Kann KI den Kameramann, Cutter und Synchronsprecher ersetzen? Wir haben uns angeschaut, was KI mit Video und Audio machen kann – und es könnte Sie überraschen.

Willkommen zum vierten Teil unserer Serie über praktische Anwendungen von KI. In früheren Artikeln haben wir erörtert, warum wir uns keine Sorgen über KI machen sollten (Teil 1) und wie sie uns helfen kann bei Texten (Teil 2) i Bildern (Teil 3). Heute konzentrieren wir uns auf Video und Ton: die Erstellung animierter Videos, sprechende virtuelle Charaktere, Videobearbeitung mit KI und auch synthetische Stimmen. Von der Erstellung gesprochener Präsentationen über die automatische Videobearbeitung bis hin zum Klonen Ihrer eigenen Stimme werden wir neue Tools und konkrete Anwendungsfälle kennenlernen.

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Über den Autor

Bei Gappex entwickelt Tomáš Rolc die Geschäftsseite der SmartFP-Plattform, die Unternehmen bei der Digitalisierung von Prozessen mit einem Low-Code-Ansatz unterstützt. Er ist bestrebt, technisches Wissen mit dem Geschäftlichen zu verbinden und konzentriert sich darauf, SmartFP für möglichst viele Nutzer zugänglich und verständlich zu machen.

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Rechtliche und ethische Hinweise für KI-Videos und -Audio

Bevor wir mit der Erstellung beginnen, ist es angebracht, wichtige ethische und rechtliche Überlegungen anzustellen. Das erzeugte Video oder die Stimme kann sehr glaubwürdig erscheinen, was das Risiko des Missbrauchs birgt – Deepfake-Videos und -Audio können Fehlinformationen verbreiten oder den Ruf von Personen schädigen. Verwenden Sie niemals KI, um das Gesicht oder die Stimme einer anderen Person ohne deren Erlaubnis zu imitieren. Wenn Sie Ihren eigenen Avatar erstellen oder eine Stimme klonen, achten Sie auf das Urheberrecht und die Privatsphäre. Wenn Sie KI verwenden, um Inhalte zu erstellen, die Sie veröffentlichen, ist es fair (und oft in den Nutzungsbedingungen vorgeschrieben) , darauf hinzuweisen, dass es sich um generierte Inhalte handelt.

Werfen wir gemeinsam einen Blick darauf, wie KI die Arbeit mit Video und Audio erleichtert

In dieser Folge möchten wir Ihnen zeigen, wie künstliche Intelligenz Sie bei der Erstellung von Videoinhalten und Audioaufnahmen unterstützen kann. Von der Erstellung von Filmmaterial und Animationen bis hin zu Kommentaren oder Synchronisationen – KI kann die kreativen Aktivitäten im Marketing beschleunigen. Sie brauchen keine Angst vor Experimenten zu haben, Sie müssen nur wissen, was Sie von ihr erwarten können und wo ihre Grenzen liegen.

Wie in den vorangegangenen Episoden werden die besten Ergebnisse durch eine Kombination aus KI und Menschen erzielt. KI kann auf der Grundlage von Anweisungen blitzschnell ein Video oder eine Tonspur erstellen, aber sie braucht Ihre Aufsicht und kreative Anleitung. In der Praxis funktioniert es am besten, wenn ein Mensch das Skript vorgibt und die KI bei der Ausführung hilft – bei der Gestaltung des Bildmaterials, der Bearbeitung des Filmmaterials und der Vertonung. Die KI wird Ihnen die Arbeit nicht ganz abnehmen, aber wenn sie richtig eingesetzt wird, können Sie wesentlich effizienter arbeiten – Inhalte schneller erstellen, problemlos verschiedene Varianten ausprobieren und sich mehr auf Ideen als auf technische Details konzentrieren. Es ist, als hätten Sie die gesamte Produktion auf einem Computer, aber Sie sind immer noch der Regisseur.

Beispiel für den Einsatz von KI bei der Arbeit mit Video und Audio 1/5:

HeyGen: Video aus Text mit KI-Avataren

Verbringen Sie Stunden damit, Videos zu drehen, weil Sie etwas klar darstellen müssen? Oder sehen Sie sich einfach nicht gerne vor der Kamera? Die Lösung ist ein KI-Avatar – eine virtuelle Figur, die den vorbereiteten Text für Sie spricht. HeyGen ist ein Online-Tool, mit dem Sie ein solches Video in wenigen Minuten erstellen können. Schreiben Sie einfach ein Skript, wählen Sie einen Avatar (digitalen „Schauspieler“) und legen Sie die Stimme fest – HeyGen generiert dann einen Videoclip, in dem Ihr gewählter Avatar Ihren Text mit originalgetreuer Mimik und Gestik spricht.

HeyGen bietet Dutzende von vorgefertigten Avataren mit unterschiedlichem Aussehen, Geschlecht und Stil. Sie können eine Geschäftsfrau im Anzug, eine Dozentin im lässigen T-Shirt oder eine junge Influencerin wählen, je nachdem, was zum Inhalt des Videos passt. Mehr als 30 Sprachen werden unterstützt, darunter auch Tschechisch, so dass Ihr Avatar Tschechisch sprechen kann (die Akzente sind minimal). Geben Sie den Text einfach auf Tschechisch ein und wählen Sie eine tschechische Stimme aus dem Menü. HeyGen bietet Hunderte von verschiedenen Stimmen zur Auswahl – von männlich und weiblich über formell und freundlich bis hin zu verschiedenen Akzenten. So können Sie den Tonfall leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Die Videoerstellung selbst ist sehr einfach: Nachdem Sie sich bei HeyGen registriert haben, wählen Sie eine Videovorlage aus (oder beginnen mit einer leeren Leinwand), fügen Text ein, wählen einen Avatar und eine Stimme und starten die Erstellung mit einem Klick. In ein paar Minuten sehen Sie das fertige Video, das Sie abspielen und herunterladen können. Auf dem Bildschirm sehen Sie eine Vorschau des Avatars und daneben einen Texteditor für das Skript – so geht die Bearbeitung schnell (siehe Bild unten). Wenn Ihnen das Ergebnis nicht gefällt, ändern Sie einfach den Text oder andere Einstellungen und lassen die KI das Video neu generieren.

Und wenn Sie etwas Unverwechselbareres als vorgefertigte Charaktere wünschen? Mit HeyGen können Sie auch Ihren eigenen Avatar erstellen, der aussieht (und klingt) wie Sie selbst oder vielleicht ein Kollege, ein Firmenmaskottchen usw. Es gibt zwei Hauptmethoden: Entweder laden Sie ein kurzes Video von der Person hoch, die spricht (etwa 2 Minuten Filmmaterial), oder Sie laden eine Reihe von Fotos des Gesichts hoch (10-15 Aufnahmen aus verschiedenen Blickwinkeln werden empfohlen). Die KI erstellt eine digitale Kopie dieser Bilder – einen Avatar, der das Aussehen, die Mimik und in gewissem Maße auch die Stimme des Originals nachahmt.

Diese Funktion muss zunächst in den HeyGen-Einstellungen (Abschnitt Benutzerdefinierter Avatar) aktiviert werden und Sie sollten damit rechnen, dass es einige Stunden dauern kann, bis ein benutzerdefinierter Avatar erstellt ist. Sobald er fertig ist, erscheint er in Ihrer Bibliothek und Sie können ihn wie jeden anderen verwenden – geben Sie ihm einfach einen Text und er wird Ihr „digitales Ich“ sprechen. Für eine detaillierte Anleitung zur Erstellung Ihres eigenen Avatars hat HeyGen eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung veröffentlicht – ich empfehle Ihnen einen Blick in den Hilfebereich, wir zeigen den Vorgang auch in unserem Video.

Der KI-Avatar von HeyGen eignet sich für Erklärvideos, Produktpräsentationen, E-Learning oder Web-Begrüßungsvideos – kurz gesagt, überall dort, wo Sie etwas persönlich sagen möchten, aber nicht physisch vor der Kamera stehen können oder wollen. Die resultierenden Videos sind erstaunlich glaubwürdig. Natürlich kann der aufmerksame Betrachter erkennen, dass es sich um eine Animation handelt (die Bewegungen können manchmal etwas ruckartig sein), aber für den täglichen Gebrauch ist die Qualität mehr als ausreichend. Für einen Bruchteil des Zeit- und Kostenaufwands können Sie Inhalte erstellen, für die Sie sonst ein Kamerastudio, Schauspieler oder eigene Filmaufnahmen benötigen würden.

Schauen Sie sich an, wie wir eine der Funktionen unserer SmartFP-Plattform mit HeyGen beschrieben haben:

Tipp: Viele Benutzer verwenden HeyGen auch, um Videos zu lokalisieren – sie nehmen ein Video einmal auf (z. B. auf Englisch) und lassen dann HeyGen den Avatar in andere Sprachen sprechen. Auf diese Weise müssen sie das Video nicht noch einmal aufnehmen, sondern tauschen nur die Stimme und die Untertitel aus. Die KI kümmert sich um die Lippensynchronisation des Avatars in die neue Sprache. Sie können das Video also ganz einfach „übersetzen“, z. B. ins Tschechische, Slowakische, Englische und Deutsche – und überall spricht dieselbe Figur, nur in einer anderen Sprache.

Beispiel für den Einsatz von KI bei der Arbeit mit Video und Audio 2/5:

Sora: Videoerstellung und -bearbeitung durch OpenAI

Jetzt gehen wir von sprechenden Avataren zur allgemeinen Videoerstellung über. Stellen Sie sich vor, Sie könnten ein beliebiges Szenario als Text schreiben und die KI würde daraus ein Video erstellen. Das ist genau das, was das neue Produkt von OpenAI namens Sora verspricht. Es ist ein fortschrittliches Tool zur Erstellung von Videos aus Text, einem Bild oder einem kurzen Videoclip. Sora kann auf der Grundlage einer Textbeschreibung Videoclips von bis zu 20 Sekunden Länge erstellen. Sie beschreiben z. B. eine Szene „Sonnenuntergang über dem Meer, die Kamera fährt langsam hoch“ und die KI erzeugt eine bewegte Aufnahme, die der Beschreibung entspricht.

Aber Sora kann viel mehr als nur Text → Video. Es bietet einen vollständigen Video-Editor mit künstlicher Intelligenz. Die wichtigsten Funktionen sind:

• Remix Video: Sie laden Ihr eigenes kurzes Video hoch und texten, was Sie darin ändern möchten. Sie können z.B. die Szene „Tag-zu-Nacht-Szene mit Regen“ umschreiben und die KI nimmt die entsprechenden Anpassungen an dem Video vor.
• Storyboard (Zeitleiste): Sie können mehrere generierte Szenen kombinieren. Sora verfügt über einen Editor, mit dem Sie eine Abfolge von Clips in einer Timeline anordnen können – zum Beispiel eine erste Landschaftsaufnahme, eine zweite Nahaufnahme einer Figur, eine dritte Action-Bewegung. Mit dem Editor können Sie einstellen, wie die Szenen aufeinander aufbauen und einen einheitlichen Stil für das gesamte Video beibehalten.
• Schleife: Mit einer einzigen Taste kann Sora das Video so bearbeiten, dass das letzte Bild auf das erste folgt – so entsteht eine perfekte Schleife. Dies ist z. B. für animierte Web-Hintergründe oder Endlos-GIFs nützlich.
• Überblenden: Sora kann zwei verschiedene Videoclips zu einem einzigen zusammenfügen und dabei auf intelligente Weise einen Übergang zwischen ihnen schaffen. So können Sie verschiedene Szenen oder Stile mischen, um interessante Effekte zu erzielen (z. B. eine Qualle, die durch die Baumkronen schwebt).
• Voreinstellungen: Es stehen voreingestellte Stile zur Verfügung, um Ihrem Video einen einheitlichen Look zu verleihen. Z.B. „Film Noir“ (schwarz-weiß mit hohem Kontrast), „Papierausschnitt“ (alles sieht aus wie Pappe), „Retro-Archiv“ usw. Sie können die KI ein Video in einer bestimmten Ästhetik erstellen lassen, ohne jedes Detail anpassen zu müssen.

Sora ist einfach ein kleines KI-Filmstudio. 🙂 In der Praxis muss man sagen, dass die Ausgaben immer noch in der Länge begrenzt sind (max. 10 Sekunden für normale Benutzer, 20 Sekunden für höhere Pläne) und die Erzeugung komplexerer Szenen eine Herausforderung sein kann (die KI kämpft manchmal mit Details wie genauen Gesichtern oder Text im Bild). Aber das ist ein gewaltiger Wandel – noch vor einem Jahr war so etwas unvorstellbar. Heute können Sie mit ein paar Klicks Ihr eigenes Sci-Fi-Filmmaterial „drehen“ oder eine statische Illustration animieren.

Wie kann ich Sora ausprobieren? Sora ist derzeit in die ChatGPT-Webanwendung integriert. Wenn Sie ein ChatGPT Plus-Abonnement haben, können Sie auch auf die Bild- und Videofunktionen zugreifen – besuchen Sie einfach die Sora-Website und melden Sie sich mit denselben Daten wie bei ChatGPT an.

Tipp: Sie werden Sora auch dann zu schätzen wissen, wenn Sie nicht selbst einen Film drehen wollen. Es eignet sich zum Beispiel hervorragend zur Belebung von Präsentationen oder Websites. Anstelle eines statischen Hintergrunds können Sie mit Sora eine beeindruckende Animation erstellen (z. B. eine abstrakte Schleife oder ein Naturmotiv). Auch das Social Media Marketing kann von KI-Videos profitieren – Sie können im Handumdrehen kurze, ansprechende Spots produzieren. Und wenn Sie gerne experimentieren, ist Sora ein Spielzeug für Kreative – Sie können unrealistische Kombinationen ausprobieren (z. B. „mit Bleistift gezeichneter Dinosaurier, der auf dem Mond Gitarre spielt“) und sich überraschen lassen, was die KI hervorzaubert.

