Sie befassen sich mit Zollerklärungen, der Lagerung von Waren und dem Luft-, See- und Landtransport. Sie kommunizieren jeden Tag mit Hunderten von Unternehmen und benötigen dafür zuverlässige Systeme. PST CLC wollte einen neuen Helpdesk, um seine IT-Anfragen besser und schneller bearbeiten zu können. Unsere Smart FP-Lösung gefiel ihnen so gut, dass sie beim zweiten Treffen beschlossen, Smart Forms auch im Kerngeschäft oder im Personalwesen einzusetzen.
Ansatzpunkte für die Zusammenarbeit
„Wir hatten einen IT-Helpdesk, der sich um technische Anfragen im Unternehmen kümmerte. Aber es lief auf einer älteren Plattform, die nicht mehr zeitgemäß war“. Zbyněk Slezák, Leiter der IT-Abteilung bei PST CLC, beschreibt die Situation vor der Zusammenarbeit mit Gappex.
Was genau war das Problem? „Wir wollten die Funktionalität des Systems erweitern, um detaillierte Daten zu den Anforderungen leichter anzeigen zu können, die Zeitintensität von Aufgaben zu erfassen oder die Arbeitsplanung zu erleichtern. Aufgrund der Anzahl und Art der Anfragen machte es für uns keinen Sinn, für die Entwicklung einer alten Lösung zu bezahlen. Das wäre zu teuer gewesen.“
„Wir hatten einen IT-Helpdesk, der sich um technische Anfragen im Unternehmen kümmerte. Aber es lief auf einer älteren Plattform, die nicht mehr zeitgemäß war“. Zbyněk Slezák, Leiter der IT-Abteilung bei PST CLC, beschreibt die Situation vor der Zusammenarbeit mit Gappex.
Was genau war das Problem? „Wir wollten die Funktionalität des Systems erweitern, um detaillierte Daten zu den Anforderungen leichter anzeigen zu können, die Zeitintensität von Aufgaben zu erfassen oder die Arbeitsplanung zu erleichtern. Aufgrund der Anzahl und Art der Anfragen machte es für uns keinen Sinn, für die Entwicklung einer alten Lösung zu bezahlen. Das wäre zu teuer gewesen.“
Kurz über PST CLC
Sie übernehmen die Waren vom Hersteller, lagern sie, verzollen sie und liefern sie ans andere Ende der Welt – per Flugzeug, Schiff, LKW oder Zug. PST CLC ist ein 1991 gegründetes tschechisches Unternehmen, das zum japanischen Konzern Mitsui-Soko gehört und sich mit komplexer Logistik beschäftigt.
Mit Unternehmen wie Continental, Valeo, Foxconn, Moravia Steel und Philip Morris. Das Unternehmen verfügt über Lagerhäuser und Zollabfertigungsstellen an 18 Standorten in der Tschechischen Republik. Sie verwenden miteinander verbundene IT-Systeme (CRM, ERP, Lagerverwaltungssystem, IT-Helpdesk, TMS), auf die Mitarbeiter und Kunden Zugriff haben. Intelligente Lösungen, die nicht nur die IT-Agenda vereinfachen
Zu Beginn hatte Zbyněk Slezák eine klare Vorstellung davon, was die neue Lösung erfüllen muss:
- Er wollte die Möglichkeit haben die Möglichkeit, den IT-Helpdesk einfach zu bearbeiten. Er wollte schnell und ohne viel Programmieraufwand Änderungen vornehmen können – z.B. ein Feld umbenennen, eine Spalte hinzufügen oder den Genehmigungsprozess ändern.
- Er bevorzugte eine Lösung, die die Anzahl der Lizenzen nicht begrenzen würde.
- Die Software musste den heutigen Standards für die korrekte Darstellung auf Computern, Handys und Tablets entsprechen.
- Er musste die Benutzeroberfläche und das Erscheinungsbild des Helpdesks für Kollegen und Kunden einfacher gestalten. Idealerweise sollten alle Benutzer die Funktionsweise nach der ersten Schulung verstehen.
„Wir standen nicht unter Zeitdruck. Wir beschlossen, den IT-Helpdesk zu wechseln, aber ich hatte keine feste Frist hinter mir. Also sah ich mich auf dem Markt um und prüfte die Möglichkeiten.“ fasst den Hintergrund des IT-Managers zusammen und fügt hinzu: „So bin ich zu Herrn Nemec von Gappex gekommen.“
Eine intelligente Lösung, die nicht nur die IT-Agenda vereinfacht
Bei dem Treffen haben wir Zbyněk Slezák den auf SmartFP-Formularen basierenden IT-Helpdesk vorgestellt. Wir betonten:
- Helpdesk-Einrichtung zugeschnitten auf die Unternehmensprozesse
- Möglichkeit, fast alles ohne Beteiligung eines Programmierers zu bearbeiten
- Schnelligkeit der Systemeinführung im Unternehmen
- Die Vielseitigkeit der PST CLC-Lösung kann auch auf andere Agenden angewendet werden
„Es war schön, zu erfahren, dass es eine flexible Lösung für den IT-Helpdesk gibt. Außerdem habe ich sofort das Potenzial der vorgestellten Software erkannt. Ich stellte mir vor, wie intelligente Formulare Zollerklärungen, Eingabe- und Ausgabeformulare in der Personalabteilung und andere Agenden vereinfachen würden. Deshalb lud ich Kollegen aus anderen Teams zum zweiten Treffen ein, damit sie sich selbst ein Bild davon machen konnten, wie viel E-Mail oder Papierkram man damit einsparen könnte.“ ruft Zbyněk Slezák zurück.
