Zjednodušte cestovní příkazy online se systémem SmartFP, který usnadňuje žádosti, výpočty, schvalování i vyúčtování.

Cestovní příkazy jsou jedním z nejvíce časově náročných a administrativně vyčerpávajících procesů ve firmě. Zaměstnanci je nemají rádi, účetní také ne, a manažeři z nich často dostanou přehled až ve chvíli, kdy je pozdě něco ovlivnit. SmartFP z toho dělá přehledný a hlavně jednoduchý proces, který ušetří čas všem zúčastněným.

Souhrn článku o cestovních příkazech:

Cestovní příkaz je dokument, který schvaluje služební cestu zaměstnanci a obsahuje informace o účelu cesty, nákladech a výpočet výše nároku na náhrady dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Slouží jako základ pro vyúčtování nákladů na dopravu, stravné a ubytování. Digitalizace tohoto procesu pomocí systémů jako SmartFP zjednodušuje a zrychluje správu služebních cest, čímž snižuje administrativní zátěž a riziko chyb.

Modul Cestovní příkazy v platformě SmartFP nabízí přehledný způsob, jak zvládnout služební cesty od žádosti až po vyúčtování na jednom místě. Zaměstnancům umožní snadné zadání žádosti o cestu, manažerům poskytne odhad nákladů na náhrady při online schválení a jednoduché zadání průběhu cesty. Na základě zadaných informací systém automaticky vypočítá skutečnou výši náhrad. Výše paušálů pro jednotlivé náhrady je možné synchronizovat s vyhláškou nebo upravit podle interních směrnic přímo v administraci.

Cestovní příkazy se vyplňují v Excelu nebo na papír, ručně se přepisují údaje a běhá se po firmě pro podpisy. Účtenky končí v peněžence nebo po kapsách a po návratu je potřeba všechno složitě přepočítat a dokládat. Účetní pak tráví čas kontrolou chyb, přepisem do systému a firma nemá rychlý přehled, kolik ji služební cesty skutečně stojí.

Zkrátka cestovní příkazy berou víc času než samotná cesta a místo kontroly nákladů jen vytvářejí další administrativu. Přitom to jde dělat jednodušeji, přehledně a celé online.

Modul Cestovní příkazy ve SmartFP zpracuje služební cesty od A do Z kompletně online – od žádosti před cestou, přes schvalování až po finální vyúčtování a předání do účetnictví. Zaměstnanci, manažeři i účetní pracují v jednom systému, v aktuálních datech a bez zbytečného papírování.

Všechno probíhá elektronicky z počítače nebo mobilu, takže nezáleží na tom, kde se právě nacházíte – žádosti, schválení a vyúčtování můžete pohodlně řešit z hotelového pokoje, kanceláře nebo během cestování. Přes REST API lze navíc modul napojit na další firemní aplikace, takže cestovní příkazy mohou vznikat nebo se aktualizovat automaticky podle dat z jiných systémů.

Digitalizace cestovních příkazů ve SmartFP znamená, že všechny kroky – od žádosti přes schválení až po vyúčtování. Vše běží v jednom systému. Zaměstnanci nemusí řešit papíry, manažeři mají okamžitý přehled a účetní pracuje s kompletními a správně spočítanými podklady. Díky REST API se navíc cestovní příkazy a jejich vyúčtování mohou plynule propsat do účetního či mzdového systému bez ručního zadávání.

Firma díky tomu šetří čas i náklady, eliminuje chyby z ručního zpracování a získává jasná data pro rozhodování. Místo únavné administrativy kolem služebních cest se může soustředit na samotné podnikání.

Pod tímto článkem najdete naše nejnovější aktuality a články, které se zaměřují na novinky, vylepšení a praktické tipy k produktům SmartFP. Prozkoumejte, co je nového, a buďte v obraze o našich inovacích!

