Ein mittelgroßes Unternehmen kämpfte mit einem Onboarding, das aus E-Mails, Anhängen, manueller Transkription und unklaren Zuständigkeiten bestand. Mit der zunehmenden Zahl der Einführungen von Mitarbeitern stiegen auch die Anforderungen an Klarheit, Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit (Einverständniserklärungen, Einführungen, Unterschriften).
Die Lösung bestand darin, SmartFP als geführten Onboarding-Prozess zu implementieren, von einem persönlichen Pre-Boarding-Fragebogen über die Erstellung von Dokumenten und die elektronische Unterschrift bis hin zur Einarbeitung in die Richtlinien und das E-Learning.
(Der Kunde möchte anonym bleiben, daher wird sein Name nicht genannt).
Was hat die Einführung von SmartFP gebracht?
- Weniger manuelle Arbeit und Fehler dank des Fragebogens und der vorausgefüllten Daten
- Unterschriftsproben und Einarbeitung ohne Rundschreiben und Papierbögen
- Überblick über den Onboarding-Status (wer ist in welchem Schritt und was fehlt noch)
- Rückverfolgbarkeit von Änderungen über die Historie/Zeitleiste in der Karte des Mitarbeiters
- Konnektivität zu anderen Systemen über REST API (Lohnabrechnung/Buchhaltung wird vom Kunden in seinen Tools gehandhabt)
Über den Kunden (möchte anonym bleiben)
Ein Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitern, das ständig neue Mitarbeiter einstellt und das Onboarding einfach, wiederholbar und überprüfbar gestalten muss. Das Unternehmen führt die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Buchhaltung in seinem eigenen System durch und wollte das Onboarding separat abwickeln, aber so, dass die Daten nahtlos ineinander übergehen.
„Das Ziel war einfach: weniger Handarbeit und mehr Übersicht. Und das Wichtigste: Nichts würde passen.“ (sagt der Firmenchef)
Womit sich das Onboarding schwer getan hat
Vor der Einführung von SmartFP wurde das Onboarding am häufigsten durchgeführt:
- manuelle Transkription von Daten aus Fragebögen in Mitarbeiterakten
- Dokumente in verschiedenen Versionen und an mehreren Orten
- komplexere Formulare, die nur Buchhalter korrekt ausfüllen können (Steuer-/Lohnabrechnungsunterlagen)
- Fehlender Nachweis der Vertrautheit mit den Leitlinien (wer hat sie gelesen, wer hat sie bestätigt, wann)
- Unterschriften in letzter Minute und Dringlichkeiten statt kontrolliertem Handeln
„Onboarding hat bei uns funktioniert, aber es war eine Mischung aus E-Mails, Tabellen und dem Gedächtnis der Mitarbeiter. Bei einem Ansturm fällt das einfach auseinander.“ (sagt der Firmenchef)
Warum SmartFP ausgewählt wurde
Der Kunde entschied sich für SmartFP, weil er einen Prozess benötigte, der:
- gibt HR eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung,
- automatisiert den Routineanteil (Transkription, Dokumentenerstellung),
- bearbeitet Unterschriften und Einwilligungen,
- ermöglicht es Ihnen, alles an einem Ort kennenzulernen und zu lernen,
- und kann sich mit anderen Systemen verbinden.
Wie es in der Praxis funktioniert
Persönlicher Fragebogen vor der Einstellung
Die Personalabteilung nimmt den Kandidaten in die Datei auf, sendet den Fragebogen, der Kandidat füllt die Informationen online aus. Die Personalabteilung prüft und bestätigt die Daten, und SmartFP überträgt sie mit einem Klick auf die Karte des Mitarbeiters.
Das Ergebnis: weniger Fehler und kein manuelles Umschreiben.
Dokumente und Unterschriften ohne Papierkram
Die Dokumente werden aus Vorlagen im PDF-Format generiert, die komplexeren Teile werden mit Hilfe eines Assistenten vorausgefüllt und dann wird alles über die üblichen Dienste zur elektronischen Unterschrift gesendet.
Das Ergebnis: weniger Korrekturen und schnellerer Abschluss des Onboardings.
Vertrautheit mit den Richtlinien + E-Learning
Benachrichtigung, nachweisliche Einhaltung und Überprüfung für HR. Onboarding-Kurse und Tests können enthalten sein.
Das Ergebnis: ein klarer Überblick über die Einhaltung der Vorschriften an einem Ort.
SmartFP kann über eine REST-API auch mit anderen Systemen verbunden werden; die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Buchhaltung werden vom Kunden in seinen eigenen Tools bearbeitet.
Implementierung: schnelle Bereitstellung, nur Standard-IT-Einrichtung
Der Einsatz erfolgte in Form eines Pilotprojekts. Der einzige notwendige Schritt bestand darin, die Zustellung automatisierter E-Mails mit der internen Sicherheitsrichtlinie des Kunden abzustimmen (Whitelist). Nach dieser Einrichtung liefen die Benachrichtigungen und Signaturaufforderungen stabil durch.
„Es war eine routinemäßige IT-Formalität. Sobald der Absender aktiviert war, funktionierte alles zuverlässig.“
(sagt der Firmenchef)
Auswirkungen auf die tägliche Arbeit
- das Onboarding hat eine klare Struktur und ist wiederholbar
- HR verfolgt den Status der Schritte (Fragebogen, Unterschriften, Einführungen, Kurse)
- weniger manuelle Eingriffe und weniger Fehler dank Vorausfüllungen und Vorlagen
- Nachvollziehbarkeit von Einwilligungen, Unterschriften und Bekanntschaften
- Möglichkeit der kontinuierlichen Datenübertragung auf andere Systeme
„Die größte Veränderung liegt in der Ruhe. Es geht nicht mehr darum, wer sich an was erinnert. Das System überwacht die Schritte und wir kümmern uns nur um die Ausnahmen.“ (sagt der Firmenchef)
Nächste Schritte
Der Kunde plant, das Onboarding mit zusätzlichen Follow-up-Schritten nach dem Onboarding (z. B. Verträge, Anwesenheit usw.) weiter auszubauen.