Digitalisierung für eine schnellere Bearbeitung der HR-Agenda

Die Verwaltung der Onboarding-Agenda ist einer der zeitaufwändigeren Prozesse in der Personalabteilung. Sie erfordert die Erfassung zahlreicher Daten über den Mitarbeiter und die Vorbereitung von Dokumenten, die Einarbeitung in interne Vorschriften, die Koordinierung mit der Gehaltsabrechnung und eine Reihe weiterer Aktivitäten, die erledigt werden müssen.

Modul Mitarbeiterdaten in der SmartFP-Plattform bietet eine praktische und übersichtliche Möglichkeit, die gesamte Personalverwaltung an einem Ort zu verwalten. Damit können Sie die Mitarbeiterdaten auf einfache Weise auf dem neuesten Stand halten, Personaldokumente verwalten und sich einen Überblick darüber verschaffen, was bereits erledigt wurde und was noch zu erledigen ist. Gleichzeitig erleichtert es die Kommunikation zwischen HR und Lohnbuchhaltung.

SmartFP kann sich mit Buchhaltungssystemen wie Pohoda, Helios und anderen verbinden. Es kann auch automatisch die erforderlichen Dokumente erstellen und sie mit einem Klick an die zuständigen Personen senden und dann für ihre elektronische Unterzeichnung sorgen. Dank der Digitalisierung wird die manuelle Arbeit reduziert und die Personalabteilung hat mehr Zeit für die Arbeit mit Menschen, nicht mit Papieren.

Gleich zu Beginn des Onboarding-Prozesses muss die Personalabteilung eine Vielzahl von Daten vom Mitarbeiter erhalten, die in der Regel aus verschiedenen Quellen stammen: E-Mails, Anhänge, unterschiedliche Versionen von Dokumenten oder unvollständige Formulare. Dies erhöht die Fehlerquote und verzögert die weitere Bearbeitung. SmartFP vereinfacht diesen Schritt erheblich: Die Personalabteilung gibt nur die Grunddaten ein und das System fordert den neuen Kollegen automatisch auf, einen elektronischen Aufnahmefragebogen auszufüllen . Der Mitarbeiter füllt alles online an einem Ort aus, nichts wird überschrieben und die Personalabteilung verfügt über genaue und vollständige Daten, die sie später verwenden kann.

Der Fragebogen liefert der Personalabteilung die vollständigen administrativen Unterlagen, die für den Beginn des Onboarding-Prozesses erforderlich sind.

Die manuelle Erstellung von Arbeitsverträgen, Vereinbarungen, Protokollen oder Arbeitsschutzmaterialien ist eine der routinemäßigsten Aufgaben der Personalabteilung. Für jeden Mitarbeiter müssen die Daten neu ausgefüllt, auf Richtigkeit geprüft und die Dokumente weitergegeben werden. SmartFP nimmt Ihnen den größten Teil dieser Verwaltung ab. Sobald die Mitarbeiterkarte erstellt ist, verwendet das System die Daten aus dem Fragebogen und bereitet innerhalb von Sekunden die erforderlichen Dokumente einheitlich, genau und ohne manuelle Neueingabe vor. Die Personalabteilung muss sich nicht mit wiederholten Verwaltungsschritten befassen und kann sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Sobald die Personalabteilung alle erforderlichen Verwaltungsdaten aus dem elektronischen Aufnahmefragebogen erhalten hat und die Karte des Mitarbeiters im System erstellt wurde, ist es an der Zeit, die Dokumente bereitzustellen, mit denen sich der neue Kollege vertraut machen muss. Diese können im Voraus vorbereitet oder nach und nach erstellt werden, je nachdem, wie Sie den Onboarding-Prozess eingerichtet haben.

SmartFP ermöglicht es einem neuen Mitarbeiter, alle notwendigen Materialien online einzusehen, von internen Richtlinien zu OHS und PO bis hin zu Stellenbeschreibungen und Übergabeprotokollen. Der Mitarbeiter öffnet die Dokumente direkt im System und bestätigt den Erhalt oder das Lesen mit einem Klick. Gleichzeitig sind sie jederzeit für ihn verfügbar.

Dieser Teil des Prozesses wird durch das Modul Einarbeitung des Mitarbeiters in die Dokumentedas deutlich aufzeigt, was der Mitarbeiter bereits erledigt hat und was noch zu erledigen ist. So erhält die Personalabteilung einen klaren Überblick ohne Papierlisten, verlorene Dokumente oder unvollständige Aufzeichnungen.

Elektronisches Unterschreiben in SmartFP ermöglicht es Ihnen, alle HR- und Unternehmensdokumente direkt in digitaler Form abzuschließen. Verträge, Anhänge, Steuererklärungen oder OSHA-Materialien können über authentifizierte Dienste wie Signi, eSigno oder Citizen Identity von überall aus validiert werden , ohne dass sie ausgedruckt oder gescannt werden müssen.

Unterschriebene Dokumente werden automatisch auf der Karte des Mitarbeiters gespeichert, wo sie der Personalabteilung und den Lohnbuchhaltern sofort zur Verfügung stehen. Der Zugriff wird über Benutzerrechte gesteuert, so dass der Lohnbuchhalter oder andere Rollen nur die Dokumente und Daten sehen, die sie tatsächlich benötigen. In der Mitarbeiterkarte können Sie detailliert festlegen, wer bestimmte Dokumente und einzelne Felder mit persönlichen Daten sehen darf. Dies macht den gesamten Prozess schnell und übersichtlich und ermöglicht es dem Unternehmen, vollständig online mit Dokumenten zu arbeiten, ohne unnötigen Verwaltungsaufwand und ohne das Risiko, dass eine unbefugte Person Zugang zu sensiblen Informationen erhält.