HelpDesk pro efektivní řízení požadavků v týmu
Zajistěte bezpečnost podnětů se Schránkou důvěry

SmartFP zjednoduší správu požadavků pomocí centralizovaného HelpDesk systému, což znamená méně chaosu, efektivnější komunikaci a rychlejší řešení problémů.

V dnešní rychlé pracovní době, v níž se každá minuta počítá, je důležité mít přehledný a efektivní systém pro řešení požadavků a problémů. Bez centrálního systému, jako je HelpDesk, vzniká chaos v komunikaci, kdy se důležité informace ztrácejí a reakce na podněty se zbytečně protahují.

Modul HelpDesk v platformě SmartFP centralizuje všechny požadavky, a to jak interní, tak od zákazníků. Umožňuje snadné zadávání tiketů, jejich automatické přiřazení a přehledné sledování stavu řešení.

Pomocí REST API si můžete HelpDesk napojit na další služby, například na nástroje pro správu majetku, evidenci zranitelností (např. Rapid7) či jiné IT systémy. Na platformě SmartFP jej snadno propojíte také s výkazy práce, správou projektů nebo firemními reporty, takže všechna data plynule putují tam, kde je potřebujete.

Souhrn obsahu tohoto článku:

Bez centralizovaného systému pro správu požadavků může být řízení interních a externích úkolů značně chaotické. Firmy se často potýkají s nejasnostmi ohledně stavu jednotlivých požadavků, jejich priority a následného řešení. Tento nedostatek v procesech může vést k prodlevám, chybám v komunikaci a těžkostem při monitorování výkonnosti týmu.

Centralizovaný nástroj pro správu požadavků eliminuje chaos, zlepšuje komunikaci a zajišťuje efektivní rozdělení úkolů. Tím se zvýší produktivita, zlepší dodržování response time a resolution time definovaných v SLA smlouvách, a celý proces podpory bude přehlednější a efektivnější.

Modul HelpDesk ve SmartFP umožňuje efektivní správu požadavků od jejich přijetí až po vyřešení, a to vše online. Zaměstnanci snadno zadávají, přiřazují a sledují požadavky v reálném čase.

Díky REST API můžete systém propojit s dalšími nástroji, čímž centralizujete týmovou komunikaci a zajistíte rychlé a přehledné řešení problémů bez zbytečného zdržování a chaosu.

Pokud vaše firma stále nevyužívá centralizovaný systém pro správu požadavků, je čas ho zavést. Klasické způsoby, jako zapisování požadavků do Excelu nebo komunikace přes různé kanály, nejsou efektivní a často vedou k mnoha problémům. Tyto problémy se mohou projevit v podobě ztracených informací a nespokojených zákazníků.

S HelpDesk ve SmartFP získáte přehledný a efektivní nástroj pro řízení požadavků, který zjednodušuje celý proces.

Modul HelpDesk ve SmartFP není jen samostatný nástroj – díky otevřenému REST API ho snadno napojíte na další firemní systémy.

Evidenci zaměstnanců, Cestovní příkazy nebo Schránku důvěry můžete propojit tak, aby procesy probíhaly hladce a automaticky. Například požadavky na technickou podporu mohou být napojeny na Evidenci zaměstnanců, čímž se automaticky načtou údaje o pracovnících, nebo mohou být součástí širšího workflow, které začíná u podnětů ve Schránce důvěry. Tento způsob integrace ušetří čas nejen při zadávání požadavků, ale i při jejich následném řešení a vyhodnocování, což celý proces zjednodušuje a zrychluje.

Pod tímto článkem najdete naše nejnovější aktuality a články, které se zaměřují na novinky, vylepšení a praktické tipy k produktům SmartFP. Prozkoumejte, co je nového, a buďte v obraze o našich inovacích!

Zjednodušte cestovní příkazy: online, automatizovaně a bez chyb
Zajistěte bezpečnost podnětů se Schránkou důvěry

Pokud ve firmě chybí bezpečný kanál pro podněty, dochází nejen k tomu, že zůstávají problémy skryté, ale firma porušuje zákon o ochraně oznamovatelů.

