Unser Kunde hatte lange Zeit mit Reiseaufträgen in Papierform zu tun, die manuell genehmigt, nachverfolgt und korrigiert werden mussten. Das Ziel war es, einen Überblick über die Kosten zu erhalten, die Genehmigungen zu beschleunigen und Fehler beim Ausfüllen zu vermeiden. Der Kunde entschied sich für die Einführung von Online-Reiseaufträgen auf der SmartFP-Plattform, was den Prozess erheblich vereinfachte und beschleunigte.
(Der Kunde möchte anonym bleiben, daher wird sein Name nicht genannt).
„Es war das totale Chaos. Wir hatten keinen Überblick über die Kosten, die Mitarbeiter machten Fehler beim Ausfüllen der Bestellungen und alles wurde per E-Mail oder physisch verschickt. Wenn wir eine Quittung suchen mussten, dauerte das ewig“. sagt der Kundenbetreuer.
Ausgangslage: Was hat der Kunde gelöst und warum?
Vor der Einführung von SmartFP hatten die Kunden lange Zeit Reiseaufträge in Papierform verwendet, was manuelle Dateneingabe, lange Genehmigungsprozesse und mangelnde Transparenz bedeutete. Die Aufträge wurden von Abteilung zu Abteilung weitergereicht, was oft zu Verzögerungen führte. Wenn ein Dokument verloren ging oder fehlte, wurde der gesamte Prozess unnötig in die Länge gezogen.
„Dokumente gingen leicht verloren oder fehlende Daten mussten nachgetragen werden, was den gesamten Prozess verlangsamte“, sagt der Kundenvertreter.
Umfang und Beschreibung des Projekts
Der Kunde entschied sich, die SmartFP-Plattform mit dem Modul Reiseaufträge zu implementieren, so dass der gesamte Geschäftsreiseprozess online abläuft, vom Antrag über die Genehmigung bis zur Abrechnung. Ziel war es, die Reiseunterlagen zu vereinheitlichen, die manuelle Transkription zu eliminieren und die Nachverfolgung von Belegen einschließlich Quittungen und Anhängen zu vereinfachen.
Das Projekt umfasste:
- Implementierung und Konfiguration des Moduls Travel Orders in der Kundenumgebung
- Einrichtung von Genehmigungsverfahren und Zuständigkeiten
- Erstellung eines übersichtlichen Pfadarchivs zur Verfolgung und Kontrolle
- Integration in die bestehende Gehaltsabrechnungssoftware des Kunden
Bevor sich der Kunde für SmartFP entschied, vereinbarte er einen Termin, um das System auszuprobieren. Bei dieser Gelegenheit konnte das Unternehmen ein Gefühl für das System bekommen, sehen, wie alles in der Praxis funktioniert und, was am wichtigsten ist, sich davon überzeugen, dass es die Prozesse wirklich vereinfacht. Die Demo war ein wichtiger Schritt, um dem Unternehmen zu zeigen, wie schnell und effizient die Online-Bestellung von Reisen sein kann .
„Wir waren uns nicht ganz sicher, ob alles so funktionieren würde, wie wir es uns vorgestellt hatten, aber die Demo hat uns davon überzeugt, dass es ein Schritt in die richtige Richtung ist“, fügt der Firmenvertreter hinzu.
Das SAAS-Problem und seine Lösung
Der Kunde plante ursprünglich, das System als SaaS (Software as a Service) zu betreiben, bei dem er die Plattform mieten würde. Bei der Integration mit der bestehenden Lohnbuchhaltungssoftware stießen wir jedoch auf ein Problem: Die vor Ort installierte Lohnbuchhaltungssoftware erlaubte keinen externen Zugriff, was bedeutete, dass SmartFP nicht auf einer SaaS-Plattform laufen konnte. SmartFP musste also vor Ort installiert werden, und zwar direkt auf demselben Server wie die Gehaltsabrechnungssoftware. Wir haben dieses Problem erfolgreich gelöst und die Integration verlief reibungslos.
Wir sind flexibel in Bezug auf die Platzierung der Software und unterstützen sowohl SaaS- als auch On-Premise-Implementierungen, je nach den Bedürfnissen unserer Kunden.
