Die IT-Anforderungen waren unter Kontrolle. Das Problem war, dass das System, das sie verwalten sollte, nicht mehr ausreichte.

Mit der wachsenden Zahl von Anforderungen und der Nachfrage nach Transparenz und Automatisierung wurde klar, dass die bestehende Lösung den tatsächlichen Verkehr nicht abdecken konnte.

AAA AUTO bearbeitet jeden Tag eine Vielzahl von Anfragen – von Vorfällen und Serviceanfragen bis hin zu Änderungsanfragen und internen Entwicklungsanfragen.

Das Unternehmen hat nicht überlegt, ob es ein System haben sollte. Sie hatten bereits eines. Nach und nach wurde jedoch klar, dass es nicht mehr der tatsächlichen Arbeitsweise des Teams entsprach – weder in Bezug auf die Funktionalität noch auf den weiteren Betrieb und die Lizenzierung.

„Wir hatten ein anderes Ticketing-Tool im Einsatz, aber es reichte nicht mehr aus und erfüllte nicht, was wir brauchten.“ (sagt Jan Dušek, interne Entwicklung, AAA AUTO)

Wo das Problem am stärksten auftrat

Am deutlichsten wurde dies bei der Bearbeitung von Anfragen während des Tages – zu Zeiten, in denen mehrere Anfragen auf einmal eingingen und von mehreren Personen in verschiedenen Teams bearbeitet wurden.

AAA AUTO nutzte bereits ein Ticketing-Tool, das jedoch allmählich nicht mehr ihren Anforderungen entsprach. Neben Einschränkungen in der Funktionalität stießen sie auch auf Lizenzbeschränkungen, die die weitere Entwicklung und Arbeit mit dem Tool erschwerten.

Als die Zahl der Anfragen zunahm, wurde es schwierig, das System aktuell und vollständig zu halten. Einige Informationen waren überhaupt nicht enthalten oder nicht leicht auffindbar, was dazu führte, dass man mit mehreren Quellen gleichzeitig arbeiten musste.

Wenn es darum ging, schnell den Status einer bestimmten Anfrage herauszufinden oder zu ihrer Historie zurückzukehren, konnte das System ohne weitere Suche keine eindeutige Antwort geben.

Darüber hinaus fehlte es an Kontinuität zwischen den Anforderungen. Dinge, die miteinander zusammenhingen, wurden getrennt und ohne Kontext behandelt, was die Navigation und die Arbeit damit erschwerte.

Was der Kunde ändern wollte

Der Kunde benötigte ein System, das dem realen Datenverkehr entspricht – es kann verschiedene Arten von Anfragen bearbeiten, sie strukturieren und den Überblick behalten, auch wenn eine große Anzahl von Anfragen auf einmal eintrifft.

Es handelte sich nicht nur um eine einzige Art von Ticket, sondern um eine Kombination von Anfragen aus verschiedenen Bereichen – Vorfälle, Serviceanfragen, Änderungen und Entwicklungsanfragen. Jede dieser Anfragen hat einen anderen Ablauf und eine andere Priorität.

• worum es geht
• in welchem Zustand es sich befindet
• wer dafür verantwortlich ist

Und gleichzeitig die manuelle Übertragung von Informationen zu reduzieren, die den Prozess verlangsamt hat.

Wie der SmartFP Helpdesk geholfen hat

Nach der Einführung des SmartFP Helpdesk wurde die Arbeit mit Anfragen in einem System vereinheitlicht.

Jede Anfrage hat jetzt ein Ticket, dem ein Status, eine Kategorie und ein bestimmter Löser zugewiesen ist. Die gesamte Kommunikation findet direkt mit ihm statt, so dass Sie nichts mehr außerhalb des Systems verfolgen müssen.

Darüber hinaus wurde ein wichtiger Teil der Prozesse automatisiert – Anfragen werden direkt nach ihrer Eingabe klassifiziert, zugewiesen und weitergeleitet.

„Viele Dinge sind bereits automatisiert. Der Benutzer gibt etwas ein und es wird in das System eingegeben.“ (sagt Lucie Tvrdíková, L2 Support, AAA AUTO)

Was in der Praxis am meisten Zeit spart

In AAA AUTO haben sich in der Praxis vor allem die Funktionen bewährt, die manuelle Arbeit überflüssig machen und die Übertragung von Anfragen zwischen Teams vereinfachen.

Einer der wichtigsten Bereiche ist die Verbindung zur Entwicklung. Anfragen, die per E-Mail eingehen, werden jetzt automatisch als Tickets abgelegt und direkt in DevOps (TFS) geschrieben, wo sie von der Entwicklung aufgegriffen werden.

Zuvor mussten diese Anfragen manuell transkribiert werden, was den gesamten Prozess verzögerte.

„Heute wird eine Anfrage aus einer E-Mail direkt als Ticket abgelegt und an DevOps geschrieben. Früher mussten wir sie manuell umschreiben.“ (sagt Lucie Tvrdíková, L2 Support, AAA AUTO)

Der Zeitplan für die Anforderungen spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, denn er ermöglicht es Ihnen, den gesamten Fortschritt der Lösung zu verfolgen.

Es gibt dem Team einen Überblick darüber, wer an der Anfrage gearbeitet hat, wohin sie sich bewegt hat und wie ihr aktueller Status ist. Sie verwenden es auch für Arbeitsberichte und Reportings.

„Wir haben einen Überblick darüber, wer mit dem Ticket gearbeitet hat und wohin es sich bewegt hat. Wir verwenden es auch für Arbeitsberichte.“ (sagt Jan Dušek, interne Entwicklung, AAA AUTO)

Auch die Arbeit mit Folgeanträgen und zusammengefassten Anträgen hat sich in der Praxis bewährt.

Zusammenhängende Anforderungen können miteinander verknüpft oder zu einer Einheit verschmolzen werden und sind so leichter zu bearbeiten. Dadurch erhält das Team einen besseren Überblick über den Kontext und muss sich nicht mehr mit jedem Teil einzeln befassen.

Ein Überblick, der vorher fehlte

Eine der wichtigsten Verschiebungen ist die Arbeit mit Daten.

Früher war es schwierig zu wissen, wie viele Anfragen bearbeitet wurden, wie lange sie dauerten oder wo es zu Verzögerungen kam.

Heute hat das Unternehmen die Daten an einem Ort und kann mit ihnen weiterarbeiten – zum Beispiel bei der Berichterstattung oder Auswertung.

„Wir können Daten aus der Datenbank herunterladen und Berichte erstellen, was wir vorher nicht konnten.“ (sagt Jan Dušek, interne Entwicklung, AAA AUTO)

Ergebnis

Heute verwendet AAA AUTO SmartFP Helpdesk als zentralen Punkt für die Verwaltung von Anfragen.

Das Ergebnis ist eine bessere Kontrolle der Prozesse, eine schnellere Bearbeitung von Anfragen und eine geringere Abhängigkeit von manueller Kommunikation.

Aber der größte Unterschied liegt nicht in der Registrierung selbst. Es geht darum, dass die Menschen nicht mehr Informationen aus verschiedenen Quellen zusammensuchen und herausfinden müssen, ob alles erledigt ist.

In einem Satz.

Schließlich haben wir sie gefragt, wie sie den SmartFP Helpdesk in einem Satz beschreiben würden:

„Schnelle Lösung des Tickets.“ (sagt Lucie Tvrdíková, L2 Support, AAA AUTO)

Článek AAA AUTO hat die Lösung von IT-Anforderungen dank des SmartFP Helpdesk beschleunigt se nejdříve objevil na SmartFP.

Das Notebook war in der Regel für das Unternehmen leicht auffindbar. Aber nach und nach wurden andere Dinge drum herum gepackt – ein Monitor, eine Dockingstation, ein Telefon, Zubehör, manchmal sogar Lizenzen oder andere Kleinigkeiten. Und diese blieben oft verstreut in verschiedenen Aufzeichnungen, Notizen oder einfach in der Erinnerung der Menschen.

„Das größte Problem war nicht die Hauptanlage. Das haben wir größtenteils aufgespürt. Schlimmer waren all die kleineren Dinge drumherum, die das Personal nach und nach hinzugefügt hat, so dass man nicht sicher sein konnte, ob man etwas vergessen hatte.“ (sagt ein Kundenvertreter)

(Der Kunde möchte anonym bleiben, daher wird sein Name nicht genannt).

Wo das Problem am stärksten auftrat

Das Problem wurde am deutlichsten, als der Mitarbeiter das Unternehmen verließ. Das Unternehmen musste schnell herausfinden, was der Mitarbeiter zurückgeben musste und was er bereits zurückgegeben hatte. Anstelle einer schnellen Überprüfung kam es jedoch oft darauf an, die Unterlagen zu durchsuchen, sich ältere Unterlagen anzusehen und bei Kollegen nachzufragen. Das war zwar nicht jeden Tag ein dramatisches Problem, aber ein Ärgernis, das regelmäßig wiederkehrte und unnötig Zeit in Anspruch nahm.

