{"id":6033,"date":"2024-10-30T14:35:29","date_gmt":"2024-10-30T13:35:29","guid":{"rendered":"https:\/\/smartfp.cz\/blog\/unkategorisiert\/digitalisierung-des-botanischen-instituts-vom-papier-zum-online-prozess\/"},"modified":"2025-01-27T12:46:13","modified_gmt":"2025-01-27T11:46:13","slug":"digitalisierung-des-botanischen-instituts-vom-papier-zum-online-prozess","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/smartfp.cz\/de\/blog\/fallstudien\/digitalisierung-des-botanischen-instituts-vom-papier-zum-online-prozess\/","title":{"rendered":"Digitalisierung des Botanischen Instituts: vom Papier zum Online-Prozess"},"content":{"rendered":"\n

Die Vorteile des SmartFP-Informationssystems von Gappex werden von allen Mitarbeitern gelobt, unabh\u00e4ngig von Alter und Funktion. Die Digitalisierung hat ihre Arbeit erleichtert, die Kommunikation beschleunigt und verbessert weiterhin die Prozesse, so dass jeder im Institut noch besser arbeiten kann. <\/p>\n\n

Das Botanische Institut der Akademie der Wissenschaften der Tschechischen Republik<\/u><\/a> ist das gr\u00f6\u00dfte Zentrum f\u00fcr botanische Forschung in der Tschechischen Republik. Die Wissenschaftler arbeiten an tschechischen und ausl\u00e4ndischen Arbeitspl\u00e4tzen. Daher suchte das Institut nach einer M\u00f6glichkeit, sie miteinander zu verbinden und die Buchhaltung und Personalverwaltung zu digitalisieren (z. B. Erfassung und Genehmigung von Rechnungen, Vertr\u00e4gen, Anwesenheit, Urlaubsantr\u00e4gen, Dienstreisen usw.). <\/p>\n

Papiere wurden in Taschen zwischen den Arbeitspl\u00e4tzen transportiert<\/strong><\/h2>\n

Dokumente, die per Post verschickt und an der Rezeption abgegeben werden. Manchmal verloren oder in einer Schublade vergessen. Das war die Realit\u00e4t des Botanischen Instituts im Jahr 2020. „Der langfristige Druck zur Ver\u00e4nderung war bereits unertr\u00e4glich. Fr\u00fcher schickten wir Papierdokumente zwischen unseren Zentren in Prag, Br\u00fcnn und T\u0159ebo\u0148 per Post oder transportierten sie mit dem Auto, in Taschen. Bei den Rechnungen hatten wir keine Kontrolle dar\u00fcber, wo genau sie sich befanden oder ob sie vergessen wurden. <\/em> Lenka Dole\u017eelov\u00e1, stellvertretende Direktorin f\u00fcr Wirtschaft des Botanischen Instituts, beschreibt die Situation. <\/p>\n\n

Das Institut erhoffte sich eine bessere \u00dcberwachung und eine einfachere \u00dcbertragung von Dokumenten<\/strong>, um Zeit und Geld zu sparen<\/strong> und keine wichtigen Unterlagen zu verlieren. “ Gleichzeitig hofften wir, einige Prozesse im Zusammenhang mit der Abrechnung von Subventionen zu automatisieren, von denen wir eine Menge beziehen“,<\/em> f\u00fcgt Dole\u017eelov\u00e1 hinzu.<\/p>\n\n

Was das Institut f\u00fcr Botanik der CAS l\u00f6st<\/strong><\/p>\n\n

    \n
  • 400 Mitarbeiter in 11 Abteilungen in 3 St\u00e4dten,<\/li>\n\n\n\n
  • die Notwendigkeit, Dokumente zwischen Arbeitspl\u00e4tzen auszutauschen,<\/li>\n\n\n\n
  • Anwesenheitslisten, Urlaubsantr\u00e4ge, Genehmigungen f\u00fcr das Home Office,<\/li>\n\n\n\n
  • Genehmigung und Abrechnung von Gesch\u00e4ftsreisen,<\/li>\n\n\n\n
  • Aufzeichnung und Genehmigung von Auftr\u00e4gen durch die zust\u00e4ndige Person,<\/li>\n\n\n\n
  • als staatliche Einrichtung arbeitet oft mit Zusch\u00fcssen und deren Abrechnung.<\/li>\n<\/ul>\n