Beispiel für den Einsatz von KI bei der Arbeit mit Video und Audio 3/5:

SmartFP: Planung und Verwaltung von Marketingkampagnen

In den vorherigen Beispielen haben wir Inhalte erstellt – entweder Video oder Audio. Aber ein großartiges Tool, das Ihnen in der nächsten Phase helfen kann, ist ein Tool, das nicht per se generative KI ist, sondern Ihnen hilft, alles zu organisieren. Was nützen die besten KI-Kreationen, wenn Sie sie nirgendwo ordentlich sammeln, ihre Veröffentlichung planen und die Zusammenarbeit im Team sicherstellen können? Genau dafür hat die SmartFP-Plattform ein Modul Projektverwaltung (FastTask). Sehen wir uns an, wie es dem Marketingteam die Planung und Genehmigung von Social Media-Posts oder die Verwaltung von Kampagnen im Allgemeinen erleichtern kann.

Das Modul Projektmanagement wurde entwickelt, um die effektive Planung, Verfolgung und Koordination von Aufgaben innerhalb eines Teams zu erleichtern. Sie können z.B. ein Projekt „Sommer-Marketing-Kampagne“ erstellen , ihm alle Unteraufgaben hinzufügen (z.B. „Trailer-Video erstellen“, „Text für Posts schreiben“, „Facebook-Posting planen“, „Bildmaterial mit dem Management abstimmen“ usw.) und sie Kollegen mit Fristen zuweisen. Sie können jede Aufgabe auf einer übersichtlichen Kanban-Tafel sehen – sie zeigt Spalten wie To-Do, In Bearbeitung, Erledigt usw. Sie können Aufgaben per Drag & Drop zwischen den Spalten entsprechend ihrem Stadium verschieben, so dass jeder sofort einen Überblick über den Status der Kampagne erhält.

Die Kommunikation innerhalb des Teams findet direkt bei den Aufgaben statt – jede Aufgabe hat ihre eigene Diskussion, Änderungshistorie und die Möglichkeit, Dateien anzuhängen. Ein Grafikdesigner lädt zum Beispiel ein Bannerdesign in eine Aufgabe hoch (wie das KI-generierte Bild in der vorherigen Episode 😊) und markiert die Aufgabe als zur Genehmigung anstehend. Die zuständige Person erhält eine Benachrichtigung (per E-Mail oder in der App) und kann sich die Aufgabe ansehen, kommentieren oder vorantreiben. Alle Änderungen (Verschieben in einen anderen Status, neuer Kommentar, Textbearbeitung…) werden mit Zeitangabe auf der Aufgaben-Zeitleiste protokolliert – so können Sie jederzeit sehen, wer was wann getan hat. Diese Transparenz verhindert, dass etwas in einer E-Mail verloren geht oder vergessen wird.

Eine großartige Funktion des FastTask-Moduls ist die schnelle Erfassung von Ideen und Anfragen (Windows, Outlook und Chrome erforderlich). Wenn Sie z.B. eine E-Mail von einem Kunden erhalten, der Marketingmaterial anfordert, ziehen Sie diese einfach in das SmartFP-Fenster – eine neue Aufgabe wird automatisch mit dem vorausgefüllten Titel und der Beschreibung aus dieser E-Mail erstellt. Ebenso können Sie mit einem Klick einen Screenshot einfügen: Drücken Sie Bildschirm drucken oder Strg+V und der Screenshot wird an die Aufgabe angehängt – ideal für visuelle Erinnerungen („diesen Teil der Website hier bearbeiten“ usw.).

Aus der Sicht eines Teamleiters bietet das Modul auch Filter und Berichte. Sie können sich alle Aufgaben eines Mitarbeiters projektübergreifend anzeigen lassen, oder umgekehrt alle Aufgaben, die in dieser Woche eine Frist haben. So können Sie leicht feststellen, wer überlastet ist, was brennt und wo es freie Kapazitäten gibt. Die Genehmigung von Aufgaben ist auch für Marketingkampagnen wichtig – in SmartFP implementieren Sie einfach, dass eine Aufgabe den Status „Zur Genehmigung anstehend“ hat, und die verantwortliche Person genehmigt sie entweder (verschiebt sie nach Erledigt) oder gibt sie mit einem Kommentar zurück an „In Arbeit“. Auf diese Weise haben Sie die Kontrolle über den gesamten Prozess und nichts wird ohne Genehmigung veröffentlicht.

Das Modul Projektmanagement ist vielseitig: Es kann nicht nur von Marketingfachleuten, sondern auch von Entwicklungsteams, Vertriebsabteilungen für das Angebotsmanagement, der Personalabteilung für die Personalbeschaffung usw. verwendet werden. Es ist ein flexibles Tool für jedes Projektmanagement. Wenn Sie an dieser Demo interessiert sind, können wir gerne eine Demo einrichten und Ihnen zeigen, wie das Modul in Ihrer Umgebung funktionieren würde.

Tipp: Überlegen Sie, an welcher Stelle in Ihrem Prozess Sie ein Projektmanagement-Tool einsetzen könnten, und lassen Sie es uns wissen.

Beispiel für die Verwendung von KI für Video und Audio 4/5:

OpenArt: Videos mit einem einheitlichen Charakter erstellen

Als wir in der letzten Folge über Bilder sprachen, erwähnten wir, dass die KI manchmal Probleme mit der Konsistenz hat – wenn Sie zehn Bilder der „gleichen“ Person erstellen, kann jedes etwas anders aussehen. Das ist ein Problem bei Videos: In jedem Bild würden sich die Gesichtszüge des Schauspielers ändern! Aus diesem Grund werden Tools entwickelt, die darauf abzielen, den Charakter über mehrere Aufnahmen hinweg konsistent zu halten. Ein solches Tool ist OpenArt – ursprünglich eine Plattform zur Erzeugung von KI-Bildern, die jetzt auch fortschrittliche Modelle für Videos anbietet.

OpenArt verfügt über eine Funktion namens Charaktere, mit der Sie Ihren eigenen Charakter erstellen und ihn wiederholt verwenden können. Der Prozess besteht darin, dass Sie ein oder mehrere Bilder der Figur hochladen (es kann sich dabei um eine reale Person handeln – z. B. Ihr Selfie – oder sogar um eine fiktive Zeichentrickfigur) oder einfach mündlich beschreiben, wie sie aussehen soll. Die KI erstellt dann ein Modell dieser Figur und Sie können ihr einen Namen geben. Wenn Sie dann ein Bild oder ein Video in OpenArt erstellen, geben Sie in der Eingabeaufforderung einfach einen Link zu dieser speziellen Figur ein und die KI sorgt dafür, dass das Ergebnis mit ihrem Aussehen übereinstimmt.

Beispiel: Nehmen wir an, Sie erstellen die Figur „Anna – eine junge Brünette in einem roten Kleid“. Sie lassen OpenArt mehrere Bilder generieren, wählen dasjenige aus, das Ihnen am besten gefällt, und speichern Anna als Ihren Charakter. Nun möchten Sie eine Comic-Geschichte über Anna erstellen – Sie brauchen also eine Reihe von Bildern, in denen Anna jedes Mal in einer anderen Situation erscheint, aber immer noch wie Anna aussieht. Mit einem normalen Generator würde es passieren, dass sie das eine Mal eine andere Nase hat, das zweite Mal andere Augen… Mit OpenArt Characters sagen Sie: „[Anna] sitzt in einem Büro und tippt auf einem Computer, im Stil eines Comics“. Die KI wird ein Bild von Anna am Computer erzeugen. Nächste Szene: „[Anna] läuft bei Sonnenuntergang am Strand “ – Sie erhalten wieder Anna, diesmal in Bewegung am Strand. Und so weiter. Der ganze Comic hat einen einzigen Protagonisten.

Dies ist ideal für Markencharaktere, Maskottchen oder wenn Sie denselben KI-„Darsteller“ in verschiedenen Bildern im Marketing verwenden möchten. Sie müssen die Eingabeaufforderung nicht jedes Mal anpassen, damit sie „gleich aussieht“ – OpenArt kümmert sich automatisch um die Anpassung der Merkmale.

Aber OpenArt beschränkt sich nicht nur auf statische Bilder. Dank der eingebauten Modelle (wie Kling 2.1 – eines der neuesten KI-Videomodelle) können Sie auch kurze Videos erstellen. Entscheidend ist, dass die Konsistenz des Charakters auch über die Zeit – also innerhalb des Videos – gilt. Wenn Sie ein definiertes Zeichen verwenden, versucht die KI, es vom ersten bis zum letzten Bild des Videos gleich zu halten. Dies löst das Problem, dass ältere KI-Videomodelle „fließende“ Gesichter hatten (die Figur sah in jedem Bild ein wenig anders aus, was das Auge als unnatürlich empfand). Mit OpenArt sollte dies weniger vorkommen.

Wie verwendet man OpenArt? Registrieren Sie sich einfach bei openart.ai – die grundlegende Bilderstellung ist kostenlos (Sie erhalten eine bestimmte Anzahl von Credits pro Tag). Für fortgeschrittenere Funktionen, längere Videos oder das Trainieren Ihrer eigenen Figuren benötigen Sie einen kostenpflichtigen Plan oder müssen Credits kaufen, aber Sie müssen nichts bezahlen, um es auszuprobieren.

Wählen Sie in der Toolbox Charaktere und erstellen Sie einen Testcharakter. Sie können zum Beispiel ein Foto von sich selbst hochladen und die KI die Figur neu trainieren lassen. Versuchen Sie dann, ein einfaches Bild mit dieser Figur zu erstellen (verwenden Sie den Namen oder den Link zu dieser Figur in der Eingabeaufforderung – die Anweisungen von OpenArt zeigen es Ihnen). Sehen Sie sich an, wie die KI die Szene mit Ihnen als „Schauspieler“ rendert. Es ist ein bisschen Sci-Fi, aber es funktioniert! 🙂 Sobald Sie mit Bildern herumgespielt haben, wechseln Sie zu Video (OpenArt unterstützt die Erzeugung von Videos – entweder nur aus Text oder aus einem Bild, wie bei Sora). Geben Sie ein, was Ihre Figur tun soll, und Sie erhalten im Handumdrehen einen animierten Clip.

Tipp: OpenArt hat vor kurzem die Lippensynchronisation hinzugefügt – die Möglichkeit, die Lippen der Figur entsprechend dem Soundtrack zu bewegen. Sie können Ihr eigenes Audiomaterial aufnehmen (z. B. den Kommentar, den Sie in ElevenLabs erstellt haben, siehe unten) und OpenArt generiert ein Video von Ihrer KI-Figur, die genau die von Ihnen aufgenommene Sprache artikuliert. Auf diese Weise wird der Stimmenklon mit der animierten Figur verbunden – das Ergebnis ist ein sprechender Avatar, der der Realität sehr nahe kommt. Diese Technologie befindet sich noch im Anfangsstadium, aber sie deutet auf eine Zukunft hin, in der jeder in seinem virtuellen Studio nach Belieben mit Schauspielern und Stimmen „spielen“ kann.

Beispiel für die Verwendung von KI für Video und Audio 5/5:

ElevenLabs: Text-to-Speech und Kopie Ihrer eigenen Stimme

Lassen Sie uns zum Schluss noch einen Blick auf den Bereich Ton werfen – insbesondere auf die synthetische Stimme. Ganz gleich, ob Sie ein Video erzählen, eine Audioversion eines Artikels erstellen oder sogar eine Stimme für Ihren Chatbot benötigen, Sie müssen keinen professionellen Schauspieler engagieren. Hochwertige KI-Modelle können heute Texte lesen, die von einer menschlichen Stimme nicht zu unterscheiden sind. Eines der bekanntesten Tools ist ElevenLabs.

ElevenLabs können Sie einfach einen beliebigen Text einfügen und ihn in gesprochenes Wort umwandeln lassen. Es unterstützt viele Sprachen (einschließlich Englisch) und bietet sehr natürlich klingende Stimmen. Nachdem Sie sich für ElevenLabs registriert haben, können Sie sofort loslegen – öffnen Sie den Bereich Sprachsynthese, geben Sie Ihren Text ein oder fügen Sie ihn ein und wählen Sie eine Stimme aus dem Menü. Es stehen voreingestellte Stimmen zur Verfügung (die meisten davon sind in Englisch, für Tschechisch können Sie z.B. Antonín oder Zuzana auswählen, die wie ein normaler tschechischer Sprecher klingen). Sie klicken auf Generieren und innerhalb weniger Sekunden wird eine Audiodatei erzeugt, die Sie abspielen oder herunterladen können.

Die Qualität der Ausgabe wird Sie wahrscheinlich überraschen – die Zeiten der monotonen Roboterstimmen sind vorbei. ElevenLabs kann Sätze intonieren, natürliche Pausen machen, den Tonfall je nach Inhalt ändern (eine Frage fragend klingen lassen, einem Ausrufezeichen Nachdruck verleihen usw.). Wenn Ihnen etwas nicht gefällt, können Sie versuchen, den Text zu bearbeiten (z.B. Kommas für ein langsameres Tempo einfügen oder die Aussprache von Fremdwörtern phonetisch beenden) und ihn erneut zu generieren. Bei tschechischen Texten ist die Qualität ebenfalls sehr gut, obwohl die KI bei schwierigen Wörtern oder Namen manchmal ein wenig stottert – in diesem Fall hilft es, das problematische Wort so zu schreiben, wie es ausgesprochen wird.