Zum Beispiel wurde die Agenda für Zollerklärungen, also das Kerngeschäft des Unternehmens, von PST CLC-Mitarbeitern per E-Mail oder sogar auf Papierformularen abgewickelt. „Wir hatten Freigabeanfragen in verschiedenen E-Mail-Postfächern, die wir für den Fall eines Urlaubs teilen mussten. Irgendwie hat es funktioniert, aber es war nicht dasselbe“. spezifiziert Zbyněk Slezák.
Zbyněk Slezák hatte nur eine Sorge: „Bei jungen Unternehmen fragt man sich immer, ob sie es einem nicht beibringen werden. Aber ich habe bald herausgefunden, dass diese Angst völlig falsch war.“
Schnelle Einführung des Helpdesks im Unternehmen
Die Arbeiten am IT-Helpdesk und an den Zollanmeldungen begannen fast gleichzeitig und in zügigem Tempo. „Gappex hat unser Zollanmeldungssystem in 3 Wochen eingeführt, was unglaublich schnell ist. Beim IT-Helpdesk dauerte es etwas länger, ein halbes Jahr. Aber das lag an uns – wir wollten das Beste aus der Flexibilität des Systems machen, also haben wir viel mit der Einrichtung herumgespielt.“ gibt Zbyněk Slezák zu.
So beschreibt unser Geschäftsführer Dalibor Němec das Projekt: „Die Konfiguration des Smart Forms Systems ermöglicht es Ihnen, Felder, Texte, Arbeitsabläufe und so ziemlich alles zu ändern. Gemeinsam mit dem Kunden haben wir eine Menge Parameter angepasst. Die Fehlersuche ging schnell, da wir nach der ersten Analyse die Vollversion der Helpdesk-Lösung eingesetzt haben. So konnte der Kunde konkrete Dinge kommentieren, die er auf dem Bildschirm vor sich sah, und nicht nur eine virtuelle Vorstellung.“
Zbyněk Slezák bewertet die Zusammenarbeit sehr positiv: „Was wir vereinbaren, ist das, worauf wir uns einigen. Gappex antwortet schnell auf unsere Anfragen. Es ist kein Einkaufszentrum, in dem man ständig auf Genehmigungen warten muss und am Ende von einer Rechnung für zusätzliche Kosten überrascht wird. Die Lösung erlaubt es uns, fast alles zu konfigurieren, weshalb die Zusammenarbeit mit Gappex auch nach der Bereitstellung des Systems gut funktioniert.“
Praktische Vorteile der Gappex-Lösungen
Dank des Helpdesks funktioniert die IT-Verwaltung genau so, wie sie sollte. „Alle sind damit zufrieden, die Spezialisten wissen genau, was sie zu tun haben, und die Geschäftsleitung hat einen perfekten Überblick. Wenn wir Änderungen am System vornehmen müssen, können wir das selbst tun oder Gappex erledigt das in kürzester Zeit für uns.“ Zbyněk Slezák beschreibt die Vorteile.
„In der Vergangenheit hatten wir überhaupt keinen Zoll-Helpdesk. Es ist großartig, alle Daten an einem Ort zu haben. Außerdem wird es auf dieselbe Weise wie der IT-Helpdesk bedient, so dass die Mitarbeiter nichts Neues lernen müssen. Wir und unsere Kunden wissen, in welcher Phase des Prozesses sich ein Ticket befindet, wir können es zurückverfolgen und wir sind eine Menge Papier und E-Mails losgeworden. fügt der IT-Manager hinzu.
Eine Vision für die Zukunft: eine digitale Evolution, die die Arbeit noch einfacher macht
Wir haben dem IT-Helpdesk und den Zolldiensten weitere Module hinzugefügt – z.B. das Telefonbuch oder Unternehmensdokumente. Unsere intelligenten Formulare helfen auch bei der Kommunikation mit Kunden oder bei der Personalagenda. „Die Daten, die wir früher in Excel oder Sharepoint ausgetauscht haben, befinden sich in einem System. Wenn ein Mitarbeiter der Personalabteilung etwas bearbeiten muss und die entsprechenden Rechte hat, kann er das mit ein paar Klicks tun, ohne dass die IT-Abteilung eingreifen muss, und es wird überall geschrieben. verrät Zbyněk Slezák.
Wir sprechen derzeit mit PST CLC über eine noch stärkere Integration der Unternehmensagenden. „Wir möchten SmartFP nutzen, um so etwas wie eine IT-Drehscheibe für die verschiedenen Bedürfnisse des Unternehmens zu schaffen. Wir verwenden CRM, ERP, Lagerverwaltungssystem und andere webbasierte Plattformen. Es gibt kein System, das alles abdecken kann. Mit Gappex möchten wir einen IT-Wegweiser schaffen, der allen den Weg verkürzt und die Arbeit erleichtert.“ schließt Zbyněk Slezák ab.