Welche Funktionen schätzen die Kunden am meisten?
Der Kunde schätzt vor allem, dass er alles an einem Ort hat, übersichtlich und ohne manuelle Umschreibung, auch von einem mobilen Gerät aus.
„Jetzt haben wir alles an einem Ort und können von unseren Mobiltelefonen aus darauf zugreifen, sogar am Strand. Das hat den ganzen Prozess viel einfacher und schneller gemacht“, sagt der Kundenvertreter.
Zu den am meisten geschätzten Vorteilen und Funktionen gehören:
- Zeitersparnis, schnelle Genehmigung
- Fertigstellung von einem mobilen Gerät aus
- Synchronisierung mit Dekreten und aktuellen Wechselkursen
- Die Möglichkeit, eine Anfrage im Namen einer anderen Person zu stellen
- Automatische Verknüpfung mit Rechnungen und anderen…
- Einfaches Filtern von archivierten Befehlen
„Die Genehmigung von Reiseaufträgen dauert jetzt nur noch Minuten statt Wochen, was den gesamten Prozess beschleunigt hat. Durch die Verknüpfung mit Rechtsverordnungen und Währungskursen der CNB können wir sicher sein, dass die Kosten immer mit den Vorschriften übereinstimmen. Außerdem haben wir die Möglichkeit, Anträge im Namen anderer einzugeben, was Zeit spart und die Verwaltung erleichtert. Er fügt hinzu.
Zusammenarbeit: Umsetzung und Kommunikation
Die gesamte Zusammenarbeit begann mit einem ersten Abgleich der Erwartungen und der Klärung der Anforderungen mit dem Vertriebsmitarbeiter und dem Projektmanager.
„Zu Beginn sind wir die Lösungsoptionen durchgegangen und haben genau geklärt, was wir brauchen. Das half uns bei der Auswahl einer für uns sinnvollen Lösung. sagt der Kundenbetreuer.
Der Projektmanager leitete dann die Implementierung und ging kontinuierlich auf zusätzliche Fragen und spezifische Einstellungen entsprechend den internen Prozessen des Kunden ein.
„Wir mussten das System mit unseren Verfahren in Einklang bringen und hatten dazu eine Reihe von Fragen. Dank der kontinuierlichen Beratung kamen wir Schritt für Schritt und ohne unnötige Probleme voran. Er fügt hinzu.
Der Kunde schätzte besonders, dass während der Implementierung auch die Details gelöst wurden, die in der Praxis darüber entscheiden, ob das System wirklich in den täglichen Betrieb passt.
„Für uns war es wichtig, dass wir die Dinge laufend klären und die Einstellungen auf klare und verständliche Weise feinjustieren können“, fasst der Kundenvertreter zusammen.
Projektergebnis: Kundennutzen
Wenn wir es in einem Satz zusammenfassen würden: Die Umstellung auf Online-Reisebestellungen hat Geschwindigkeit, Effizienz und Klarheit gebracht. Der gesamte Prozess ist nun automatisiert, schnell und fehlerfrei, was die Verwaltung des Kunden im Unternehmen erheblich verbessert hat.
„Mit der Umstellung auf das Online-System läuft alles automatisch. Wir haben einen sofortigen Überblick über den Status von Reiseaufträgen und Genehmigungsprozessen, was vorher nicht so klar war. Jetzt können wir uns auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und müssen uns nicht mehr mit administrativen Details herumschlagen“. fasst der Kundenbetreuer zusammen.
Fazit: Reiseaufträge in SmartFP
Wenn auch Sie die Verwaltung von Reiseaufträgen in Ihrem Unternehmen beschleunigen und vereinfachen möchten, ist SmartFP die ideale Lösung. Vereinbaren Sie einen Termin und finden Sie heraus, wie Sie mit Online-Reiseaufträgen Zeit sparen, die Übersichtlichkeit verbessern und Verwaltungsfehler vermeiden können.
Die Umstellung auf ein Online-System zur Verwaltung von Reiseaufträgen ist ein einfacher und effizienter Schritt, der die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter vereinfacht und Klarheit in alle Prozesse bringt.