Spielen Sie das Ergebnis ab:

Wo kann eine solche synthetische Stimme nützlich sein? Sie können zum Beispiel ein Lehrvideo vertonen (wie das, das Sie in HeyGen erstellt haben – anstelle der Standard-Avatarstimme setzen Sie Ihr eigenes Audio ein). Es eignet sich auch hervorragend für Podcasts oder Audioblogs – Sie schreiben einen Artikel und mit einem Klick haben Sie eine Audioaufnahme davon, die die Zuhörer hören können, anstatt sie zu lesen. Unternehmen nutzen ElevenLabs für automatisierte Telefonsysteme, Sprachassistenten oder sogar personalisierte Nachrichten (bei denen der Kunde seinen Namen in gesprochenem Text hört, ohne dass ihn jemand manuell aufnimmt).

Das i-Tüpfelchen ist die Funktion Voice Lab, mit der Sie Ihre eigene Stimme klonen können. Wenn Ihnen eine der vorgefertigten Stimmen nicht gefällt (oder Sie einfach nur wollen, dass sie nach Ihnen klingt), laden Sie ein paar Hörproben Ihrer Stimme in das System hoch. Alles, was Sie brauchen, sind ein paar Minuten Aufnahmezeit – idealerweise mit einer klaren, rauschfreien Stimme. ElevenLabs verwendet diese Proben, um ein Modell zu trainieren, das fast genau wie Sie spricht. Dann kann jeder Text, den Sie schreiben, so klingen, als ob Sie ihn selbst lesen würden. Es ist schon eine seltsame Erfahrung, Ihre Stimme Sätze sagen zu hören, die Sie nie gesagt haben. 🙂

Der Nutzen liegt auf der Hand: Sie können sich selbst skalieren – zum Beispiel Videos oder Präsentationen erstellen, in denen Sie „Sie“ sind, ohne jede Ausgabe mühsam überreden zu müssen. Podcast-Ersteller lokalisieren auf diese Weise Inhalte in Fremdsprachen (sie bringen ihrer Stimme bei, Englisch, Spanisch usw. zu sprechen, und erhalten so ausländische Versionen ihrer Sendung, die immer noch wie sie selbst klingen).

Tipp: ElevenLabs zeichnet sich durch seine Sprachausgabe aus – es kann der Stimme Emotionen verleihen. In der Benutzeroberfläche können Sie die Parameter Stabilität und Klarheit/Stil für die Stimme einstellen. Wenn Sie die Stabilität verringern, wird die Stimme ausdrucksstärker (z.B. für dramatisches Lesen oder emotionales Sprechen). Erhöhen Sie die Klarheit für eine förmlichere und klarere Sprache (z.B. für Nachrichten). Versuchen Sie, mit diesen Einstellungen herumzuspielen, oder verwenden Sie den Voice Styler, mit dem Sie Ihrem Text Anweisungen wie „sagen Sie es mit Begeisterung“ oder „in einem traurigen Ton“ hinzufügen können . Die KI passt dann die Intonation so an, als ob sie die Emotion tatsächlich erleben würde.

Článek Episode 4 von KI für jeden Tag: Arbeiten mit Video und Audio se nejdříve objevil na SmartFP.

Kann KI heute den Grafikdesigner, Fotografen und Designer ersetzen? Wir haben uns angeschaut, was KI mit Bildern machen kann – und Sie werden überrascht sein.

Willkommen zum dritten Teil der Serie über den praktischen Einsatz von KI. In den ersten beiden Artikeln haben wir darüber gesprochen, wieman sich keine Sorgen über KI machen muss (Teil 1) und wie sie uns bei Texten und Dokumenten helfen kann (Teil 2). Heute konzentrieren wir uns auf Bilder: die Erstellung von Grafiken, Fotos und allgemeinem Bildmaterial. Wir werfen einen Blick auf neue Tools und spezielle Anwendungsfälle – von der Erstellung und Umgestaltung von Fotos bis hin zu kreativen „Funnies“.

Wir werden Sie am Mittwoch 02. 07. 2025.

Wenn Sie Probleme haben, das Video hier abzuspielen, versuchen Sie, es direkt auf der YouTube-Website zu öffnen.

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Über den Autor

Bei Gappex entwickelt Tomáš Rolc die Geschäftsseite der SmartFP-Plattform, die Unternehmen bei der Digitalisierung von Prozessen mit einem Low-Code-Ansatz unterstützt. Er ist bestrebt, technisches Wissen mit dem Geschäftlichen zu verbinden und konzentriert sich darauf, SmartFP für möglichst viele Nutzer zugänglich und verständlich zu machen.

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Rechtliche Warnung vor dem Einstieg in die Welt der KI-Bilder

Bevor wir mit der Erstellung beginnen, noch ein paar rechtliche Hinweise. Die gute Nachricht: Sie können die von Ihnen erstellten Bilder legal verwenden – sie sind nicht automatisch urheberrechtlich geschützt. Aber hüten Sie sich davor, die Rechte anderer zu verletzen! Es ist nicht ganz in Ordnung, eine exakte Kopie einer berühmten Zeichentrickfigur oder des Abbilds einer anderen Person in KI zu erstellen und diese dann für das Marketing zu verwenden. Praktisch gesprochen: Versuchen Sie nicht, Mickey Mouse oder eine berühmte Persönlichkeit in Ihrer Werbung zu erzeugen.

KI-Modelle werden in der Regel an den Arbeiten anderer Personen trainiert, so dass Sie Gefahr laufen, „versehentlich“ etwas zu erstellen, das dem Original ähnelt. Daher empfiehlt es sich, jedes generierte Bild zu überprüfen – vergleichen Sie es mit den Originalquellen und ändern Sie möglicherweise die Eingabeaufforderung, um die Originale zu vermeiden. Mit einem Wort: Seien Sie vorsichtig und ehrlich.

Lassen Sie uns loslegen: Hier sind einige Tipps, wie Sie KI zur Erstellung von Bildern einsetzen können

Nachdem die rechtlichen Fragen geklärt sind, lassen Sie uns nun endlich einen Blick auf die spezifischen Tools werfen, die Ihnen die Arbeit mit Bildern erleichtern werden. Ganz gleich, ob es um die Erstellung von Markenbildern, die Bearbeitung von Fotos oder kreative Projekte geht, KI kann Ihnen die Arbeit erheblich erleichtern. Hier sind einige Tipps, wie es geht!

Beispiel für die Verwendung von AI bei der Arbeit mit Bildern 1/7:

Recraft.ai: ein einheitlicher Stil für Ihre Marke

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, einen einheitlichen visuellen Stil für Ihren Blog, Ihren Newsletter oder Ihre Kampagne zu schaffen? Recraft.ai ist ein Online-Tool, das über ein einzelnes Bild hinausgeht. In Recraft erstellen Sie einen „Arbeitsbereich“, in dem Sie Ihre Markenelemente festlegen: Farbschema, Format, Stil (realistisch oder Cartoon), usw. Der Vorteil ist, dass Sie innerhalb eines einzigen Boards immer wieder neue Bilder erstellen können , die Ihrem gewählten Stil entsprechen. Sie können sie nebeneinander ausrichten und vergleichen. Auf diese Weise behalten Ihre Grafiken immer ähnliche Farben und Stimmungen – keine Abweichungen.

Auf diese Weise erstelle ich Illustrationen und Fotos für den SmartFP-Blog: Ich habe ein Style Board parat und für einen neuen Artikel ändere ich einfach die Aufforderung des vorherigen Bildes. Das Ergebnis ist konsistent und dennoch originell – wir generieren für jeden neuen Artikel ein neues Bild, aber wir verlieren nicht das einheitliche Gesicht des Designs.

Recraft kann auch andere Dinge mit generierten Bildern tun – zum Beispiel das AI-Lasso-Werkzeug zur gezielten Bearbeitung (Inpainting genannt). Damit können Sie ein neues Objekt in das Bild malen oder ein Detail korrigieren. Was ist mit der Farbpalette? Sie legen Ihre Unternehmensfarben fest und Recraft wendet sie auf alle generierten Bilder an.

Kurz gesagt: Recraft ist ideal, wenn Sie eine Idee schnell in ein Bildmaterial umwandeln und einen konsistenten „Markenlook“ beibehalten möchten. Zusätzliche Funktionen: Es verfügt über AI Upscaler, um die Auflösung ohne Artefakte zu erhöhen, und Background Remover, um den Hintergrund automatisch zu entfernen. (Sie können damit genauso bequem arbeiten wie mit einem fortgeschrittenen Editor.) Sie haben also Erzeugung, Bearbeitung und endgültigen Export in einer Plattform – im Grunde ein komplettes grafisches KI-Studio in einer Web-App.

Beispiel für die Verwendung von AI bei der Arbeit mit Bildern 3/7:

KI kann Quittungen und Rechnungen lesen

Bilder müssen nicht nur Illustrationen sein – sie können auch Daten verbergen. Probieren Sie es zum Beispiel mit einer Quittung. Wenn Sie ein Foto einer Quittung hochladen, kann ChatGPT alle für die Buchhaltung benötigten Felder auslesen. So kann es zum Beispiel eine Tabelle mit den erforderlichen Daten erstellen.

Der Vorteil ist, dass Sie nur eine einfache Anweisung benötigen und die KI alles schön in Spalten schreibt. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie weniger in das Buchhaltungssystem eintippen müssen – und dass die Gefahr menschlicher Fehler geringer ist.

Ich habe ein Foto der Quittung auf ChatGPT hochgeladen und diese Aufforderung geschrieben:

Analyzuj prosím přiloženou fotografii účtenky a vyčti z ní všechny informace, které jsou potřebné pro zaúčtování podle českého práva u běžného daňového dokladu. Výstup uveď v přehledné tabulce. Zaměř se na následující údaje: název a IČO dodavatele, DIČ dodavatele, číslo daňového dokladu, datum zdanitelného plnění (DUZP), celkovou částku bez DPH, sazbu DPH, výši DPH, celkovou částku včetně DPH, formu úhrady (například platební kartou) a stručný popis plnění. Pokud některý z údajů není uveden, vypiš „neuvedeno“. Výstup zpracuj do dvousloupcové tabulky s popisem položky vlevo a hodnotou vpravo.

Auch das Modul zur Rechnungserfassung auf der SmartFP-Plattform verwendet das Rossum-Tool. Es kann auch Dokumente aus E-Mails abrufen und deren Verarbeitung kann vollautomatisch erfolgen.

Beispiel für die Verwendung von AI bei der Arbeit mit Bildern 4/7:

Arbeiten mit Fotografie des Raumes (Home Staging)

Wohndesigner oder Immobilienmakler können ChatGPT verwenden, um Fotos von Räumen zu bearbeiten. Sie können ihnen z. B. ein Foto Ihrer Terrasse zur Verfügung stellen und sie damit beauftragen, diese „schön zu machen“.

Laden Sie das Foto auf ChatGPT hoch und verwenden Sie die Eingabeaufforderung:

Nahrál jsme ti fotku moji terasy. Navrhni mi úpravy a ty přidej do fotografie tak, aby působila středomořským dojmem, ale bez vysokých nákladů. Potřebuji to mít hezké a útulné.

Ich habe ein glaubhaftes Bild mit Blumen und Dekorationen. Oder:

„Wie würde es mit blauen Kissen aussehen?“ – und die KI wird die Kissen für Sie komplett neu zeichnen. So passt sich der Raum an Ihren Geschmack an, ohne dass Sie experimentell einkaufen oder Möbel umstellen müssen.

Beispiel für die Verwendung von AI bei der Arbeit mit Bildern 5/7:

Produktfotografie ganz oben

Stellen Sie sich vor, Sie brauchen ein Produkt, das professionell fotografiert werden soll – aber kein teures Studio. Versuchen Sie es mit generativer KI und realistischer Beleuchtung! Siehe Beispiele:

Ich habe ein Foto von einer Computermaus auf meinem Schreibtisch hochgeladen, es mit Papier hinterlegt, damit es genug Kontrast hat, und diese Aufforderung verwendet:

Poskytl jsem ti fotografii produktu (počítačové myši). Vytvoř mi produktové foto které vypadá realisticky, čisté odrazy a přirozené, jemné stíny pod produktem, které budou simulovat leštěný odrazivý povrch a zvýší hloubku a realističnost scény.

Ich habe ein Bild von meinem Mixer hochgeladen und diese Aufforderung geschrieben:

Umísti nahraný mixér na čistou, moderní kuchyňskou linku, kam dopadá měkké ranní světlo z okna. Přidej čerstvé suroviny jako lesní ovoce, banány a listovou zeleninu vedle mixéru. Vytvoř realistické odrazy a jemné stíny na pracovní ploše. Pozadí může naznačovat útulnou kuchyni s neutrálními tóny a rozostřenými prvky jako jsou hrnky nebo mísy.

Lassen Sie die KI auf ähnliche Weise ein Foto im Freien erstellen, indem Sie das hochgeladene Foto verwenden:

Umísti nahraný produkt (běžecké boty) na venkovní běžeckou dráhu zalitou slunečním světlem, s jemnými realistickými stíny a lehkým pohybovým rozostřením, které naznačuje rychlost. Přidej drobné detaily jako prach nebo kamínky pod podrážkou pro zvýšení realističnosti. Osvětlení by mělo připomínat zlatou hodinu, s teplými odlesky a přirozeným kontrastem. Použij malou hloubku ostrosti – boty budou ostré, pozadí jemně rozmazané.

