Reiseaufträge sind einer der zeitaufwändigsten und administrativ anstrengendsten Prozesse im Unternehmen. Die Mitarbeiter mögen sie nicht, die Buchhalter mögen sie nicht und die Manager erhalten oft erst dann einen Überblick über sie, wenn es zu spät ist, etwas zu ändern. SmartFP macht daraus einen klaren und vor allem einfachen Prozess, der für alle Beteiligten Zeit spart.
Zusammenfassung des Artikels über Reiseaufträge:
Was ist ein Reiseauftrag und was bringt das Modul Reiseaufträge
Eine Reisegenehmigung ist ein Dokument, das einen Bediensteten zu einer dienstlichen Reise berechtigt und enthält Informationen über den Zweck der Reise, die Kosten und die Berechnung der Höhe des Anspruchs auf Erstattung gemäß Gesetz Nr. 262/2006 Slg, Arbeitsgesetzbuch. Sie dient als Grundlage für die Abrechnung von Transport-, Verpflegungs- und Unterkunftskosten. Die Digitalisierung dieses Prozesses mit Systemen wie SmartFP vereinfacht und beschleunigt das Reisemanagement, reduziert den Verwaltungsaufwand und das Fehlerrisiko.
Das Modul Reiseaufträge in der SmartFP-Plattform bietet eine klare Möglichkeit, Geschäftsreisen von der Beantragung bis zur Abrechnung an einem Ort zu verwalten . Es ermöglicht Mitarbeitern die einfache Eingabe eines Reiseantrags, bietet Managern bei der Online-Genehmigung eine Schätzung der Erstattungskosten und macht es einfach, den Reiseverlauf zu erfassen. Auf der Grundlage der eingegebenen Informationen berechnet das System automatisch die tatsächliche Höhe der Erstattung. Es ist möglich, die Pauschalbeträge für einzelne Erstattungen mit dem Erlass zu synchronisieren oder sie nach internen Richtlinien direkt in der Verwaltung anzupassen.
Wie sieht die Bearbeitung von Reiseaufträgen ohne Digitalisierung aus?
Reiseaufträge werden in Excel oder auf Papier ausgefüllt, die Daten werden von Hand abgeschrieben und das Unternehmen wird für Unterschriften abgeklappert. Quittungen landen in der Brieftasche oder in der Hosentasche, und bei der Rückkehr muss alles mühsam neu berechnet und dokumentiert werden. Der Buchhalter verbringt dann Zeit damit, nach Fehlern zu suchen und sie in das System zu übertragen, und das Unternehmen hat keinen schnellen Überblick darüber, wie viel die Geschäftsreisen tatsächlich kosten.
Welche Probleme häufig auftreten:
- unnötiger Verwaltungsaufwand für Buchhalter und Manager,
- falsch berechnete Beträge,
- fehlende Daten,
- Verzögerungen bei der Abrechnung und Auszahlung von Erstattungen,
- Aktenordner voller Papiere,
- und null Online-Sichtbarkeit.
Kurz gesagt, Reisebestellungen nehmen mehr Zeit in Anspruch als die Reise selbst und anstatt die Kosten zu kontrollieren, verursachen sie nur noch mehr Papierkram. Dabei geht es viel einfacher, übersichtlicher und vollständig online.
Wie SmartFP Reisebestellungen vereinfacht
Das Modul Reiseaufträge in SmartFP wickelt Geschäftsreisen von A bis Z vollständig online ab – von der Anfrage vor der Reise über die Genehmigung bis hin zur endgültigen Abrechnung und Übermittlung an die Buchhaltung. Mitarbeiter, Manager und Buchhalter arbeiten in einem einzigen System, mit aktuellen Daten und ohne unnötigen Papierkram.
Alles wird elektronisch über Ihren Computer oder Ihr Mobiltelefon abgewickelt, so dass Sie Anträge, Genehmigungen und Abrechnungen bequem von Ihrem Hotelzimmer, Ihrem Büro oder von unterwegs aus erledigen können, egal wo Sie sich befinden . Darüber hinaus kann das Modul über eine REST-API mit anderen Geschäftsanwendungen verbunden werden, so dass Reiseaufträge automatisch auf der Grundlage von Daten aus anderen Systemen erstellt oder aktualisiert werden können.
Was sind die wichtigsten Funktionen des Moduls Reiseaufträge?