Darüber hinaus hatte der Kunde mit Betriebsmitteln zu tun, die auf Revisions- und Inspektionstermine hin überwacht werden mussten. Ein typisches Beispiel waren Feuerlöscher und andere Geräte, bei denen es wichtig ist, über einen bevorstehenden Termin im Voraus Bescheid zu wissen, und nicht, wann dieser fällig ist.

„Früher hatten wir einige Dinge in unseren Unterlagen und einige Dinge auf der Seite. Bei Überarbeitungen war es ähnlich. Wenn das System nicht darauf achtet, kann es leicht passieren, dass etwas nur auf einem Arbeitsblatt oder im Kalender einer Person verbleibt.“ (sagt der Kundenvertreter)

Was der Kunde ändern wollte

Der Kunde brauchte vor allem zwei Dinge. Erstens wollte er schnell sehen, welche Assets den einzelnen Mitarbeitern zugewiesen waren. Zweitens wollte er die Kontrolle über die mit den Assets verbundenen Fristen erhalten, um nicht auf eine manuelle Überwachung angewiesen zu sein.

Es ging also nicht darum, eine neue Liste von Vermögenswerten zu erstellen. Es ging darum, die Aufzeichnungen in bestimmten Situationen, die im Unternehmen tatsächlich vorkommen, hilfreich zu machen. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss niemand danach suchen, was er zurückgeben muss, und es ist klar, wann ein Audit oder eine andere Inspektion für die ausgewählten Vermögenswerte ansteht.

Wie die SmartFP-Plattform geholfen hat

In SmartFP haben wir das Modul Asset Management für den Kunden implementiert, so dass die Datensätze mit der täglichen Praxis verknüpft sind. Für jeden Gegenstand können Sie sehen, wem er zugewiesen ist, wo er sich befindet, welche Historie er hat und welche Daten oder Dokumente mit ihm verbunden sind.

Als Ergebnis sortiert der Kunde heute beim Ausscheiden eines Mitarbeiters die Vermögenswerte nicht mehr aus mehreren Quellen rückwärts, sondern aus einem einzigen Bericht. Ebenso verfügt das System über Warnmeldungen für anstehende Überprüfungen und Inspektionen, so dass wichtige Daten nicht außerhalb der Stammdaten verloren gehen.

„Früher mussten wir uns darauf verlassen, dass sich jemand an alles erinnert und alles nachverfolgt, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Heute haben wir sofort einen Überblick und wissen, was zurückgegeben werden muss. Das ist der größte Unterschied für uns.“ (sagt ein Kundenvertreter)

Was sich in der Praxis geändert hat

Nach dem Einsatz der Lösung hat der Kunde mehr Sicherheit gewonnen. Nicht in dem Sinne, dass sich plötzlich alles wie von Zauberhand löst, sondern in dem Sinne, dass wichtige Informationen nicht mehr an verschiedenen Stellen verstreut sind. Bei der Rückgabe von Vermögenswerten ist es einfacher zu überprüfen, was der Mitarbeiter bei sich trägt. Bei operativen Dingen ist es einfacher, im Auge zu behalten, was ansteht und was rechtzeitig erledigt werden muss.

Das war der größte Vorteil für den Kunden. Nicht mehr „Rekorde“, sondern ein System, das den toten Winkel reduziert und in Situationen hilft, die im Verkehr unnötig unangenehm sind.

Ergebnis

Heute nutzt der Kunde SmartFP, um sowohl die zugewiesenen Mitarbeiter-Assets als auch ausgewählte betriebliche Assets und die damit verbundenen Fristen zu verfolgen. Das Ergebnis ist eine einfachere Ausgabe für die Mitarbeiter, eine geringere Abhängigkeit von der manuellen Verfolgung und eine bessere Kontrolle über Gegenstände, die früher leicht verlegt werden konnten.

Auf Wunsch des Kunden veröffentlichen wir diese Fallstudie anonym.

Článek Das größte Problem bei der Vermögensverwaltung? Nicht zu wissen, wer was bei sich trägt se nejdříve objevil na SmartFP.

Die Lösung bestand darin, SmartFP als geführten Onboarding-Prozess zu implementieren, von einem persönlichen Pre-Boarding-Fragebogen über die Erstellung von Dokumenten und die elektronische Unterschrift bis hin zur Einarbeitung in die Richtlinien und das E-Learning.

(Der Kunde möchte anonym bleiben, daher wird sein Name nicht genannt).

Was hat die Einführung von SmartFP gebracht?

• Weniger manuelle Arbeit und Fehler dank des Fragebogens und der vorausgefüllten Daten
• Unterschriftsproben und Einarbeitung ohne Rundschreiben und Papierbögen
• Überblick über den Onboarding-Status (wer ist in welchem Schritt und was fehlt noch)
• Rückverfolgbarkeit von Änderungen über die Historie/Zeitleiste in der Karte des Mitarbeiters
• Konnektivität zu anderen Systemen über REST API (Lohnabrechnung/Buchhaltung wird vom Kunden in seinen Tools gehandhabt)

Über den Kunden (möchte anonym bleiben)

Ein Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitern, das ständig neue Mitarbeiter einstellt und das Onboarding einfach, wiederholbar und überprüfbar gestalten muss. Das Unternehmen führt die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Buchhaltung in seinem eigenen System durch und wollte das Onboarding separat abwickeln, aber so, dass die Daten nahtlos ineinander übergehen.

„Das Ziel war einfach: weniger Handarbeit und mehr Übersicht. Und das Wichtigste: Nichts würde passen.“ (sagt der Firmenchef)

Womit sich das Onboarding schwer getan hat

Vor der Einführung von SmartFP wurde das Onboarding am häufigsten durchgeführt:

• manuelle Transkription von Daten aus Fragebögen in Mitarbeiterakten
• Dokumente in verschiedenen Versionen und an mehreren Orten
• komplexere Formulare, die nur Buchhalter korrekt ausfüllen können (Steuer-/Lohnabrechnungsunterlagen)
• Fehlender Nachweis der Vertrautheit mit den Leitlinien (wer hat sie gelesen, wer hat sie bestätigt, wann)
• Unterschriften in letzter Minute und Dringlichkeiten statt kontrolliertem Handeln

„Onboarding hat bei uns funktioniert, aber es war eine Mischung aus E-Mails, Tabellen und dem Gedächtnis der Mitarbeiter. Bei einem Ansturm fällt das einfach auseinander.“ (sagt der Firmenchef)

Warum SmartFP ausgewählt wurde

Der Kunde entschied sich für SmartFP, weil er einen Prozess benötigte, der:

• gibt HR eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung,
• automatisiert den Routineanteil (Transkription, Dokumentenerstellung),
• bearbeitet Unterschriften und Einwilligungen,
• ermöglicht es Ihnen, alles an einem Ort kennenzulernen und zu lernen,
• und kann sich mit anderen Systemen verbinden.

Wie es in der Praxis funktioniert

Persönlicher Fragebogen vor der Einstellung
Die Personalabteilung nimmt den Kandidaten in die Datei auf, sendet den Fragebogen, der Kandidat füllt die Informationen online aus. Die Personalabteilung prüft und bestätigt die Daten, und SmartFP überträgt sie mit einem Klick auf die Karte des Mitarbeiters.
Das Ergebnis: weniger Fehler und kein manuelles Umschreiben.

Dokumente und Unterschriften ohne Papierkram
Die Dokumente werden aus Vorlagen im PDF-Format generiert, die komplexeren Teile werden mit Hilfe eines Assistenten vorausgefüllt und dann wird alles über die üblichen Dienste zur elektronischen Unterschrift gesendet.
Das Ergebnis: weniger Korrekturen und schnellerer Abschluss des Onboardings.

Vertrautheit mit den Richtlinien + E-Learning
Benachrichtigung, nachweisliche Einhaltung und Überprüfung für HR. Onboarding-Kurse und Tests können enthalten sein.
Das Ergebnis: ein klarer Überblick über die Einhaltung der Vorschriften an einem Ort.

SmartFP kann über eine REST-API auch mit anderen Systemen verbunden werden; die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Buchhaltung werden vom Kunden in seinen eigenen Tools bearbeitet.

Implementierung: schnelle Bereitstellung, nur Standard-IT-Einrichtung

Der Einsatz erfolgte in Form eines Pilotprojekts. Der einzige notwendige Schritt bestand darin, die Zustellung automatisierter E-Mails mit der internen Sicherheitsrichtlinie des Kunden abzustimmen (Whitelist). Nach dieser Einrichtung liefen die Benachrichtigungen und Signaturaufforderungen stabil durch.