Bezpečná digitální schránka důvěry není jen výhodou, ale i zákonnou povinností pro určité právnické osoby nebo subjekty. V souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů (whistleblowerů) musí firmy zajistit interní oznamovací systém pro bezpečné a důvěrné podávání podnětů.

Modul Schránka důvěry od SmartFP nabízí firmám nástroj, který splňuje legislativní požadavky, chrání oznamovatele, vede celý proces krok za krokem a zároveň podporuje otevřenou firemní kulturu.

Co vám článek přiblíží:

Whistleblowing znamená, že někdo uvnitř organizace upozorní na protiprávní, neetické nebo nebezpečné jednání – typicky v oblasti financí, bezpečnosti, ochrany zdraví, životního prostředí nebo nakládání s veřejnými prostředky. Cílem je problém včas zachytit, než způsobí velké škody firmě, lidem nebo veřejnému zájmu.

Schránka důvěry je interní komunikační kanál, přes který můžou zaměstnanci (a často i další osoby – dodavatelé, stážisti, dobrovolníci) bezpečně a někdy i anonymně nahlásit problém – typicky podezření na porušení zákona, interních pravidel nebo etiky ve firmě. V moderním pojetí je to většinou součást tzv. vnitřního oznamovacího systému podle zákona o ochraně oznamovatelů (whistleblowerů).

V ČR platí zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, který vyžaduje, aby určité subjekty měly interní oznamovací systém – tedy přesně to, co v praxi představuje schránka důvěry.

Pod tímto článkem najdete naše nejnovější aktuality a články, které se zaměřují na novinky, vylepšení a praktické tipy k produktům SmartFP. Prozkoumejte, co je nového, a buďte v obraze o našich inovacích!

Zjednodušte cestovní příkazy: online, automatizovaně a bez chyb
HelpDesk pro efektivní řízení požadavků v týmu

Vedení agendy nastupujících zaměstnanců patří mezi časově náročnější procesy v HR. Vyžaduje shromáždění mnoho údajů o zaměstnanci a přípravu dokumentů, seznámení nejen s interními předpisy, koordinaci s mzdovou účtárnou a hromady dalších aktivit, které musí být kompletní.

Modul Evidence zaměstnanců v platformě SmartFP nabízí praktický a přehledný způsob, jak zvládnout veškerou personální administrativu na jednom místě. Umožní jednoduše udržovat aktuální údaje o zaměstnancích, spravovat HR dokumenty a mít jasno v tom, co je hotové a co ještě čeká na doplnění. Současně výrazně usnadňuje komunikaci mezi HR a mzdovou účtárnou.

SmartFP se dokáže připojit k účetním systémům, jako je Pohoda, Helios a další. Taktéž umí automaticky vytvářet potřebné dokumenty a na jedno kliknutí je odeslat příslušným osobám a následně zajistit jejich elektronické podepsání. Díky digitalizaci se tak snižuje množství manuální práce a HR získává více prostoru na práci s lidmi, ne s papíry.

Hned na začátku nástupu musí HR získat od zaměstnance řadu údajů, které obvykle chodí z různých zdrojů: e-maily, přílohy, různé verze dokumentů nebo neúplné formuláře. To zvyšuje chybovost a zdržuje další zpracování. SmartFP tento krok výrazně zjednodušuje: HR jen zadá základní údaje a systém automaticky odešle nově nastupujícímu kolegovi výzvu k vyplnění elektronického vstupního dotazníku. Zaměstnanec vše vyplní online na jednom místě, nic se nepřepisuje a HR má k dispozici přesná a kompletní data připravená k dalšímu použití.

Dotazník poskytne HR kompletní administrativní podklady potřebné k zahájení nástupu.

