Die Agentur C-IN spart dank des Buchungssystems SmartFP jedes Jahr Millionen von Kronen<\/p>\n\n
Die Event-Agentur Czech-IN, die haupts\u00e4chlich als C-IN bekannt ist, arbeitet seit 2018 mit SmartFP. Sie begannen mit Funktionen zur Rechnungsfreigabe und f\u00fcgten nach und nach Module f\u00fcr die Personalabteilung und ein Buchungssystem hinzu. Heute registrieren sich Tausende von Personen \u00fcber das System f\u00fcr ihre Veranstaltungen. Das System spart ihnen jedes Jahr 8 Arbeitspl\u00e4tze und hat ihnen dank vollst\u00e4ndig digitaler Prozesse die Schlie\u00dfung erspart. <\/p>\n
Die Reise der <\/a>Event-Agentur C-IN <\/a>zu SmartFP begann im Jahr 2018, als sie Probleme mit Papierrechnungen l\u00f6ste. Der Prozess der Dokumentenfreigabe begann sich zu verz\u00f6gern, da die Rechnungen physisch im Unternehmen zirkulierten.<\/strong> Das f\u00fchrte dazu, dass sie verloren gingen, bei verschiedenen Personen h\u00e4ngen blieben oder nicht in der Buchhaltung ankamen, die sie erst suchen musste. <\/p>\n\n „Wir erkannten, dass es an der Zeit war, den Prozess zu optimieren und den Rechnungsumlauf in elektronische Form zu bringen. Als wir nach einer L\u00f6sung suchten, diskutierten wir \u00fcber SAP oder verschiedene CRMs, fanden diese Systeme aber zu robust und zu kostspielig, um sie anzupassen. Schlie\u00dflich wurde uns SmartFP von anderen Unternehmen empfohlen. <\/em>sagt Tom\u00e1\u0161 Maxa, Managing Partner bei Czech-IN.<\/p>\n\n C-IN hatte die folgenden Anforderungen an die L\u00f6sung:<\/strong><\/p>\n\n „Wir hatten das Modul f\u00fcr die Rechnungserfassung und -freigabe bereits 2018 fertig, so dass wir es f\u00fcr C-IN nur noch entsprechend dem Freigabe-Workflow modifiziert haben. Das Ergebnis war, dass das fertige System verf\u00fcgbar war <\/em>innerhalb von 2 Monaten nach der Kontaktaufnahme, einschlie\u00dflich Tests<\/em><\/strong>„,<\/em>sagt Dalibor Nemec, Gr\u00fcnder von SmartFP.<\/p>\n\n Der Beitrag von SmartFP zu C-IN in vier Punkten:<\/strong><\/p>\n\n Die Anforderung von C-IN war, dass der Prozess der Rechnungsfreigabe derselbe sein sollte wie zuvor, nur in einer Online-Umgebung. Bisher war es so, dass die Empfangsdame bei Eingang einer Rechnung eine physische Kopie der Rechnung in den Posteingang des betreffenden Managers legte, der sie abholte, genehmigte und weiterleitete. <\/p>\n\n Heute werden die Rechnungen an ein spezielles E-Mail-Postfach gesendet, von wo aus das System<\/strong> sie abruft und dem Genehmigungsprozess zuf\u00fchrt<\/strong>. Je nachdem, auf welche Abteilung sich die Rechnung bezieht, ordnet das System sie dem ersten Genehmiger zu. Eine E-Mail-Benachrichtigung macht den Genehmiger auf das zu genehmigende Dokument aufmerksam. Sobald die Person es in der Anwendung genehmigt hat, leitet das System es an den n\u00e4chsten Mitarbeiter im Prozess weiter, bis es schlie\u00dflich die Buchhaltung erreicht. <\/p>\n\n C-IN wickelt den Umlauf der eingegangenen und ausgestellten Rechnungen<\/strong> jetzt \u00fcber SmartFP ab<\/strong>. Das System ist mit dem Buchhaltungssystem von Pohoda verbunden. Dadurch k\u00f6nnen sie zum Beispiel im Rechnungsregister in Echtzeit sehen, ob ein Dokument bereits bezahlt wurde. <\/p>\n\n „Wir fragen unsere Kunden nach anderen Systemen und Tools, die sie in ihrem Unternehmen verwenden. Wir k\u00f6nnen sie mit SmartFP verkn\u00fcpfen, so dass die Daten automatisch \u00fcbertragen werden und niemand sie \u00fcberschreiben oder \u00fcberpr\u00fcfen muss, ob sie noch aktuell sind.“ <\/em> f\u00fcgt Luk\u00e1\u0161 Pavl\u00edk, SmartFP-Projektleiter, hinzu.<\/p>\n\n Im Rechnungsregister k\u00f6nnen auch die Mitarbeiter der Finanzabteilung schnell sehen, wer welche Rechnung hat. Der Genehmigungsprozess ist schneller und digitale Rechnungen k\u00f6nnen nicht verloren gehen. Au\u00dferdem finden sie im System eine vollst\u00e4ndige Historie des Dokumentenumlaufs<\/strong>, z. B. die genauen Zeiten: <\/p>\n\n Ein gro\u00dfer und unerwarteter Vorteil des Systems wurde im Jahr 2020 deutlich: „Als die erste Sperre kam, haben wir uns die H\u00e4nde gek\u00fcsst, dass wir das System schon vor Jahren eingef\u00fchrt haben. Wir h\u00e4tten im Home Office nicht mit Papierrechnungen arbeiten k\u00f6nnen, w\u00e4hrend die Online-Umgebung von SmartFP f\u00fcr uns praktisch nichts ge\u00e4ndert hat.