Ein sicherer digitaler Tresor ist nicht nur ein Vorteil, sondern auch eine gesetzliche Verpflichtung für bestimmte juristische Personen oder Einrichtungen. Gemäß dem Whistleblower-Schutzgesetz müssen Unternehmen ein internes Whistleblowing-System für sichere und vertrauliche Meldungen bereitstellen.
Das Modul Trust Box von SmartFP bietet Unternehmen ein Tool, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, Whistleblower schützt, den gesamten Prozess Schritt für Schritt begleitet und eine offene Unternehmenskultur fördert.
Was Sie in diesem Artikel erfahren werden:
Was ist ein Bankschließfach und Whistleblowing?
Whistleblowing bedeutet, dass jemand innerhalb einer Organisation illegales, unethisches oder gefährliches Verhalten anzeigt – typischerweise in den Bereichen Finanzen, Sicherheit, Gesundheit, Umwelt oder Umgang mit öffentlichen Geldern. Das Ziel ist es, das Problem frühzeitig zu erkennen, bevor es dem Unternehmen, den Mitarbeitern oder dem öffentlichen Interesse großen Schaden zufügt.
Die Trust Box ist ein interner Kommunikationskanal, über den Mitarbeiter (und oft auch andere – Auftragnehmer, Praktikanten, Freiwillige) sicher und manchmal auch anonym ein Problem melden können – typischerweise einen vermuteten Verstoß gegen das Gesetz, interne Regeln oder die Unternehmensethik. Modern ausgedrückt ist dies in der Regel Teil eines so genannten internen Whistleblowing-Systems gemäß dem Whistleblower Protection Act.
Gesetz zum Schutz von Whistleblowern
In der Tschechischen Republik Gesetz Nr. 171/2023 Slg. über den Schutz von Hinweisgeberndas von bestimmten Einrichtungen verlangt, über ein internes System zur Meldung von Missständen zu verfügen – also genau das, was in der Praxis ein Treuhandkasten ist.
Das Gesetz sieht außerdem vor:
- Fristen (z.B. Bestätigung des Eingangs der Meldung innerhalb von 7 Tagen, Mitteilung des Ergebnisses innerhalb von 30 Tagen),
- die Pflicht, Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen,
- die Anforderung, dass das System schriftliche und mündliche Benachrichtigungen und eine kontrollierte Bearbeitung ermöglicht.
Das interne Benachrichtigungssystem muss u.a. über Folgendes verfügen
- alle Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern,
- bestimmte Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe (z.B. Banken, Versicherungsgesellschaften, ausgewählte regulierte Institutionen),
- eine Vielzahl von öffentlichen Einrichtungen (z. B. Behörden, Schulen usw.).
Was sind die typischen Probleme an einem Arbeitsplatz ohne Trust Box?
Wenn ein Unternehmen keinen Vertrauenskasten hat und sich überhaupt nicht mit Whistleblowing befasst, stößt es häufig auf die folgenden Probleme:
- Benachrichtigungen gehen verloren – Einreichungen kommen in privaten E-Mails oder „zwischen den Türen“, was zu Verwirrung bei der Aufbewahrung von Unterlagen und zu Datenschutzverletzungen führt.
- Mitarbeiter glauben nicht an Anonymität – ein Zettelkasten im Flur oder ein „Schreiben Sie an den Chef“ fühlen sich sicherlich nicht wie ein sicherer Kanal an. Daher ziehen sie es vor, zu schweigen,
- Es gibt kein klares Verfahren dafür, wer sich um was kümmert – Meldungen werden ad hoc gemacht und es ist nicht klar, wer die „zuständige Person“ ist, in welcher Phase sich der Fall befindet oder welche Fristen gelten,
- Risiko der Nichteinhaltung – ohne ein angemessenes internes Berichterstattungssystem läuft das Unternehmen Gefahr, nicht nachweisen zu können, dass es sich an die Gesetze hält – und läuft Gefahr, Sanktionen zu verhängen,
- Chaos bei der Aufzeichnung und Berichterstattung – die Verfolgung von Beschwerden und deren korrekte Bearbeitung ist komplex und ineffizient,
- Schädigung des Rufs und der Unternehmenskultur – ungelöste Probleme können nach außen dringen und das Vertrauen der Mitarbeiter und der Öffentlichkeit beschädigen.
