Der Kunde hat die Immobilie bereits registriert. Er hat also nicht behauptet, dass er keine Kenntnis davon hatte. Das Problem trat auf, wenn er etwas schnell finden musste. Typischerweise, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, die Position wechselt oder Geräte zurückgibt, die er im Laufe der Zeit erhalten hat.
Das Notebook war in der Regel für das Unternehmen leicht auffindbar. Aber nach und nach wurden andere Dinge drum herum gepackt – ein Monitor, eine Dockingstation, ein Telefon, Zubehör, manchmal sogar Lizenzen oder andere Kleinigkeiten. Und diese blieben oft verstreut in verschiedenen Aufzeichnungen, Notizen oder einfach in der Erinnerung der Menschen.
„Das größte Problem war nicht die Hauptanlage. Das haben wir größtenteils aufgespürt. Schlimmer waren all die kleineren Dinge drumherum, die das Personal nach und nach hinzugefügt hat, so dass man nicht sicher sein konnte, ob man etwas vergessen hatte.“ (sagt ein Kundenvertreter)
(Der Kunde möchte anonym bleiben, daher wird sein Name nicht genannt).
Wo das Problem am stärksten auftrat
Das Problem wurde am deutlichsten, als der Mitarbeiter das Unternehmen verließ. Das Unternehmen musste schnell herausfinden, was der Mitarbeiter zurückgeben musste und was er bereits zurückgegeben hatte. Anstelle einer schnellen Überprüfung kam es jedoch oft darauf an, die Unterlagen zu durchsuchen, sich ältere Unterlagen anzusehen und bei Kollegen nachzufragen. Das war zwar nicht jeden Tag ein dramatisches Problem, aber ein Ärgernis, das regelmäßig wiederkehrte und unnötig Zeit in Anspruch nahm.
Darüber hinaus hatte der Kunde mit Betriebsmitteln zu tun, die auf Revisions- und Inspektionstermine hin überwacht werden mussten. Ein typisches Beispiel waren Feuerlöscher und andere Geräte, bei denen es wichtig ist, über einen bevorstehenden Termin im Voraus Bescheid zu wissen, und nicht, wann dieser fällig ist.
„Früher hatten wir einige Dinge in unseren Unterlagen und einige Dinge auf der Seite. Bei Überarbeitungen war es ähnlich. Wenn das System nicht darauf achtet, kann es leicht passieren, dass etwas nur auf einem Arbeitsblatt oder im Kalender einer Person verbleibt.“ (sagt der Kundenvertreter)
Was der Kunde ändern wollte
Der Kunde brauchte vor allem zwei Dinge. Erstens wollte er schnell sehen, welche Assets den einzelnen Mitarbeitern zugewiesen waren. Zweitens wollte er die Kontrolle über die mit den Assets verbundenen Fristen erhalten, um nicht auf eine manuelle Überwachung angewiesen zu sein.
Es ging also nicht darum, eine neue Liste von Vermögenswerten zu erstellen. Es ging darum, die Aufzeichnungen in bestimmten Situationen, die im Unternehmen tatsächlich vorkommen, hilfreich zu machen. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss niemand danach suchen, was er zurückgeben muss, und es ist klar, wann ein Audit oder eine andere Inspektion für die ausgewählten Vermögenswerte ansteht.
Wie die SmartFP-Plattform geholfen hat
In SmartFP haben wir das Modul Asset Management für den Kunden implementiert, so dass die Datensätze mit der täglichen Praxis verknüpft sind. Für jeden Gegenstand können Sie sehen, wem er zugewiesen ist, wo er sich befindet, welche Historie er hat und welche Daten oder Dokumente mit ihm verbunden sind.
Als Ergebnis sortiert der Kunde heute beim Ausscheiden eines Mitarbeiters die Vermögenswerte nicht mehr aus mehreren Quellen rückwärts, sondern aus einem einzigen Bericht. Ebenso verfügt das System über Warnmeldungen für anstehende Überprüfungen und Inspektionen, so dass wichtige Daten nicht außerhalb der Stammdaten verloren gehen.
„Früher mussten wir uns darauf verlassen, dass sich jemand an alles erinnert und alles nachverfolgt, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Heute haben wir sofort einen Überblick und wissen, was zurückgegeben werden muss. Das ist der größte Unterschied für uns.“ (sagt ein Kundenvertreter)
Was sich in der Praxis geändert hat
Nach dem Einsatz der Lösung hat der Kunde mehr Sicherheit gewonnen. Nicht in dem Sinne, dass sich plötzlich alles wie von Zauberhand löst, sondern in dem Sinne, dass wichtige Informationen nicht mehr an verschiedenen Stellen verstreut sind. Bei der Rückgabe von Vermögenswerten ist es einfacher zu überprüfen, was der Mitarbeiter bei sich trägt. Bei operativen Dingen ist es einfacher, im Auge zu behalten, was ansteht und was rechtzeitig erledigt werden muss.
Das war der größte Vorteil für den Kunden. Nicht mehr „Rekorde“, sondern ein System, das den toten Winkel reduziert und in Situationen hilft, die im Verkehr unnötig unangenehm sind.
Ergebnis
Heute nutzt der Kunde SmartFP, um sowohl die zugewiesenen Mitarbeiter-Assets als auch ausgewählte betriebliche Assets und die damit verbundenen Fristen zu verfolgen. Das Ergebnis ist eine einfachere Ausgabe für die Mitarbeiter, eine geringere Abhängigkeit von der manuellen Verfolgung und eine bessere Kontrolle über Gegenstände, die früher leicht verlegt werden konnten.
Auf Wunsch des Kunden veröffentlichen wir diese Fallstudie anonym.