Stellen Sie sich vor, Sie haben jeden Tag mit Reiseaufträgen in Papierform zu tun, die Sie manuell genehmigen, nach Dokumenten suchen und Fehler korrigieren müssen. Das ist genau das, was das Unternehmen erlebt hat, als es sich zu fragen begann:„Muss es wirklich so kompliziert sein?“ Man entschied sich für den Wechsel zu Online-Reiseaufträgen auf der SmartFP-Plattform, die alles einfacher und schneller machte.
„Es war das totale Chaos. Wir hatten keinen Überblick über die Kosten, die Mitarbeiter machten Fehler beim Ausfüllen der Bestellungen und alles wurde per E-Mail oder physisch verschickt. Wenn wir eine Quittung suchen mussten, dauerte es ewig“, sagt ein Vertreter des Unternehmens.
Als sie genug hatten, beschlossen sie, sich zu ändern. Und diese Veränderung kam in Form eines Online-Reisebestellungssystems, das alles einfacher und schneller machte.
(Der Kunde möchte anonym bleiben, daher wird sein Name nicht genannt).
Vorherige: Papier-Reiseaufträge, langsam und unpraktisch
Vor der Einführung von SmartFP hatte das Unternehmen lange Zeit mit Reiseaufträgen in Papierform gearbeitet, was manuelle Dateneingabe, lange Genehmigungsprozesse und mangelnde Transparenz bedeutete. Alle Aufträge wurden zwischen den Abteilungen weitergereicht, was oft zu Verzögerungen führte. Wenn ein Dokument verloren ging oder fehlte, wurde der gesamte Prozess unnötig in die Länge gezogen.
„Dokumente gingen leicht verloren oder fehlende Daten mussten ausgefüllt werden, was den gesamten Prozess verlangsamte“, sagtein Vertreter des Unternehmens. Stellen Sie sich eine Situation vor, in der jede Bestellung manuell genehmigt werden musste und der Papierkram sehr zeitaufwändig zu verwalten war. Jetzt haben wir alles an einem Ort und können von unseren Mobiltelefonen aus darauf zugreifen, sogar am Strand, was den ganzen Prozess viel einfacher und schneller gemacht hat.
Das SAAS-Problem und seine Lösung
Unser Kunde plante ursprünglich, das System als SAAS (Software as a Service) zu betreiben, bei dem er die Plattform mieten würde. Bei der Integration mit seiner bestehenden Lohnabrechnungssoftware stießen wir jedoch auf ein Problem: Die vor Ort installierte Lohnabrechnungssoftware erlaubte keinen externen Zugriff, so dass SmartFP nicht auf der SAAS-Plattform laufen konnte. SmartFP musste also vor Ort installiert werden, und zwar direkt auf demselben Server wie die Gehaltsabrechnungssoftware. Wir haben dieses Problem erfolgreich gelöst und die Integration verlief reibungslos.
Wir sind flexibel in Bezug auf die Platzierung der Software und unterstützen sowohl SAAS- als auch On-Premise-Implementierungen, je nach den Bedürfnissen unserer Kunden.
Wir haben ein Treffen vereinbart, und das war entscheidend.
Bevor sich der Kunde für SmartFP entschied, vereinbarte er einen Termin, um das System auszuprobieren.
Bei dieser Gelegenheit konnte das Unternehmen ein Gefühl für das System bekommen, sehen, wie alles in der Praxis funktioniert und, was am wichtigsten ist, sich davon überzeugen, dass es die Prozesse wirklich vereinfacht. Die Demo war ein wichtiger Schritt, um dem Unternehmen zu zeigen, wie schnell und effizient die Reisebestellungen online abgewickelt werden können.
„Wir waren uns nicht ganz sicher, ob alles so funktionieren würde, wie wir es uns vorgestellt hatten, aber die Demo hat uns davon überzeugt, dass es ein Schritt in die richtige Richtung ist“, fügt der Firmenvertreter hinzu.