Sie erhalten ein dynamisches Sportfoto mit Sonnenuntergangslicht (goldene Stunde) und scharfen Schuhdetails im Vordergrund. Solche Anweisungen verleihen dem Foto Tiefe und Leben. Übrigens, weil ich meine Schuhe zu Hause auf den Küchentisch gestellt habe, habe ich eine ordentliche Standpauke bekommen 😉.

KI-Modelle können unterschiedliche Bedingungen simulieren (z. B. die Morgendämmerung im Vergleich zu einem dramatischen Sonnenuntergang) und präzise Reflexionen und Schatten wiedergeben. Sonst müssten Sie stundenlang unter perfekten Studiobedingungen fotografieren. Jetzt müssen Sie nur noch das Ergebnis gut beschreiben – die KI kann mit Komposition, Beleuchtung und Details (unscharfe Hintergründe, Fruchttexturen usw.) umgehen. Das Ergebnis ist ein sauberes, realistisches Bild, das Sie im Internet oder in einem Katalog präsentieren können.

Beispiel für die Verwendung von AI bei der Arbeit mit Bildern 6/7:

Professionelles Porträt und hyperstylisiertes Poster

Möchten Sie Ihr eigenes Gesicht auf ein Foto setzen, das wie ein Film aussieht?

Kinematografisches Porträt im Büro

Ich habe mein eigenes Foto auf ChatGPT hochgeladen und diese Aufforderung eingegeben:

Kinematografický pohled shora na mě, jak nehnutě stojím uprostřed moderní kanceláře s velkými okny a industriálními prvky. Jsem oblečený v elegantním tmavém obleku bez kravaty – současný profesionál v byznysu. Kolem mě se v rozmazaném pohybu míhají kolegové a ruch pracovního dne. Já zůstávám ostrým bodem v dynamickém prostředí. Scéna je nasvícená tlumeným přirozeným i umělým světlem, s filmovým nádechem 35mm, malou hloubkou ostrosti a poměrem stran portrét 4:3.

Stilisiertes Poster mit unverwechselbaren Grafiken

Ich habe mein eigenes Foto auf ChatGPT hochgeladen und diese Aufforderung eingegeben:

Vytvoř hyperdetailní grafický design s výrazným portrétem mladého muže se stejnou tváří jako na nahrané fotografii, s sebevědomým výrazem. Jeho hlava je zdobena objemnými vlasy, které dodávají kompozici texturu a hloubku. Portrét je ztvárněn ve vysoce kontrastním černobílém stylu, který vyniká na minimalistickém pozadí. Jeho výraz je klidný, ale odhodlaný, přičemž jedno oko je částečně zakryto výrazným oranžovým (HEX kód barvy: #EF7D25) obdélníkovým překryvem, který dodává moderní, umělecký nádech.

Beispiel für die Verwendung von AI bei der Arbeit mit Bildern 7/7:

Ein kleiner Spaß zum Schluss

KI muss nicht immer ernst sein. Im Gegenteil, mit ein bisschen Spielerei können Sie tolle Meme oder Bilderwitze machen:

Action-Figur ähnlich einer lebenden Person in einer Verpackung. Ich habe mein eigenes Foto hochgeladen und eine Eingabeaufforderung verwendet:

Použij mou fotografii, kterou jsem ti poskytnul a vytvoř stylizovanou akční figurku mé osoby v plastovém blistru, navrženém jako prémiová sběratelská hračka. Figurka musí podobná obličeji z poskytnuté fotografie. Uvnitř balení by měla stát vzpřímeně. Blistr by měl mít horní část (header) s názvem „Sales Man“ velkým písmem a podnadpisem „Getting rejected more often than a dating app on a Sunday night.“ níže. Vedle figurky přidej tři doplňky ve vlastních přihrádkách: aktovka na dokumenty / mobilní telefon / klíček od vozu BMW. Barevné schéma celého balení slaď s oblečením, které mám na sobě na fotografii. Nakonec zařiď, aby celý obrázek vypadal jako profesionálně nasvícený produkt na regálu v obchodě.

Was Sie aus diesem Beitrag mitnehmen können

Dies war ein kurzer Durchlauf, wie Sie KI für die Arbeit mit Bildern und Fotos nutzen können. Ich wollte Ihnen so viel Inspiration und praktische Tipps wie möglich geben – jetzt sind Sie dran! Wenn Sie es bis hierher geschafft haben, lassen Sie mich wissen, welche dieser Tools Sie zuerst ausprobieren, und wenn Sie Ihre eigenen Erfahrungen gemacht haben, würde ich mich freuen, wieder von Ihnen zu hören.

Vergleich von KI-Tools für die Arbeit mit Bildern

Článek Episode 3 von KI für jeden Tag: Arbeiten mit Bildern und Fotos se nejdříve objevil na SmartFP.

Wie viel Zeit verbringen Sie pro Woche mit dem Schreiben von E-Mails, Berichten oder dem Bearbeiten von Texten? Was wäre, wenn Sie das mit KI in der Hälfte der Zeit erledigen könnten – ohne Stress und ohne über jeden Satz nachzudenken?

In der letzten Folge haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie mit KI beginnen können. Heute konzentrieren wir uns auf einen der praktischsten Bereiche, in dem Sie KI sofort einsetzen können – die Arbeit mit Text. E-Mails, Verträge, Beiträge, Übersetzungen, Textbearbeitung oder sogar Brainstorming. Das meiste, was wir heute mühsam auf die Tastatur tippen, kann KI entweder für uns erledigen oder uns erheblich helfen.

Wie wir bereits beim letzten Mal gesagt haben, funktioniert KI am besten in Kombination mit Menschen. Betrachten Sie sie als einen praktischen Kollegen, den Sie von Zeit zu Zeit besuchen müssen – der Ihnen aber viel Arbeit ersparen und eine neue Perspektive bieten kann.

BEVOR SIE BEGINNEN: Die meisten KI-Tools haben Geschäftsbedingungen, die besagen, dass Sie bei der Veröffentlichung von Texten oder Bildern, die Sie damit erstellt haben, dies angeben müssen. Denken Sie also bei der Verwendung von KI daran, die von Ihnen erstellten Inhalte angemessen zu kennzeichnen.

Und um ehrlich zu sein: Generative künstliche Intelligenz hat mir geholfen, mit dem Text zu arbeiten und Themen zu finden, während ich diesen Artikel schrieb.

Wenn Sie Probleme haben, das Video hier abzuspielen, versuchen Sie, es direkt auf der YouTube-Website zu öffnen.

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Über den Autor

Bei Gappex entwickelt Tomáš Rolc die Geschäftsseite der SmartFP-Plattform, die Unternehmen bei der Digitalisierung von Prozessen mit einem Low-Code-Ansatz unterstützt. Er ist bestrebt, technisches Wissen mit dem Geschäftlichen zu verbinden und konzentriert sich darauf, SmartFP für möglichst viele Nutzer zugänglich und verständlich zu machen.

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Werfen wir gemeinsam einen Blick darauf, wie KI die Arbeit mit Text erleichtert

In dieser Folge möchten wir Ihnen zeigen, wie künstliche Intelligenz Ihnen die tägliche Arbeit mit verschiedenen Texten erleichtern kann. KI ist ein großartiger Helfer – sie erleichtert Routineaufgaben, eröffnet neue Möglichkeiten und lässt Sie sich auf wichtigere Arbeiten konzentrieren. Sie brauchen keine Angst vor ihr zu haben, Sie müssen nur wissen, was Sie von ihr erwarten können und was Sie nicht erwarten sollten.

Wie in der letzten Folge gilt die Faustregel: Die beste KI ist nicht die KI allein, sondern eine Kombination aus KI und Menschen. Künstliche Intelligenz kann einen Text blitzschnell analysieren, eine Lösung vorschlagen oder eine Antwort formulieren. Aber ohne eine klare Aufgabe, ein Ziel und menschliche Kontrolle kann sie nicht allein zurechtkommen. In der Praxis funktioniert es am besten, wenn ein Mensch die Richtung vorgibt und die KI auf dem Weg dorthin hilft – indem sie nach Optionen sucht, diese bewertet und Vorschläge macht. KI wird Ihnen die Arbeit nicht ganz abnehmen, aber wenn Sie sie richtig einsetzen, kann sie Ihnen helfen, deutlich effizienter zu sein – schneller, konsistenter und sogar kreativer. Darin liegt ihr größter Nutzen.

Verbringen Sie Stunden damit, Ihre E-Mails zu debuggen und machen sich Sorgen, dass sie immer noch Fehler enthalten? Versuchen Sie, KI in den Prozess einzubeziehen – ChatGPT kann zum Beispiel auf der Grundlage Ihrer Eingaben eine komplette E-Mail von Grund auf neu schreiben. Geben Sie ihm einfach eine gute Eingabeaufforderung oder das Briefing: Beschreiben Sie, an wen Sie schreiben und zu welchem Zweck, welchen Stil die E-Mail haben soll und was das Ziel ist. ChatGPT wird im Handumdrehen einen entsprechenden E-Mail-Entwurf erstellen.

Navrhni text obchodního e-mailu jako odpověď na žádost o více informací o naší platformě SmartFP, která slouží k digitalizaci firemních procesů. V e-mailu chci nabídnout schůzku, ale pokud adresát nebude mít čas, rád bych mu poslal několik otázek, které mi pomohou připravit prezentaci nebo nabídku na míru.

Cílem e-mailu je přirozeně motivovat klienta k domluvě schůzky, nebo alespoň k odpovědi na otázky. Styl by měl být profesionální, lidský, lehce neformální — používej moderní obchodní jazyk bez vlezlosti. Do e-mailu neuváděj podpis.

Než začneš psát samotný e-mail, zeptej se mě nejprve na jméno adresáta a termíny, které mám k dispozici pro schůzku.

Prüfen Sie die generierte E-Mail sorgfältig und bearbeiten oder ergänzen Sie Details. Wenn Sie etwas auslassen, kann die KI Ihnen Fragen stellen – zum Beispiel, wer der Empfänger ist oder welche Termine für Sie in Frage kommen. Sobald die KI die E-Mail fertiggestellt hat, brauchen Sie nur noch den Entwurf zu überprüfen und schon können Sie sie versenden.

Tipp: Sie können die KI die fertige E-Mail sprachlich bearbeiten lassen oder z.B. den Stil von einer förmlichen Begrüßung in ein freundlicheres Nicken ändern. Dazu verwenden Sie eine weitere einfache Aufforderung – z.B. „Wandeln Sie den Text in eine weniger formelle Form um, aber behalten Sie den professionellen Ton bei.“ ChatGPT wird die E-Mail in wenigen Sekunden in den gewünschten Stil umschreiben, so dass Sie sie z.B. für einen Kunden verwenden können, den Sie necken wollen.

S adresátem si tykám. Přepiš text do moderního obchodního jazyka, používej tykání a oslovuj adresáta křestním jménem. Styl by měl být profesionální, přirozený a lehce neformální. Vyhni se příliš familiárnímu nebo neprofesionálnímu tónu.

Wenn es Ihnen unangenehm ist, die KI die gesamte E-Mail für Sie schreiben zu lassen, können Sie sie auf andere Weise nutzen. Schreiben Sie die E-Mail selbst und bitten Sie dann die KI, sie zu „polieren“, d.h. Formulierungen und Tippfehler zu korrigieren und die Klarheit zu verbessern. Ich persönlich verwende dazu eine benutzerdefinierte universelle Eingabeaufforderung, in der ich ChatGPT mitteile, dass ich Grammatik und Wortwahl korrigieren und die Formatierung des Textes beibehalten möchte. ChatGPT fordert den E-Mail-Text an, den ich bearbeiten muss, ich füge ihn ein – und erhalte eine stark verbesserte Version zurück. Nach dem KI-Eingriff ist die E-Mail gut lesbar und richtig formatiert, ohne dass mein ursprünglicher Stil und Inhalt verloren gegangen sind.

Uprav prosím následující text tak, aby byla zachována veškerá původní sdělení, ale vylepšena gramatika a slovosled. Použij lehce formální, moderní obchodní jazyk, který působí lidsky. Nepoužívej zvýraznění oslovení, ikony ani jiné speciální prvky, pouze základní formátování textu. Nejdříve mě výzvy k zadání textu.

Následuje text vašeho emailu.

Sie können sehen, dass die KI mit Text voller Tippfehler oder schlechter Formatierung umgehen kann. Sie korrigiert und optimiert den Text in Sekundenschnelle, so dass die E-Mail professionell aussieht.

Sie haben einen fertigen Text, sind sich aber unsicher bei der Rechtschreibung oder Grammatik? Auch hier kann KI helfen. ChatGPT (oder ein anderes Sprachmodell) kann eine Reihe von Fehlern erkennen, aber es gibt auch spezielle Tools, die Ihr Englisch gründlich überprüfen. Mein Lieblingstool ist Opravidlo.cz – ein tschechischer Online-Korrekturleser, der bei MUNI entwickelt wurde.

Die Verwendung von Opravidlo ist einfach: Sie können den zu prüfenden Text auf der Website Opravidlo.cz eingeben und mit dem Korrekturlesen beginnen. Das Tool findet automatisch Tippfehler, Rechtschreibfehler, grammatikalische Fehler und typografische Fehler. Eine Liste der gefundenen Fehler wird übersichtlich neben dem Text angezeigt und Sie können sie Schritt für Schritt korrigieren. Der korrigierte Text wird dann wieder in das Dokument oder die E-Mail kopiert, mit dem/der Sie arbeiten.