„Es war eine routinemäßige IT-Formalität. Sobald der Absender aktiviert war, funktionierte alles zuverlässig.“
(sagt der Firmenchef)

Auswirkungen auf die tägliche Arbeit

• das Onboarding hat eine klare Struktur und ist wiederholbar
• HR verfolgt den Status der Schritte (Fragebogen, Unterschriften, Einführungen, Kurse)
• weniger manuelle Eingriffe und weniger Fehler dank Vorausfüllungen und Vorlagen
• Nachvollziehbarkeit von Einwilligungen, Unterschriften und Bekanntschaften
• Möglichkeit der kontinuierlichen Datenübertragung auf andere Systeme

„Die größte Veränderung liegt in der Ruhe. Es geht nicht mehr darum, wer sich an was erinnert. Das System überwacht die Schritte und wir kümmern uns nur um die Ausnahmen.“ (sagt der Firmenchef)

Nächste Schritte

Der Kunde plant, das Onboarding mit zusätzlichen Follow-up-Schritten nach dem Onboarding (z. B. Verträge, Anwesenheit usw.) weiter auszubauen.

Článek SmartFP vereinfachte das Onboarding und gab den HR-Prozessen eine klare Ordnung se nejdříve objevil na SmartFP.

(Der Kunde möchte anonym bleiben, daher wird sein Name nicht genannt).

„Es war das totale Chaos. Wir hatten keinen Überblick über die Kosten, die Mitarbeiter machten Fehler beim Ausfüllen der Bestellungen und alles wurde per E-Mail oder physisch verschickt. Wenn wir eine Quittung suchen mussten, dauerte das ewig“. sagt der Kundenbetreuer.

Ausgangslage: Was hat der Kunde gelöst und warum?

Vor der Einführung von SmartFP hatten die Kunden lange Zeit Reiseaufträge in Papierform verwendet, was manuelle Dateneingabe, lange Genehmigungsprozesse und mangelnde Transparenz bedeutete. Die Aufträge wurden von Abteilung zu Abteilung weitergereicht, was oft zu Verzögerungen führte. Wenn ein Dokument verloren ging oder fehlte, wurde der gesamte Prozess unnötig in die Länge gezogen.

„Dokumente gingen leicht verloren oder fehlende Daten mussten nachgetragen werden, was den gesamten Prozess verlangsamte“, sagt der Kundenvertreter.

Umfang und Beschreibung des Projekts

Der Kunde entschied sich, die SmartFP-Plattform mit dem Modul Reiseaufträge zu implementieren, so dass der gesamte Geschäftsreiseprozess online abläuft, vom Antrag über die Genehmigung bis zur Abrechnung. Ziel war es, die Reiseunterlagen zu vereinheitlichen, die manuelle Transkription zu eliminieren und die Nachverfolgung von Belegen einschließlich Quittungen und Anhängen zu vereinfachen.

Das Projekt umfasste:

• Implementierung und Konfiguration des Moduls Travel Orders in der Kundenumgebung

• Einrichtung von Genehmigungsverfahren und Zuständigkeiten

• Erstellung eines übersichtlichen Pfadarchivs zur Verfolgung und Kontrolle

• Integration in die bestehende Gehaltsabrechnungssoftware des Kunden

Bevor sich der Kunde für SmartFP entschied, vereinbarte er einen Termin, um das System auszuprobieren. Bei dieser Gelegenheit konnte das Unternehmen ein Gefühl für das System bekommen, sehen, wie alles in der Praxis funktioniert und, was am wichtigsten ist, sich davon überzeugen, dass es die Prozesse wirklich vereinfacht. Die Demo war ein wichtiger Schritt, um dem Unternehmen zu zeigen, wie schnell und effizient die Online-Bestellung von Reisen sein kann .

„Wir waren uns nicht ganz sicher, ob alles so funktionieren würde, wie wir es uns vorgestellt hatten, aber die Demo hat uns davon überzeugt, dass es ein Schritt in die richtige Richtung ist“, fügt der Firmenvertreter hinzu.

Das SAAS-Problem und seine Lösung

Der Kunde plante ursprünglich, das System als SaaS (Software as a Service) zu betreiben, bei dem er die Plattform mieten würde. Bei der Integration mit der bestehenden Lohnbuchhaltungssoftware stießen wir jedoch auf ein Problem: Die vor Ort installierte Lohnbuchhaltungssoftware erlaubte keinen externen Zugriff, was bedeutete, dass SmartFP nicht auf einer SaaS-Plattform laufen konnte. SmartFP musste also vor Ort installiert werden, und zwar direkt auf demselben Server wie die Gehaltsabrechnungssoftware. Wir haben dieses Problem erfolgreich gelöst und die Integration verlief reibungslos.

Wir sind flexibel in Bezug auf die Platzierung der Software und unterstützen sowohl SaaS- als auch On-Premise-Implementierungen, je nach den Bedürfnissen unserer Kunden.

Welche Funktionen schätzen die Kunden am meisten?

Der Kunde schätzt vor allem, dass er alles an einem Ort hat, übersichtlich und ohne manuelle Umschreibung, auch von einem mobilen Gerät aus.

„Jetzt haben wir alles an einem Ort und können von unseren Mobiltelefonen aus darauf zugreifen, sogar am Strand. Das hat den ganzen Prozess viel einfacher und schneller gemacht“, sagt der Kundenvertreter.

Zu den am meisten geschätzten Vorteilen und Funktionen gehören:

• Zeitersparnis, schnelle Genehmigung
• Fertigstellung von einem mobilen Gerät aus
• Synchronisierung mit Dekreten und aktuellen Wechselkursen
• Die Möglichkeit, eine Anfrage im Namen einer anderen Person zu stellen
• Automatische Verknüpfung mit Rechnungen und anderen…
• Einfaches Filtern von archivierten Befehlen

„Die Genehmigung von Reiseaufträgen dauert jetzt nur noch Minuten statt Wochen, was den gesamten Prozess beschleunigt hat. Durch die Verknüpfung mit Rechtsverordnungen und Währungskursen der CNB können wir sicher sein, dass die Kosten immer mit den Vorschriften übereinstimmen. Außerdem haben wir die Möglichkeit, Anträge im Namen anderer einzugeben, was Zeit spart und die Verwaltung erleichtert. Er fügt hinzu.

Zusammenarbeit: Umsetzung und Kommunikation

Die gesamte Zusammenarbeit begann mit einem ersten Abgleich der Erwartungen und der Klärung der Anforderungen mit dem Vertriebsmitarbeiter und dem Projektmanager.

„Zu Beginn sind wir die Lösungsoptionen durchgegangen und haben genau geklärt, was wir brauchen. Das half uns bei der Auswahl einer für uns sinnvollen Lösung. sagt der Kundenbetreuer.

Der Projektmanager leitete dann die Implementierung und ging kontinuierlich auf zusätzliche Fragen und spezifische Einstellungen entsprechend den internen Prozessen des Kunden ein.

„Wir mussten das System mit unseren Verfahren in Einklang bringen und hatten dazu eine Reihe von Fragen. Dank der kontinuierlichen Beratung kamen wir Schritt für Schritt und ohne unnötige Probleme voran. Er fügt hinzu.

Der Kunde schätzte besonders, dass während der Implementierung auch die Details gelöst wurden, die in der Praxis darüber entscheiden, ob das System wirklich in den täglichen Betrieb passt.

„Für uns war es wichtig, dass wir die Dinge laufend klären und die Einstellungen auf klare und verständliche Weise feinjustieren können“, fasst der Kundenvertreter zusammen.

Projektergebnis: Kundennutzen

Wenn wir es in einem Satz zusammenfassen würden: Die Umstellung auf Online-Reisebestellungen hat Geschwindigkeit, Effizienz und Klarheit gebracht. Der gesamte Prozess ist nun automatisiert, schnell und fehlerfrei, was die Verwaltung des Kunden im Unternehmen erheblich verbessert hat.

„Mit der Umstellung auf das Online-System läuft alles automatisch. Wir haben einen sofortigen Überblick über den Status von Reiseaufträgen und Genehmigungsprozessen, was vorher nicht so klar war. Jetzt können wir uns auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und müssen uns nicht mehr mit administrativen Details herumschlagen“. fasst der Kundenbetreuer zusammen.

Fazit: Reiseaufträge in SmartFP

Wenn auch Sie die Verwaltung von Reiseaufträgen in Ihrem Unternehmen beschleunigen und vereinfachen möchten, ist SmartFP die ideale Lösung. Vereinbaren Sie einen Termin und finden Sie heraus, wie Sie mit Online-Reiseaufträgen Zeit sparen, die Übersichtlichkeit verbessern und Verwaltungsfehler vermeiden können.

Die Umstellung auf ein Online-System zur Verwaltung von Reiseaufträgen ist ein einfacher und effizienter Schritt, der die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter vereinfacht und Klarheit in alle Prozesse bringt.