Ohne eine digitalisierte Trust Box steigt das Risiko von Rechts- und Reputationsproblemen, Whistleblower verlieren das Vertrauen in den Schutz und das Management verliert den Überblick darüber, was im Unternehmen wirklich passiert.
Wie wir die Vertrauensbox in SmartFP lösen
Die Trust Box hilft Ihnen, die Anforderungen des Whistleblower Protection Act zu erfüllen, bietet echte Anonymität und das Vertrauen der Mitarbeiter, bietet einen klaren Arbeitsablauf mit Rechenschaftspflicht und Prüfungsverlauf, reduziert den Verwaltungsaufwand durch die Automatisierung von Fristen und Benachrichtigungen, stärkt eine offene und ethische Unternehmenskultur und ist als Teil der breiteren SmartFP-Plattform keine weitere isolierte Anwendung, sondern fügt sich ganz natürlich in Ihre Geschäftsprozesse ein.
So funktioniert die SmartFP Trustbox:
- Einzelnes Benachrichtigungsformular– Benachrichtigungen können anonym oder unter einem Namen erfolgen,
- Sichere Speicherung und Verschlüsselung – das Modul unterstützt den sicheren Umgang mit Daten, um Benachrichtigungen vor unbefugtem Zugriff zu schützen,
- Kategorisierung und kontrollierter Prozess – Beschwerden können kategorisiert werden (z.B. Mobbing, Verletzung von Vorschriften, Gesundheit und Sicherheit, finanzielle Unregelmäßigkeiten…) und zuständigen Personen zugewiesen werden. Das System überwacht kontinuierlich den Status der Bearbeitung und die Fristen,
- Die Möglichkeit, das Formular und die Homepage zu personalisieren – damit können Unternehmen das Tool an ihre eigenen Bedürfnisse und ihre Unternehmenskultur anpassen,
- Verbindung zu anderen Modulen und Berichten – innerhalb der SmartFP-Plattform können Sie die Trustbox mit anderen HR- und Verwaltungsmodulen kombinieren (Mitarbeiterdaten, Dokumente, Organisatorische Struktur, Helpdesk…), was die Arbeit und die Berichterstattung an das Management vereinfacht.
Modul Trust Box Modul in SmartFP ermöglicht die sichere, anonyme und vollständig dokumentierte Einreichung von Beschwerden in Übereinstimmung mit der Gesetzgebung. Genau wie HelpDesk bringt es Ordnung, Klarheit und stärkt die Unternehmenskultur sowie den Schutz der Mitarbeiter und der gesamten Organisation.
Wenn Sie sehen möchten, wie die Trust Box Ihre internen Prozesse vereinfachen und die Transparenz erhöhen kann, fordern Sie eine Demo an. Wir zeigen Ihnen gerne, wie SmartFP direkt in Ihrer Umgebung funktionieren kann.
Sind Sie an diesem Modul interessiert?
Kontaktieren Sie uns per Telefon, E-Mail oder fordern Sie unten eine Demo dieses Moduls an und unsere Spezialisten werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen.
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Die SmartFP-Plattform wickelt eine breite Palette von Geschäftsprozessen ab, die Ihnen Zeit sparen und die Verwaltung vereinfachen.
Vertrauensbox ist eines unserer wichtigsten Tools, das einen sicheren und anonymen Kanal für Vorschläge bietet. Dieses Tool ist Teil einer umfassenderen Plattform, die unter anderem folgende Module enthält Datensätze für Mitarbeiter, HelpDesk oder Reiseanträge. Obwohl die Trust Box eigenständig arbeitet, ermöglicht die Verbindung mit diesen Modulen eine effizientere Verwaltung von Geschäftsprozessen, so dass Sie alle Daten an einem Ort haben. Dieser integrierte Ansatz sorgt für eine bessere Sichtbarkeit, reduziert Verwaltungsfehler und stellt sicher, dass alle Beschwerden ordnungsgemäß verwaltet und im Einklang mit der Gesetzgebung bearbeitet werden.
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