Manuální příprava pracovních smluv, dohod, protokolů nebo BOZP materiálů patří k nejrutinnějším úkolům HR. U každého zaměstnance je potřeba znovu doplňovat údaje, kontrolovat správnost a předávat dokumenty dál. SmartFP většinu této administrativy převezme za vás. Po založení karty zaměstnance systém využije data z dotazníku a během několika vteřin připraví potřebné dokumenty jednotně, přesně a bez ručního přepisování. HR tak nemusí řešit opakované administrativní kroky a může se věnovat důležitějším úkolům.

Když HR získá z elektronického vstupního dotazníku všechny potřebné administrativní údaje a v systému je vytvořena karta zaměstnance, je čas zpřístupnit dokumenty, se kterými se musí nový kolega seznámit. Ty mohou být připravené dopředu, nebo se generují postupně podle toho, jak máte proces nástupu nastaven.

SmartFP umožňuje nově nastupujícímu pracovníkovi projít všechny potřebné materiály online, a to od interních směrnic přes BOZP a PO až po pracovní náplň či předávací protokoly. Zaměstnanec dokumenty otevře přímo v systému a jedním kliknutím potvrdí jejich převzetí nebo přečtení. Zároveň mu jsou kdykoliv zpětně k dispozici.

Tuto část procesu zajišťuje modul Seznámení zaměstnance s dokumenty, který přehledně ukazuje, co už zaměstnanec splnil a co ho ještě čeká. HR má díky tomu jasný přehled bez papírových seznamů, ztracených listin nebo neúplných záznamů.

Elektronické podepisování ve SmartFP umožňuje uzavírat všechny HR a firemní dokumenty přímo v digitální podobě. Smlouvy, dodatky, Prohlášení poplatníka nebo BOZP materiály lze potvrdit přes ověřené služby, jako jsou Signi, eSigno nebo Identity občana, a to odkudkoli a bez nutnosti tisknout či skenovat.

Podepsané dokumenty se automaticky ukládají ke kartě zaměstnance, kde jsou okamžitě dostupné pro HR i mzdovou účetní. Přístup je řízen uživatelskými právy, takže mzdová účetní nebo další role vidí jen ty dokumenty a údaje, které skutečně potřebují. V kartě zaměstnance lze detailně nastavit, kdo uvidí konkrétní dokumenty i jednotlivá políčka s osobními údaji. Celý proces je díky tomu rychlý, přehledný a firma může pracovat s dokumenty plně online, bez zbytečné administrativy a bez rizika, že se k citlivým informacím dostane nepověřená osoba.

HR řeší širokou škálu témat. Část jeho agendy ale přímo souvisí se mzdovou účtárnou: pracovní poměry, změny úvazků, docházka, příplatky, benefity, osobní údaje i nároky zaměstnanců. Právě zde je klíčové, aby spolu HR a mzdová účtárna spolupracovaly přesně a bez prodlev.

Digitalizace zajišťuje, že se tyto údaje mezi HR a mzdovou účtárnou předávají automaticky, bez ručního přepisování a zbytečných prodlev. Obě strany tak pracují s jedním zdrojem pravdy, což výrazně zpřesňuje celý proces a eliminuje chyby.

Když HR posílá údaje e-mailem a mzdová účtárna je ručně přepisuje, chyby jsou prakticky nevyhnutelné. Sdílený systém SmartFP, kde jsou všechny informace na jednom místě, dokáže těmto problémům zcela předejít.

Přístupy do systému jsou řízeny uživatelskými právy. Mzdová účetní nebo další role vidí jen ty dokumenty a údaje, které opravdu potřebují. U každé karty zaměstnance lze přesně nastavit, kdo uvidí konkrétní dokumenty nebo jednotlivá políčka s osobními údaji. Firma tak může pracovat plně online a bez rizika, že se k citlivým informacím dostane někdo nepovolaný.

Pokud používáte vlastní mzdový software (např. Pohodu nebo Helios), není to překážka. SmartFP se na něj umí napojit. HR zadává informace jen jednou a mzdová účtárna si je automaticky načte do aplikace, ve které mzdy zpracovává.