Opravidlo.cz kann mehr Fehler erkennen als eine normale Word-Prüfung und ist immer dann nützlich, wenn Sie sich zu 100% darauf verlassen wollen, dass Ihr Tschechisch korrekt ist. Der Vorteil ist, dass es kostenlos online ist und Sie nichts installieren müssen. Nach dem automatischen Korrekturlesen empfehle ich Ihnen jedoch, den Text noch einmal mit Ihren eigenen Augen durchzugehen – auch wenn der KI-Korrekturleser Ihnen helfen wird, die meisten Fehler zu finden, ist die endgültige Überprüfung immer Sache des Menschen.

Müssen Sie einen Text schnell in eine Fremdsprache oder aus einer Fremdsprache ins Englische übersetzen? KI-Übersetzungen sind heute oft nicht mehr von der Arbeit eines Muttersprachlers zu unterscheiden. Ein hervorragendes Tool ist DeepL, das Übersetzungen in hoher Qualität anbietet. Sie müssen nicht einmal ein Konto bei DeepL.com anlegen – Sie können Texte bis zu 1500 Zeichen mit einem Klick kostenlos übersetzen. Fügen Sie einfach den Originaltext in das linke Fenster ein, wählen Sie die Zielsprache, und schon erscheint im rechten Fenster eine hochwertige Übersetzung. Sie können den Text dann noch feinabstimmen oder zur weiteren Verwendung kopieren.

Für alltägliche Übersetzungen funktioniert ChatGPT ebenfalls gut – formulieren Sie einfach die Aufforderung, fügen Sie den zu übersetzenden Text ein und lassen Sie die KI arbeiten. Die Qualität der ChatGPT-Übersetzung ist für die meisten Zwecke ausreichend, auch wenn DeepL bei der Genauigkeit und der Erhaltung feiner Bedeutungsnuancen die Nase vorn hat. Andererseits kann ChatGPT längere Texte über die Grenzen von DeepL hinaus übersetzen, und Sie können direkt mit ihm über den Kontext oder die Anforderungen sprechen (z.B. „übersetze den Text, wobei der Ton informell bleiben soll“).

Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die Übersetzung mit der ursprünglichen Bedeutung übereinstimmt, lassen Sie die KI den Text zurück ins Englische übersetzen und vergleichen Sie die beiden tschechischen Texte. Diese Rücküberprüfung kann eventuelle Bedeutungsverschiebungen aufdecken.

Sie kennen das sicher: Sie finden einen interessanten Artikel oder ein Dokument mit ein paar tausend Wörtern, fangen an, es zu lesen – und nach langer Zeit stellen Sie fest, dass Sie nicht gefunden haben, was Sie gesucht haben. KI kann Ihnen Zeit sparen, indem sie einen langen Text schnell für Sie „überfliegt“ und die wichtigsten Ideen zusammenfasst.

ChatGPT kann zum Beispiel gebeten werden, eine kurze Zusammenfassung aus einem Weblink oder eingebetteten Text zu erstellen. Schreiben Sie einfach eine Eingabeaufforderung mit folgendem Wortlaut: „Fassen Sie den Inhalt des folgenden Artikels in fünf Sätzen zusammen. Artikel: [Link]“ . ChatGPT wird den Artikel überprüfen (oder Sie können ihn manuell kopieren, wenn die KI keinen Zugang zum Internet hat) und Ihnen in Kürze einen Auszug der Highlights zurückgeben.

Shrň mi prosím tento článek do 5 vět. Chci vědět, o čem je, a odhadnout, jak dlouho mi zabere přečíst si ho celý.

Následuje text nebo odkaz na článek apod.

Eine solche Zusammenfassung sagt Ihnen schnell, ob es sinnvoll ist, den Text im Detail zu lesen, oder ob die von Ihnen gesuchten Informationen nicht ohnehin vorhanden sind. Sie werden diesen Ansatz z.B. bei der Recherche zu schätzen wissen – anstatt zehn lange Artikel zu lesen, lassen Sie die KI diese zuerst „lesen“ und die relevanten Punkte extrahieren.

Verbringen Sie Stunden damit, lange Verträge oder Dokumentationen zu lesen, um die benötigten Informationen zu erhalten? KI kann Ihnen das Navigieren durch umfangreiche Dokumente erheblich erleichtern. Wir haben zum Beispiel KI in das Vertragsmodul der SmartFP-Plattform integriert, wo sie Ihnen hilft, schnell Antworten auf verschiedene Fragen im Vertragstext zu finden.

Die Vorgehensweise ist einfach: Öffnen Sie einen bestimmten Vertrag in SmartFP (z.B. als PDF-Anhang), klicken Sie auf KI-Dokument analysieren und schreiben Sie eine Frage zum Vertrag in das vorbereitete Feld. Zum Beispiel: „Worum geht es in diesem Vertrag?“ oder „Wie kann der Lieferant den Vertrag kündigen?“. Die KI wird den gesamten Vertragstext in Sekundenschnelle scannen und eine zusammenfassende Antwort mit relevanten Informationen zurückgeben. Auf diese Weise müssen Sie nicht jedes Wort selbst lesen – die KI übernimmt das für Sie und wählt nur die wichtigen Informationen aus.

Auf diese Weise können Sie beliebige Fragen zum Inhalt des Dokuments stellen und die KI „zieht“ für Sie die benötigten Daten aus den Tiefen des Textes. Das spart Zeit und verringert das Risiko, etwas zu übersehen. Wir verwenden diese Funktion derzeit für Verträge, aber ein ähnliches Prinzip lässt sich auf jeden anderen langen Text anwenden (Berichte, Handbücher, Gesetze usw.). Wenn Sie an KI in anderen SmartFP-Modulen interessiert sind, nehmen Sie Kontakt mit uns auf und wir demonstrieren es Ihnen gerne.

Müssen Sie eine E-Mail an mehr Personen versenden, möchten aber, dass alle eine Nachricht mit einer persönlichen Note und relevanten Daten erhalten? Mit Hilfe von KI können Sie die Vorbereitung von personalisierten Massenmailings beschleunigen. Wir demonstrieren dies am Beispiel der Kombination von Excel, Word und ChatGPT.

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Liste von Marketingkontakten in Excel – zum Beispiel die Spalten Name, Nachname, E-Mail. Sie möchten jeden einzelnen in der Einleitung mit seinem Namen ansprechen (z.B. „Sehr geehrter Herr Novak / Sehr geehrte Frau Novak“) und im Text die richtigen Wortformen entsprechend dem Geschlecht des Adressaten verwenden. Sie haben jedoch keine Informationen über das Geschlecht oder die entsprechende Adresse in Excel. Sie können diese Informationen von der KI ausfüllen lassen. Nehmen Sie einfach die Liste der Vor- und Nachnamen und geben Sie ChatGPT eine Aufforderung, ihnen ein Geschlecht zuzuweisen und die richtige Anrede zu erstellen.

Doplň mi do tabulky pohlaví na základě křestního jména a příjmení (většinou česká jména — odhaduj podle kalendáře nebo podle koncovky příjmení). Zároveň doplň oslovení: “Vážený pane příjmení” pro muže a “Vážená paní Příjmení” pro ženy, jak je uvedeno v příkladu. Nezapomeň, že u oslovení musíš dodržet Vokativ (5. pád) a doplň mi všechno.

V češtině je typicky pravidlo:
příjmení končící na -k, -h, -ch, -g → přidáš -u (procházka → procházko, Svoboda –> Svobodo),
příjmení končící na -r, -n, -l → přidáš -e (Kučer → Kučere),
příjmení na -a, -e, -i, -í, -ý většinou zůstávají stejné,
ženské příjmení (často končí na -ová, nebo je to „měkké“ příjmení) se neskloňuje.

ChatGPT geht die Liste durch und liefert in wenigen Augenblicken eine ausgefüllte Tabelle zurück – für jeden Namen wird angegeben, ob er männlich/weiblich ist, und die korrekte Form der Adresse (z.B. „Mr. Novak“ / „Mrs. Novak“). Überprüfen Sie das Ergebnis noch einmal, insbesondere bei selteneren Namen oder bei Beugungen von Nachnamen aus dem fünften Stock. Meiner Erfahrung nach hat die KI etwa 85% der Einträge richtig getroffen, und für den Rest war eine kleine manuelle Korrektur ausreichend.

Jetzt haben Sie eine Spalte in der Tabelle mit der Adresse und dem Geschlecht. Der nächste Schritt ist die Verwendung der Massenkorrespondenz in Word. In der vorbereiteten E-Mail-Vorlage (z.B. einem Brief an Kunden) markieren Sie den Platz für die Anrede und fügen das Feld ein, das der Spalte Anrede aus Excel entspricht. Als Nächstes legen Sie Bedingungen für verschiedene Wortformen nach Geschlecht fest – zum Beispiel verwenden Sie anstelle des Satzes „Vielen Dank für die Teilnahme an…“ eine Bedingung: Wenn Geschlecht = männlich, fügen Sie „teilgenommen“ ein, sonst „teilgenommen“. Behandeln Sie andere Teile des Textes, in denen sich die männliche und weibliche Form unterscheiden, auf die gleiche Weise.

Wenn Sie alles vorbereitet haben, verknüpfen Sie Word mit Ihren Excel-Daten und lassen das Dokument in Ihre E-Mails einfließen. Word erstellt für jeden Empfänger einen individuellen Brief: mit Namen, Anrede und den richtigen Wortformen. Schließlich versenden Sie alle E-Mails mit einem Klick. Die Empfänger erhalten eine Nachricht, die so aussieht, als hätten Sie jeden einzelnen angeschrieben – und doch haben Sie sie mit Hilfe von KI und intelligenten Office-Funktionen alle auf einmal erstellt.

Sind Ihnen beim Schreiben eines Textes, eines Slogans oder sogar eines Posts im Internet die Ideen ausgegangen? ChatGPT kann Ihnen helfen ,verschiedene Variationen von Formulierungen, Titeln oder sogar Witzen zu entwickeln, um Ihre Kommunikation aufzulockern. Schildern Sie ihr einfach den Kontext und bitten Sie sie um ein paar kreative Vorschläge.

Mir persönlich gefällt zum Beispiel die Art und Weise, wie Ryanair in den sozialen Medien kommuniziert – mit harmlosem Humor, der sich über Kunden lustig macht (aber nur über diejenigen, die selbst etwas falsch gemacht haben). Ich fragte mich, wie ein ähnlicher Humor in unserem Umfeld aussehen würde. Also habe ich ChatGPT gebeten, drei humorvolle Meldungen auf der Fehlerseite der Website über den Verlust der Internetverbindung zu erstellen, ganz im Stil der Kommunikation von Ryanair. Zur Inspiration habe ich auch konkrete Beispiele von Ryanair-Beiträgen in die Aufforderungen eingefügt.

Napiš mi česky 3 vtipné komentáře na Facebook ke snímku obrazovky z naší aplikace, kde se kvůli výpadku internetu objeví chyba. Styl: ironický, stručný, lehce provokativní — podobný komunikaci Ryanair, ale přizpůsobený softwarové firmě. Text má jasně naznačovat, že problém není na straně aplikace, ale u uživatele (ztráta internetu). Inspirace: Ryanair — „airport dads are the real golden retrievers“, „good morning to passengers who can fly 45 minutes without using the toilet“.

ChatGPT bot mir sofort drei Variationen von lustigen Sprüchen an, die ich auf der Fehlerseite verwenden konnte. Ich war von dem Ergebnis angenehm überrascht – die Sprüche waren treffend und witzig, genau im Sinne der Marke, der wir nacheifern. In ähnlicher Weise können Sie KI nutzen, um Ideen für Werbeslogans, alternative Formulierungen für Textabschnitte, Vorschläge für Produktnamen, Handlungsaufforderungen und viele andere kreative Aufgaben zu finden.

Steht Ihnen ein wichtiges Gespräch bevor – vielleicht ein Vorstellungsgespräch, eine schwierige Geschäftsbesprechung oder eine Gehaltserhöhung? Auch darauf können Sie sich mit Hilfe von KI vorbereiten. ChatGPT gibt Ihnen nicht nur allgemeine Tipps, wie Sie eine solche Situation meistern können, sondern Sie können damit auch ein Mustergespräch simulieren.

Stellen Sie sich das Ganze wie ein Rollenspiel vor: Sie bitten die KI, die Rolle Ihres Gegenübers zu übernehmen (z.B. die eines anspruchsvollen Chefs in einem Vorstellungsgespräch), und Sie versuchen, die Fragen selbst zu beantworten. ChatGPT wird so reagieren, wie es ein echter Mensch tun würde – Folgefragen stellen, Einwände erheben, nach Details fragen. So können Sie verschiedene Szenarien ausprobieren und bessere Antworten vorbereiten. Wenn es dann zum echten Gespräch kommt, werden Sie ruhiger und selbstbewusster sein, weil Sie die Kommunikation mit der KI vorher „angefasst“ haben.

Es genügt eine einfache Eingabeaufforderung, zum Beispiel: „Machen Sie sich bereit, mit mir zu sprechen. Sie sind der Personalverantwortliche, ich bin der Kandidat. Beginnen Sie bitte mit einer gängigen Interviewfrage und antworten Sie dann auf meine Antworten.“ Innerhalb weniger Sekunden wird die Simulation gestartet und Sie können so lange üben, bis Sie zufrieden sind.

