Die Vorteile des SmartFP-Informationssystems von Gappex werden von allen Mitarbeitern gelobt, unabhängig von Alter und Funktion. Die Digitalisierung hat ihre Arbeit erleichtert, die Kommunikation beschleunigt und verbessert weiterhin die Prozesse, so dass jeder im Institut noch besser arbeiten kann.
Das Botanische Institut der Akademie der Wissenschaften der Tschechischen Republik ist das größte Zentrum für botanische Forschung in der Tschechischen Republik. Die Wissenschaftler arbeiten an tschechischen und ausländischen Arbeitsplätzen. Daher suchte das Institut nach einer Möglichkeit, sie miteinander zu verbinden und die Buchhaltung und Personalverwaltung zu digitalisieren (z. B. Erfassung und Genehmigung von Rechnungen, Verträgen, Anwesenheit, Urlaubsanträgen, Dienstreisen usw.).
Papiere wurden in Taschen zwischen den Arbeitsplätzen transportiert
Dokumente, die per Post verschickt und an der Rezeption abgegeben werden. Manchmal verloren oder in einer Schublade vergessen. Das war die Realität des Botanischen Instituts im Jahr 2020. „Der langfristige Druck zur Veränderung war bereits unerträglich. Früher schickten wir Papierdokumente zwischen unseren Zentren in Prag, Brünn und Třeboň per Post oder transportierten sie mit dem Auto, in Taschen. Bei den Rechnungen hatten wir keine Kontrolle darüber, wo genau sie sich befanden oder ob sie vergessen wurden. Lenka Doleželová, stellvertretende Direktorin für Wirtschaft des Botanischen Instituts, beschreibt die Situation.
Das Institut erhoffte sich eine bessere Überwachung und eine einfachere Übertragung von Dokumenten, um Zeit und Geld zu sparen und keine wichtigen Unterlagen zu verlieren. “ Gleichzeitig hofften wir, einige Prozesse im Zusammenhang mit der Abrechnung von Subventionen zu automatisieren, von denen wir eine Menge beziehen“, fügt Doleželová hinzu.
Was das Institut für Botanik der CAS löst
- 400 Mitarbeiter in 11 Abteilungen in 3 Städten,
- die Notwendigkeit, Dokumente zwischen Arbeitsplätzen auszutauschen,
- Anwesenheitslisten, Urlaubsanträge, Genehmigungen für das Home Office,
- Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen,
- Aufzeichnung und Genehmigung von Aufträgen durch die zuständige Person,
- als staatliche Einrichtung arbeitet oft mit Zuschüssen und deren Abrechnung.
Ein System, das sich anpasst
Doleželová hatte von Anfang an eine klare Vorstellung davon, was die neue Lösung erfüllen sollte.
Im Institut brauchten sie:
- Software, die Daten agendenübergreifend nutzen kann,
- ein Programm, das mit dem bestehenden Buchhaltungs- und HR-System Helios verbunden ist,
- eine Lösung, die sich an ihre Anforderungen anpasst – anstatt etablierte Prozesse für ein neues System ändern zu müssen
- und ein System, das intuitiv ist und von den Mitarbeitern angenommen wird.
„Wir wussten genau, was wir wollten. Wir wollten unsere Anforderungen nicht an ein Standardsystem anpassen, bei dem wir Zugeständnisse machen müssten. Wir kannten unsere Bedürfnisse, und die Mitarbeiter von SmartFP sind hervorragend auf sie eingegangen. Sie haben die Kernmodule für uns maßgeschneidert und dabei alle geplanten Termine eingehalten.“ fasst Doleželová zusammen.
Umstellung von Papier auf elektronische Prozesse innerhalb von sechs Monaten
Alle Module wurden parallel eingesetzt und die Umstellung von Papier auf elektronische Prozesse dauerte weniger als sechs Monate. „Gappex hat es geschafft, uns die erste Phase der Verwaltung ein paar Wochen vor der Covid-Pandemie zur Verfügung zu stellen. Alles hat in 93% der Fälle funktioniert. Ich halte das für ein großartiges Ergebnis“. Doleželová erinnert sich.
