Bestellungen
Wie funktionieren die Bestellungen?
Das Modul Aufträge ist Teil der SmartFP-Plattform. Der Zugang zu den Aufträgen wird über die Einstellungen der Benutzerrechte gesteuert, die auf einer Benutzergruppe oder den direkten Einstellungen des Benutzers basieren können.
Natürlich ist es möglich, Benutzer zu synchronisieren (Microsoft AD, Google) und sie über SSO anzumelden. Die Plattform kann beliebig mit zusätzlichen Modulen erweitert werden oder Sie verwenden nur das Modul Orders.
Bestellungen
1. eine Anfrage erstellen
Im Modul Bestellungen der SmartFP-Plattform können Sie ganz einfach eine Bestellanforderung erstellen. Sie fügen Lieferanten und zu bestellende Artikel hinzu, wählen die Art der Kaufanfrage und wählen ein Zentrum (oder ein anderes organisatorisches Element).
Anschließend senden Sie die Kaufanfrage zur Genehmigung, die die Grundlage für die Auftragsautomatisierung und die elektronische Auftragsgenehmigung ist.
Anfragen generieren
Wenn Sie keinen vorausgewählten Lieferanten haben, können Sie im System eine PDF-Anfrage erstellen und diese an die Lieferanten senden.
Bestellungen
2. das Genehmigungsverfahren
Die Kaufanfrage durchläuft einen automatischen Genehmigungsprozess, der Ihrer Organisationsstruktur und den Einstellungen des Genehmigungsworkflows entspricht. Betroffene Benutzer erhalten Benachrichtigungen (im System, per E-Mail oder SMS).
Der Genehmigungsprozess kann einfach oder komplexer sein, z. B. abhängig vom finanziellen Volumen der Anfrage, dem Zentrum oder der Art der Bestellung (z. B. Elektronik, Ersatzteile).
Vorgeprüfte Lieferanten
im System können Sie eine Gruppe von Lieferanten einrichten, mit denen Sie eine Rahmenbestellung haben. Dies kann den Genehmigungsprozess vereinfachen.
Unterschrift der Bestellungen
Unser System ermöglicht die Integration mit Signierwerkzeugen (z.B. eSigno, Signi) für Fälle, in denen eine Unterschrift eines Vorgesetzten oder Lieferanten erforderlich ist.
Beispiel
Anträge bis zu einem Betrag von 50.000 CZK ohne MwSt. für den Kauf von Consumer-Hardware werden zunächst vom Vorgesetzten und dann vom IT-Manager genehmigt. Sobald die Genehmigung erteilt ist, können Sie bestellen.
Bestellungen
3. Bestellung
Sobald die Anfrage genehmigt ist, erhält der Besteller oder Einkäufer eine Benachrichtigung. Das System generiert ein PDF der Bestellung und kann die Bestellung direkt per E-Mail an den vorausgewählten Lieferanten übermitteln, in der der Lieferant seine Zustimmung zur Bestellung bestätigt.
Alternativ kann der Benutzer eine PDF-Datei der Bestellung herunterladen und sie an den ausgewählten Lieferanten senden. Auf diese Weise sorgen wir für einen effizienten Bestellungsablauf.
Rechnungen: Das Modul Bestellungen kann mit dem Modul Rechnungsfreigabe verknüpft werden, wo die Rechnung des Lieferanten der gelieferten Bestellung zugeordnet werden kann. Dies kann den Prozess der Rechnungsfreigabe erleichtern oder eine umfassende Historie liefern.
Bestellungen
Lieferung
Nach der Lieferung der Bestellung bestätigt die zuständige Person den Erhalt der Ware im System. Alles wird im Prüfpfad aufgezeichnet, was zu einer besseren Kontrolle der Einkaufsprozesse beiträgt.
Aufeinanderfolgende Lieferungen: Wenn Sie Waren bestellen, die in Teilen geliefert werden (z. B. einen Tankwagen mit Benzin), können Sie das Volumen in der Bestellung festlegen und die Lieferungen nach und nach hinzufügen. In der Übersicht sehen Sie die aufeinanderfolgenden Lieferungen.
Bestellungen
Berichte
Sie können Berichte über Bestellungen und Anfragen entsprechend den Rechteeinstellungen erstellen. Die Berichte können auf Zentren, Benutzer, Lieferanten, Zeit usw. beschränkt werden. Sie bieten einen schnellen Überblick über die Einkäufe eines ausgewählten Lieferanten oder die Einkäufe einzelner Zentren.
Wir können Berichte erstellen, die auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Auf diese Weise unterstützen wir die Digitalisierung von Prozessen und sparen Zeit und Kosten
Integration
Wir können die SmartFP-Plattform über API oder direkte Datenbankeingabe mit Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrem ERP-System verbinden. Genehmigte Aufträge können dann synchronisiert werden, um sicherzustellen, dass die Daten in einem zentralen System aktuell sind.
Erleichtern Sie Ihre Arbeit
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Möchten Sie testen, wie das Modul in der Praxis funktioniert? Wir bereiten Ihnen gerne eine voll funktionsfähige Demonstration des Moduls vor, die wir Ihnen per E-Mail zusammen mit einem persönlichen Angebot zusenden.