, ohne Doppelbuchungen und ohne Unterschiede zwischen den Abteilungen.
Für wen?
Für Buchhalter, Management und Betrieb, jeder hat den Überblick
Buchhalter
Ordnung in Belegen, Vorbereitung von Belegen für die Buchung, weniger Überschreibungen
Management
Kontrolle der Kreditorenbuchhaltung, Überblick über den Rechnungsstatus, Prüfpfad und transparente Genehmigung
Operation
Schnelle Rechnungserstellung, sekundenschnelle Nachverfolgung, Arbeiten von überall
warum SmartFP
Was Rechnungen in SmartFP leisten können
Immer wissen, wo eine Rechnung ist
Alle Rechnungen befinden sich an einem Ort und jede hat einen klar definierten Status. Kein Suchen in E-Mails oder Ordnern.
- Elektronische Aufzeichnungen – alle im System gespeicherten Dokumente, einschließlich Anhänge.
- Rechnungsstatus – Sie können sofort sehen: neu, ausstehend, zurückgegeben, bereit zum Buchen.
- Filtern und Suchen – Lieferant, Zeitraum, Status, Genehmiger, Abteilung…
- Zugriff von überall – im Büro, im Home Office und von unterwegs.
- Archiv für die Kontrolle – vorbereitete Dokumente für die interne Kontrolle.
Erstellen Sie eine Rechnung mit ein paar Klicks
Der Prozess ist so aufgebaut, dass er den Benutzer nicht mit unnötigem Verwaltungsaufwand belastet. Das Ziel ist es, das Dokument schnell zu erfassen und zur Genehmigung weiterzuleiten.
- Schnelle Einrichtung – minimale Anzahl von Schritten, klare Felder.
- Manuelle oder Massenerfassung – Rechnungen können für eine andere Person (Assistent, Buchhalter) erstellt werden.
- Vorgefüllte Daten – das System füllt aus, was es kann, und Sie überprüfen es einfach.
- Einheitliche Eingabemethode – gleicher Prozess in allen Abteilungen.
- Weniger Fehler – weniger Tippfehler und Fehler bei den Beträgen.
Manuelle Transkription ersetzt den automatischen Datenabruf
Anstatt die Daten aus dem Dokument zu überschreiben, liest SmartFP die Daten aus der angehängten Datei und der Benutzer überprüft sie einfach.
- Abrufen von Daten aus dem Anhang – schnellere Erfassung des Dokuments.
- Weniger manuelle Arbeit – deutlich weniger Überschreibungen.
- Geringere Fehlerquote – weniger Tippfehler und Ungereimtheiten.
- Schnellerer Dokumentenumlauf – Rechnungen werden schneller zur Genehmigung vorgelegt.
Elektronische Genehmigung ohne Papier (nach Ihren Regeln)
Wir legen den Genehmigungsprozess entsprechend der Organisation fest – Mitarbeiter, Struktur, finanzielle Grenzen und interne Regeln. Jeder Schritt ist nachvollziehbar.
- Online-Genehmigung – kein Druck und keine physische Zustellung.
- Genehmigungsgrenzen – wer kann welche Beträge genehmigen.
- Organisatorische Struktur – Genehmigung nach Abteilung, Team oder Projekt.
- Rücksendungen/Ablehnungen mit Kommentaren – transparente Kommunikation im Prozess.
- Prüfprotokoll – wer hat wann und in welchem Zustand genehmigt.
Archiv und Prüfpfad: Rückverfolgbarkeit für die interne Kontrolle
Mit SmartFP haben Sie sowohl die Kontrolle über die Kreditorenbuchhaltung als auch darüber, wo sich die Rechnung befindet. Alle Schritte werden gespeichert und sind nachvollziehbar.
- Elektronisches Archiv – Rechnung + Anhänge an einem Ort.
- Überblick über die in Arbeit befindlichen Dokumente – was wartet auf Genehmigung, was ist fertig.
- Filter – Lieferant, Status, Genehmigender, Abteilung, Zeitraum.
- Prüfprotokoll – wer hat es eingerichtet, wer hat es genehmigt, wann hat die Aktion stattgefunden.
- Transparenz – mehr Kontrolle über die Kosten, bevor sie gebucht werden.
Buchhaltung arbeitet mit denselben Daten (ohne Überschreiben)
Das Modul arbeitet mit Regeln und Zifferblättern, um die Daten konsistent zu halten und für das Buchhaltungssystem bereitzustellen. Betrieb und Buchhaltung nutzen somit dieselbe Dokumentation.
- Verbindung zur Buchhaltung – markieren Sie genehmigte Rechnungen für den Export und leiten Sie sie an das Buchhaltungssystem weiter.
- Konsistenter Input – Dials und Regeln vereinheitlichen die Arbeit im gesamten Unternehmen.
- PDF-Ausgabe – Rechnungsübersicht einschließlich Anhängen und Buchung.
- Datensatz / Export – Übertragung in das Buchhaltungssystem ohne manuelle Transkription.
