Das Buchungssystem für die Anmietung von Besprechungsräumen in Bürozentren ist eine große Hilfe geworden. Offices Unlimited betreibt Serviced Offices und Coworking an drei Standorten in Prag. Jedes Zentrum bietet mehrere Besprechungsräume, für die sie ein einfaches und intuitives Buchungssystem suchten.
Unsere SmartFP-Lösung Offices Unlimeted hat die Mieter überzeugt, und sie können das System jetzt nutzen, um jeden Tagungsraum in jedem unserer Zentren zu buchen.
Ansatzpunkte für die Zusammenarbeit
„Wir haben Besprechungsräume durch direkten Kontakt zwischen dem Mieter und der Empfangsdame gebucht, was seine Grenzen hat, insbesondere in Situationen, in denen der Mieter einen Kunden am Telefon hat und online sehen muss, wann der Besprechungsraum verfügbar ist.“ Marie Kantorová, Büroleiterin bei Offices Unlimited, beschreibt die Situation vor der Zusammenarbeit mit Gappex. „Wir legen großen Wert auf den persönlichen Kontakt mit unseren Mietern, aber wir waren uns bewusst, dass die Digitalisierung im Jahr 2022 ein Muss für genau diesen Prozess ist.“
Kurz über Offices Unlimited
Offices Unlimited bietet ein flexibles Konzept voll möblierter Büroeinheiten mit flexiblen Mietbedingungen, die ideal für diejenigen sind, die ein möbliertes Büro oder Coworking Space ohne langfristige Verpflichtungen suchen. Die Nutzer von Gemeinschaftsbüros profitieren sowohl von geschlossenen Büros als auch von gemeinsam genutzten Räumen wie z.B. Besprechungszimmern. Offices Unlimited ist seit sechs Jahren im Geschäft. Im November 2021 wurden die Räumlichkeiten um ein neues Gebäude mit sieben zusätzlichen Besprechungsräumen erweitert. Mieter, die einen Vertrag mit Offices Unlimited haben, können die gemeinsam genutzten Räume in allen drei Gebäuden in Prag nutzen. Dies war der Anstoß, der das Unternehmen davon überzeugte, ein Online-Buchungssystem einzuführen.
Marie Kantor hatte die Idee, dass es ein Reservierungssystem geben sollte:
- verfügbar über Web oder Telefon
- eine einfache und intuitive Bedienung für die Benutzer (Mieter und Empfangsmitarbeiter) haben
- der Rezeptionistin Bescheid geben, wenn Erfrischungen für den Sitzungssaal benötigt werden
„Nachdem wir eine Demoversion mit dem Zusatz gezeigt hatten, dass wir das Buchungssystem innerhalb einer Woche einsatzbereit haben könnten, gab es keinen Grund mehr zu warten.“ fügt Marie Kantorová hinzu.
Die Belegung von Konferenzräumen ist nur der Anfang
Während der Präsentation des Reservierungssystems im SmartFP-System bei Maria Kantor haben wir weitere Funktionen demonstriert, die in dem System genutzt werden können:
- Bericht über die Belegung von Tagungsräumen durch einzelne Unternehmen als Grundlage für die Abrechnung von Tagungsräumen
- automatische Übermittlung der Information, dass der Termin für die Anmietung eines Besprechungsraums näher rückt, sowohl an die Empfangsdame als auch an die Person, die den Besprechungsraum reserviert hat
- Versand von Kalendereinladungen direkt aus dem System
„Wir waren überrascht, dass wir bei nur einem Treffen mehr Potenzial sahen, wofür wir das System noch verwenden könnten. Ich stellte mir vor, dass wir den Mietern alle Informationen über ein Schwarzes Brett zur Verfügung stellen, an dem wir Neuigkeiten posten, oder dass wir Dokumente wie Anleitungen zum Anschließen des Druckers usw. in das System eingeben“, erinnert sich Marie Kantorová. „Meine einzige Befürchtung war, dass einige unserer ‚Altmieter‘ so sehr an persönliche Bestellungen gewöhnt waren, dass sie das Online-System meiden würden. Diese Befürchtung hat sich nicht bewahrheitet, das Online-System wurde von diesen Mietern aufgrund seiner Einfachheit akzeptiert.“