Článek Papier- vs. Online-Reisebestellungen: die Vorteile der Digitalisierung mit SmartFP se nejdříve objevil na SmartFP.

Verträge, Aufträge, Kundenanforderungen und Arbeitsberichte – all das steht dem IT-Unternehmen VGD Technologies dank SmartFP in einem einzigen System zur Verfügung. Dadurch konnte es viele Aktivitäten automatisieren und andere erheblich beschleunigen, zum Beispiel durch die integrierte elektronische Unterschrift.

VGD Technologies übernimmt für seine Kunden den Benutzersupport und die Verwaltung der IT-Systeme. Einige Dokumente wie Verträge und Aufträge waren ursprünglich in Ordnern auf dem Server gespeichert, während andere in Papierform aufbewahrt wurden. Das war verwirrend und es kam vor, dass das Unternehmen seinen Kunden die falschen Beträge in Rechnung stellte.

Dies war der wichtigste Anstoß, um die Situation zu klären. „Wir mussten unsere Dokumente in Ordnung bringen. Außerdem wachsen wir immer noch und ich wollte nicht, dass wir immer mehr Zeit mit Papierkram verbringen“. sagt Martin Brabenec, Partner bei VGD Technologies.

Sie zogen mehrere Optionen in Betracht und entschieden sich schließlich, sich an uns zu wenden. Die SmartFP-Plattform wird auch von einem der Kunden von VGD Technologies verwendet, so dass sie wussten, dass sie angepasst werden kann.

VGD Technologies profitiert von SmartFP in dreifacher Hinsicht

• 45% mehr in Rechnung gestellte Stunden durch bessere Aufzeichnungen und Verknüpfung mit Aufträgen und Verträgen.
• Die Genehmigung von Verträgen und Bestellungen dauert dank elektronischer Unterschriften nur wenige Minuten.
• Die Daten sind an einem Ort, leicht zu finden und die Agenden sind miteinander verknüpft

Das erste Modul wurde innerhalb eines Monats implementiert

Bei VGD Technologies haben wir das System innerhalb eines Monats nach unserem ersten gemeinsamen Anruf eingeführt. Ursprünglich plante das IT-Unternehmen, nur Auftrags- und Vertragsdatensätze zu verwenden, entschied sich aber später, SmartFP mit anderen Modulen zu ergänzen, z. B. mit einem Helpdesk.

„Im Vergleich zu anderen Anbietern hat Gappex die Besonderheit, dass es in der Lage war, das System an unsere Prozesse anzupassen. Unser vorheriger Helpdesk hat uns das zum Beispiel nicht ermöglicht“. sagt Martin Brabenec.

Seiner Meinung nach war der schwierigste Teil der gesamten Implementierung die Definition der Prozesse, die wir zur Einrichtung von SmartFP verwendet haben. „Das System kann so weit wie möglich angepasst werden, aber der Kunde muss bestimmen, wie er sich in jeder Situation verhalten soll“, erklärt Lukáš Pavlík, SmartFP-Projektleiter.

Wenn das Unternehmen über etablierte Prozesse verfügt, ist es ausreichend, diese zu beschreiben. Aber das hat bei VGD Technologies nicht ganz funktioniert. Ihre Agenden waren ursprünglich nicht miteinander verknüpft, so dass es nicht ausreichte, bestehende Prozesse zu kopieren. In der IT-Firma mussten sie zunächst festlegen, welche Prozesse sie haben wollten, sobald alles in einem System war.

Aufträge werden in Minutenschnelle genehmigt und elektronisch signiert

Zuvor arbeitete VGD Technologies mit Bestellungen in Papierform. Auf Wunsch des Kunden druckten sie eine Tabelle mit den bestellten Artikeln aus und begannen dann, die Unterschriften von den Vorgesetzten und dem Kunden einzuholen.

Nach der Einführung des Moduls Order Register wurde der gesamte Prozess digitalisiert. Der Mitarbeiter klickt die Bestellung im System an und gibt die erforderlichen Parameter ein, z.B.:

• ob sie monatlich oder vierteljährlich abgerechnet wird,
• in welcher Währung
• und an welche Buchhaltungszentrale des Kunden die Rechnung gestellt wird.

Sobald die Bestellung gespeichert ist, sendet SmartFP sie automatisch zur Genehmigung an den zuständigen VGD Technologies Manager. Die Bestellung wird dank der Verbindung von SmartFP mit dem Signi-Dienst elektronisch unterzeichnet.

SmartFP sendet den genehmigten und unterzeichneten Auftrag automatisch an den Kunden, der ihn auf die gleiche Weise unterzeichnet. „Wir bearbeiten jetzt eine neue Bestellung innerhalb von Minuten und die elektronische Unterschrift ist auch für technisch weniger versierte Kunden einfach. Das macht die Umstellung auf elektronische Bestellungen zu einem großen Schritt nach vorn. sagt Martin Brabenec.

Bestellungen sind mit dem Modul Kundendatensätze verknüpft. Es funktioniert wie ein grundlegendes CRM (Customer Relationship Management). Es listet z.B. die Kontaktpersonen des Kunden und ihre E-Mails auf, an die die Aufträge zur Unterschrift geschickt werden. Ein großer Vorteil ist, dass auch die Buchhaltungszentren des Kunden in das Modul eingegeben werden können.

Sobald der Mitarbeiter die Bestellung vorbereitet hat, erstellt er daraus automatisch einen Annahmebericht oder ändert die Artikel manuell. Anschließend sendet es das Protokoll über SmartFP an den Kunden zur Überprüfung und elektronischen Unterschrift.

Jeder Auftrag ist außerdem mit dem entsprechenden Vertrag verknüpft (Modul Vertragsregister), der die Reihenfolge der Aufträge festlegt. „Wir diskutieren mit unseren Kunden immer die Möglichkeit, zusätzliche Module zu implementieren. Wir schauen in die Zukunft und überlegen, welche Prozesse mit der aktuellen Situation zusammenhängen. Wir können dann vorschlagen, welches andere Modul für das Unternehmen nützlich sein könnte, wie in diesem Fall die Aufzeichnung von Verträgen in Verbindung mit der Aufzeichnung von Aufträgen. beschreibt Lukáš Pavlík.

Beendigung der manuellen Transkription von Anfragen von Kunden

Zuvor hatte VGD Technologies eine andere Helpdesk-Software verwendet. Die Lizenz lief jedoch aus und das Unternehmen beschloss, sie nicht mehr zu verlängern. Stattdessen wechselten sie zum Helpdesk in SmartFP.

Kunden senden ihnen Anfragen an eine bestimmte E-Mail-Adresse. SmartFP liest die Nachrichten und erstellt die Anfragen im System, so dass der Mitarbeiter sie nicht neu schreiben muss. Aufgaben von einigen Kunden werden automatisch einem voreingestellten Löser zugewiesen. Andere Anfragen in SmartFP werden den Solvern manuell zugewiesen.

Einige Kunden haben auch Zugriff auf den Helpdesk und geben ihre Anfragen direkt dort ein. Innerhalb der Anfrage kann der Techniker direkt mit dem Kunden kommunizieren, hat aber auch die Möglichkeit, eine interne Nachricht zu schreiben, die nur seine Kollegen sehen können.

Übersicht der geleisteten Stunden

Ein wichtiges Modul sind die Arbeitsnachweise. In SmartFP halten die Mitarbeiter einfach fest, wie viel Zeit sie für eine bestimmte Anfrage aufgewendet haben. Dadurch hat die Unternehmensleitung einen Überblick darüber, wie viel Zeit jede Anfrage in Anspruch genommen hat oder welcher Kunde am meisten Zeit in Anspruch nimmt. Sie können auch sehen, wie viel Zeit pro Auftrag veranschlagt war und wie viel tatsächlich gearbeitet wurde.

„Nach dem Einsatz von SmartFP haben wir die Anzahl der erfassten Stunden um etwa 45% und die Anzahl der den Kunden in Rechnung gestellten Stunden um 20% erhöht. Es kommt nicht mehr vor, dass Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten und vergessen, diese Stunden in das System einzugeben. Ich schätze auch die Verknüpfung der Berichte mit Aufträgen und Verträgen. Wir können klar erkennen, ob wir in die vertraglich vereinbarte Pauschale passen oder ob wir zusätzliche Stunden in Rechnung stellen müssen. beschreibt Martin Brabenec.

In der Vergangenheit kam es vor, dass Mitarbeiter ihre Stunden erst am Ende von Projekten meldeten oder die Daten nicht der Realität entsprachen.

Rechnungsbelege mit einem Klick

Der ursprüngliche Anstoß für VGD Technologies, die Digitalisierung einzuführen, waren Abrechnungsfehler. Nach dem Einsatz von SmartFP treten diese nicht mehr auf.