- Verbindung zu Modulen – Aufträge (Abgleich), Projekte/FastTask (Kosten), Verträge (Links).
Unterschriften als Teil des Prozesses (das Dokument wird direkt an das Register zurückgegeben)
Einige Mitarbeiterdokumente sind unnötig komplex und enden oft mit Fragen für den Buchhalter. SmartFP verfügt über einen intuitiven Assistenten, der den Benutzer durch das Ausfüllen führt, einen Großteil der Daten aus den Unterlagen vorausfüllt und sicherstellt, dass nichts fehlt.
- der Führer erklärt, was wohin gehört (ohne zu tasten)
- einige Felder werden automatisch aus dem Datensatz des Mitarbeiters vorausgefüllt
- weniger Fehler, weniger Korrekturen und schnellere Bearbeitung
3 Stufen der Rechnungsbearbeitung in SmartFP
Phase 1
Akzeptanz
Eine Rechnung erstellen
Sie können die Rechnung manuell einreichen oder das System wird die Daten aus dem Anhang abrufen.
Prüfen von Daten und Anhängen
Sie müssen nur die notwendigen Informationen ausfüllen und die Dokumente anhängen.
Phase 2
Genehmigung und Bearbeitung
Online-Zulassung
Der Genehmigende genehmigt die Rechnung, schickt sie zur Vervollständigung zurück oder lehnt sie mit Kommentaren ab.
Zuweisung und Abschluss
Sie ordnen die Rechnung einer Abteilung, einem Projekt oder einem Auftrag zu (je nach Bedarf).
Phase 3
Buchhaltung und Archiv
In die Buchhaltung exportieren
In die Buchhaltung exportieren
Archivierung und Prüfpfad
Im Archiv finden Sie immer den Status, den Verlauf und wer was gemacht hat.
Lesen Sie unsere Fallstudie
Sehen Sie, wie SmartFP Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer täglichen Agenda in der Praxis hilft.
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Lernen Sie in wenigen Minuten, wie Sie SmartFP verwenden
Sie können das System so anpassen, dass es für jeden leicht zu bedienen ist. Buchhalter, Empfangsdamen und Chefs. Auf dem Computer und in der mobilen App. Nur ein paar Angaben unten. Wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen einen Termin für eine kostenlose und unverbindliche Vorführung vorschlagen.
FAQ
Ihre häufigsten Fragen
Sie suchen Antworten auf Ihre Fragen oder brauchen Hilfe mit unserem System? Wir haben eine Liste mit häufig gestellten Fragen zusammengestellt, in der Sie nützliche Informationen und Lösungen für häufige Probleme finden. Wenn Ihnen etwas nicht klar ist? Schicken Sie uns eine Frage.
Was macht das Modul Rechnungen in SmartFP?
Elektronische Registrierung von Rechnungen, deren Bearbeitung und Genehmigung, Statusübersicht, Archivierung und Vorbereitung von Dokumenten für die Buchhaltung (Export/Ausgaben). Alles in einem Arbeitsgang.
Wie schnell kann ich eine neue Rechnung erstellen?
Rechnungen lassen sich mit ein paar Klicks erstellen. Die Daten können manuell eingegeben werden oder SmartFP ruft sie aus dem angehängten Dokument ab und Sie überprüfen sie einfach.
Was ist, wenn der Genehmigende die Rechnung zurückgibt oder ablehnt?
Der Genehmigende kann die Rechnung zur Vervollständigung zurückschicken oder mit Kommentaren ablehnen. Alles wird aufgezeichnet und ist nachvollziehbar (wer, wann, warum).
Verfügt SmartFP über einen Prüfpfad?
Ja. Für jede Rechnung können Sie den Verlauf der Schritte und Änderungen einsehen – wer das Dokument erstellt hat, wer es genehmigt hat, wann die Änderungen vorgenommen wurden und in welchem Zustand sich die Rechnung befand.
Ersetzt SmartFP die Buchhaltung?
Nein. SmartFP ersetzt die Buchhaltung nicht – es bereitet einheitliche Daten und Ausgaben so auf, dass sie sich nahtlos in Ihr Buchhaltungssystem einfügen lassen, ohne dass Sie sie manuell neu eingeben müssen.
Ist es möglich, Genehmigungen nach Unternehmen einzurichten (Rollen, Grenzen, Struktur)?
Ja. Der Genehmigungsprozess wird nach Ihren Regeln festgelegt – wer genehmigt, innerhalb welcher finanziellen Grenzen, nach Abteilung, Projekt oder Verantwortung.
Kann ich sehen, wo die Rechnung gerade ist?
Ja. Jede Rechnung hat einen eindeutigen Status (neu, ausstehend, zurückgegeben, bereit zum Buchen…) und Sie können sehen, wer als nächstes dran ist.
Kann eine Rechnung einem Projekt, einer Abteilung oder einem Auftrag zugewiesen werden?
Ja. Rechnungen können je nach Bedarf des Unternehmens zugewiesen werden – in der Regel einer Abteilung, einem Projekt, einer Bestellung oder einem Vertrag (Links zu anderen Modulen).