Schnelle Inbetriebnahme
Das Buchungssystem für Tagungsräume wurde dem Kunden innerhalb von 2 Tagen zur Verfügung gestellt, und die folgenden 3 Tage verbrachten wir mit dem Kunden mit der Feinabstimmung der Texte und Bilder. Dalibor Nemec, CEO des Unternehmens, fügt hinzu: „Es hat sich wieder einmal bestätigt, dass Kunden es einfacher finden, bereits erstellte Anwendungen zu kommentieren, als wenn sie von Grund auf und nur auf dem Papier erfunden werden. Daher können wir den Prozess der Bereitstellung der Basisversion und der Implementierung der erforderlichen Änderungen in Zusammenarbeit mit dem Kunden dank der hohen Konfigurierbarkeit der SmartFP-Plattform sehr schnell und zu minimalen Kosten durchführen.“
„Die Zusammenarbeit war hervorragend“, sagt Marie Kantorová: „Die Vorführung, das Eingehen auf unsere Anforderungen, die gemeinsame Feinabstimmung des Auftrags, die schnelle Umsetzung und das alles in einem sehr positiven und freundlichen Geist. Und was noch dazu kommt? Keine Benutzerschulung erforderlich. Alles ist so einfach, dass wir, obwohl ein Anleitungsvideo gedreht wurde, von unseren Mietern die Rückmeldung erhalten haben, dass sie überhaupt keine Anleitung benötigen.“
Praktische Vorteile der Gappex-Lösungen
Tagungsräume werden derzeit über das Online-System gebucht. Jeder Mieter kann, nachdem er sich unter seiner Kennung in das System eingeloggt hat, sehen, welche Tagungsräume exklusiv für sein Unternehmen reserviert sind, welche frei sind und welche belegt sind. Wenn z.B. Erfrischungen bestellt werden müssen, erhält der Rezeptionist eine E-Mail-Benachrichtigung direkt aus dem System. Gleichzeitig sendet das System einige Zeit vor dem Beginn automatisch eine „Erinnerung“, sowohl an die Empfangsdame als auch an den Besteller. So wie ein Besprechungsraum einfach gebucht werden kann, kann er auch bis zu einer bestimmten Zeit storniert werden. Alle Buchungen werden aufgezeichnet und dienen anschließend als Übersicht über die Nutzung der Besprechungsräume und als Grundlage für die Rechnungsstellung.
„Bis jetzt wurden alle Aufzeichnungen in einer Excel-Datei auf einer gemeinsamen Festplatte gespeichert, auf die nur die Rezeptionisten der einzelnen Gebäude Zugriff hatten. Jede Reservierung musste persönlich oder zumindest telefonisch an der Rezeption vorgenommen werden. Der Übergang zu einem Online-System ist nicht nur für uns, die derzeitigen Mieter, von Vorteil, sondern auch für unsere zukünftigen Verträge. Die Digitalisierung wird bei der Anmietung neuer Büroräume als Bonus zu unseren derzeitigen Dienstleistungen eingeführt.“ Beschreibt Marie Kantor.
Eine Vision für die Zukunft: eine digitale Evolution, die die Arbeit noch einfacher macht
„Was uns an dem System am meisten gefällt, ist seine Einfachheit und die Möglichkeit, die gesamte Agenda an einem Ort zu haben. Im Zusammenhang mit der Buchung von Besprechungsräumen ist es für uns von Vorteil, eine klare Buchführung für jeden Mieter im System zu haben, die wir auch mit jedem Mieter teilen können. Ebenso hätten wir gerne eine Aufzeichnung der Ausdrucke auf gemeinsam genutzten Druckern, eine klare Aufzeichnung der Eintrittskarten jedes Mieters. Mir gefiel die Möglichkeit, die Anwesenheit der Rezeptionisten im System zu erfassen, und es gab noch viel mehr. Ich bin überzeugt, dass unsere Zusammenarbeit mit Gappex nicht mit der Nutzung des Reservierungssystems über SmartFP enden wird“, sagt Marie Kantorová.
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