- Online-Reisemanagement – Reiseaufträge werden in einem System erstellt, bearbeitet und genehmigt – vom Antrag bis zur Abrechnung, ohne Druck und Papierordner,
- Zugriff von überall – der Mitarbeiter schließt die Reise von einem Laptop oder Mobiltelefon aus ab, macht unterwegs ein Foto des Belegs und lädt ihn in das System hoch. Manager genehmigen auch aus der Ferne, nichts muss mehr auf eine „Unterschrift im Büro“ warten,
- Automatische Berechnungen gemäß der Gesetzgebung – das System berechnet die Entschädigung gemäß der geltenden tschechischen und slowakischen Gesetzgebung, überwacht Tippfehler und fehlende Daten, so dass der Buchhalter nicht mehr manuell Fehler in Excel korrigieren muss, sondern nur noch das fertige Ergebnis überprüft,
- Automatische Währungsumrechnung – synchronisiert jeden Tag automatisch die Wechselkurse gemäß der CNB, so dass die Umrechnung von Auslandsreisen in die von Ihnen gewählte Währung nur einen Schritt erfordert. Sie können auch Ihren eigenen Währungsbetrag angeben,
- Elektronische Aufzeichnungen von Belegen und Reisen – Belege und Dokumente werden für eine bestimmte Reise hochgeladen und sind für den Buchhalter sofort nach Genehmigung sichtbar. Das Unternehmen hat einen zentralen Überblick über die Reisen und Ausgaben der Mitarbeiter, mit Filteroptionen und einem klaren Prüfpfad für Kontrollen,
- Schnelle Genehmigungen und Benachrichtigungen – der Workflow folgt vordefinierten Regeln, das System sendet Kommentare und die Manager genehmigen mit wenigen Klicks. Der Prozess wird nicht dadurch behindert, dass Sie den Chef durch das Büro oder verschiedene Filialen jagen müssen.
SmartFP macht Reisebestellungen zu einer einfachen Angelegenheit und nicht zu einer langwierigen Verwaltungsaufgabe. Die Mitarbeiter füllen die Reise schnell aus und laden Belege hoch, die Manager genehmigen sie mit wenigen Klicks, und der Buchhalter hat sofort vollständige, korrekt berechnete Belege.
Was sind die Vorteile von Online-Reisebestellungen für das Unternehmen?
Digitalisierung von Reiseaufträgen in SmartFP bedeutet, dass alle Schritte – vom Antrag über die Genehmigung bis zur Abrechnung. Alles läuft in einem einzigen System ab. Die Mitarbeiter müssen sich nicht mit Papierkram herumschlagen, die Manager haben einen sofortigen Überblick und die Buchhalter arbeiten mit vollständigen und korrekt berechneten Dokumenten. Und dank der REST-API können Reiseaufträge und deren Abrechnung nahtlos in das Buchhaltungs- oder Gehaltsabrechnungssystem eingefügt werden, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.
Das Unternehmen spart Zeit und Kosten, vermeidet Fehler durch manuelle Bearbeitung und erhält klare Daten für die Entscheidungsfindung. Statt mühsamer Verwaltung rund um Geschäftsreisen können sie sich auf das eigentliche Geschäft konzentrieren.
Was sind die besonderen Vorteile des SmartFP-Moduls?
- Weniger Papierkram, weniger manuelle Arbeit – Anträge, Genehmigungen und Abrechnungen sind in einem System zusammengefasst, so dass Sie keine Formulare ausdrucken, keine Unterschriften im Büro leisten und keine manuelle Übertragung in die Buchhaltung vornehmen müssen,
- Schnellere Abrechnung und zufriedenere Mitarbeiter – automatische Berechnungen und elektronische Dokumente verkürzen die Zeit zwischen der Rückkehr von der Reise und der Auszahlung der Entschädigung erheblich. Die Mitarbeiter haben einen klaren Überblick über den Status ihres Anspruchs und der Abrechnung,
- Reisekostenkontrolle – Manager haben jederzeit Echtzeiteinblick in die Anzahl der Reisen, deren Zweck und Kosten. Die Daten stehen auch für die Budgetierung, das Management-Reporting und das Controlling zur Verfügung,
- Einhaltung der Gesetzgebung und weniger Fehler – automatische Entschädigungsberechnungen gemäß der geltenden tschechischen und slowakischen Gesetzgebung stellen sicher, dass die Reiseaufträge gesetzeskonform sind. Dadurch wird das Risiko von Fehlern, Fehlberechnungen und Korrekturen in letzter Minute verringert.
Online-Reisebestellungen in SmartFP vereinen Komfort für Mitarbeiter, Transparenz für Manager und Sicherheit für Buchhalter. Was einst eine lästige Agenda war, wird zu einem schnellen, klaren und gut verwalteten Prozess.
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Verknüpfung von Reiseaufträgen mit anderen Modulen
SmartFP und seine Module verfügen über eine vollständige REST-API, die eine einfache Integration mit Ihren bestehenden Systemen ermöglicht. Dies ermöglicht einen sicheren Datenaustausch und die Automatisierung von Prozessen, wodurch Fehler vermieden werden und die Integration mit z.B. Buchhaltungs-, CRM- oder Zeiterfassungssystemen vereinfacht wird.
Personalakten, HelpDesk oder Vertrauensbox können miteinander verbunden werden, damit die Prozesse reibungslos und automatisch ablaufen. Beispielsweise können Reiseaufträge automatisch mit dem Mitarbeiterregister verknüpft werden, wo sie direkt mit den Mitarbeiterdaten verknüpft sind, oder sie können Teil eines umfassenderen Workflows sein, der mit Vorschlägen in der Trust Box beginnt. Dies spart nicht nur Zeit bei der Dateneingabe, sondern auch bei der anschließenden Genehmigung und Abrechnung, wodurch der gesamte Prozess einfacher und schneller wird.
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