Sie können im System ganz einfach einen Bericht erstellen, der z.B. Folgendes enthält:

• Bezeichnung der Bestellung, auf die sich die Erklärung bezieht,
• eine genaue Aufschlüsselung der geleisteten Stunden,
• Stundensatz
• und den Gesamtpreis.

Dieser wird dann an den Kunden gesendet und dient auch als Grundlage für die Rechnungsstellung im Helios Buchhaltungssystem. Für die Zukunft ist geplant, SmartFP um eine direkte Verbindung zu Helios zu erweitern. Dadurch würden die Dokumente direkt an das Buchhaltungssystem gesendet und daraus automatisch eine Rechnung erstellt.

VGD Technologies verwendet in seinem SmartFP-Modulsystem die folgenden Lösungen:

• Kundenunterlagen(Maßgeschneiderte Lösung)
• Aufzeichnungen von Verträgen
• Datensätze bestellen
• Akzeptanzformular(Kundenspezifische Lösung)
• Helpdesk
• Auftragsberichte(Maßgeschneiderte Lösung)

Der Wechsel hat sich gelohnt

Das IT-Unternehmen lobt den Übergang zu SmartFP und möchte ihn noch weiter ausbauen.

Zusätzlich zur direkten Verbindung mit dem Buchhaltungssystem Helios planen sie, das Modul Property and Equipment Register einzusetzen. „Wir müssen den Überblick über die Lizenzen behalten, die wir für Kunden verwalten, und auch über die Hardware. Es wäre toll, wenn unser Experte bei der Bearbeitung von Anfragen sehen könnte, welche Geräte der Kunde verwendet. fügt Martin Brabenec hinzu.

„Viele Kunden reagieren auf diese Weise. Oft kommen die eigenen Mitarbeiter des Unternehmens mit Ideen, welche zusätzliche Arbeit SmartFP ihnen ersparen könnte. Anstatt große Änderungen vorzunehmen und eine robuste Lösung zu implementieren, empfehlen wir immer, mit einem Modul nach dem anderen zu beginnen. Sobald Sie sehen, dass es funktioniert und die Mitarbeiter damit zufrieden sind, implementieren Sie das nächste. Das ist es, was SmartFP bequem ermöglicht. schließt Lukáš Pavlík ab.

SmartFP wird auch Ihrem Unternehmen helfen. Sagen Sie uns, woran Sie arbeiten, und wir werden herausfinden, wie wir es Ihnen leichter machen können.

Článek Fallstudie zu VGD-Technologien se nejdříve objevil na SmartFP.

Die Event-Agentur Czech-IN, die hauptsächlich als C-IN bekannt ist, arbeitet seit 2018 mit SmartFP. Sie begannen mit Funktionen zur Rechnungsfreigabe und fügten nach und nach Module für die Personalabteilung und ein Buchungssystem hinzu. Heute registrieren sich Tausende von Personen über das System für ihre Veranstaltungen. Das System spart ihnen jedes Jahr 8 Arbeitsplätze und hat ihnen dank vollständig digitaler Prozesse die Schließung erspart.

Der Fluss der Papierdokumente war schwer zu verfolgen, es war Zeit für die Digitalisierung

Die Reise der Event-Agentur C-IN zu SmartFP begann im Jahr 2018, als sie Probleme mit Papierrechnungen löste. Der Prozess der Dokumentenfreigabe begann sich zu verzögern, da die Rechnungen physisch im Unternehmen zirkulierten. Das führte dazu, dass sie verloren gingen, bei verschiedenen Personen hängen blieben oder nicht in der Buchhaltung ankamen, die sie erst suchen musste.

„Wir erkannten, dass es an der Zeit war, den Prozess zu optimieren und den Rechnungsumlauf in elektronische Form zu bringen. Als wir nach einer Lösung suchten, diskutierten wir über SAP oder verschiedene CRMs, fanden diese Systeme aber zu robust und zu kostspielig, um sie anzupassen. Schließlich wurde uns SmartFP von anderen Unternehmen empfohlen. sagt Tomáš Maxa, Managing Partner bei Czech-IN.

C-IN hatte die folgenden Anforderungen an die Lösung:

• den Genehmigungsprozess nach ihren Bedürfnissen zu gestalten,
• die Möglichkeit, die Rollen und Verantwortlichkeiten verschiedener Personen im Genehmigungsprozess festzulegen,
• Genehmigungsfristen und Benachrichtigungen,
• Datenexport und Berichterstattung,
• Zugriff von überall.

„Wir hatten das Modul für die Rechnungserfassung und -freigabe bereits 2018 fertig, so dass wir es für C-IN nur noch entsprechend dem Freigabe-Workflow modifiziert haben. Das Ergebnis war, dass das fertige System verfügbar war innerhalb von 2 Monaten nach der Kontaktaufnahme, einschließlich Tests„,sagt Dalibor Nemec, Gründer von SmartFP.

Der Beitrag von SmartFP zu C-IN in vier Punkten:

• Dank des Moduls Reservierungssystem werden 8 Verwaltungsaufgaben eingespart.
• Das Modul Rechnungsfreigabe hat die Freigabeprozesse um ein Vielfaches beschleunigt.
• Die Mitarbeiter können auch von zu Hause oder im Außendienst auf das System zugreifen.
• Neue Module und Anpassungen sind innerhalb von 2 Monaten, einschließlich Tests, im System verfügbar.

SmartFP hat die Genehmigungsprozesse um ein Vielfaches beschleunigt und es gehen keine Rechnungen mehr verloren

Die Anforderung von C-IN war, dass der Prozess der Rechnungsfreigabe derselbe sein sollte wie zuvor, nur in einer Online-Umgebung. Bisher war es so, dass die Empfangsdame bei Eingang einer Rechnung eine physische Kopie der Rechnung in den Posteingang des betreffenden Managers legte, der sie abholte, genehmigte und weiterleitete.

Heute werden die Rechnungen an ein spezielles E-Mail-Postfach gesendet, von wo aus das System sie abruft und dem Genehmigungsprozess zuführt. Je nachdem, auf welche Abteilung sich die Rechnung bezieht, ordnet das System sie dem ersten Genehmiger zu. Eine E-Mail-Benachrichtigung macht den Genehmiger auf das zu genehmigende Dokument aufmerksam. Sobald die Person es in der Anwendung genehmigt hat, leitet das System es an den nächsten Mitarbeiter im Prozess weiter, bis es schließlich die Buchhaltung erreicht.

C-IN wickelt den Umlauf der eingegangenen und ausgestellten Rechnungen jetzt über SmartFP ab. Das System ist mit dem Buchhaltungssystem von Pohoda verbunden. Dadurch können sie zum Beispiel im Rechnungsregister in Echtzeit sehen, ob ein Dokument bereits bezahlt wurde.

„Wir fragen unsere Kunden nach anderen Systemen und Tools, die sie in ihrem Unternehmen verwenden. Wir können sie mit SmartFP verknüpfen, so dass die Daten automatisch übertragen werden und niemand sie überschreiben oder überprüfen muss, ob sie noch aktuell sind.“ fügt Lukáš Pavlík, SmartFP-Projektleiter, hinzu.

Im Rechnungsregister können auch die Mitarbeiter der Finanzabteilung schnell sehen, wer welche Rechnung hat. Der Genehmigungsprozess ist schneller und digitale Rechnungen können nicht verloren gehen. Außerdem finden sie im System eine vollständige Historie des Dokumentenumlaufs, z. B. die genauen Zeiten:

• als die Rechnung eintraf,
• als sie den Projektleiter erreichte,
• als er es genehmigte
• oder wann die Buchhaltung sie bekommen hat.

Ein großer und unerwarteter Vorteil des Systems wurde im Jahr 2020 deutlich: „Als die erste Sperre kam, haben wir uns die Hände geküsst, dass wir das System schon vor Jahren eingeführt haben. Wir hätten im Home Office nicht mit Papierrechnungen arbeiten können, während die Online-Umgebung von SmartFP für uns praktisch nichts geändert hat.“ Tomáš Maxa erinnert sich.

SmartFP wurde schrittweise um Module für HR und Veranstaltungsbuchungen erweitert

Wir sagen gerne, dass das SmartFP-System ein Puzzle aus verschiedenen Anwendungen ist, aus dem der Kunde nur die Anwendungen auswählt, die er für seine Arbeit benötigt. Und C-IN ist der Beweis dafür. Nach der erfolgreichen Implementierung des Rechnungsfreigabemoduls haben sie beschlossen, das System entsprechend ihren aktuellen Bedürfnissen um weitere Module zu ergänzen, nämlich:

• HR-Modul,
• Aufzeichnung der Verträge
• Reservierungssystem

„Die Einführung des HR-Moduls entstand aus demselben Bedürfnis wie die Rechnungsfreigabe. Zuvor hatten wir die Anwesenheit und alle Mitarbeiterdaten in Excel-Tabellen erfasst, was unorganisiert und schwer nachvollziehbar war und den Verwaltungsaufwand erhöhte.“ sagt Tomáš Maxa.