Haben Sie einen Textentwurf, von dem Sie wissen, dass er noch nicht ganz ausgereift ist – aber Sie können nicht genau sagen, was ihm noch fehlt? Bitten Sie die KI um eine Meinung. ChatGPT kann Ihren Text analysieren und vorschlagen, was verbessert werden könnte. Sie könnten die KI zum Beispiel fragen : „Können Sie mir sagen, wie ich den folgenden Text bearbeiten kann, damit er professioneller und prägnanter klingt?“ und fügen Sie den fraglichen Text ein. Die KI wird spezifische Empfehlungen auflisten – zum Beispiel lange Sätze kürzen, Passivsätze ersetzen, eine Handlungsaufforderung hinzufügen usw. Sie können den Text dann selbst nach diesen Vorschlägen bearbeiten oder ChatGPT eine verbesserte Version erstellen lassen.

Sie können auch den Stil des endgültigen Textes festlegen – zum Beispiel „Schreiben Sie den Text so um, dass er weniger förmlich und emotionaler ist (Betonung auf positive Gefühle)“. Die KI wird den Text in dem gewünschten Tonfall überarbeiten. Scheuen Sie sich nicht, verschiedene Varianten auszuprobieren, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Ein weiterer Trick, um Ihren Text zum Leben zu erwecken und den Leser in den Bann zu ziehen, besteht darin, die KI geeignete Fragen vorschlagen zu lassen. Wenn Ihr Text lang oder anspruchsvoll ist, können ein paar einfache Fragen, die an den richtigen Stellen eingefügt werden, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums aufrechterhalten.

Fragen Sie ChatGPT: „Fallen Ihnen neugierige Fragen ein, die ich in diesen Text einfügen kann, um den Leser besser zu fesseln“. Je nach Inhalt schlägt die KI Fragen vor, die Sie im Text verwenden können – oft leicht provokant oder zum Nachdenken anregend. Wenn Sie solche Fragen während Ihres Artikels oder Ihrer Präsentation stellen, fühlen sich die Leser mehr angesprochen und denken aktiver über den Inhalt nach.

Und schließlich zeigen wir Ihnen, dass KI nicht nur für ernsthafte Arbeit eingesetzt werden muss – sie kann auch eine großartige Quelle für Spaß und Kreativität sein. Vielleicht haben Sie einen Internet-Trend bemerkt, bei dem Menschen ganze Geschichten nur mit Emoticons kommunizieren. Sie nehmen eine bekannte Kurzgeschichte oder einen Film und übersetzen die Handlung in die so genannte Emoji-Sprache. Natürlich kann auch dies mit Hilfe von KI mit einem Klick erledigt werden.

Ich habe es mit dem klassischen Märchen von Rotkäppchen versucht. Ich habe ChatGPT eine Aufforderung gegeben, den Text in die Sprache der Emoticons zu übersetzen, die die Handlung ausdrücken soll. Chat wollte daraufhin den Text des Märchens sehen – also habe ich eine gekürzte Version von Rotkäppchen eingefügt. Innerhalb von Sekunden begann die KI, eine Emoji-Sequenz zu erzeugen, die tatsächlich die gesamte Geschichte wiedergab.

Převeď text do jazyka emotikonů (bez textu, pouze emotikony, které vyjadřují děj). Nejdřív si prosím vyžádej text, který mi převedeš.

Následuje text nebo odkaz na text (lze použít i přílohu).

Das Ergebnis war ein Bild-„Text“, aus dem Sie überraschenderweise erkennen würden, um welche Art von Märchen es sich handelt. Absichtlich – würden Sie aus der folgenden Reihe von Emoticons erkennen, dass es sich um Rotkäppchen handelt?

Sie können viele ähnliche spielerische Experimente ausprobieren. Das ist nichts, was Sie jeden Tag bei der Arbeit verwenden würden, aber es zeigt , wie flexibel generative KI sein kann. Und wer weiß – vielleicht werden Sie eines Tages Emoji-Storytelling verwenden, um Ihre Präsentation aufzulockern oder Ihre Kommunikation in den sozialen Medien aufzulockern.

Was Sie aus diesem Beitrag mitnehmen können

Künstliche Intelligenz ist nicht nur ein Modewort, sondern ein praktisches Werkzeug für die tägliche Arbeit mit Texten. Sie kann Ihnen beim Schreiben von E-Mails Zeit sparen, Ihnen bei der Übersetzung helfen, die Rechtschreibung überprüfen, ein langes Dokument zusammenfassen, Ihnen bei der Formulierung Ihrer Gedanken helfen oder Ihnen eine neue Idee für Ihre Rede liefern. Dabei werden die besten Ergebnisse durch eine Kombination aus KI und Mensch erzielt – Ihr Fachwissen und Ihre Kontrolle bilden zusammen mit der Geschwindigkeit und Kreativität der KI ein sehr starkes Paar.

In der heutigen Folge haben wir Ihnen 10 konkrete Möglichkeiten gezeigt, wie Sie KI bei der Arbeit mit Text einsetzen können. Welche davon hat Sie am meisten interessiert?Probieren Sie es aus und lassen Sie uns wissen, wie es in Ihrem Fall funktioniert hat. Wir freuen uns über Feedback und weitere Tipps in den Kommentaren.

Vergleich von KI-Tools für die Arbeit mit Text

Empfehlungen zum Schluss

Wenn Sie eine Idee für ein bestimmtes Thema haben, das Sie interessieren würde, würde ich mich freuen, von Ihnen zu hören. Ich erstelle die Serie für Sie – und mit Ihnen.

Článek Episode 2 der Serie KI für jeden Tag: Arbeiten mit Text se nejdříve objevil na SmartFP.

Willkommen zur ersten Folge der Serie „KI für jeden Tag“, die Sie durch den praktischen Einsatz von künstlicher Intelligenz im Arbeits- und Privatalltag führt.

Künstliche Intelligenz ist nicht mehr nur eine Sache der Zukunft – heute findet man sie in Suchmaschinen, mobilen Apps, im Kundensupport und in Büroanwendungen. Dennoch ist die Unsicherheit groß, und viele Menschen haben immer noch Angst davor oder wissen nicht, wie sie anfangen sollen.

Diese Serie entsteht aus zwei Gründen: Wir halten die praktischen Tipps unseres Kollegen Tomáš Rolc für so nützlich innerhalb des Unternehmens, dass wir beschlossen haben, sie mit Ihnen zu teilen. Gleichzeitig sind wir ständig auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, KI auf sinnvolle Weise in unsere Dienste und die SmartFP-Plattform zu integrieren.

Tomáš Rolc wird Sie durch die Serie führen

Tomáš Rolc arbeitet bei Gappex, wo er für die Geschäftsentwicklung von SmartFP verantwortlich ist – einer Low-Code-Plattform für die Prozessdigitalisierung in Unternehmen. Seine berufliche Laufbahn verbindet technische und geschäftliche Erfahrung: Zehn Jahre lang arbeitete er als freiberuflicher Entwickler mit Schwerpunkt auf Unternehmenssystemen, Websites und digitalen Lösungen. In den letzten zwei Jahren hat er sich intensiv mit dem Geschäft und der Entwicklung von SmartFP befasst, um das Tool einer möglichst großen Zahl von Nutzern zugänglich zu machen.

Mehr über Tomas

Neben seiner Arbeit engagiert er sich als Vertreter der Stadt Roztoky auch in öffentlichen Angelegenheiten. Die Arbeit mit umfangreicher Dokumentation und die Notwendigkeit, schnell durch Texte zu navigieren, hat ihm die praktischen Vorteile von künstlicher Intelligenz gezeigt. Für ihn ist KI kein akademisches Thema, sondern ein Werkzeug der täglichen Praxis – sie hilft ihm, Zeit zu sparen, Routineaufgaben zu bewältigen, effizienter und auch kreativer zu arbeiten.

Tomáš profiliert sich nicht als Experte für künstliche Intelligenz, sondern als gewöhnlicher Benutzer, der sich nach und nach verschiedene Möglichkeiten angeeignet hat, sie bei der Arbeit und außerhalb davon zu nutzen. Es ist diese praktische Perspektive, die er in diese Serie einbringt – er zeigt, wie KI Menschen helfen kann, die ihre Arbeit vereinfachen, eine neue Perspektive gewinnen und sich nicht in der digitalen Welt verlieren wollen.

• LinkedIn
• E-Mail

In den folgenden Zeilen erteilen wir Tomáš direkt das Wort – denn er weiß am besten, wie man mit KI anfängt, wie man sie in den Alltag integriert und was man realistisch von ihr erwarten kann.

Werfen wir gemeinsam einen Blick darauf, wie KI Ihre Arbeit und Ihr Leben erleichtern kann

Das Ziel dieser Folge ist es, die Fragen zu beantworten, die sich jeder stellt, der mit KI beginnt. Ich möchte zeigen, dass KI ein großartiger Helfer sein kann – sie erleichtert Routineaufgaben, eröffnet neue Möglichkeiten und ermöglicht es Ihnen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Sie brauchen keine Angst davor zu haben, aber es ist wichtig zu verstehen, was Sie von ihr erwarten können – und was nicht.

Als Faustregel gilt: Das Beste ist nicht KI allein, sondern eine Kombination aus KI und Menschen. Künstliche Intelligenz ist oft schneller in der Analyse, kann eine Lösung vorschlagen oder eine Antwort formulieren. Aber ohne einen klaren Auftrag, ein Ziel und eine Kontrolle durch den Menschen kann sie nicht auf sich selbst gestellt sein.

Die KI wird die Arbeit nicht für Sie erledigen. Aber wenn Sie sie richtig einsetzen, kann sie Ihnen helfen, deutlich effizienter zu sein – schneller, konsistenter und manchmal sogar kreativer. Und genau darin liegt ihr wahrer Nutzen.

BEVOR SIE BEGINNEN

Alle hier gegebenen Tipps und Beispiele dienen nur der Veranschaulichung und sind möglicherweise nicht für Ihre spezielle Arbeitsumgebung geeignet. Jeder Einsatz von KI sollte zunächst mit der IT-Abteilung Ihres Unternehmens und den Experten für Cybersicherheit besprochen werden.

Ich möchte Sie nicht dazu ermutigen, private oder Unternehmensdokumente in KI-Tools zu speichern – handeln Sie immer im Einklang mit den Richtlinien und internen Vorgaben Ihres Unternehmens.

Fragen, die sich jeder stellt, der mit KI beginnt:

1. So navigieren Sie durch KI-Tools
2. Was ist generative KI und was ist sie nicht?
3. Was Sie für den Einstieg in die KI benötigen
4. Welche Möglichkeiten KI Ihnen bietet und wofür Sie sie nutzen können
5. Warum man sich keine Sorgen um KI machen sollte – Angst um Daten, Arbeit, Urheberrecht
6. Ist es nicht umständlich oder gefährlich, KI einzusetzen?

Wenn man sich das Angebot an KI-Tools ansieht, kann es einem wie ein unübersichtliches Durcheinander vorkommen. ChatGPT, Claude, Perplexity, Copilot, NotebookLM, Recraft… Jedes Tool sieht anders aus, hat andere Funktionen, und es ist schwer zu wissen, was wofür geeignet ist. Es hilft, wenn wir eine Grundordnung schaffen und die Tools voneinander trennen:

1. nach Zweck und Vielseitigkeit

Zunächst werden Sie feststellen, dass einige Tools mehrere Dinge auf einmal erledigen, während andere sich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren.

Multifunktionale KI-Tools (z.B. ChatGPT, Claude, Copilot) können Text generieren, Fragen beantworten, übersetzen, Dokumente zusammenfassen, Code schreiben und manchmal sogar Bilder oder Tabellen erstellen. Sie sind so vielseitige Assistenten.

Spezialisierte KI-Tools konzentrieren sich auf einen bestimmten Bereich – zum Beispiel:

• Recraft AI – Grafik und Design,
• ElevenLabs – Text-to-Speech (Sprach-KI),
• HeyGen und Sora – Video,

Sie sind wie Werkzeuge in der Werkstatt – während ein Multitool-Messer Ihnen hilft, „irgendwie“ mehr Dinge zu lösen, wissen Sie bei einem Spezialschraubendreher genau, was Sie erwartet.

Beispiel für das Verschieben eines in Recraft.ai generierten Bildes mit Sora.

2. Nach Technologie und „Motor“ unter der Haube

Jedes KI-Tool läuft auf einem Modell – so wie ein Auto auf einem Motor läuft.
In der generativen KI ist dieser „Motor“ normalerweise ein Sprachmodell (LLM – Large Language Model).

Zum Beispiel:

• ChatGPT läuft auf den GPT-Modellen von OpenAI
• Claude verwendet Modelle aus der Anthropologie
• Gemini ist ein Modell von Google
• LLaMA ist ein Modell von Meta

Es ist dieses Modell, das bestimmt, wie gut ein Tool einen Text versteht, darauf reagiert, ihn erstellt oder analysiert. Zwei Tools können ähnlich aussehen, aber wenn sie einen unterschiedlichen „Motor“ haben, kann das Ergebnis unterschiedlich ausfallen.

3. Nach Art der Verwendung

Integrierte KI-Tools sind direkt in gängigen Anwendungen zu finden – zum Beispiel der Microsoft Copilot in Office (Word, Excel, PowerPoint). Sie arbeiten geräuschlos „im Hintergrund“ und helfen, ohne dass Sie eine separate Anwendung ausführen müssen.

Eigenständige KI-Tools funktionieren über das Internet – öffnen Sie einfach einen Browser und legen Sie los: ChatGPT, Claude, Perplexity, Recraft AI, Gamma.app… Diese Tools sind in der Regel vielseitiger und haben eine größere Bandbreite an Einstellungen und Verwendungsmöglichkeiten.

Generative KI ist eine Art der künstlichen Intelligenz, die auf der Grundlage von Eingabedaten (z.B. Fragen oder Anweisungen) neue Inhalte – Text, Bilder, Code oder Ton – erstellen kann. In der Regel verwendet sie so genannte Large Language Models (LLMs), die auf riesigen Textmengen trainiert wurden.