Růžovka se nepodepisuje jen při nástupu. Zaměstnanci ji musí každoročně znovu potvrzovat, obvykle na začátku roku nebo při změně životní situace, která má vliv na daňové nároky.

Co se zjednoduší, když je růžovka digitální?

• zaměstnanec formulář vyplní online bez chyb a neúplných údajů,
• část údajů se předvyplní automaticky podle osobní karty,
• podpis proběhne elektronicky, bez tisku a skenování,
• dokument se uloží rovnou ke kartě zaměstnance,
• mzdová účtárna má ihned k dispozici aktuální verzi,
• HR vidí, kdo podepsal a kdo ještě ne.

Reálná úspora času

Z interní analýzy vyplývá, že elektronické podání a podepsání růžovky ušetří 3 – 5 minut na každého zaměstnance.

• firmy s 50 zaměstnanci: úspora zhruba 3 hodin,
• firmy se 150 zaměstnanci: úspora 10 – 12 hodin,
• firmy s 300 zaměstnanci: úspora až 25 hodin ročně.

A to jen na jednom jediném dokumentu, který se opakuje každý rok.

Elektronická „růžovka“ je díky současným legislativním úpravám plnohodnotná a právně platná. Díky elektronickému podepisování odpadá tisk, skenování i fyzické doručování papírů. Firmy tím šetří čas, snižují chybovost a mají jistotu, že všechny údaje jsou zpracované správně a v souladu se zákonem.

Podívejte se na videoprůvodce, který krok za krokem ukazuje, jak lze Prohlášení poplatníka pohodlně podat přímo v systému SmartFP: rychle, bezpečně a bez papírování.

SmartFP se opět posouvá dál. Přinášíme vám čerstvou dávku novinek, které zrychlí vaši práci, zpřehlední každodenní agendu a přinesou více pohodlí při používání celé platformy

Od praktických rychlých odkazů, přes bannery v e-mailech, až po vylepšenou funkci na kontrolu kondice systému a nový HR přístupový terminál. Vše má jediné poslání: usnadnit vám pracovní agendu a zjednodušit to, co dřív zabíralo zbytečně moc času.

Pojďte se podívat, co je nového:

Každý z nás má své oblíbené webové stránky, konkrétní dokumenty nebo moduly ve SmartFP, které denně otevírá – ať už jde o schvalování objednávek, přehled faktur nebo firemní dokumenty.

Ať už jde o stránku se sportovními výsledky, předpověď počasí, odkaz na polední menu, nebo třeba modul Cestovní příkazy či interní dokumenty. Doteď jste mezi nimi museli neustále přepínat a složitě je dohledávat.

Teď už nemusíte lovit záložky ani se ztrácet v historii prohlížeče.

Díky funkci Rychlé odkazy máte vše, co denně používáte, přehledně uspořádané na jednom místě a přístupné jediným kliknutím.

Funkce Rychlé odkazy je dostupná jako rozšíření, které si můžete snadno zaktivovat. Stačí o její aktivaci zažádat u obchodního oddělení – a vaše každodenní práce bude zase o něco rychlejší, přehlednější a pohodlnější.

Všichni si pamatujeme ten nepříjemný pocit při nástupu do nové práce. Spousta nových informací, neznámé prostředí a nejistota, kde co najít a jak správně postupovat. Orientace v novém systému může být náročná, ale právě tady přichází na pomoc Interaktivní nápověda SmartFP.

Nová funkce Interaktivní nápověda přináší uživatelům i správcům intuitivní způsob, jak se rychle zorientovat v systému SmartFP. Správci nebo vedoucí týmů nyní mohou na jednotlivých stránkách vytvářet přehledné, interaktivní nápovědy, které uživatele provedou konkrétními úkoly či procesy přímo v rozhraní systému.

Co to znamená v praxi?

Představte si nového kolegu, který se právě připojil do týmu. Místo zdlouhavého vysvětlování, jak systém funguje, ho nyní může přivítat interaktivní průvodce, který ho krok za krokem provede vším potřebným – od zadání prvního úkolu po schválení žádosti.