    Ein System, das sich anpasst<\/strong><\/h2>\n

    Dole\u017eelov\u00e1 hatte von Anfang an eine klare Vorstellung davon, was die neue L\u00f6sung erf\u00fcllen sollte.<\/p>\n\n

    Im Institut brauchten sie:<\/strong><\/p>\n\n

      \n
    • Software, die Daten agenden\u00fcbergreifend nutzen<\/strong> kann,<\/li>\n\n\n\n
    • ein Programm, das mit dem bestehenden Buchhaltungs- und HR-System Helios<\/strong> verbunden ist,<\/li>\n\n\n\n
    • eine L\u00f6sung, die sich an ihre Anforderungen<\/strong> anpasst – anstatt etablierte Prozesse f\u00fcr ein neues System \u00e4ndern zu m\u00fcssen<\/li>\n\n\n\n
    • und ein System, das intuitiv <\/strong>ist und von den Mitarbeitern angenommen wird.<\/li>\n<\/ul>\n\n

      „Wir wussten genau, was wir wollten. Wir wollten unsere Anforderungen nicht an ein Standardsystem anpassen, bei dem wir Zugest\u00e4ndnisse machen m\u00fcssten. Wir kannten unsere Bed\u00fcrfnisse, und die Mitarbeiter von SmartFP sind hervorragend auf sie eingegangen. Sie haben die Kernmodule f\u00fcr uns ma\u00dfgeschneidert und dabei alle geplanten Termine eingehalten.“ <\/em> fasst Dole\u017eelov\u00e1 zusammen.<\/p>\n

      Umstellung von Papier auf elektronische Prozesse innerhalb von sechs Monaten<\/strong><\/h2>\n

      Alle Module wurden parallel eingesetzt und die Umstellung von Papier auf elektronische Prozesse dauerte weniger als sechs Monate<\/strong>. „Gappex hat es geschafft, uns die erste Phase der Verwaltung ein paar Wochen vor der Covid-Pandemie zur Verf\u00fcgung zu stellen. Alles hat in 93% der F\u00e4lle funktioniert. Ich halte das f\u00fcr ein gro\u00dfartiges Ergebnis“. <\/em> Dole\u017eelov\u00e1 erinnert sich.<\/p>\n\n

      F\u00fcr komplexere Module wie Workflows, die mit Berechnungen und Massenberichten verkn\u00fcpft sind, musste zun\u00e4chst die verfahrenstechnische und logische Funktionsweise der gesamten Agenda gekl\u00e4rt werden. „Wir mussten die Gappex-Entwickler bis ins Detail in unsere Prozesse einbeziehen, um unsere Vision zu erreichen. Auch hier wurden die Fristen nach hinten verschoben, aber wir wollten unbedingt ein ausgefeiltes Ergebnis haben.“ <\/em> erkl\u00e4rt Dole\u017eelov\u00e1.<\/p>\n\n

      Insgesamt haben wir 20 Module<\/strong> f\u00fcr das Botanische Institut geliefert und angepasst. Dank SmartFP jetzt: <\/p>\n\n

        \n
      • Rechnungen oder Vertr\u00e4ge online<\/strong> erfassen und genehmigen<\/strong>, ohne dass Sie sie physisch \u00fcbergeben oder \u00fcberlegen m\u00fcssen, an wen Sie die Rechnung zur Genehmigung weiterleiten,<\/li>\n\n\n\n
      • online fragen sie nach Mietwagen<\/strong>, aber auch nach Urlaub oder Home Office,<\/li>\n\n\n\n
      • Anwesenheitslisten<\/strong> und vollst\u00e4ndige Arbeitsvertr\u00e4ge und Vereinbarungen,<\/li>\n\n\n\n
      • Gesch\u00e4ftsreisen einfach abrechnen<\/strong>,<\/li>\n\n\n\n
      • alle Dokumente<\/strong> und Zahlungs\u00fcbersichten f\u00fcr die interne Buchhaltung an einem Ort aufbewahren<\/strong>,<\/li>\n\n\n\n
      • behalten Sie den \u00dcberblick \u00fcber kleine Ausgaben und Anlageg\u00fcter<\/strong>,<\/li>\n\n\n\n
      • die Verwendung der Haushaltsmittel zu \u00fcberwachen und dar\u00fcber zu berichten<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n