Ein solches Modell sucht nicht in der Datenbank nach einer Antwort, sondern generiert die wahrscheinlichste Fortsetzung des Textes. Dadurch hat es den Anschein, als würde es „denken“ – aber in Wirklichkeit versteht es die Bedeutung nicht und besitzt kein Bewusstsein oder Gefühl.

Die meisten KI-Tools funktionieren direkt im Webbrowser, so dass Sie nichts installieren müssen. Viele von ihnen sind für den Anfang kostenlos – melden Sie sich einfach an wie bei jeder anderen Website.

Heute gibt es KI für fast alles – von der Verwaltung über kreative Tätigkeiten bis hin zur Analyse komplexer Daten. Es gibt eine Vielzahl von Tools, und ihr Einsatz nimmt rapide zu. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es bereits eine geeignete KI für Ihren speziellen Fall gibt, empfehle ich Ihnen die Website Es gibt eine KI für dasauf der Sie leicht herausfinden können, welches Tool für Ihre Aufgabe geeignet ist – oder ob es überhaupt eines gibt.

Im Folgenden finden Sie einige spezifische Bereiche, in denen KI sinnvoll eingesetzt werden kann, sowie Tipps zu Tools, die sich lohnen. Jedes dieser Tools kann Ihnen Zeit sparen, Ihre Arbeit vereinfachen oder eine ganz neue Perspektive eröffnen. Es handelt sich nicht um eine vollständige Liste, sondern eher um einen kleinen Wegweiser, wo Sie mit KI anfangen können und was Sie vielleicht ausprobieren möchten.

Spezifische Tools, die einen Versuch wert sind

Es ist gut zu wissen, dass es die meisten KI-Tools in mehreren Versionen gibt – sie werden zum Beispiel als ChatGPT-4o, Claude Sonnet 4.0 oder GPT-4-turbo bezeichnet. Diese Bezeichnungen spiegeln oft den Grad der Ausgereiftheit des Modells wider (im Allgemeinen gilt: je höher die Zahl, desto besser die Leistung), aber manchmal unterscheiden sie auch den Schwerpunkt des Modells – zum Beispiel ein Modell, das für das Schreiben von Code oder für logisches Denken optimiert ist.

Deshalb empfehle ich, herauszufinden, wofür es am besten geeignet ist – und es dafür zu verwenden. Hier sind ein paar Tools, mit denen ich gute Erfahrungen gemacht habe:

Claude eignet sich hervorragend zum Zusammenfassen von Texten und zum Verfassen von „Gebrauchstexten“ – wie Zusammenfassungen von Besprechungen, Entwürfen oder offiziellen Dokumenten. Wenn Sie oft mit langen Dokumenten, Studien oder Berichten arbeiten, wird Claude diese schnell und übersichtlich bearbeiten, damit Sie entscheiden können, worauf Sie achten müssen.

ChatGPT von OpenAI ist ideal für allgemeine Aufgaben, Brainstorming und Ideenfindung. Es kann Ihnen helfen, Ideen zu strukturieren, eine Strategie zu entwerfen oder sich Texte auszudenken. Es ist ein vielseitiger Helfer, der sich für die meisten Situationen eignet, in denen Sie schnell etwas schaffen oder denken müssen.

Perplexity hat für mich Google ersetzt. Es sucht nach aktuellen Informationen im Web und fasst sie direkt in einer klaren Antwort zusammen. Die Funktion Deep Research ist ideal für detaillierte Recherchen. Google beginnt, ähnliche Zusammenfassungen zu testen, so dass Sie vielleicht auch KI-Antworten in den Suchergebnissen sehen werden.

NotebookLM ist ein nützliches Tool für die Arbeit mit großen Mengen an Dokumenten. Sie laden Ihre Dokumente hoch und können sie nach Inhalten „abfragen“. Es kann auch lange YouTube-Videos zusammenfassen oder Audio in Text umwandeln und so Zeit bei der Verarbeitung von Informationen sparen.

ElevenLabs wandelt jeden Text in natürlich klingende Sprache um. Ideal zum Beispiel für das Auto – Sie können sich während der Fahrt einen Artikel, eine E-Mail oder einen professionellen Text „vorlesen“ lassen. Sehr nützlich, wenn Sie Ihre Zeit abseits des Bildschirms effektiv nutzen wollen.

HeyGen ist ein Tool zur Erstellung von Videos mit KI-Avataren. Diese Avatare können Text vorlesen oder das gesprochene Wort, das Sie ihnen in Form einer Audioaufnahme zur Verfügung stellen, synchron vertonen.

Die in SmartFP integrierte KI wurde in Zusammenarbeit mit Algotech entwickelt. Sie nutzt die neuesten fortschrittlichen LLM-Modelle und hilft Benutzern, Antworten in Verträgen und anderen Dokumenten zu finden. Sie arbeitet ausschließlich mit den ihr zur Verfügung gestellten Datenquellen und versorgt die Mitarbeiter direkt auf unserer Plattform mit relevanten und zuverlässigen Informationen.

Jede neue Technologie bringt Unsicherheit und Befürchtungen mit sich – das ist nur natürlich. Dies gilt doppelt für künstliche Intelligenz, denn sie arbeitet mit Informationen, die wir ihr geben, und löst oft Aufgaben, die zuvor von Menschen erledigt wurden. Lassen Sie uns kurz auf die drei häufigsten Ängste eingehen und Ihnen sagen, warum sie Sie nicht davon abhalten sollten, KI auszuprobieren.

Die Verwendung von KI macht Sie nicht weniger kompetent – es ist wie die Verwendung eines Taschenrechners oder eines Computers. Niemandem ist es heute peinlich, mit einem Taschenrechner zu rechnen statt im Kopf oder mit einem Computer zu tippen statt mit einer Schreibmaschine.

Generative KI ist eine Technologie, die uns auf Gedeih und Verderb begleiten wird, und es macht keinen Sinn, sie abzulehnen oder abzuwarten. Im Gegenteil: Es ist eine gute Idee, ihre Möglichkeiten zu erforschen, zu versuchen, sie zu verstehen, und auf die Werkzeuge zu warten, die echte praktische Anwendungen bringen werden.

KI ist ein Werkzeug, keine Bedrohung. Genauso wie Sie lernen, neue Versionen von Excel oder neue Buchhaltungssoftware zu verwenden, sollten Sie lernen, KI zu nutzen. Es ist eine Investition in Ihre zukünftige Wettbewerbsfähigkeit.

Beginnen Sie langsam, experimentieren Sie und scheuen Sie sich nicht, Fehler zu machen. Sie werden die KI nicht mit einer falschen Frage „brechen“ und wenn sie nicht richtig antwortet, versuchen Sie eine andere Frage zu stellen. Der beste Weg, KI zu verstehen, ist, sie selbst zu benutzen.

Was Sie aus diesem Beitrag mitnehmen können

KI ist ein Werkzeug, keine Bedrohung, und Sie müssen kein Experte sein, um sie zu nutzen. Je früher Sie anfangen, KI zu nutzen, desto besser.

KI allein ist nicht gut, KI braucht einen Menschen, der am Anfang und am Ende steht. Stellen Sie sich KI als einen durchschnittlichen Kollegen vor, an den Sie Teile der Aufgabe delegieren und trotzdem im Bilde sind – das große Ganze liegt immer noch in der Hand des Menschen.

Was uns in den nächsten Episoden erwartet

In zukünftigen Episoden werden wir uns auf bestimmte Bereiche konzentrieren, in denen KI effektiv eingesetzt werden kann. Jede Folge wird ein klares Thema, praktische Beispiele und einfache Übungen haben, die Sie selbst ausprobieren können.

Jede Episode wird außerdem von einem Video mit einer praktischen Demonstration und einer Empfehlung für bestimmte Tools begleitet, einschließlich eines Vergleichs nach Verfügbarkeit, Englisch oder Preis.

Empfehlungen zum Schluss

Sehen Sie sich das Video an, in dem ich die Themen der Serie kurz vorstelle und einige Tipps gebe, wie Sie noch heute mit KI beginnen können – ohne komplizierte Installation und kostenlos.

Und wenn Sie eine Idee für ein bestimmtes Thema haben, das Sie interessieren würde, würde ich mich freuen, von Ihnen zu hören. Ich schreibe diese Serie für Sie – und mit Ihnen.

Článek Episode 1 von KI für jeden Tag: Wie man mit KI anfängt und warum man keine Angst davor haben muss se nejdříve objevil na SmartFP.

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Wenn etwas für Mitarbeiter oder Kunden nicht funktioniert, greifen sie zum Telefon und die IT-Abteilung oder der Kundensupport wird zur Telefonzentrale. E-Mails mit Anfragen stapeln sich, und es liegt nicht in der Macht der Mitarbeiter, sie zu bearbeiten. Manchmal wird eine Anfrage vergessen, weil sich alle auf einen Kollegen verlassen haben, der das Problem lösen kann. Klingt das wie Ihr Albtraum? Dann vermeiden Sie ihn und entscheiden Sie sich für einen Helpdesk – ein System zur einfacheren Kommunikation, das Sie nicht überfordert.

Was ist ein Helpdesk?

Ein Helpdesk (oder Service Desk) ist ein Tool, mit dem Sie Anfragen von Kunden oder Mitarbeitern verwalten und mit ihnen kommunizieren können. Es wird verwendet, wenn jemand ein Problem melden oder eine Frage an den Kundensupport, die interne IT-Abteilung oder vielleicht an die Gebäudeverwaltung stellen möchte.

Wenn zum Beispiel der Drucker eines Kollegen nicht funktioniert, wendet er sich an den Support – anstatt anzurufen oder eine E-Mail zu schreiben, stellt er eine Anfrage an den Helpdesk. Er beschreibt in dem Formular, was nicht funktioniert, und schickt die Nachricht ab. Der technische Support sieht die Anfrage und jemand wird sich sofort darum kümmern oder sie weiterleiten. Sie beraten den Kollegen aus der Ferne oder kommen, um den Drucker zu reparieren.

Woher wissen Sie, dass Sie einen Helpdesk brauchen?

Die meisten Unternehmen beschäftigen sich nicht von Anfang an mit dem Helpdesk. Sie verwenden zum Beispiel eine E-Mail, über die sich Kunden oder Kollegen an sie wenden können, wenn etwas nicht funktioniert. Das ist die einfachste Lösung, aber wenn die Zahl der Anfragen steigt, reicht sie nicht mehr aus.

Wissen Sie, wann es an der Zeit ist, einen Helpdesk in Ihrem Unternehmen einzurichten? Zum Beispiel wenn:

• Ihre Kollegen werden mit Anrufen oder E-Mails überhäuft ,
• Sie bieten komplexe Produkte oder Dienstleistungen an, für die Sie viele Anfragen erhalten,
• Sie haben mehrere Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, die an einer Lösung arbeiten, und Sie brauchen sie, damit sie sich effektiv austauschen können und wissen, wer an was arbeitet,
• die Bearbeitung von Vorschlägen ist chaotisch und manchmal wird eine Anfrage vergessen oder von mehreren Personen parallel bearbeitet,
• verlieren Sie den Überblick darüber, welche Anfragen bearbeitet werden und welche noch offen sind,
• Sie müssen den Fortschritt von Anfragen und Problemen kontrollieren und überwachen,
• Sie möchten genaue Statistiken darüber haben , wie viele Anfragen eingehen und wie schnell sie bearbeitet werden,
• Die Zufriedenheit Ihrer Kunden liegt Ihnen am Herzen, und Sie möchten deren Anregungen zeitnah und zuverlässig bearbeiten.

Wenn Sie zumindest einige der Punkte mit Ja beantwortet haben, dann ist es an der Zeit, E-Mails, Telefone und Tabellenkalkulationen durch ein übersichtliches Helpdesk-System zu ersetzen.

Wie Sie einen Helpdesk auswählen, der Ihnen die Arbeit erleichtert

Um sicherzugehen, dass Sie bei Ihrer Auswahl nichts vergessen, sollten Sie die folgenden Punkte beachten:

1. machen Sie sich klar, wie Sie kommunizieren wollen

Möchten Sie, dass Ihre Kunden oder Kollegen nur das Helpdesk-Formular verwenden, oder können sie Ihnen auch Anfragen per E-Mail schicken? Das hängt von Ihren Prozessen ab und davon, was Ihre Mitarbeiter gewohnt sind und am häufigsten verwenden. Entweder Sie wählen die am besten geeignete Art der Kommunikation oder Sie können alle einbeziehen.

Achten Sie bei der Auswahl und Einrichtung Ihres Helpdesks darauf, dass Sie z.B. E-Mails von Kunden direkt in das System übertragen können, wo Sie sie sehen und bearbeiten können.

2. Denken Sie über Schnittstellen zu anderen Systemen nach

Fragen Sie den Helpdesk Ihrer Wahl, ob er mit Ihrer Website oder Ihrem E-Shop verbunden werden kann. Und ob es mit anderen Systemen, die Sie verwenden, verbunden werden kann– zum Beispiel mit einer Asset-Management-Plattform, einem Buchhaltungs- oder HR-System oder einem E-Mail-Tool. Das wird Ihnen eine Menge Arbeit abnehmen und Ihnen die Zeit ersparen, die Sie sonst mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Tools und der erneuten Eingabe von Daten verbracht hätten.

