Wie ist das Verfahren für ein Unternehmen, das die Einkommensteuererklärung = „pink slips“ physisch unterschreibt ? Die Mitarbeiter erhalten vom Lohnbuchhalter die Information, dass sie kommen müssen, um das besagte Dokument zu unterschreiben. Wenn der Mitarbeiter kommt, muss der Lohnbuchhalter die betreffende Erklärung suchen, bei der Unterzeichnung helfen (das richtige Feld zu finden, ist manchmal eine ziemliche Aufgabe für den Mitarbeiter), die Erklärung zurücklegen (oder sogar einscannen) und ein längeres oder kürzeres soziales Gespräch führen, das aus sozialer Sicht durchaus von Vorteil sein kann.
Lassen Sie uns versuchen, diesen Prozess in Zahlen auszudrücken. Für jeden Besuch des Mitarbeiters benötigt der Lohnbuchhalter durchschnittlich 5 Minuten. Wenn wir davon ausgehen, dass sich der Mitarbeiter und der Lohnbuchhalter im selben Gebäude befinden, benötigt der Mitarbeiter für diesen Vorgang bestenfalls 7 Minuten (einschließlich des Weges zum Buchhaltungsbüro). Wir sind also bei 12 Minuten An- und Abmeldezeit. Stellen Sie sich ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern vor. In diesem Fall führt das Unternehmen den Prozess „Unterzeichnung des Kündigungsscheins“ 600 Minuten = 10 Arbeitsstunden durch.
Die elektronische Unterschrift benötigt 6 Mal WENIGER ZEIT als die physische Unterschrift!
Wenn das Unternehmen die elektronische Unterschrift verwendet, sendet der Buchhalter die Erklärung mit einem Klick an alle Mitarbeiter und der Mitarbeiter unterschreibt sie von seinem Platz aus innerhalb von 1 Minute. Der Angestellte braucht nur ein Telefon oder einen Computer, um die Erklärung zu unterschreiben, die seine Identität bestätigt. Es wird keine spezielle Software benötigt. Unternehmen, die ihr Buchhaltungs- oder HR-System (je nachdem, wo sie die Daten in die Formulare laden), aus dem die Daten in den „rosa Schein“ geladen werden, einfach mit der SmartFPa-Lösung verbinden, können innerhalb von 3 Tagen mit der elektronischen Unterzeichnung beginnen. Über SmartFP wird nicht nur die elektronische Unterschrift geleistet, sondern das unterzeichnete Dokument wird auch automatisch gespeichert. Dieser gesamte Prozess ist natürlich gesetzeskonform.
In Zahlen ausgedrückt: 1 Minute für die elektronische Unterschrift des Mitarbeiters, 1 Minute für die Lohnbuchhalterin (sie liest die Information aus dem System, dass der Mitarbeiter die Erklärung unterzeichnet hat und wo sie automatisch gespeichert wurde). Bei dem elektronischen Verfahren sind wir bei 2 Minuten/Unterschrift. In diesem Modell mit einer Unternehmensgröße von 50 Mitarbeitern sind wir bei einer Zeit von 100 min = 1,6h.
ZUSAMMENFASSUNG DER ZEITKOSTEN für den Unterzeichnungsprozess (in Arbeitsstunden):
| Anzahl der Mitarbeiter | Physische Unterschrift | Elektronische Unterschrift | SAVE |
| 50 | 10 | 1,6 | 8,4 |
| 100 | 20 | 3,3 | 16,7 |
| 500 | 100 | 16,6 | 83,4 |
| 1 000 | 200 | 33,3 | 166,7 |
Der Vorteil der elektronischen Unterschrift ist ein aktueller Überblick darüber, wie viele Personen den „rosa Zettel“ unterschrieben haben und wer noch nicht unterschrieben hat, einschließlich einer Liste mit Namen.
Vereinfachen Sie Ihre Geschäftsprozesse mit der elektronischen Unterschrift!