        „Wir wussten, dass wir eine gro\u00dfe Anzahl von Rechnungen pro Jahr bearbeiten, aber erst dank SmartFP haben wir herausgefunden, dass es sich um etwa 5.000 Rechnungen pro Jahr handelt. Heute haben wir f\u00fcr jede Rechnung einen elektronischen Nachweis und wissen immer, welchen Status die Rechnung hat.“ <\/em> beschreibt z.B. die Vorteile des Rechnungsmoduls. <\/p>\n\n

        Dies ist auch f\u00fcr das Botanische Institut wichtig, da es sich aus Subventionen finanziert. „Wir m\u00fcssen nicht nur die Rechnungen buchen, sondern auch die Verwendung der Subventionen auf der Grundlage der Rechnungen melden. Dank SmartFP k\u00f6nnen wir das Aufladen in wenigen Minuten erledigen, was unsere Arbeit sehr erleichtert. <\/em>lobt Dole\u017eelov\u00e1.<\/p>\n

        Das System erleichterte die Kommunikation und punktete bei den Mitarbeitern<\/strong><\/h2>\n

        Die Digitalisierung von Prozessen spart viel Zeit und Geld, und sie hat es auch m\u00f6glich gemacht, einen \u00dcberblick und System in allen Prozessen zu haben. Das hat die Arbeit f\u00fcr alle Mitarbeiter erleichtert<\/strong>. „Fr\u00fcher hat sich jeder selbst um Reiseantr\u00e4ge oder Rechnungen gek\u00fcmmert, und zwar auf Papier. Heute genehmigen wir alles elektronisch und k\u00f6nnen Massenabrechnungen vornehmen. Wenn eine ganze Gruppe auf eine Gesch\u00e4ftsreise geht, stellt eine Person die Rechnung f\u00fcr alle“, nennt Dole\u017eelov\u00e1 einen weiteren Vorteil. <\/p>\n\n

        Die Gesch\u00e4ftsleitung sch\u00e4tzt die \u00dcbersichtlichkeit und alle Arten von Berichten<\/strong>, die sie problemlos aus dem System ziehen k\u00f6nnen. Au\u00dferdem erm\u00f6glicht SmartFP eine automatische Zwei-Wege-Kommunikation mit Helios<\/strong>, so dass es nicht notwendig ist, Daten von einem Programm in ein anderes zu \u00fcbertragen. „Wir m\u00fcssen keine doppelte Arbeit leisten. Alle Mitarbeiter haben Zugang zu SmartFP, wo sie ihre Agenda bearbeiten, und dann arbeiten nur die Buchhalter und die Mitarbeiter der Personalabteilung in Helios, und die Daten aus SmartFP werden automatisch dorthin \u00fcbertragen“, sagt Dole\u017eelov\u00e1. <\/p>\n\n

        Das neue System wurde von allen Mitarbeitern unabh\u00e4ngig vom Alter akzeptiert. „Sie kommen sogar immer wieder mit Ideen, wie man einige Dinge verbessern kann“, f\u00fcgt Dole\u017eelov\u00e1 hinzu. Das Botanische Institut profitiert also weiterhin davon, dass es sich statt f\u00fcr eine Boxl\u00f6sung f\u00fcr eine ma\u00dfgeschneiderte Software entschieden hat, die es selbst anpassen kann<\/strong>. „Und was uns \u00fcberfordert, das l\u00f6sen die Entwickler von Gappex f\u00fcr uns“, sagt sie abschlie\u00dfend. <\/p>\n\n

        Wir glauben, dass SmartFP auch f\u00fcr Sie Prozesse vereinfachen wird. Sagen Sie uns, was Sie in Ihrem Unternehmen tun, und wir werden herausfinden, wie wir es f\u00fcr Sie einfacher machen k\u00f6nnen. <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

        Sehen Sie, wie das Botanische Institut von Papierdokumenten auf ein effizientes Online-System umgestiegen ist und welche Auswirkungen dies auf die t\u00e4gliche Arbeit hatte.<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":6034,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_eb_attr":"","inline_featured_image":false,"_eb_data_table":"","footnotes":""},"categories":[55],"tags":[],"class_list":["post-6033","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-fallstudien"],"yoast_head":"\nDigitalisierung des Botanischen Instituts: vom Papier zum Online-Prozess - SmartFP<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Die Umgestaltung des Botanischen Instituts mit SmartFP: von der Papierdokumentation zu vollst\u00e4ndig digitalen Prozessen. 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