Für komplexere Module wie Workflows, die mit Berechnungen und Massenberichten verknüpft sind, musste zunächst die verfahrenstechnische und logische Funktionsweise der gesamten Agenda geklärt werden. „Wir mussten die Gappex-Entwickler bis ins Detail in unsere Prozesse einbeziehen, um unsere Vision zu erreichen. Auch hier wurden die Fristen nach hinten verschoben, aber wir wollten unbedingt ein ausgefeiltes Ergebnis haben.“ erklärt Doleželová.
Insgesamt haben wir 20 Module für das Botanische Institut geliefert und angepasst. Dank SmartFP jetzt:
- Rechnungen oder Verträge online erfassen und genehmigen, ohne dass Sie sie physisch übergeben oder überlegen müssen, an wen Sie die Rechnung zur Genehmigung weiterleiten,
- online fragen sie nach Mietwagen, aber auch nach Urlaub oder Home Office,
- Anwesenheitslisten und vollständige Arbeitsverträge und Vereinbarungen,
- Geschäftsreisen einfach abrechnen,
- alle Dokumente und Zahlungsübersichten für die interne Buchhaltung an einem Ort aufbewahren,
- behalten Sie den Überblick über kleine Ausgaben und Anlagegüter,
- die Verwendung der Haushaltsmittel zu überwachen und darüber zu berichten.
„Wir wussten, dass wir eine große Anzahl von Rechnungen pro Jahr bearbeiten, aber erst dank SmartFP haben wir herausgefunden, dass es sich um etwa 5.000 Rechnungen pro Jahr handelt. Heute haben wir für jede Rechnung einen elektronischen Nachweis und wissen immer, welchen Status die Rechnung hat.“ beschreibt z.B. die Vorteile des Rechnungsmoduls.
Dies ist auch für das Botanische Institut wichtig, da es sich aus Subventionen finanziert. „Wir müssen nicht nur die Rechnungen buchen, sondern auch die Verwendung der Subventionen auf der Grundlage der Rechnungen melden. Dank SmartFP können wir das Aufladen in wenigen Minuten erledigen, was unsere Arbeit sehr erleichtert. lobt Doleželová.
Das System erleichterte die Kommunikation und punktete bei den Mitarbeitern
Die Digitalisierung von Prozessen spart viel Zeit und Geld, und sie hat es auch möglich gemacht, einen Überblick und System in allen Prozessen zu haben. Das hat die Arbeit für alle Mitarbeiter erleichtert. „Früher hat sich jeder selbst um Reiseanträge oder Rechnungen gekümmert, und zwar auf Papier. Heute genehmigen wir alles elektronisch und können Massenabrechnungen vornehmen. Wenn eine ganze Gruppe auf eine Geschäftsreise geht, stellt eine Person die Rechnung für alle“, nennt Doleželová einen weiteren Vorteil.
Die Geschäftsleitung schätzt die Übersichtlichkeit und alle Arten von Berichten, die sie problemlos aus dem System ziehen können. Außerdem ermöglicht SmartFP eine automatische Zwei-Wege-Kommunikation mit Helios, so dass es nicht notwendig ist, Daten von einem Programm in ein anderes zu übertragen. „Wir müssen keine doppelte Arbeit leisten. Alle Mitarbeiter haben Zugang zu SmartFP, wo sie ihre Agenda bearbeiten, und dann arbeiten nur die Buchhalter und die Mitarbeiter der Personalabteilung in Helios, und die Daten aus SmartFP werden automatisch dorthin übertragen“, sagt Doleželová.
Das neue System wurde von allen Mitarbeitern unabhängig vom Alter akzeptiert. „Sie kommen sogar immer wieder mit Ideen, wie man einige Dinge verbessern kann“, fügt Doleželová hinzu. Das Botanische Institut profitiert also weiterhin davon, dass es sich statt für eine Boxlösung für eine maßgeschneiderte Software entschieden hat, die es selbst anpassen kann. „Und was uns überfordert, das lösen die Entwickler von Gappex für uns“, sagt sie abschließend.
Wir glauben, dass SmartFP auch für Sie Prozesse vereinfachen wird. Sagen Sie uns, was Sie in Ihrem Unternehmen tun, und wir werden herausfinden, wie wir es für Sie einfacher machen können.