HR tak ušetří hodiny času při onboardingu, nový zaměstnanec se cítí jistěji a adaptace na systém probíhá plynule a bez zbytečného stresu.

Funkce Interaktivní nápověda je dostupná jako rozšíření, které si můžete snadno zaktivovat. Stačí o její aktivaci zažádat u obchodního oddělení – a vaše každodenní práce se systémem bude pro nováčky a stávající uživatele zase o něco rychlejší, přehlednější a pohodlnější.

Nová funkce Správa bannerů umožňuje snadno a přehledně distribuovat vizuálně atraktivní informační bannery do e-mailů odesílaných ze systému SmartFP. Díky tomu můžete efektivně sdílet důležité zprávy, upozornění či novinky se zaměstnanci nebo externími partnery, a to přímo prostřednictvím běžné e-mailové komunikace.

Bannery nebo jakýkoliv html obsah mohou sloužit k oznámení firemních akcí, sdílení novinek ve společnosti nebo informování o dalších aktualitách z každodenního dění. Zkrátka k tomu, aby se důležité zprávy dostaly ke všem rychle, přehledně prostřednictvím e-mailu.

Díky této funkci budou vaše e-maily nejen informativní, ale i poutavé a snadno zapamatovatelné, což výrazně zvyšuje účinnost interní i externí komunikace.

Funkce Správa bannerů je dostupná jako rozšíření, které si můžete snadno zaktivovat. Stačí o její aktivaci zažádat u obchodního oddělení – a vaše každodenní komunikace bude zase o něco výstižnější a vizuálně přívětivější.

Účetní, kteří běžně zadávají doklady ručně, stráví touto činností desítky hodin měsíčně. Integrace s Rossum AI jim umožní tuto rutinní práci automatizovat a zrychlit až o 80 %. Namísto neustálého opisování dat z PDF či skenů se mohou věnovat tomu, co je opravdu důležité. Kontrole, analýze a strategickému rozhodování.

Zbavte se zdlouhavého přepisování faktur a získejte více času na práci, která má skutečnou hodnotu.

Nově můžete v systému SmartFP využít integraci s nástrojem Rossum AI, jedním z nejpokročilejších řešení pro automatické vyčítání dat z dokladů (OCR).

Funkce Vytěžování informací z faktur je dostupná jako rozšíření, které si můžete snadno zaktivovat. Stačí o její aktivaci zažádat u obchodního oddělení – a vaše účetní agenda se promění z rutinního přepisování faktur na rychlý, automatizovaný proces.

Nová funkce Healthcheck dává administrátorům přehled o stavu systému i serverů v reálném čase, vše přehledně a na jednom místě.

Administrátoři nyní získávají ještě větší kontrolu a přehled o stavu celé platformy SmartFP.

Healthcheck zobrazuje aktuální stav systému i jeho jednotlivých komponent.

Funkce Healthcheck je dostupná jako rozšíření, které si můžete snadno zaktivovat. Stačí o její aktivaci zažádat u obchodního oddělení – a vaše IT oddělení získá jasný přehled, rychlejší reakční dobu a větší jistotu ve správě celé infrastruktury.

Nově nabízíme také HR přístupové terminály pro evidenci příchodů a odchodů zaměstnanců.

Tento terminál propojuje fyzické zařízení s digitálním systémem SmartFP a přináší tak kompletní řešení docházky a přístupové kontroly na jednom místě.

Přístupové terminály slouží k automatické evidenci času příchodů, odchodů, přestávek nebo pohybu zaměstnanců v rámci firmy.

Pokud vás novinka HR přístupový terminál zaujala, můžete si už nyní požádat o více informací u našeho obchodního oddělení – a vaše HR či provozní oddělení získá lepší přehled o pohybu zaměstnanců, přesnější evidenci docházky a větší jistotu v organizaci každodenního provozu.