Lotus Notes (jetzt HCL Notes) war zu seiner Zeit ein revolutionäres Werkzeug. Unternehmen schätzten es, dass sie E-Mails, Datenbanken und Prozessautomatisierung in einem System verwalten konnten. Aber als sich die IT-Welt veränderte, begann Lotus Notes eher zu behindern als zu helfen.
Wenn auch Ihr Unternehmen noch mit Notes arbeitet, haben Sie das vielleicht schon selbst bemerkt:
- Die Pflege des Systems ist schwierig und teuer – sowohl in Bezug auf die Verwaltung als auch auf die Lizenzierung.
- Die Integration mit anderen Tools ist begrenzt, und jede Verbindung ist ein kleines Projekt.
- Die mobile Unterstützung ist lahm, was ein Problem darstellt, wenn man von überall aus arbeiten möchte.
- Die Entwicklung neuer Anwendungen ist komplex – sie erfordert oft spezielle Kenntnisse (LotusScript, Java).
All dies wirkt sich auf die Produktivität aus und darauf, wie flexibel Sie auf Veränderungen reagieren können.
Wie kommen wir da wieder raus?
Immer mehr Unternehmen sind auf der Suche nach einer Alternative zu enable:
- das System schnell an den aktuellen Bedarf anzupassen,
- neue Tools einfach zu integrieren,
- ohne das IT-Team mit komplexer Entwicklung zu belasten.
Eine mögliche Lösung ist der Wechsel zu einer Low-Code-SmartFP-Plattform – ein System, mit dem Sie Arbeitsabläufe, Formulare oder Genehmigungen einrichten können, ohne dass eine komplexe Programmierung erforderlich ist.
Wenn Sie zumindest einige der Punkte mit Ja beantwortet haben, dann ist es an der Zeit, E-Mails, Telefone und Tabellenkalkulationen durch ein übersichtliches Helpdesk-System zu ersetzen.
Was ist der Unterschied zur modernen SmartFP-Plattform?
Bei der Suche nach einem Ersatz für Lotus Notes suchen die meisten Unternehmen nach einer Lösung, die flexibel und einfach einzurichten ist und wichtige Geschäftsprozesse abdecken kann, ohne dass eine langwierige Entwicklung erforderlich ist. Hier kommt die Stärke von Low-Code-Plattformen wie SmartFP ins Spiel.
Worauf legen Unternehmen am häufigsten Wert?
- Einfache Konfiguration ohne Programmierung – Formulare, Berichte oder Genehmigungsprozesse können direkt vom Benutzer geändert werden, ohne dass eine Entwicklung erforderlich ist.
- Modernes Aussehen und mobiler Zugriff – das System funktioniert nahtlos auf Desktop, Tablet und Handy (iOS/Android).
- Einfache Verbindung zu anderen Tools – SmartFP ist kompatibel mit Microsoft 365, Google Workspace, ERP, CRM und anderen Systemen.
- Automatisierung und intelligente Funktionen – von der Rechnungsbearbeitung über den Workflow bis hin zur KI-Dokumentenanalyse.
- Integrierte Berichte und Reportings – Sie wissen immer, was vor sich geht, ohne dass Sie in Excel exportieren müssen.
- Geringere Verwaltungskosten – Sie benötigen keine komplexe Wartung oder teure Infrastruktur.
Wie könnte ein solcher Übergang aussehen?
In der Praxis ist es kein Sprung ins Ungewisse. Für Unternehmen, die sich entschieden haben, Notes zu verlassen, ist die gängigste Vorgehensweise die folgende:
- Das System wird ständig weiterentwickelt, wenn das Unternehmen oder seine Anforderungen wachsen.
- Die aktuellen Prozesse werden abgebildet – was heute in Notes läuft und was Sie wirklich brauchen.
- Die Daten werden sicher migriert – ohne Ausfallzeiten und ohne Probleme.
- Eine neue Umgebung wird eingerichtet – oft um sie einfacher und übersichtlicher zu gestalten als die alte.
- Die Mitarbeiter werden geschult – idealerweise auf einer intuitiven Oberfläche, die auch ein Nicht-Techniker bedienen kann.
Echte Erfahrung: Was sich bei VGD Technologies geändert hat
VGD Technologies hat Probleme mit der Rechnungsstellung und der Zeiterfassung in Angriff genommen. Nach der Einführung von SmartFP wurden die Arbeitsaufzeichnungen genauer – die Anzahl der erfassten Stunden stieg um 45 % und die Rechnungsstellung um 20 %, da das System Verluste durch ausgelassene oder fehlende Einträge eliminierte.
Außerdem erhielten sie einen besseren Einblick in Aufträge und Verträge, was zu einer höheren Genauigkeit und einem optimierten Cashflow führte. Und das alles ohne die Notwendigkeit einer komplexen Programmierung. Die derzeit in der SmartFP-Plattform verwendeten Module sind:
✔ Aufzeichnungen über Verträge
✔ Arbeitsbeschreibungen
✔ Automatisierung der Rechnungsstellung
✔ Helpdesk
Zusammenfassung: Worauf sollten Sie achten, wenn Sie eine Alternative zu Lotus Notes suchen?
Es geht nicht darum, „Lotus Notes nicht mehr zu verwenden“, sondern darum, die Hände für die Zukunft frei zu haben. Wenn das System Ihr Wachstum nicht mehr unterstützt, ist es vielleicht an der Zeit, über einen Wechsel nachzudenken.
Wenn Sie darüber sprechen möchten oder nach Inspiration für den Übergang suchen, stellen wir Ihnen gerne SmartFP vor.