“ <\/em> Tom\u00e1\u0161 Maxa erinnert sich.<\/p>\n Wir sagen gerne, dass das SmartFP-System ein Puzzle aus verschiedenen Anwendungen ist, aus dem der Kunde nur die Anwendungen ausw\u00e4hlt, die er f\u00fcr seine Arbeit ben\u00f6tigt. Und C-IN ist der Beweis daf\u00fcr. Nach der erfolgreichen Implementierung des Rechnungsfreigabemoduls haben sie beschlossen, das System entsprechend ihren aktuellen Bed\u00fcrfnissen um weitere Module zu erg\u00e4nzen, n\u00e4mlich: <\/p>\n\n „Die Einf\u00fchrung des HR-Moduls entstand aus demselben Bed\u00fcrfnis wie die Rechnungsfreigabe. Zuvor hatten wir die Anwesenheit und alle Mitarbeiterdaten in Excel-Tabellen erfasst, was unorganisiert und schwer nachvollziehbar war und den Verwaltungsaufwand erh\u00f6hte.“ <\/em> sagt Tom\u00e1\u0161 Maxa.<\/p>\n\n Jedes Mal, wenn C-IN ein weiteres Modul anforderte, hatten wir es innerhalb von 1 bis 2 Monaten einsatzbereit, einschlie\u00dflich der Tests.<\/strong><\/p>\n Dank des Moduls HR Manager k\u00f6nnen die Personalspezialisten von C-IN die folgenden Themen an einem Ort bearbeiten: <\/p>\n\n „Unsere Mitarbeiter haben unbegrenzte M\u00f6glichkeiten f\u00fcr Home-Office, und da wir Kongresse und Konferenzen veranstalten, arbeiten viele von ihnen im Au\u00dfendienst. Daher ist es wichtig, dass sie ihre Anwesenheit und andere Termine von \u00fcberall aus verwalten k\u00f6nnen, z. B. von ihrem Mobiltelefon aus auf einer Konferenz. Mit SmartFP funktioniert das nahtlos. Sie k\u00f6nnen ihre Anwesenheit mit ein paar Fingertipps registrieren“. <\/em> sagt Tom\u00e1\u0161 Maxa.<\/p>\n\n Im Buchungssystem SmartFP planen sie Veranstaltungen f\u00fcr Zehntausende von Menschen<\/strong><\/p>\n\n Das Buchungssystem von SmartFP funktioniert als Webanwendung, \u00fcber die sich die Teilnehmer f\u00fcr die von C-IN organisierten Veranstaltungen anmelden, wobei:<\/strong><\/p>\n\n Der gr\u00f6\u00dfte Vorteil des Buchungsmoduls ist die Verringerung des Verwaltungsaufwands<\/strong> f\u00fcr das C-IN. Bisher wurden die Teilnehmerregistrierungen per E-Mail abgewickelt, was nun eine Verdreifachung des Verwaltungspersonals erfordern w\u00fcrde. <\/p>\n\n „Wir organisieren immer gr\u00f6\u00dfere Veranstaltungen, derzeit eine f\u00fcr Zehntausende von Menschen. Wenn wir Anmeldungen per E-Mail entgegennehmen w\u00fcrden, br\u00e4uchten wir allein f\u00fcr diese Agenda 12 Leute in Vollzeit. Unsere Gehaltskosten w\u00fcrden um Millionen von Kronen pro Jahr steigen. Dank SmartFP schaffen wir das alles mit einem Team von vier Leuten“. <\/em> sagt Tom\u00e1\u0161 Maxa.<\/p>\n\n Das Buchungssystem umfasst auch einen administrativen Teil, in dem C-IN den \u00dcberblick \u00fcber alle angemeldeten Personen<\/strong> beh\u00e4lt. Sie k\u00f6nnen daraus ganz einfach Berichte f\u00fcr den Kunden erstellen und alle notwendigen Informationen f\u00fcr die Organisation der Veranstaltung, wie z.B. aktuelle Verf\u00fcgbarkeiten oder spezielle Anforderungen an das Essen, an einem Ort einsehen. <\/p>\n\n „Jeder unserer Kunden hat andere Anforderungen an eine Buchung. Deshalb ist es gro\u00dfartig, dass SmartFP ein leicht anpassbares System ist und wir es in den meisten F\u00e4llen selbst an die Bed\u00fcrfnisse des Kunden anpassen k\u00f6nnen. Bei spezielleren Arten von Veranstaltungen k\u00f6nnen wir uns dann rechtzeitig an die SmartFP-Entwickler wenden, die das System innerhalb weniger Wochen anpassen k\u00f6nnen.“ <\/em> sagt Tom\u00e1\u0161 Maxa.<\/p>\n\n
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SmartFP hat die Genehmigungsprozesse um ein Vielfaches beschleunigt und es gehen keine Rechnungen mehr verloren<\/strong><\/h2>\n
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SmartFP wurde schrittweise um Module f\u00fcr HR und Veranstaltungsbuchungen erweitert<\/strong><\/h2>\n
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Mitarbeiter erfassen ihre Anwesenheit von \u00fcberall aus<\/strong><\/h2>\n
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C-IN verwendet in seinem SmartFP-Baukastensystem die folgenden L\u00f6sungen<\/strong><\/h2>\n