Verbindung zu Buchhaltung, Integration und Outputs
SmartFP erstellt eine einheitliche Grundlage für die Buchhaltung ohne manuelle Transkription und ohne Inkonsistenzen zwischen den Abteilungen. Die Einrichtung von Regeln gewährleistet eine einheitliche Arbeit im gesamten Unternehmen.
Die drei Säulen der Rechnungsintegration
1. pfeiler
Einheitliche Daten
Zifferblätter und Regeln
SmartFP arbeitet mit voreingestellten Skalen und Regeln, um sicherzustellen, dass Dokumente im gesamten Unternehmen einheitlich erfasst werden.
Datenkonsistenz
Das System stellt sicher, dass die Daten bei der Verarbeitung einen Sinn ergeben – das Buchhaltungssystem akzeptiert keine „halbfertigen Produkte“.
2. Säule
Buchhaltung
Markierung für den Export
Markieren Sie einfach genehmigte Rechnungen für den Export und leiten Sie sie an das Buchhaltungssystem weiter.
Übergabe ohne Neuschreiben
Betrieb und Buchhaltung arbeiten mit denselben Daten – keine doppelte Eingabe und keine Diskrepanzen.
3. Säule
Integration und Kontinuität
Verbindung zu anderen Prozessen
Rechnungen können mit Bestellungen, Projekten oder Verträgen verknüpft werden, um den Verpflichtungen einen Kontext zu geben.
Ausgänge für die Steuerung
Sie haben Outputs für die interne Kontrolle und Prüfung vorbereitet (PDF, Berichte, Historie).
Sicherheit und klar definierte Rollen
Sie steuern den Rechnungszugriff und die Genehmigungsberechtigungen nach Rollen. Mit Beschränkungen und einem Prüfprotokoll ist klar, wer Entscheidungen treffen darf und wer welche Maßnahmen ergriffen hat.
Rechnungssteller (Begünstigter / Verwaltung)
erstellt Rechnungen, vervollständigt Daten und überprüft Anhänge.
Genehmigender (Vorgesetzter/Verantwortlicher)
genehmigt, zur Vervollständigung zurückgibt oder mit Kommentaren ablehnt – einschließlich finanzieller Grenzen.
Buchhalter / Wirtschaftswissenschaftler
arbeitet mit genehmigten Rechnungen, bereitet den Export vor und überträgt sie in das Buchhaltungssystem.
Berechtigungen wie erforderlich
die Organisation bestimmt, wer Rechnungen ausstellen kann, wer sie genehmigen kann und in welchem Umfang.
Die Buchhaltung arbeitet mit denselben Daten wie der Betrieb
SmartFP integriert den Rechnungsstellungsprozess in einen einzigen Ablauf. Sobald eine Rechnung eingegangen und genehmigt ist, wird sie mit dem Export und der Buchhaltung verknüpft, ohne dass eine doppelte Eingabe erforderlich ist. Das Ergebnis ist eine einheitliche Dokumentation, weniger Fehler und eine bessere Kontrolle der Kreditorenbuchhaltung.
Rechnungen = Empfang + Genehmigung + Export + Archivierung (in einem Prozess)
Automatisierung
Automatisierung und korrekte Buchführung
Die meiste Zeit wird für Reparaturen und Nachverfolgung verschwendet. SmartFP vereinheitlicht die Dateneingabe und bereitet die Daten so auf, dass die Buchhaltungsabteilung die fertigen Dokumente erhält.
Was dies in der Praxis bedeutet:
- Wörterbücher und Regeln – konsistente Dateneingabe in allen Abteilungen.
- Weniger Fehler – weniger Tippfehler und Inkonsistenzen bei der Verarbeitung.
- Kein Überschreiben – das Buchhaltungssystem übernimmt einheitliche Daten aus SmartFP.
- Bereit für den Export – markieren Sie genehmigte Rechnungen einfach und leiten Sie sie weiter.
FAQ
Ihre häufigsten Fragen
Sie suchen Antworten auf Ihre Fragen oder brauchen Hilfe mit unserem System? Wir haben eine Liste mit häufig gestellten Fragen zusammengestellt, in der Sie nützliche Informationen und Lösungen für häufige Probleme finden. Wenn Ihnen etwas nicht klar ist? Schicken Sie uns eine Frage.
Was macht das Modul Rechnungen in SmartFP?
Elektronische Registrierung von Rechnungen, deren Bearbeitung und Genehmigung, Statusübersicht, Archivierung und Vorbereitung von Dokumenten für die Buchhaltung (Export/Ausgaben). Alles in einem Arbeitsgang.
Wie schnell kann ich eine neue Rechnung erstellen?
Rechnungen lassen sich mit ein paar Klicks erstellen. Die Daten können manuell eingegeben werden oder SmartFP ruft sie aus dem angehängten Dokument ab und Sie überprüfen sie einfach.
Was ist, wenn der Genehmigende die Rechnung zurückgibt oder ablehnt?
Der Genehmigende kann die Rechnung zur Vervollständigung zurückschicken oder mit Kommentaren ablehnen. Alles wird aufgezeichnet und ist nachvollziehbar (wer, wann, warum).
Verfügt SmartFP über einen Prüfpfad?
Ja. Für jede Rechnung können Sie den Verlauf der Schritte und Änderungen einsehen – wer das Dokument erstellt hat, wer es genehmigt hat, wann die Änderungen vorgenommen wurden und in welchem Zustand sich die Rechnung befand.
Ersetzt SmartFP die Buchhaltung?
Nein. SmartFP ersetzt die Buchhaltung nicht – es bereitet einheitliche Daten und Ausgaben so auf, dass sie sich nahtlos in Ihr Buchhaltungssystem einfügen lassen, ohne dass Sie sie manuell neu eingeben müssen.
Ist es möglich, Genehmigungen nach Unternehmen einzurichten (Rollen, Grenzen, Struktur)?
Ja. Der Genehmigungsprozess wird nach Ihren Regeln festgelegt – wer genehmigt, innerhalb welcher finanziellen Grenzen, nach Abteilung, Projekt oder Verantwortung.
Kann ich sehen, wo die Rechnung gerade ist?
Ja. Jede Rechnung hat einen eindeutigen Status (neu, ausstehend, zurückgegeben, bereit zum Buchen…) und Sie können sehen, wer als nächstes dran ist.
Kann eine Rechnung einem Projekt, einer Abteilung oder einem Auftrag zugewiesen werden?
Ja. Rechnungen können je nach Bedarf des Unternehmens zugewiesen werden – in der Regel einer Abteilung, einem Projekt, einer Bestellung oder einem Vertrag (Links zu anderen Modulen).