Die Digitalisierung verändert die Zusammenarbeit zwischen HR und Lohnbuchhaltung

Die Personalabteilung befasst sich mit einer Vielzahl von Themen, aber ein Teil ihrer Agenda steht in direktem Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung: Arbeitsverhältnisse, Änderungen der Arbeitszeit, Anwesenheit, Boni, Leistungen, persönliche Daten und Ansprüche der Mitarbeiter. Hier ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung präzise und ohne Verzögerungen zusammenarbeiten.

Die Digitalisierung sorgt dafür, dass diese Daten automatisch zwischen der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung übertragen werden, ohne manuelle Transkription und unnötige Verzögerungen. Das bedeutet, dass beide Parteien mit einer einzigen Quelle der Wahrheit arbeiten, was den gesamten Prozess erheblich verfeinert und Fehler eliminiert.

Wenn die Personalabteilung Daten per E-Mail sendet und die Gehaltsabrechnung sie manuell abtippt, sind Fehler praktisch unvermeidlich. Ein gemeinsames SmartFP-System, bei dem sich alle Informationen an einem Ort befinden, kann diese Probleme vollständig vermeiden.

Der Zugriff auf das System wird durch Benutzerrechte gesteuert. Der Lohnbuchhalter oder andere Rollen sehen nur die Dokumente und Daten, die sie wirklich benötigen. Für jede Mitarbeiterkarte kann genau festgelegt werden, wer bestimmte Dokumente oder einzelne Felder mit persönlichen Daten sehen darf. So kann das Unternehmen vollständig online arbeiten, ohne dass die Gefahr besteht, dass Unbefugte auf sensible Informationen zugreifen.

Wenn Sie Ihre eigene Gehaltsabrechnungssoftware verwenden (z.B. Cool oder Helios), ist dies kein Hindernis. SmartFP kann sich mit dieser Software verbinden. Die Personalabteilung muss die Informationen nur einmal eingeben, und die Gehaltsabrechnung lädt sie automatisch in die Anwendung, die die Gehaltsabrechnung verarbeitet.

Der rosa Schein wird nicht nur bei der Einreise unterschrieben. Die Arbeitnehmer müssen ihn jedes Jahr neu bestätigen, in der Regel zu Beginn des Jahres oder wenn sich ihre Lebenssituation ändert, was sich auf ihren Steueranspruch auswirkt.

Was wird vereinfacht, wenn der Kündigungsschreiben digital ist?

• der Mitarbeiter das Formular online ohne Fehler oder unvollständige Angaben ausfüllt,
• Ein Teil der Daten wird automatisch entsprechend der persönlichen Karte vorausgefüllt,
• die Unterschrift erfolgt elektronisch, ohne Drucken und Scannen,
• wird das Dokument direkt auf der Karte des Mitarbeiters gespeichert,
• das Lohnbüro hat die neueste Version sofort verfügbar,
• Die Personalabteilung kann sehen, wer bereits unterschrieben hat und wer noch nicht.

Einsparungen in Echtzeit

Z eine interne Analyse zeigtdass die elektronische Übermittlung und Unterzeichnung des Kündigungsschreibens 3-5 Minuten pro Mitarbeiter einspart.

• Unternehmen mit 50 Mitarbeitern: Einsparung von etwa 3 Stunden,
• Unternehmen mit 150 Mitarbeitern: Einsparung von 10 – 12 Stunden,
• Unternehmen mit 300 Mitarbeitern: Einsparungen von bis zu 25 Stunden pro Jahr.

Und das ist nur eine einzige Dokumentation, die jedes Jahr wiederholt wird.

Der elektronische „rosa Schein“ ist dank der aktuellen Gesetzgebung vollwertig und rechtsgültig. Dank der elektronischen Unterzeichnung entfallen das Drucken, Scannen und die physische Zustellung von Papieren. Das spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass alle Daten korrekt und in Übereinstimmung mit dem Gesetz verarbeitet werden.

Sehen Sie sich eine schrittweise Videoanleitung an, die Ihnen zeigt, wie Sie Ihre Steuererklärung bequem direkt in SmartFP einreichen können: schnell, sicher und ohne Papierkram.