3. Wählen Sie den passenden Typ von Helpdesk-Lösung

Es gibt eine Vielzahl von Helpdesk-Software auf dem Markt – einige Open-Source-Lösungen, andere wurden von Anbietern angepasst. Beide Arten haben ihre Vor- und Nachteile:

• Open-Source-Helpdesk ist in der Regel billiger, aber Sie haben keine Garantie für den ursprünglichen Ersteller und in einigen Fällen haben diese Systeme keinen Benutzersupport. Sie können die Lösung vielleicht anpassen, aber in Wirklichkeit bedeutet das, dass Sie Tausende von Quellcodezeilen ändern müssen, was nicht jeder wagen wird.
• Helpdesk als Box-Lösung kann nach Ihren Wünschen angepasst werden, aber nur innerhalb der Grenzen dessen, was die Systemkonfiguration bietet und was Sie anklicken können.

Überlegen Sie also, wie viel Sie in das System investieren können und wie spezifisch Ihre Anforderungen sind. Denken Sie auch an mögliche zukünftige Erweiterungen und die Tatsache, dass Sie vielleicht einige Funktionen ändern möchten – dann denken Sie vielleicht, dass Benutzeranpassungen erforderlich sind oder dass die Änderungen so kostspielig sind, dass sich eine maßgeschneiderte Lösung lohnt.

HelpDesk SmartFP hat einen einheitlichen Kern, der die klassischen und meistgenutzten Funktionen enthält. Je nach Wunsch des Kunden erweitern wir es um zusätzliche Funktionen und passen es so an. Im Grunde genommen kombinieren wir das Beste aus Boxed- und Open Source-Lösungen.

4. Listen Sie die Funktionen auf, die Ihr Helpdesk haben muss

Stellen Sie den Prozess dar , mit dem Sie in Ihrem Unternehmen mit Kunden- oder Mitarbeitervorschlägen umgehen. Auf dieser Grundlage sollten Sie klären, welche Funktionen Sie vom Helpdesk erwarten und auf welche Sie verzichten können. Denken Sie darüber nach:

• welche Informationen Sie von dem Verfasser der Anfrage benötigen,
• wie und wer mit dem Stimulus arbeitet,
• wie es mit der Person, die die Anfrage gestellt hat, kommuniziert, usw.

Konzentrieren Sie sich auch auf das, was Ihnen an Ihrer aktuellen Lösung nicht gefällt und was Sie in Zukunft gerne anders hätten.

Sie erhalten einen Überblick darüber, wie der Helpdesk funktionieren soll und welche Funktionen für Sie unnötig sind. Gehen Sie dann das System durch und prüfen Sie, ob die Standardversion ausreicht oder ob Sie sie anpassen müssen.

Denken Sie auch an das geplante Wachstum des Unternehmens und stellen Sie sicher, dass es kein Problem sein wird, eine Funktion in der Zukunft hinzuzufügen.

5. Denken Sie an die Benutzerfreundlichkeit

Das Wichtigste sowohl für die Endbenutzer als auch für die Mitarbeiter, die sich mit Vorschlägen befassen, ist, dass der Helpdesk einfach zu bedienen ist. Jede Veränderung ist für viele Menschen unangenehm. Machen Sie also den Helpdesk für sie so einfach wie möglich zu implementieren.

Lassen Sie den Benutzer zum Beispiel statt eines komplizierten Formulars nur ein paar Felder ausfüllen, um Ihnen das Problem zu schildern und einige notwendige Informationen hinzuzufügen. Der Solver kann den Rest erfragen oder dank der Helpdesk-Verbindung aus anderen Systemen abrufen.

Stellen Sie zum Beispiel sicher, dass der Helpdesk die gleichen Begriffe und die gleiche Terminologie verwendet, mit denen Ihre Kunden und Mitarbeiter vertraut sind. Oder dass Ihre Problemlöser sich mit denselben Anmeldedaten anmelden können wie bei anderen Unternehmenssystemen.

Tipp: Kennen Sie den besten Weg, um zu überprüfen, ob die von Ihnen gewählte Helpdesk-Lösung eine Überlegung wert ist? Versuchen Sie, ein Ticket ohne Informationen von den Entwicklern und ohne Anweisungen zu erstellen. Wenn Sie das können, dann werden Ihre Kollegen wahrscheinlich auch mit dem System arbeiten können.

Wir empfehlen in jedem Fall, den Helpdesk auszuprobieren – die meisten Anbieter bieten kostenlose Demos an, um zu testen, wie das System für Sie funktioniert. Das gilt auch für den SmartFP HelpDesk. Testen Sie ihn kostenlos und lassen Sie ihn genau so anpassen, wie Sie ihn brauchen.

Článek Wie Sie einen HelpDesk auswählen se nejdříve objevil na SmartFP.

Digitalisierung von Verwaltungsprozessen

Online-Nachweis und RechnungsfreigabeMit dem Online-Nachweis und der Online-Rechnungsfreigabe von Bestellungen und Verträgen müssen Sie keine Dokumente mehr ausdrucken, einscannen und versenden, sondern können alles elektronisch erledigen. Sie können von überall aus schnell und bequem auf die Dokumente zugreifen und sie werden sicher gespeichert und gesichert.

Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen wird Ihnen die tägliche Arbeit mit Dokumenten erheblich erleichtern und Sie von Routineaufgaben befreien, die Zeit und Energie verschwenden. Außerdem erhalten Sie einen besseren Überblick über den Status der einzelnen Verwaltungsaufgaben. Sie müssen Ihre Kollegen nicht mehr fragen, ob sie eine Bestellung abgeschickt haben oder wer gerade eine Rechnung in der Hand hält – Sie können alles in einem System sehen.

Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen, Bestellungen und Verträgen

Wenn Sie Ihre Verwaltung digitalisieren, haben Sie die Hände frei und können alle Prozesse rationalisieren. Sie bringt Ihrem Unternehmen die folgenden Vorteile:

• Sparen Sie Zeit und Kosten: verschwenden Sie keine Zeit mit dem Durchsuchen von Aktenordnern, dem Zustellen und Einsammeln von Dokumenten. Sparen Sie Geld und die Umwelt, indem Sie nicht stapelweise Papier ausdrucken. Mit nur wenigen Klicks können Sie Dokumente erstellen, speichern, suchen oder versenden.
• Immer auf dem neuesten Stand: Alle Daten werden automatisch dorthin übertragen, wo sie benötigt werden – Sie müssen nichts manuell von einem Dokument in ein anderes kopieren. Der Status von Rechnungen, Bestellungen und Verträgen ist für jeden, der Zugriff auf das Dokument hat, immer aktuell.
• Minimieren Sie Fehler: Je weniger Daten Sie manuell zwischen Dokumenten übertragen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie einen Fehler machen.
• Rationalisierung von Prozessen: Statt immer wieder von Person zu Person weitergereicht zu werden, bleiben elektronische Dokumente an einem Ort. Fügen Sie einfach und schnell die erforderlichen Daten hinzu, genehmigen Sie sie und leiten Sie sie zur Bearbeitung weiter, ohne dass sie vergessen auf dem Schreibtisch oder im Posteingang liegen.
• Einfaches Unterzeichnen von Dokumenten: kein endloses Suchen nach einem geeigneten Zeitpunkt und Ort für die Unterzeichnung des Vertrags mehr. Sie können alle Dokumente bequem elektronisch unterzeichnen – Sie müssen keine Dokumente mehr ausdrucken.
• Zuverlässige Kontrolle: Dank der Online-Verwaltung haben Sie einen besseren Überblick über den Status von Rechnungen, Bestellungen und Verträgen und erkennen schnell mögliche Mängel.
• Datenschutz und Datensicherung: Alle Ihre Dokumente sind sicher gespeichert und dank der automatischen Datensicherung besteht kein Risiko, sie zu verlieren. Wenn Sie ein Dokument versehentlich löschen, können Sie es schnell und einfach wiederherstellen.
• Fernzugriff auf Dokumente: Greifen Sie schnell und einfach von überall aus auf Ihre Rechnungen, Bestellungen und Verträge zu – egal, ob Sie sich im Außendienst, auf einer Geschäftsreise oder in Ihrem Heimbüro befinden.

All diese Vorteile der Digitalisierung Ihrer Prozesse bietet Ihnen unser SmartFP-System, das aus Modulen besteht, die Sie je nach Bedarf in Ihrem Unternehmen auswählen. Vereinfachen Sie mühsame Prozesse, befreien Sie sich von langweiligen Aufgaben und gewinnen Sie mehr Zeit für wichtigere Projekte, von denen die Verwaltung Sie abhält.

Článek Warum digitalisieren Sie die Erfassung und Genehmigung von Rechnungen, Bestellungen und Verträgen? se nejdříve objevil na SmartFP.

Stellen Sie sich ein System vor, das nicht nur alle Ihre Geschäftsprozesse effizient integriert, sondern auch das Risiko von Fehlern im Projektmanagement minimiert, ein hohes Maß an Sicherheit bietet und Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihr Unternehmen in Echtzeit ermöglicht. Willkommen in der Welt von SmartFP!

Vergleich von Microsoft Excel und SmartFP

Microsoft Excel

• Begrenzte Reichweite: Excel ist zwar ein leistungsstarkes Datenanalysetool, aber sein Hauptzweck ist nicht die Verwaltung von Geschäftsprozessen.
• Fehlerrisiko: Manuelle Eingaben und komplexe Formeln können Fehler verursachen, die schwerwiegende Folgen für die Entscheidungsfindung auf der Grundlage dieser Daten haben können.
• Begrenzte Integration: Die Integration mit anderen Systemen kann ohne spezielle Add-ons schwierig sein.
• Sicherheit: Excel verfügt nicht über die robusten Sicherheitsfunktionen von dedizierten Systemen.
• Geschwindigkeit und Übersichtlichkeit: In Excel kann es schwierig sein, die Konsistenz der dargestellten Daten aufrechtzuerhalten, wenn mehrere Benutzer sie eingeben, und jeder Benutzer kann spontan unterschiedliche Darstellungen der Daten erstellen, was eine effiziente Nutzung behindert. Bei großen Datenmengen ist Excel langsam, und das bremst auch Sie aus.

SmartFP

• Umfassende Lösung: SmartFP integriert verschiedene Geschäftsprozesse in einem System und gewährleistet so Datenkonsistenz, Interkonnektivität und Prozesseffizienz.
• Risikominderung: Automatisierte Prozesse und Validierung in SmartFP verringern die Fehlerwahrscheinlichkeit.
• Einfache Integration: SmartFP ist so konzipiert, dass es sich problemlos in eine Vielzahl anderer Unternehmensanwendungen integrieren lässt, so dass ein nahtloser Informationsfluss gewährleistet ist. Außerdem sind die meisten Funktionen bereits enthalten, wodurch die Anzahl der verschiedenen Unternehmensanwendungen reduziert wird.
• Hohe Sicherheit: SmartFPs bieten ausgefeilte Sicherheitsfunktionen, darunter mehrstufige Zugriffsrechte, Prüfprotokolle und Verschlüsselung. Außerdem entsprechen sie mit der Einführung von NIS 2 auch der Gesetzgebung
• Geschwindigkeit: SmartFP verarbeitet nicht alle Daten auf einmal, sondern wählt die Daten aus, die Sie benötigen, und arbeitet daher effizient mit seiner Leistung. Daher ist das System einfach und schnell zu bedienen.

SmartFP bietet ein hohes Maß an Integration, Sicherheit und Effizienz und ist damit die ideale Lösung für Unternehmen, die wettbewerbsfähig und effizient bleiben wollen.

Haben Sie Fragen zu diesem Thema? Tomáš Rolc, Verkaufsdirektor trolc@smartfp.cz | T: +420 774 872 780

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SmartFP kann jetzt über einen QR-Code mit der mobilen App gekoppelt werden. Sie können unsere App sowohl bei Google play als auch im AppStore herunterladen.

Auf dem PC finden Sie unter „Einstellungen“ die Registerkarte „Geräte“, wo Sie einen persönlichen QR-Code generieren können. Nachdem Sie die App heruntergeladen und auf die QR-Code-Anmeldeschaltfläche geklickt haben, wischen Sie einfach über den Code und schon sind Sie eingeloggt.

Auf der Registerkarte auf dem PC, auf der der QR-Code generiert wird, sehen Sie unten eine Liste aller gekoppelten Geräte.

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Machen Sie sich mit uns vertraut! Die SmartFP-App steht sowohl bei Google play als auch im AppStore zum Download bereit. Sie können sie von jedem Gerät aus nutzen. Sie können die volle Funktionalität von SmartFP auf Ihrem Telefon nutzen. Die App bietet die Möglichkeit, Datensätze einzusehen, zu genehmigen oder neu zu erstellen. Sie können die App zusammen mit unserer Testumgebung völlig kostenlos testen .

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Die Anmeldeseite mag ein tolles grafisches Design haben, aber wenn wir sie jeden Tag sehen, nehmen wir sie gar nicht mehr wahr. Das Einloggen wird zu einer uninteressanten Routine.

SmartFP verfügt über eine neue Funktion in Form der Einstellung eines Hintergrunds für die Anmeldeseite des Systems. Der Hintergrund kann ein beliebiges Bild oder Foto sein.

Hintergründe können sowohl intern genutzt werden, z.B. können Mitarbeiter Fotos aus ihrem Urlaub in dieser Form präsentieren, als auch als Werbefläche. Wenn Ihre Kunden oder Partner das System nutzen, wird die Anmeldeseite zu einer Werbefläche.

Das Hochladen von Fotos, Bildern in das System ist sehr einfach. Der Benutzer füllt das Formular mit einem Titel und einer Beschreibung aus und lädt das Foto hoch. Die autorisierte Person veröffentlicht das Bild mit einem Klick. Das Foto wird auf der Anmeldeseite durch eine zufällige Auswahl aus allen hochgeladenen Fotos, Bildern im System angezeigt.

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