Jedes Mal, wenn C-IN ein weiteres Modul anforderte, hatten wir es innerhalb von 1 bis 2 Monaten einsatzbereit, einschließlich der Tests.

Mitarbeiter erfassen ihre Anwesenheit von überall aus

Dank des Moduls HR Manager können die Personalspezialisten von C-IN die folgenden Themen an einem Ort bearbeiten:

• Mitarbeiterunterlagen (für jede Person führen Sie Aufzeichnungen über Löhne, Arbeitszeit, Gehaltsentwicklung usw.),
• Erfassung und Genehmigung von Urlaub,
• Arbeitsbeschreibungen für Kunden,
• Anwesenheit oder OHS-Agenda.

„Unsere Mitarbeiter haben unbegrenzte Möglichkeiten für Home-Office, und da wir Kongresse und Konferenzen veranstalten, arbeiten viele von ihnen im Außendienst. Daher ist es wichtig, dass sie ihre Anwesenheit und andere Termine von überall aus verwalten können, z. B. von ihrem Mobiltelefon aus auf einer Konferenz. Mit SmartFP funktioniert das nahtlos. Sie können ihre Anwesenheit mit ein paar Fingertipps registrieren“. sagt Tomáš Maxa.

Im Buchungssystem SmartFP planen sie Veranstaltungen für Zehntausende von Menschen

Das Buchungssystem von SmartFP funktioniert als Webanwendung, über die sich die Teilnehmer für die von C-IN organisierten Veranstaltungen anmelden, wobei:

• die Webschnittstelle für die Registrierung ist in die C-IN-Website integriert, aber sie können sie auch auf der Website des Kunden platzieren, für den sie die Konferenz ausrichten,
• Die Teilnehmer wählen im System zusätzliche Dienstleistungen wie Erfrischungen,
• das System ist mit einem Zahlungs-Gateway verbunden, so dass die Teilnehmer wie in einem klassischen E-Shop sofort zur Zahlung weitergeleitet werden.

Der größte Vorteil des Buchungsmoduls ist die Verringerung des Verwaltungsaufwands für das C-IN. Bisher wurden die Teilnehmerregistrierungen per E-Mail abgewickelt, was nun eine Verdreifachung des Verwaltungspersonals erfordern würde.

„Wir organisieren immer größere Veranstaltungen, derzeit eine für Zehntausende von Menschen. Wenn wir Anmeldungen per E-Mail entgegennehmen würden, bräuchten wir allein für diese Agenda 12 Leute in Vollzeit. Unsere Gehaltskosten würden um Millionen von Kronen pro Jahr steigen. Dank SmartFP schaffen wir das alles mit einem Team von vier Leuten“. sagt Tomáš Maxa.

Das Buchungssystem umfasst auch einen administrativen Teil, in dem C-IN den Überblick über alle angemeldeten Personen behält. Sie können daraus ganz einfach Berichte für den Kunden erstellen und alle notwendigen Informationen für die Organisation der Veranstaltung, wie z.B. aktuelle Verfügbarkeiten oder spezielle Anforderungen an das Essen, an einem Ort einsehen.

„Jeder unserer Kunden hat andere Anforderungen an eine Buchung. Deshalb ist es großartig, dass SmartFP ein leicht anpassbares System ist und wir es in den meisten Fällen selbst an die Bedürfnisse des Kunden anpassen können. Bei spezielleren Arten von Veranstaltungen können wir uns dann rechtzeitig an die SmartFP-Entwickler wenden, die das System innerhalb weniger Wochen anpassen können.“ sagt Tomáš Maxa.

C-IN verwendet in seinem SmartFP-Baukastensystem die folgenden Lösungen

• Genehmigung von Rechnungen
• HR Manager
• Aufzeichnungen von Verträgen
• Reservierungssystem

SmartFP hat die Bedienung der C-IN Agentur Modul für Modul vereinfacht

Das SmartFP-System hat die Arbeit der C-IN Event-Agentur völlig verändert und rationalisiert. ,,Das Unternehmen ist ein typisches Beispiel für unseren Kunden. Sie begannen mit einem Modul, und als sie andere Prozesse vereinfachen wollten, setzten sie sich mit uns in Verbindung, um dem System neue Funktionen hinzuzufügen. Mit SmartFP ist das kein Problem. Außerdem können die Benutzer, sobald sie ein Modul beherrschen, leicht lernen, alle anderen zu benutzen – weil sie die gleiche Logik haben.“ Dalibor Němec beschreibt die Vorteile der modularen SmartFP-Lösung.

Zusätzlich zu den Vorteilen der einzelnen Module schätzt C-IN auch das System als Ganzes. „Mir gefällt, dass das System einfach, klar und leicht zu ändern ist und nur die Funktionen hat, die wir für unsere Arbeit tatsächlich brauchen werden. Das ist einer der Gründe, warum wir uns nicht für ein robusteres ERP-System entscheiden wollten. Es hätte uns mit Funktionen überhäuft, die wir nicht gebraucht hätten“. wertet Tomáš Maxa.

Sie planen, SmartFP mit neuen Modulen zu erweitern. Zum Beispiel erwägen sie derzeit das Modul für Reiseaufträge sowie das Modul für die Mitarbeiterbewertung.

Wir glauben, dass SmartFP auch für Sie Prozesse vereinfachen wird. Sagen Sie uns, was Sie in Ihrem Unternehmen tun, und wir werden herausfinden, wie wir es für Sie einfacher machen können.

Článek Fallstudie C-In se nejdříve objevil na SmartFP.

Das Botanische Institut der Akademie der Wissenschaften der Tschechischen Republik ist das größte Zentrum für botanische Forschung in der Tschechischen Republik. Die Wissenschaftler arbeiten an tschechischen und ausländischen Arbeitsplätzen. Daher suchte das Institut nach einer Möglichkeit, sie miteinander zu verbinden und die Buchhaltung und Personalverwaltung zu digitalisieren (z. B. Erfassung und Genehmigung von Rechnungen, Verträgen, Anwesenheit, Urlaubsanträgen, Dienstreisen usw.).

Papiere wurden in Taschen zwischen den Arbeitsplätzen transportiert

Dokumente, die per Post verschickt und an der Rezeption abgegeben werden. Manchmal verloren oder in einer Schublade vergessen. Das war die Realität des Botanischen Instituts im Jahr 2020. „Der langfristige Druck zur Veränderung war bereits unerträglich. Früher schickten wir Papierdokumente zwischen unseren Zentren in Prag, Brünn und Třeboň per Post oder transportierten sie mit dem Auto, in Taschen. Bei den Rechnungen hatten wir keine Kontrolle darüber, wo genau sie sich befanden oder ob sie vergessen wurden. Lenka Doleželová, stellvertretende Direktorin für Wirtschaft des Botanischen Instituts, beschreibt die Situation.

Das Institut erhoffte sich eine bessere Überwachung und eine einfachere Übertragung von Dokumenten, um Zeit und Geld zu sparen und keine wichtigen Unterlagen zu verlieren. “ Gleichzeitig hofften wir, einige Prozesse im Zusammenhang mit der Abrechnung von Subventionen zu automatisieren, von denen wir eine Menge beziehen“, fügt Doleželová hinzu.

Was das Institut für Botanik der CAS löst

• 400 Mitarbeiter in 11 Abteilungen in 3 Städten,
• die Notwendigkeit, Dokumente zwischen Arbeitsplätzen auszutauschen,
• Anwesenheitslisten, Urlaubsanträge, Genehmigungen für das Home Office,
• Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen,
• Aufzeichnung und Genehmigung von Aufträgen durch die zuständige Person,
• als staatliche Einrichtung arbeitet oft mit Zuschüssen und deren Abrechnung.

Ein System, das sich anpasst

Doleželová hatte von Anfang an eine klare Vorstellung davon, was die neue Lösung erfüllen sollte.

Im Institut brauchten sie:

• Software, die Daten agendenübergreifend nutzen kann,
• ein Programm, das mit dem bestehenden Buchhaltungs- und HR-System Helios verbunden ist,
• eine Lösung, die sich an ihre Anforderungen anpasst – anstatt etablierte Prozesse für ein neues System ändern zu müssen
• und ein System, das intuitiv ist und von den Mitarbeitern angenommen wird.

„Wir wussten genau, was wir wollten. Wir wollten unsere Anforderungen nicht an ein Standardsystem anpassen, bei dem wir Zugeständnisse machen müssten. Wir kannten unsere Bedürfnisse, und die Mitarbeiter von SmartFP sind hervorragend auf sie eingegangen. Sie haben die Kernmodule für uns maßgeschneidert und dabei alle geplanten Termine eingehalten.“ fasst Doleželová zusammen.

