SmartFP führt universelle Aufzeichnungen über IT- und Betriebsmittel – von Laptops und Mobiltelefonen bis hin zu Servern, Software und Lizenzen. Jedes Asset hat seine eigene Karte mit Kennungen, Klassifizierung und wichtigen Daten.

• Universelle Anlagenbuchhaltung – HW, SW, Lizenzen, Server, Datenbanken und andere Arten von Anlagen.
• Anlagenkarte – Registrierungsnummer, Seriennummer, Name, Klassifizierung und Zustand.
• Lieferant und Hersteller – Lieferantenhistorie und Kauf-/Garantiehistorie.
• Wichtige Daten – Kaufdatum, Garantie, Revision, Vorschlag zur Verschrottung.
• Technische Parameter – IP-Adresse, Kennungen, Versionen, SW/HW-Updates.
• Anhänge und Notizen – Dokumente und Dateien direkt neben dem Asset.

Vermögensverwaltung ist mehr als nur Aktenführung. SmartFP verwaltet den gesamten Lebenszyklus – Zuweisung an einen Mitarbeiter, Rückgabe an den Verwahrer und Abmeldung mit nachvollziehbarer Historie.

Zuordnung zu einem Mitarbeiter/einer Einheit – Zuordnung zu einer verantwortlichen Person oder Organisationseinheit.

Standort in der Organisation – Standort, Gebäude, Raum und ein Überblick darüber, „was sich wo befindet“.

Rückgabe von Vermögenswerten – einfache Rückgabe an den Treuhänder.

De-Registrierung – Beendigung des Lebenszyklus eines Assets mit einer Historie.

Übergabeprotokoll – Erstellen und Senden des Übergabeprotokolls.

Bestätigung der Annahme/Ablehnung – der Benutzer nimmt an oder lehnt ab, alles nachvollziehbar.

Wenn Geräte von einer Person zur anderen übertragen werden, entsteht meist Verwirrung. SmartFP führt Übertragungen als Prozess ein: Anfrage → Genehmigung → Übergabe → Bestätigung.

• Übertragungsanträge – Aufzeichnung von Anträgen auf Übertragung von Eigentum.
• Übersicht über alle Transfers – einfaches Filtern und Finden des Transfers.
• Genehmigungsverfahren – die Übernahme der Immobilie wird verfahrenstechnisch abgewickelt.
• Rückverfolgbare Historie – Sie können sehen, wer den Vermögenswert in Besitz genommen hat und wem er gehörte.
• Handover-Protokoll – automatisch generierte Basis für den Handover.

Inventuren in SmartFP sind kein Excel. Sie erstellen eine Inventur nach Standort oder Verantwortlichem, prüfen die Artikel über QR und das System wertet die Unterschiede zwischen den Aufzeichnungen und den tatsächlichen

Kapitel und Inhalt – eine einfache Gliederung, die von der Personalabteilung verwaltet werden kann.

Inventarisierung nach Standort – Gebäude, Raum oder verantwortliche Person.

Inventur im System starten – Liste der Artikel im Inventar löschen.

QR-/Registrierungsnummernprüfung – schnelle Überprüfung von Artikeln.

Bewertung von Unterschieden – fehlende, überzählige oder widersprüchliche Angaben.

Fortschritt speichern – die Inventur kann gespeichert und fortgesetzt werden.

Für Anlagen, die inspiziert oder gewartet werden müssen, benötigen Sie Fristen, Protokolle und Rückverfolgbarkeit. SmartFP speichert die Revisionshistorie und den Zeitplan und hilft Ihnen, die Fristen im Auge zu behalten.

• Revisionsunterlagen – Revisionsprotokolle, Protokollnummern und Protokollbücher.
• Serviceanbieter und Techniker – Übersicht über Anbieter und Berechtigungen.
• Gültigkeit der Revisionen – Daten und Intervalle der Revisionen.
• Mängel und Maßnahmen – identifizierte Mängel und empfohlene Abhilfemaßnahmen.
• Revisionsplan – Revisionsplanung und Revisionsverlauf.
• Asset-Revisionsübersicht – Sie können die komplette Historie jedes Artikels sehen.

Die Asset-Karte kann je nach Art des Geräts Erweiterungen haben. Damit können Sie Dokumentation, Ereignisse, technische Parameter und Verknüpfungen zwischen Assets aufzeichnen.

Unterstützende Dokumentation – Dokumente, Anhänge, Gültigkeit der Dokumente.

Betriebliche Aufzeichnungen – Notizen und betriebliche Ereignisse für eine Anlage.

Verknüpfungen zwischen Assets – SW-Server, DB-Server, Lizenz-Gerät.

Technische Parameter – HW-Parameter, CMDB-Felder, Maßeinheiten.

Aktivitäten und Ereignisse – Überblick über Veränderungen und Schritte im Lebenszyklus.

Inventar- und Revisionsübersicht – Sie können die Historie jedes Assets einsehen.

QR-Tags beschleunigen die Inventur und die Inspektion vor Ort. Jeder Artikel wird eindeutig identifiziert und die Inspektion ist eine Sache von Sekunden.

• Drucken von QR-Codes – eindeutige Identifizierung von Assets im Unternehmen.
• QR für die Inventarisierung – schnelle Überprüfung von Artikeln ohne Überschreiben.
• QR für Messwerte – Möglichkeit, die Etiketten auch für Messungen zu verwenden (wenn Sie Aufzeichnungen führen).
• Schnelle Kartenverfolgung – nachdem der QR-Code gelesen wurde, öffnet sich die Asset-Karte.

Das Schwierigste ist, den Überblick über Fristen und Regeln zu behalten. SmartFP kann Revisionen planen, Sie auf bevorstehende Verfallstermine hinweisen und den Abgang von Vermögenswerten nach festgelegten Regeln vorschlagen.

Revisionsplanung – Intervalle (Tag/Woche/Monat/Jahr) und automatische Planung.

Ablaufwarnung – Ablaufen von Zertifikaten und Revisionen.

Vorschlag zur Veräußerung – Regeln für den Vorschlag zur Veräußerung von Vermögenswerten.

Konfiguration nach Organisation – Systemparameter, Konten und Modulregeln.

Weniger manuelle Kontrollen – das System überwacht, was sonst übersehen würde.