Mit uns arbeiten, ohne Probleme und mit einer klaren Auslegung
Der gesamte Prozess der Zusammenarbeit begann mit einer klaren und transparenten Kommunikation mit unserem Vertriebsmitarbeiter und Projektmanager. „Ihr Verkäufer hat uns von Anfang an alle Optionen erklärt und uns gezeigt, wie SmartFP genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten ist. Es war klar, dass er verstand, was er tat, und er half uns, eine Lösung zu finden, die perfekt für unser Unternehmen ist.“ sagt ein Vertreter des Unternehmens.
Der Projektmanager hat uns in jeder Phase der Implementierung begleitet. „Er hat uns erklärt, wie wir alles an unsere spezifischen Prozesse anpassen können und wie wir das System wirklich auf unsere Bedürfnisse abstimmen können. Wir hatten eine Menge Fragen, aber seine klaren Antworten und seine Unterstützung machten den ganzen Prozess reibungslos und unkompliziert.“ Er fügt hinzu.
Unsere Mitarbeiter schätzten vor allem den individuellen Ansatz, bei dem auf Details geachtet und das System genau an unsere Bedürfnisse angepasst wurde. „Wir fühlten uns in guten Händen, alles wurde klar und verständlich erklärt, und das Angebot passte hervorragend zu unseren Prozessen“, fasst der Unternehmensvertreter zusammen.
Vorteile, die uns überrascht haben: Zeitersparnis und bessere Kontrolle
Die Implementierung von SmartFP hat mehrere unerwartete Vorteile gebracht, die die täglichen Abläufe erheblich vereinfacht haben:
- Zeitersparnis, schnelle Genehmigung
- Fertigstellung von einem mobilen Gerät aus
- Synchronisierung mit Dekreten und aktuellen Wechselkursen
- Die Möglichkeit, eine Anfrage im Namen einer anderen Person zu stellen
- Automatische RequisitenAbrechnung und mehr…
- Einfaches Filtern von archivierten Befehlen
„Die Genehmigung von Reiseaufträgen dauert jetzt nur noch Minuten statt Wochen, was den Prozess beschleunigt hat. Durch die Verknüpfung mit gesetzlichen Erlassen und Währungskursen der CNB können wir sicher sein, dass die Kosten immer mit den Vorschriften übereinstimmen. Außerdem haben wir die Möglichkeit, Anträge im Namen anderer einzugeben, was Zeit spart und die Verwaltung vereinfacht.“ Er fügt hinzu.
Papier vs. Online: Was ist der Unterschied?
Wenn wir es in einem Satz zusammenfassen würden: Die Umstellung auf Online-Reisebestellungen hat uns Geschwindigkeit, Effizienz und Klarheit gebracht. Der gesamte Prozess ist nun automatisiert, schnell und fehlerfrei, wodurch wir die Verwaltung des Unternehmens erheblich verbessern konnten.
„Mit der Umstellung auf das Online-System läuft alles automatisch. Wir haben einen sofortigen Überblick über den Status von Reiseaufträgen und Genehmigungsprozessen, was vorher nicht so klar war. Jetzt können wir uns auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und müssen uns nicht mehr mit administrativen Details herumschlagen“. fasst der Vertreter des Unternehmens zusammen.
Fazit: Reiseaufträge in SmartFP
Wenn auch Sie die Verwaltung von Reiseaufträgen in Ihrem Unternehmen beschleunigen und vereinfachen möchten, ist SmartFP die ideale Lösung. Fordern Sie eine Demo an und sehen Sie, wie Sie mit Online-Reiseaufträgen Zeit sparen, die Transparenz verbessern und Verwaltungsfehler vermeiden können.
Die Umstellung auf ein Online-System zur Verwaltung von Reiseaufträgen ist ein einfacher und effizienter Schritt, der die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter vereinfacht und Klarheit in alle Prozesse bringt.