Umstellung von Papier auf elektronische Prozesse innerhalb von sechs Monaten

Alle Module wurden parallel eingesetzt und die Umstellung von Papier auf elektronische Prozesse dauerte weniger als sechs Monate. „Gappex hat es geschafft, uns die erste Phase der Verwaltung ein paar Wochen vor der Covid-Pandemie zur Verfügung zu stellen. Alles hat in 93% der Fälle funktioniert. Ich halte das für ein großartiges Ergebnis“. Doleželová erinnert sich.

Für komplexere Module wie Workflows, die mit Berechnungen und Massenberichten verknüpft sind, musste zunächst die verfahrenstechnische und logische Funktionsweise der gesamten Agenda geklärt werden. „Wir mussten die Gappex-Entwickler bis ins Detail in unsere Prozesse einbeziehen, um unsere Vision zu erreichen. Auch hier wurden die Fristen nach hinten verschoben, aber wir wollten unbedingt ein ausgefeiltes Ergebnis haben.“ erklärt Doleželová.

Insgesamt haben wir 20 Module für das Botanische Institut geliefert und angepasst. Dank SmartFP jetzt:

• Rechnungen oder Verträge online erfassen und genehmigen, ohne dass Sie sie physisch übergeben oder überlegen müssen, an wen Sie die Rechnung zur Genehmigung weiterleiten,
• online fragen sie nach Mietwagen, aber auch nach Urlaub oder Home Office,
• Anwesenheitslisten und vollständige Arbeitsverträge und Vereinbarungen,
• Geschäftsreisen einfach abrechnen,
• alle Dokumente und Zahlungsübersichten für die interne Buchhaltung an einem Ort aufbewahren,
• behalten Sie den Überblick über kleine Ausgaben und Anlagegüter,
• die Verwendung der Haushaltsmittel zu überwachen und darüber zu berichten.

„Wir wussten, dass wir eine große Anzahl von Rechnungen pro Jahr bearbeiten, aber erst dank SmartFP haben wir herausgefunden, dass es sich um etwa 5.000 Rechnungen pro Jahr handelt. Heute haben wir für jede Rechnung einen elektronischen Nachweis und wissen immer, welchen Status die Rechnung hat.“ beschreibt z.B. die Vorteile des Rechnungsmoduls.

Dies ist auch für das Botanische Institut wichtig, da es sich aus Subventionen finanziert. „Wir müssen nicht nur die Rechnungen buchen, sondern auch die Verwendung der Subventionen auf der Grundlage der Rechnungen melden. Dank SmartFP können wir das Aufladen in wenigen Minuten erledigen, was unsere Arbeit sehr erleichtert. lobt Doleželová.

Das System erleichterte die Kommunikation und punktete bei den Mitarbeitern

Die Digitalisierung von Prozessen spart viel Zeit und Geld, und sie hat es auch möglich gemacht, einen Überblick und System in allen Prozessen zu haben. Das hat die Arbeit für alle Mitarbeiter erleichtert. „Früher hat sich jeder selbst um Reiseanträge oder Rechnungen gekümmert, und zwar auf Papier. Heute genehmigen wir alles elektronisch und können Massenabrechnungen vornehmen. Wenn eine ganze Gruppe auf eine Geschäftsreise geht, stellt eine Person die Rechnung für alle“, nennt Doleželová einen weiteren Vorteil.

Die Geschäftsleitung schätzt die Übersichtlichkeit und alle Arten von Berichten, die sie problemlos aus dem System ziehen können. Außerdem ermöglicht SmartFP eine automatische Zwei-Wege-Kommunikation mit Helios, so dass es nicht notwendig ist, Daten von einem Programm in ein anderes zu übertragen. „Wir müssen keine doppelte Arbeit leisten. Alle Mitarbeiter haben Zugang zu SmartFP, wo sie ihre Agenda bearbeiten, und dann arbeiten nur die Buchhalter und die Mitarbeiter der Personalabteilung in Helios, und die Daten aus SmartFP werden automatisch dorthin übertragen“, sagt Doleželová.

Das neue System wurde von allen Mitarbeitern unabhängig vom Alter akzeptiert. „Sie kommen sogar immer wieder mit Ideen, wie man einige Dinge verbessern kann“, fügt Doleželová hinzu. Das Botanische Institut profitiert also weiterhin davon, dass es sich statt für eine Boxlösung für eine maßgeschneiderte Software entschieden hat, die es selbst anpassen kann. „Und was uns überfordert, das lösen die Entwickler von Gappex für uns“, sagt sie abschließend.

Wir glauben, dass SmartFP auch für Sie Prozesse vereinfachen wird. Sagen Sie uns, was Sie in Ihrem Unternehmen tun, und wir werden herausfinden, wie wir es für Sie einfacher machen können.

Článek Digitalisierung des Botanischen Instituts: vom Papier zum Online-Prozess se nejdříve objevil na SmartFP.

Das Ziel dieser Lösung war es, den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, sich zu registrieren und ihre Daten mit dem Strava-System und dem Buchhaltungssystem von Pohoda zu verknüpfen. Nach vielen Jahren der Zusammenarbeit können wir sagen, dass uns das gelungen ist. Wie haben wir alles gelöst?

Verwaltungs- und Registrierungsteil und Zahlungsgateway

Wir haben die gesamte Lösung auf der SmartFP-Plattform aufgebaut. Sowohl den Verwaltungsteil, der alle Anmeldungen, Zahlungen und aufgelaufenen Ergebnisse erfasst, als auch den öffentlichen Teil, d.h. das Anmeldeformular mit einer Verbindung zum Zahlungsgateway von Saferpay (in früheren Jahren GlobalPayments). Dabei handelt es sich jedoch nicht nur um ein Anmeldeformular, sondern auch um ein Formular für die Schulanmeldung oder ein System, das sich mit der API von Strava verbindet.

Von A bis Z maßgeschneidert

Der Hauptvorteil der gesamten Lösung ist die Anpassung der Verwaltungsoberfläche an die Teribear-Aktion. Die Verwaltung wird ergänzt durch automatischen Versand, Datensynchronisation mit dem Buchhaltungssystem Pohoda, Benutzerexporte und andere Funktionen, die die Bearbeitung von Registrierungen erleichtern. Dank dieser automatisierten Prozesse haben wir die Anzahl der Administratoren trotz des Anstiegs der Registrierungen auf über 14.000 Personen deutlich reduziert.

Darüber hinaus erfüllt die gesamte Lösung alle Sicherheitsstandards und GDPR-Anforderungen, einschließlich der Protokollierung aller Benutzeraktivitäten.

Článek Registrierungssystem mit Zahlungsgateway se nejdříve objevil na SmartFP.

Attribute

Wir haben die Palette der erfassten Attribute analysiert. Sie können sie alle durchsuchen und die Attribute mit Hilfe des Assistenten sortieren.

Zum Beispiel: Schauspielerin – Größe 175 cm – Gewicht 70 kg – blondes Haar – kann reiten.

SmartFP verfügt über eine große Bandbreite an Konfigurationsmöglichkeiten, so dass einzelne Funktionen hinzugefügt, entfernt und verändert werden können, um dem Benutzer ein System zu bieten, das auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Welche Funktionen und Daten wir im Künstlerregister implementiert haben

Erstens: Grundlegende Informationen wie Vorname, Nachname, Kontakte (Telefon und E-Mail) sowie verschiedene Kontaktorte. Als Nächstes haben wir eine Registerkarte für Fähigkeiten integriert, die mit der Zeit erweitert werden kann. So bleiben die Einträge auf dem neuesten Stand und ermöglichen eine größere Auswahl an Angeboten für einen bestimmten Schauspieler.

Dasselbe gilt für die Ausbildung – die App speichert Informationen über alle Ausbildungsstufen, die Sie abgeschlossen haben. Nicht zuletzt gibt es auch die Möglichkeit, Fotos, Verlobungen und Familienbeziehungen hochzuladen, so dass eine Person, die den Datensatz eines Schauspielers öffnet, wirklich alles sehen kann.

Dazu gehört auch die Möglichkeit, in PDF-Form zu drucken. Wir legen großen Wert auf den Datenschutz. Daher kann der Benutzer Daten nur entsprechend seiner Berechtigungen drucken oder exportieren.

Visuelle Seite der Anwendung

Der gesamte Datensatz ist dann in Voransichten unterteilt , die Sie anhand vieler Parameter einfach filtern können. Jede Ansicht enthält grundlegende Informationen und ein Foto.

Der Benutzer kann der Liste auch andere Parameter hinzufügen und dann die gefilterte Ansicht selbst als Liste exportieren. Dasselbe gilt in umgekehrter Richtung – Sie können die Daten auch direkt in die Datensätze importieren, was, wenn die Daten bereits vorhanden sind, die unnötige Eingabe von Informationen zu jedem Datensatz vermeidet.

Es gibt auch eine Galerie

Da es sich um Schauspieler handelt, bei denen die Form oft der entscheidende Faktor ist, ist die Galerie Teil des Systems. In der Galerie können Sie die Fotos frei durchsuchen. Sie können die ausgewählten Schauspieler markieren und als benannte Suchergebnisse speichern. Sie können dann frei mit ihnen arbeiten.

Článek Katalog der Schauspieler se nejdříve objevil na SmartFP.

Unsere SmartFP-Lösung Offices Unlimeted hat die Mieter überzeugt, und sie können das System jetzt nutzen, um jeden Tagungsraum in jedem unserer Zentren zu buchen.

Ansatzpunkte für die Zusammenarbeit

„Wir haben Besprechungsräume durch direkten Kontakt zwischen dem Mieter und der Empfangsdame gebucht, was seine Grenzen hat, insbesondere in Situationen, in denen der Mieter einen Kunden am Telefon hat und online sehen muss, wann der Besprechungsraum verfügbar ist.“ Marie Kantorová, Büroleiterin bei Offices Unlimited, beschreibt die Situation vor der Zusammenarbeit mit Gappex. „Wir legen großen Wert auf den persönlichen Kontakt mit unseren Mietern, aber wir waren uns bewusst, dass die Digitalisierung im Jahr 2022 ein Muss für genau diesen Prozess ist.“

Kurz über Offices Unlimited

Offices Unlimited bietet ein flexibles Konzept voll möblierter Büroeinheiten mit flexiblen Mietbedingungen, die ideal für diejenigen sind, die ein möbliertes Büro oder Coworking Space ohne langfristige Verpflichtungen suchen. Die Nutzer von Gemeinschaftsbüros profitieren sowohl von geschlossenen Büros als auch von gemeinsam genutzten Räumen wie z.B. Besprechungszimmern. Offices Unlimited ist seit sechs Jahren im Geschäft. Im November 2021 wurden die Räumlichkeiten um ein neues Gebäude mit sieben zusätzlichen Besprechungsräumen erweitert. Mieter, die einen Vertrag mit Offices Unlimited haben, können die gemeinsam genutzten Räume in allen drei Gebäuden in Prag nutzen. Dies war der Anstoß, der das Unternehmen davon überzeugte, ein Online-Buchungssystem einzuführen.

Marie Kantor hatte die Idee, dass es ein Reservierungssystem geben sollte:

• verfügbar über Web oder Telefon
• eine einfache und intuitive Bedienung für die Benutzer (Mieter und Empfangsmitarbeiter) haben
• der Rezeptionistin Bescheid geben, wenn Erfrischungen für den Sitzungssaal benötigt werden

„Nachdem wir eine Demoversion mit dem Zusatz gezeigt hatten, dass wir das Buchungssystem innerhalb einer Woche einsatzbereit haben könnten, gab es keinen Grund mehr zu warten.“ fügt Marie Kantorová hinzu.

Die Belegung von Konferenzräumen ist nur der Anfang

Während der Präsentation des Reservierungssystems im SmartFP-System bei Maria Kantor haben wir weitere Funktionen demonstriert, die in dem System genutzt werden können:

• Bericht über die Belegung von Tagungsräumen durch einzelne Unternehmen als Grundlage für die Abrechnung von Tagungsräumen
• automatische Übermittlung der Information, dass der Termin für die Anmietung eines Besprechungsraums näher rückt, sowohl an die Empfangsdame als auch an die Person, die den Besprechungsraum reserviert hat
• Versand von Kalendereinladungen direkt aus dem System

„Wir waren überrascht, dass wir bei nur einem Treffen mehr Potenzial sahen, wofür wir das System noch verwenden könnten. Ich stellte mir vor, dass wir den Mietern alle Informationen über ein Schwarzes Brett zur Verfügung stellen, an dem wir Neuigkeiten posten, oder dass wir Dokumente wie Anleitungen zum Anschließen des Druckers usw. in das System eingeben“, erinnert sich Marie Kantorová. „Meine einzige Befürchtung war, dass einige unserer ‚Altmieter‘ so sehr an persönliche Bestellungen gewöhnt waren, dass sie das Online-System meiden würden. Diese Befürchtung hat sich nicht bewahrheitet, das Online-System wurde von diesen Mietern aufgrund seiner Einfachheit akzeptiert.“

Schnelle Inbetriebnahme

Das Buchungssystem für Tagungsräume wurde dem Kunden innerhalb von 2 Tagen zur Verfügung gestellt, und die folgenden 3 Tage verbrachten wir mit dem Kunden mit der Feinabstimmung der Texte und Bilder. Dalibor Nemec, CEO des Unternehmens, fügt hinzu: „Es hat sich wieder einmal bestätigt, dass Kunden es einfacher finden, bereits erstellte Anwendungen zu kommentieren, als wenn sie von Grund auf und nur auf dem Papier erfunden werden. Daher können wir den Prozess der Bereitstellung der Basisversion und der Implementierung der erforderlichen Änderungen in Zusammenarbeit mit dem Kunden dank der hohen Konfigurierbarkeit der SmartFP-Plattform sehr schnell und zu minimalen Kosten durchführen.“

„Die Zusammenarbeit war hervorragend“, sagt Marie Kantorová: „Die Vorführung, das Eingehen auf unsere Anforderungen, die gemeinsame Feinabstimmung des Auftrags, die schnelle Umsetzung und das alles in einem sehr positiven und freundlichen Geist. Und was noch dazu kommt? Keine Benutzerschulung erforderlich. Alles ist so einfach, dass wir, obwohl ein Anleitungsvideo gedreht wurde, von unseren Mietern die Rückmeldung erhalten haben, dass sie überhaupt keine Anleitung benötigen.“

Praktische Vorteile der Gappex-Lösungen

Tagungsräume werden derzeit über das Online-System gebucht. Jeder Mieter kann, nachdem er sich unter seiner Kennung in das System eingeloggt hat, sehen, welche Tagungsräume exklusiv für sein Unternehmen reserviert sind, welche frei sind und welche belegt sind. Wenn z.B. Erfrischungen bestellt werden müssen, erhält der Rezeptionist eine E-Mail-Benachrichtigung direkt aus dem System. Gleichzeitig sendet das System einige Zeit vor dem Beginn automatisch eine „Erinnerung“, sowohl an die Empfangsdame als auch an den Besteller. So wie ein Besprechungsraum einfach gebucht werden kann, kann er auch bis zu einer bestimmten Zeit storniert werden. Alle Buchungen werden aufgezeichnet und dienen anschließend als Übersicht über die Nutzung der Besprechungsräume und als Grundlage für die Rechnungsstellung.

„Bis jetzt wurden alle Aufzeichnungen in einer Excel-Datei auf einer gemeinsamen Festplatte gespeichert, auf die nur die Rezeptionisten der einzelnen Gebäude Zugriff hatten. Jede Reservierung musste persönlich oder zumindest telefonisch an der Rezeption vorgenommen werden. Der Übergang zu einem Online-System ist nicht nur für uns, die derzeitigen Mieter, von Vorteil, sondern auch für unsere zukünftigen Verträge. Die Digitalisierung wird bei der Anmietung neuer Büroräume als Bonus zu unseren derzeitigen Dienstleistungen eingeführt.“ Beschreibt Marie Kantor.

Eine Vision für die Zukunft: eine digitale Evolution, die die Arbeit noch einfacher macht

„Was uns an dem System am meisten gefällt, ist seine Einfachheit und die Möglichkeit, die gesamte Agenda an einem Ort zu haben. Im Zusammenhang mit der Buchung von Besprechungsräumen ist es für uns von Vorteil, eine klare Buchführung für jeden Mieter im System zu haben, die wir auch mit jedem Mieter teilen können. Ebenso hätten wir gerne eine Aufzeichnung der Ausdrucke auf gemeinsam genutzten Druckern, eine klare Aufzeichnung der Eintrittskarten jedes Mieters. Mir gefiel die Möglichkeit, die Anwesenheit der Rezeptionisten im System zu erfassen, und es gab noch viel mehr. Ich bin überzeugt, dass unsere Zusammenarbeit mit Gappex nicht mit der Nutzung des Reservierungssystems über SmartFP enden wird“, sagt Marie Kantorová.

Möchten Sie die Buchungsverwaltung in Ihrem Unternehmen vereinfachen? Testen Sie die Buchungsmaschine von SmartFP, mit der Sie die Raumvermietung schnell und einfach verwalten, Zeit sparen und Transparenz gewährleisten können. Besuchen Sie unsere Seite zur Buchungsmaschine, um zu sehen, wie sie Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann!

Článek Büros Unbegrenztes Reservierungssystem se nejdříve objevil na SmartFP.